编目业务外包的实践与思考-以北京师范大学图书馆为例.docx

编目业务外包的实践与思考以北京师范大学图书馆为例 　　摘要：以北京师范大学图书馆中文图书编目外包的实践为例，对编目外包的背景、外包人员管理、取得的成果与存在的问题进行探讨，从数据质量、外包人员队伍稳定及编目员角色转换等方面，对如何进一步完善编目外包进行了思考　　关键词：编目业务外包，外包管理，书目质量，编目员　　编目业务外包在国外图书馆早已不是新鲜事，上个世纪90年代美国就已经普及了朱复成在《大学图书馆学报》2000年第3期发表的《美国图书馆业务外包的得失及启示》一文，将图书馆业务外包介绍到了国内，并对其利弊进行了分析就目前来看，国内高校图书馆编目业务外包已经是一种发展趋势，也是图书馆管理者的一种现实选择 　　1　编目业务外包的背景　　1.1　回溯建库的初步尝试 　　本世纪初各高校开始初步尝试部分业务外包，如对原有卡片目录转换为计算机目录进行的回溯建库，这项工作必须在完成日常工作的同时进行，工作量大，人员紧张，因此大部分图书馆采取了交由馆外受过一定专业训练的公司来完成通过这种方式，各图书馆能够比较快地完成回溯建库的任务但是当时这种工作模式还局限在对原有书目的回溯性编目，没有介入到日常的编目工作中。

　　1.2　高校扩招带来文献数量的激增 　　从1999年开始的高等学校扩大招生，在校学生人数急速增加，文献采购经费也随之大量增加，进书数量激增，用户的需求也在激增但许多高校图书馆编目人员数量不但没有增加，反而出现逐渐减少的情况，造成图书积压严重，影响了图书的有效利用为了解决这一问题，各图书馆开始尝试编目外包的方式北京师范大学图书馆（以下简称“我馆”）正是在这样背景下，从2006年9月正式开始中文图书编目业务外包 　　1.3　联机合作编目的快速发展为编目外包提供了优质的数据来源 　　20世纪90年代后期开始出现的大型联机合作编目中心，经过几年的建设与发展，具有了一定的规模和大量的优质数据，特别是中国高等教育文献保障系统联合目录（CALIS联合目录）建立后，制定了一系列不同类型资源编目规则，并且进行了不间断的人员培训，数据库的建设取得了很大的成就，为编目业务外包提供了必要的条件[1] 　　1.4　从事图书编目的专业公司的发展 　　最初图书馆的外包服务是由经营图书流通的书商无偿提供的，图书馆在采购图书时，书商要同时提供书目数据经过10年左右的时间，一批以图书馆为服务对象的公司逐渐专业化，一批接受过一定培训、能够独立从事编目工作的人员出现了，为图书馆业务外包提供了可能。

　　2　编目业务外包的实践　　编目业务外包包含2个部分内容，一个部分是对图书进行物理加工，另一个部分是对图书内容进行加工物理加工部分比较容易，不需要太多的专业技术，质量也比较好控制，在本文中不讨论这部分内容本文讨论的是编目业务外包的核心部分——对图书内容的加工，并介绍我馆在这方面的经验 　　2.1　编目外包的几种形式 　　编目外包的形式基本上可以分为2种，一种是付费的，另一种是免费的付费形式一般是与社会上从事编目的专业公司签订合同；免费的一般是由书商提供所购图书的编目数据对比两种编目外包，付费编目外包比较适合规模较大的图书馆因为付费方式选择的都是专业数据公司，人员受过专业训练，而免费提供数据的书商因为编目不是其专长，书目数据质量无法控制另外，付费方式除与数据公司签订合同外，也可以直接招聘有编目经验的个人，并与之签订合同 　　2.2　编目外包的前期工作 　　我馆在正式开始外包之前都进行认真的调研，确定外包的模式是引进数据公司人员到馆里进行加工在对各个数据公司进行比较后，选择了3家公司进行尝试，最后确定1家公司作为合作方，并与之签订合同在合同中特别规定了在正常工作时间内每天编目的数据上限，以保证数据质量。

　　外包人员的工作职责主要是图书的套录编目，数据来源主要是CALIS联合目录；除本馆的新书编目外，还有分馆中部分图书的回溯任务与各学院自购图书的编目任务，另外还有本馆一些与书目记录有关的临时性工作 　　在外包启动前需要做好充分的准备，首先是撰写业务规程，在总的编目原则上我馆遵循CALIS联合目录的有关规定，但在分类、排架上还延续自己的历史传统，这些细节规定都需要落实为文字，以保证馆藏体系的统一；在外包人员进馆前先将原有的业务规范进行整理、归类，并根据需要制定一些针对外包人员的新规定 　　馆藏书目数据是编目业务外包最终成果的体现形式，书目数据的质量决定了这项工作的成败，因此，保证数据质量是这项工作的关键步骤，也是实际操作时最难的一步为此制定严格的工作流程和人员管理制度是非常重要的 　　2.3　编目外包工作的管理 　　外包人员进馆后，首先要根据CALIS联合目录的编目手册和本馆具体规定，通过一系列业务文件对外包人员进行培训，将本馆有关编目的技术要求和工作流程详尽告知他们，以保证书目数据的质量和馆藏体系的延续性，同时要制定严格的考勤制度 　　在实际工作中，我馆先将比较简单的图书交由外包人员编目，并且对每批图书逐条校对，在经过一段时间确认能够基本达到我馆编目要求后才改为抽校。

平时发现问题应及时指出，对于较复杂的图书采取重点指导；当编目规则发生变化时就及时通知外包人员，并不断对外包人员进行指导，馆内组织的与编目有关的各种培训也让他们参加 　　2.4　编目业务外包的成果 　　经过几年的实践，我馆的编目业务外包在经历了许多挫折后取得了一定的经验，获得了比较满意的效果目前外包工作已经走上正轨，呈现出一个良好的态势 　　首先，在购书数量成倍增加，编目人员数量不断减少的情况下，每年都能基本上完成所购新书及赠书的编目任务新书上架时间明显缩短，既提高了效率，又降低了成本，读者反映良好 　　其次，本馆编目员在承担更多原始编目任务的同时，还要指导外包人员的工作，审校他们的数据，回答他们的问题这样安排会在很大程度上促进编目员业务水平的提高 　　再次，编目业务外包后本馆编目人员能够抽出一些时间处理过去积累的问题，对书目数据库进行维护，并积极参加CALIS联合目录的建设，同时拓展一些新的业务领域，关注编目的未来发展 　　2.5　编目业务外包存在的问题 　　我馆编目业务外包在取得成果的同时，也存在一些问题 　　首先是书目数据质量问题虽然我馆对每人每天的书目数据加工的数量上限作出规定，但由于外包人员的薪酬是按数量计算的，因此外包人员还是追求高数量，在一定程度上造成质量无法保证。

　　编目业务外包的初衷主要是为了解决图书积压问题，更多考虑的是数量上的要求书目如果不是逐条校对，有些问题是不能很快被发现的；如果逐条校对又不能保证数量，会影响到其他方面的工作进度质与量是一对矛盾，如何在二者之间找到一个平衡点，还有待进一步探索另外，外包人员限于自身文化素质与业务水平，在处理一些图书时会出现差错，例如对一些外文译著碰到不同译本时就不能正确判断，这种问题不是通过一般的培训就能够解决的，这也是今后工作中需要考虑的 　　其次，外包人员队伍不稳定也是一个比较突出的问题，对图书馆的工作效率和外包数据质量影响特别大由于外包人员的流动性较大，因此从事数据加工的人员会经常发生变化，造成人员每变动一次，我馆都要重新投入精力培训指导新人，加大了图书馆的人力成本[2] 　　3　对编目业务外包的思考　　3.1　数据源数据质量是关键 　　编目业务外包已经成为一种不可逆转趋势[3]，所以现在需要考虑的问题不是需要不需要外包，而是在外包时如何控制好书目数据的质量外包人员基本上都是做套录编目，因此数据源的质量是非常关键的 　　我馆的套录数据源主要来自2个方面，一个是从CALIS联合目录数据库下载数据，另一个是书商提供的数据。

从CALIS联合目录下载应该是首选方式，并且绝大多数数据也都来自CALIS联合目录这里的关键问题是要建设好联合目录，联合目录的发展也是图书馆实行编目业务外包的一个必要条件因此各成员馆在提交书目数据时要严格把关，尤其是著录信息的准确与规范，以保证上载数据的质量，这样才能提供大量优质的套录数据 　　我馆是CALIS联合目录的受益者，也是这个项目建设的参与者目前我馆的中文编目数据有大约90%可以从联合目录下载；同时，我们也严格控制上载数据的质量，来自其他数据源的数据如果需要提交给CALIS联合目录，均经过逐条校对后由专人提交 　　3.2　保持外包人员队伍的稳定 　　外包人员队伍的相对稳定是保证书目数据质量的重要条件由于数据公司的人员流动性较大，因此派驻图书馆的人员经常更换是不可避免的，但是图书馆在与数据公司签订合同时需要对公司提出这方面的要求，对其派驻人员进行规定避免人员频繁更换，以保证编目人员队伍的相对稳定 　　3.3　编目员角色的转换 　　实现编目外包后，不会削弱编目员的业务能力，反而对编目员的自身素质提出了更高的要求[4]在这个过程中，编目员的角色也发生了变化，从过去只关注各项规则的运用，变为需要关注各种规则的制定。

从工作内容看，由原来比较单纯的业务工作转为承担一部分管理工作，更多地承担了书目数据审校和对外包人员进行指导与培训的工作，同时还要承担一些比较复杂的资源编目与书目数据的整理工作这些都要求编目员必须不断钻研业务，更新知识，开拓视野，提高自身的业务水平，同时要更多地关注读者的检索习惯，改进自身工作，为读者提供更加优质的报务 　　总之，编目业务外包已经成为图书馆编目工作的一种模式，在取得成果的同时，也存在一些需要克服的问题这些问题的解决需要我们不断对前一段工作进行总结，进一步找到解决问题的办法 　　参考文献： 　　[1]谢琴芳，等.CALIS联合目录－－高校书目数据共建共享的成果[J].大学图书馆学报，2002（3）：9－13. 　　[2]贾延霞，周荣.高校图书馆编目业务外包实践的调查研究[J].图书馆工作与研究，2010（10）：43－45. 　　[3]胡小菁.编目的未来[J].大学图书馆学报，2008（3）：18－22，37. 　　[4]徐咏梅.编目外包与编目员角色转换[J].图书馆界，2009（1）：85－87. -全文完-。