信息的有效沟通.pptx

信息的有效沟通沟通的定义:v为了设定的目标,把信息,思 想,情感在个人或群体之间 传递,并达成协议的过程.v目标v信息v思想v情感v协议v沟通类型：通过研究证明,在沟通中有65%的信息是通过 肢体语言传递的.信息 发送者接受者反馈沟通的模型如何运用有效的沟通技巧 克服这些障碍？1. 怎样有效的发送信息v决定何时发送信息1.时间是否恰当2.考虑接收者的情绪v决定何处发送信息1.地点是否合适2.是否需要更多的私人空间3.是否不受干扰 v决定发送信息的方法1.面 谈2.纪要、信件或备忘录3.电 话4.其它形式 2. 怎样有效的接收信息，你是否具有积极 的聆听的技能？v聆听的层次1.听而不闻不做任何努力去聆听2.假装聆听做出假像聆听3.选择性的聆听 只听你感兴趣的内容4. 专注的聆听 认真地聆听讲话，同 时与自己的亲身经历做比较5. 设身处地的倾听 用心和脑来倾听 并做出反映，以理解讲话的内容、目 的和情感利用反馈的工具，取得有效的沟通1反 馈：v是人所做的事，所说的话v这一信息致在使行为有所改变或加强2反 馈 不 是：v关于他人之言行的正面或负面意见v关于他人之言行的解释v对将来的建议或指示v3 如何给予反馈 明确、具体、提供实例 平衡积极的正面的与建设性的 在正确的时间给予反馈 集中于可以改变的行为 不具有判断性 考虑接收者的需求v4 如何接受反馈 聆听，不打断 避免自卫 提出问题，澄清事实，寻问实例 总结接收到的反馈信息，以确认 对其的理解 表明你将考虑如何去采取行动沟通与原则沟通的方式 沟通行为比例v40% 倾听v35% 交谈v16% 阅读v9% 书写有效沟通的四个原则：v有明确的沟通目标v重视每个细节v要达到你的至少一个目标v适应主观和客观环境的突然变 化 沟通的四大特点：v随时性－ 我们所做的每一件事情都是沟通v双向性－ 我们既要收集信息，又要给予信息v情绪性－ 信息的收集会受到传递信息的方式所影响v互赖性－ 沟通的结果是由双方决定的 v无效沟通可能会导致的结果 ：1.事业受损失2.这些都是我们不想得到并且 不愿意承担的！3.家庭不和睦4.个人信誉降低5.身心疲惫6.失去热情和活力7.产生错误和浪费时间8.自尊和自信降低9.团体合作性差10.失去创造力v研究表明造成沟通困难的因素有：1.缺乏自信，主要由于知识和信息掌 握不够2.人的记忆力有限3.对于重点的强调不足或条理不清楚4.不能做到积极倾听,有偏见，先入为 主5.按自己的思路去思考，而忽略别人的 需求6.准备不足，没有慎重思考就发表意见7.失去耐心，造成争执8.时间不足9.情绪不好10.判断错误11.语言不通v我们常见到的沟通方式有：v面对面vv和信件v电子邮件v报告信任是有效沟通的基础v如何建立信任v善于发现自己和别人的共同特点v乐于在困难的情况下给别人提供帮助v宽容大量，在别人出错误的时候给于适当的提醒v适当表达自己对别人的关心v愿意合作并保持言行一致v努力学习，提高知识和技能，并展示能力和水平v实事求是，避免夸大其词更不要说谎v暴露一定的脆弱之处v保持适合自己的优雅仪表和风度合作 (Collaboration):双方都能够阐明各自所担心的问题。

积极并愿意解决问题共同研究解决问题的方案对事不对人，不揭短，不指责达成双赢的目的，大家都获益最多工作关系的建立：我们每个人在工作中主要有7种人际关系需要我们考虑：个人供应商下属不同部门的 不同级别 的同事同样部门同 样级别的同 事 客户不同部门的 高级别的同 事老板特点： 1.在有些情况下存在清楚的权限划分，有些却没有 2.有些关系可能是平等的，有些关系可能是上下级关系， 但每个人所掌握的 信息和权利都是 不同的 3.有些关系的目标和使命是完全一致的，有些是部分一致的，也有一些是部分 对立或全部对立的 4.有些关系的维护是以经济利益为基础的 v有 效 沟 通 的 基 本 步 骤：事前准备确认需求阐述观点处理异议达成协议共同实施弄清自己如果不能达成目标会采取 什么样的行动？ 做自己的“SWOT”分析，包括： 自身优势（Strengths）劣势（Weaknesses） 环境机会（Opportunities）威胁（Threats）考虑可能存在的潜在的争执，原因是什么？设定自己的目标包括：顶线目标(top line)底线目标(bottom line)现实目标(target)1、沟通前的准备2、确认对方的需求1）有效提问v为什么我们要提问?v收集信息和发现需求时v开始和结束谈话v控制谈话方向时v制止别人滔滔不绝的谈话时v征求别人意见v不明白或不相信需要确认时v提出建议时v处理异议时2）提问的类型分类开放式问题封闭式问题定义可以让讲话者提供充分的 信息和细节可以用一个词来回答的优势信息全面 气氛友好节省时间 控制谈话方向风险浪费时间 容易偏离方向信息有限 气氛紧张有效应用两种提问方式: 通 常, 我 们 会 用 开 放 式 问 题 开 头, 一 旦 谈 话 偏 离 你 的 主 题, 用 封 闭 性 问 题进 行 限 制, 如 果 发 现 对 方 有 些 紧 张, 再 改 用 开 放 式 问 题。

请注意：避免用“为什么”开始沟 通！避免无用的问题： 引导性问题 多重问题3）积极聆听积极聆听是暂时忘掉自我的思想，期待，成见和愿望全神贯注地理 解讲话者的内容，与他一起去体验，感受整个过程这是一种管理技巧， 可以通过学习和锻炼得到提高积极聆听的作用：v为了获得更多信息v帮助把谈话继续下去v处理不同的意见v有效发表自己的意见v保持沟通气氛的友好积极聆听的技巧 倾听回应 使用“热词”－“是吗？”“没错”“ 太好了！”“真的？”“啊哈” 口语幌子－我说呢? 我正纳闷?我还 在想呢?反省自己是否做过:当别人讲话时,你在想自己的事听别人讲话时,不断比较与自己想法的不同点打断别人的讲话为讲演者结束他的讲演当别人讲话时谈论其他的事情忽略过程而只要结论仅仅听那些自己想听的或希望听的事和内容是否人的外观或他们的说话方式给你客观的听造成困难是否很容易被其他的背景或声音分散注意力提示问题主要用来处理谈话初始阶段的静默无语:v是不是越来越难?v你想再多说些吗?v你现在的感觉怎么样?v我在想你真的要和我谈吗?v为什么你不说话呢?重复内容 •简单重复一个重要字或一句重要的话 •改编并摘要说过的话， 以对他们有帮助的方式译解 他们自己的话归纳总结•什么时候用?重申和强调重点在又长又复杂的讨论后, 用来确定你的理解你认为该涉及到的已经涉及到了,你想结束谈话时如果有时间限制, 最后要为下一次谈话作准备•表达感受我们会遇到很多可以有效表达自身感受的场合,分享我们的感受对谈话的进行很有帮助。

培养控制并分享自己感受的习惯将有很好的利益我也有同样的经历”“我是你的话”v及时确认v确认是非常重要而又是我们常常容易忽略的 1、目的 澄清双方的理解是否一致 强调重要内容 表达对所讨论的内容的重视 2、怎样进行确认v对于重要的沟通要有书面记录v使用短词 用那些能够准确表达意思的短的词汇和大家都熟悉的词汇 减少缩写和专业用语v使用短句 去掉不必要的修饰词 减少复杂句型v突出重要信息 对于有时间和定点及人物的要重语气 v阐述计划v提出符合既定需求的建议这个建议的描述通常不超过25个字v建议对一个问题找到几种方案，让对方来选择v v描述细节v如何实现你提出的建议v解释为什么v信息转化v描述特点(Feature)v转化作用(Advantage)v强调利益(Benefit)v例如：v特点作用效益无氟冰箱环保可以延年益寿10点锁紧的防盗门不易被 橇，安全你可以放心，心情轻松3、清楚而合适地阐述自己的观点原因：v他们需要更多的信息（一种兴趣的表示）v他们是在敷衍 原则：v不要花费自己的力气而战胜对方，即柔道法v柔道法：如果我们想利用另一个人的力量，不管是精神上的还 是物质上的，我们必须屈从于他的力量（这就是不抵抗原则） ，把他朝着他移动的方向摔出。

技巧： 1、我的提议被别人反对的时候 •A.永远不要表现出焦虑！ •B.辨认是“真实反对”还是“烟雾式反对”“真实反对”－ 他们需要更多的信息, 能够用具体的问题就每个 细节提问“烟雾式反对”－他们反对的原因不是他们所说, 笼统表达，而 没有具体原因 •C.问问题－找出原因同时给自己时间做准备4、处理异议1）常用句型：v“这是一个好问题 ”v“你能说的再具体一些吗？”v“你能举个例子吗？ ”v“你的建议是什么呢？”v“我知道你关心…，但你不喜欢…吗？”v“是我做错了什么吗？”D.发表自己的观点：v常用句型：v“我理解你的感受…，曾经我（或某个其他人）也有过相同的体验 ，后来发现…”v“我知道你想…，然而，…，你认为呢？”2）别人的提议我不愿意接受时 •直接说“不” -态度友好，语气平和 -“我不能把车借给你，你最好去租一辆 -“我一会儿要用，不能借你 •立场坚定 不要随便说“不”，一旦说过，就不要轻易改口 •有条件让步 问问题－同时想“我的计划是什么？”目的： 1. 他为什么会提出这个要求？他希望得到什么？ 2. 谁会重视这件事？ 3. 这件事会花多少时间，他想什么时候要？ 4. 这件事有哪些部分组成？或者我们可以分工？ 5. 我的资源和精力够不够？我需要哪些帮助？ 常用句型：“你能说的再具体一些吗？”“你的意思是…”• 发表自己的观点：常用句型：-“我认为可以，如果…”-“有几种方法，……，都可以满足你的要求…”-“根据你的要求，这样是不是更好？”v适当地使用权利v权利定义：控制人、事件、环境及其自身的能力或才能。

v为什么有人会不喜欢权利：v不喜欢使用权利的方式v不赞成权利的目的v如何使用权利：v当你认为自己有权利时，你就有权利！v竞争权利－只要你为你所有的东西引发竞争，就会增加它的价值v合法性的权利－可以挑战和怀疑合法性v冒险的权利－扑捉适当的机会，并学会风险分散v专业知识的权利－权威v增加自己的自尊3）别人的提议我不愿意接受时v感谢1.善于发现别人对自己的支持，并愿意表达自己的感激之情2.对于别人的工作结果和额外的帮助要真诚的表示感谢3.愿意和合作伙伴、同事分享工作成果4.积极转达外部或内部的积极反馈5.对于合作者的杰出工作和非凡的成果要有所回报v赞美v庆祝5、达成协议积极合作的态度v按既定方针处理v发现变化及时沟通6、共同实施行为与性格顺从型情 感 强果断弱果断 强情 感 弱表现型分析型结果型分析型：果断性弱于半数人，情感性也弱于半数人 结果型：果断性强于半数人，情感性则弱于半数人 表现型：果断性强于半数人，情感性也强于半数人 顺从型：果断性弱于半数人，情感性则强于半数人v构成行为的两个基本要素，即：v果断性－反映了一个人的行为在 别人眼里显示出来的坚强有力和 始终如一的程度v情感性－反映了一个人的行为在 别人眼里显示出来的个人情感和 关心他人的程度。

v这两个因素在一起就形成了行为 风格：v简单的说：v分析型的人考虑存在什么问题，顺从型的人考虑如何达到目标，v表现型的人对问题高谈阔论，结果型的人对问题当机立断v注意：v在你身上的主导地位的作风是无法改变的v你的为人处事的方法只是你的一部分v你有自己的个性并且是独一无二的v尊重别人的个性，宽容别人的态度， 是你的选择1． 分析型－ 果断性弱于半数人，情感性也弱于半数人他们的特征v天生喜欢分析，情感深刻而沉稳，办事仔细而认真v不流露自己的情感，面部表情少，说话时手势少，走路速度慢v观察力敏锐会问许多具体细节方面的问题，考虑周密，办事有 序v沉沦于个人的经验，并容易保持沉默，少言寡语v事事喜欢准确完美，喜欢条理，框框v对日常琐事不感兴趣，但衣着讲究，正规v对于决策非常谨慎，过分地依赖材料，数据，工作起来很慢v在提出决策和要求时，或阐述一种观点时，喜欢兜圈子他们的需求v安全感，万无一失v对自己和别人都要求严格，甚至苛刻v喜欢较大的个人。