办公室主任特训第12章办公室主任职责标准.doc

第十二章 办公室主任职责标准第一节 承办职责承办职责是指办公室主任对领导决策意见的贯彻、实施，承办各职能部门乃至下级机关、基层群众转办事项等方面所应有的职能和应尽的责任从其承办的工作内容来看，大体有三个方面：一、承办同级集体决策和领导个人交办事项领导决策有时是“统一研究，分头落实”，有时是单位行政首长个人决断作为本机关、本单位综合办事机构负责人员的办公室主任，对本级领导层的集体决策和领导者个人交办事项负有直接的承办责任即使是领导交由其他部门或其他人员办理的事项，办公室主任也有协助办理的责任；有时，一些牵涉面较广、归属不太明确的且其他有关职能部门不便于也不宜承担的事项，则须由办公室主任去具体承担、落实二、承办上一级办公部门交办事项各级办公室既是本级政府的综合办事机构，是独立存在的一个整体；又是从中央到地方整个办公系统中的一个子系统，是依存于大整体的部分各级办公室之间通过加强关系，既“各自为政”，又“协同作战”，充分发挥办公机构的系统作用和整体效能，以便更好地为各级领导服务，这是不少地方总结、创造出来的成功经验上级领导单位的办公室向下级单位办公室交办一些事情、任务，办公室主任应主动牵头承办，或督促所属工作人员从速办理。

上一级办公单位及其负责人向下级办公机关及其负责人交办事项的范围较广，除了调研任务之外，还有诸如信息反馈、来信来访以及系统内部自身业务建设等具体事宜，都需要下一级承办者认真办理三、承办同级和下级单位转办事项为了保持领导机关工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机关、领导汇报请求问题，往往不直接去找领导本人，而是先找办公室主任，办公室作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项例如，某部门要兴办一项事业，须专题行文报请领导机关批准；行文经领导机关的办公室登记、签收后，工作人员要交由主任批办，办公室主任要负责与领导联系，商讨是否召开会议研究，要开何种会议，让哪些人参加等等待领导指示后，办公室主任即可将领导指示意见转告各职能部门和下级有关单位，督促、协助各有关单位和部门具体贯彻执行办公室主任“承办”的具体形式，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等主办”即直接负责具体办理；“会办”即会同有关部门和单位联合办理；“转办”即转由其他有关部门和负责人办理催办”作为“会办”、“转办”的有益补充，它是指督促、协助有关单位、部门和人员从速办理有关事项无论是“主办”、“会办”，还是“转办”、“催办”，办公室主任都应严肃认真，切不可敷衍搪塞，草草了事。

第二节 参谋职责参谋职责是指办公室主任在辅助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任决策是领导者的基本功能社会发展的新形势，要求各级领导人员努力实现决策民主化、科学化，这除对领导者本身提出更高、更严的要求外，还需要各级办公室成为卓有成效的“智囊团”、“参谋部”办公室主任就应当理所当然地成为“参谋长”，积极、主动地辅助领导决策，认真地履行自己的职责这既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是新时期赋予办公室主任工作的一项重要任务一、履行参谋职责的便利和优势1.同领导层的工作同步运行与操作由于办公室的工作有着同其他部门明显不同的从属性等特点，领导层确定要抓的工作，也多是办公室主任着力要办的事情，正是由于这种“思维共振”，使得办公室主任的工作能与领导者的工作合拍，从而为办公室主任辅助领导者决策提供了便利2.陈述见解和主张办公室主任与领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时找机会向领导者陈述自己的见解和主张3.提供咨询服务办公室主任接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导提供咨询服务，当好领导的“参谋”提供了便利条件为正确履行参谋职责，办公室主任要紧紧围绕本地区、本部门、本单位的工作目标和主要任务以及需要领导决策的重大问题，积极主动地组织和参与各种调查研究，做好信息的收集、筛选、传输工作，把调查中获得的大量第一手资料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中理出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，及时向领导反馈，协助领导实施科学的宏观决策和有效的指挥，保证各项工作目标和任务的圆满完成。

二、正确发挥参谋职责的注意事项1.办公室主任是个双重性角色作为领导，就应当允许乃至鼓励办公室主任在一定情况下同自己唱“对台戏”办公室主任是一个双重性的角色，他既是秘书班子的“大班长”，是领导办事机构的“大管家”，又是协助领导决策的“参谋长”作为“大班长”、“大管家”，它是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会和贯彻的准确性和彻底性作为评价它工作优劣的基本指示；作为“参谋长”，则要依靠独立的科学研究成果为领导服务，以能出多少真知灼见作为评价工作成败的根本标志办公室主任既要认真领会领导意图，又要勇于直言，使领导“兼听则明”2.办公室主任做到领导决策前多参谋、决策后多反馈作为办公室主任，就应当做到领导决策前多参谋、领导决策后多反馈，即：在领导决策前，办公室主任要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种情况，然后进行纵向、横向的可靠性研究，经过加工和筛选，为领导提供可供选择的多种方案；在领导决策过程中，办公室主任要通过调查研究，收集和整理各方面的意见和反应，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据，坚定领导决策的信心和决心；在领导决策后，办公室主任要通过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况、可供借鉴的典型经验、需要解决的某些问题、协助领导搞好跟踪反馈，保证决策意见顺利的贯彻落实，或根据客观变化了的形势及时进行调整和充实。

三、参谋职责的类型在领导决策的全过程中，办公室主任的参谋职责是十分重要的从对领导决策发挥作用的方向上看，办公室主任的参谋职能可以分为这样三种类型：1.“顺向”参谋“顺向”参谋，即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”2.“逆向”参谋 “逆向参谋”，即当领导的决策意图不符合实际情况时，办公室主任所进行的“劝阻性参谋”3.“侧向”参谋“侧向”参谋，即当领导集中主要精力考虑某一方面工作时，办公室主任为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”第三节 管理职责管理职责是指办公室主任在对单位行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任根据国家有关规定和办公室工作的实践，办公室主任的管理职责主要有五个方面一、文书管理文书工作是单位日常工作的组成部分，是实现机关职能的重要手段之一国家机关的公文工作，即指围绕公文的拟制、处理与保管工作而需要进行的由撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、催办、立卷、归档等环节所构成的整个运转流程办公室作为单位的综合办事机构和枢纽机构，理所应当承担文书工作的主要任务一般来说，办公室内部均设有秘书处(科)、资料处(科)、机要室、文印室、收发室等；分别负责办理公文工作各个环节的具体事宜。

办公室主任对文书工作的管理，主要体现在参照各级国家机关制定的机关公文处理办法，结合本单位的具体情况，建立、健全各项有关制度；指导、督促各文书处理部门的工作，确保公文拟制的适用、准确、周密，确保文书处理的及时、准确、迅速，避免拖拉、积压、贻误工作二、信息管理办公室主任辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要是通过向领导提供适用信息和依据信息出谋献策而实现的严格地说，各单位的信息工作也属文书工作范畴，但鉴于它是各级办公室的一项“新兴事业”而且十分重要，需要办公室主任予以特别重视所以有必要将其单列为办公室主任管理职能中的一项在这种情况下，办公室主任应从三个方面对信息工作进行管理1.加强对信息网络的管理目前，在一些领导机关的管辖区内，已基本形成以该机关办公室的信息机构为中心，包括下级、同级各办公室信息机构在内的信息网络(当然，该级信息机构又同时以上级的信息机构为中心)办公室主任首先应当加强对网络中心即该办公室内的信息处(科、组)的管理，使其在信息网络内发挥带头、促进作用其次，还要注意对整个网络的管理如健全制度，对下级、同级及其他信息机构进行业务指导，组织共同行动等等2.加强对信息传输方向的管理信息传输的方向如何，即与领导决策的需求是顺应还是相逆，这是办公室主任应当加以控制、管理的。

领导决策所需的信息可概括为两种类型一是：“追踪型信息”，即指领导决策形成并付诸实施以后，通过“跟踪追击”迅速反映实施范围以内的有关动态；二是“超前型信息”，即指领导决策之前，向领导提供的能够反映该决策的基础、趋向及效应的“资料信息”，或某个较重要的问题发生之前反映其迹象、趋势的“信号性信息”这些信息都是与领导的需求相适应的，信息的传输方向是对头的3.加强对信息层次的管理信息可分为两个层次：初级层次，即直观性地反映事物动态的信息；高级层次，即全面反映事物概貌，深入反映事物本质及其运动规律的信息前者往往主要回答“是什么”，后者则要进一步回答“为什么”领导决策对这两个层次的信息都是需要的，办公室主任对此管理，首先要管“数量”，经常进行调节、控制，防止高层次信息过少(现在不少地方存在这一问题)同时也要注意防止初级层次信息发生“短路”现象其次要管“质量”，对初级层次的动态信息要力求既快又准；对高级层次信息要力求既准又深三、机关财务管理行政事业单位财务是国家机关和事业单位在完成行政任务和业务计划中有关经费的领拨、运用、缴销、管理和监督等经济事务，它是国家财政的重要组成部分行政事业单位财务大致包括财务计划、会计核算、财务管理、审核监督等方面的内容。

其基本职能是：按照国家的方针政策，对行政事业经费进行分配和监督，从资金上保证机关工作任务的完成和各项业务活动的开展办公室主任在加强机关财务管理方面发挥着重要的作用，它主要通过合理安排和执行预算、指导、督促各有关部门开源节流、合理组织收入，加强财务监督，维护财经纪律，保证机关工作任务的顺利完成四、人事管理任何事情都是通过人去做的，办公室主任既要管“事”，就必须要管“人”，做到“管人”与“管事”的统一为此，办公室主任就应该选好人、用好人、做到知人善任从选人的角度看，办公室主任应当亲自主持或参与对办公室工作人员特别是骨干人员的选拔、调入要充分认识办公室工作的特点，分别选调各种不同类型的专业人才和管理人才，使之结构合理，运转协调从用人的角度看，办公室主任在推动本部门、本单位目标管理责任制、岗位责任制和加强单位制度化建设等方面负有不可推卸的责任为此，就应当量才使用，用人所长，充分发挥每个工作人员的积极性办公室主任还应当加强对后备人才的考察、认识，加强对“现役”领导者的考察、认识，为选拔各类人才和管理人员打好基础同时，办公室主任还要加强对现有工作人员的培养、提高，要根据实际需要，通过各种形式，努力提高员工的科学文化知识素质和业务能力素质。

五、事务管理作为综合性办事机构的行政首长和负责人的办公室主任，既要参与政务，又要管理大量具体、繁杂的事务工作这些事务工作，既包括为同级机关单位开展正常工作所需要办理的各种事项，也包括为机关工作人员生活服务的有关事项前者如为各级政府决策和布置工作进行的会前准备、会间服务、会后处理工作；为到上级领导机关办事和到下级(基层)部门开展调研工作的人员提供各项服务；为从事各种工作的人员准备、供应办公用具；接待上级机关和同级单位来人、接待人民群众来信来访，安排本单位的值班、保卫、通讯联络等等后者如搞好食堂、幼儿园、托儿所、医务所等方面的管理工作；做好员工宿舍的兴建、分配、管理和修缮工作；组织好机关的文娱体育活动，活跃员工的文化体育生活等等第四节 政务服务工作职责办公室主任工作主要可分为政务服务工作、事务服务工作两大部分。