公司接待报销管理办法修订稿.doc

天宇建筑设计院有限公司接待报销管理办法（修订稿）文件名称天宇建筑设计院有限公司接待报销管理办法归口所室办公室起草人分管领导文件签发人制/修订情况制/修订次数制/修订主要内容发布日期实施日期A/0首次建立A/1第一次修定A/2第二次修定A/3第三次修定A/4第四次修定A/5第五次修定A/6第6次修订，修订内容：1. 新增报销管理体系；2. 调整费用报销清单；A/7修订内容：补充项目承接合同额与报销费用区间取值规定A/8修订内容：1. 院领导接待钉钉发起审批金额；2. 职能部门参与接待分级一、对外工作接待（一）成立项目组管理的，由项目组长负责接待洽谈，单位根据情况安排相关人员及车辆配合工作二）非项目类接待由办公室主任进行衔接安排相关人员及汇报工作二、员工接人待物行为要求（一）客气、礼貌热情待客，并及时衔接联系相关人员,充分体现单位形象及个人修养二）同事间有事互相帮助并提醒三、接待负责人权限及原则（一）接待人如遇接待，应第一时间通过钉钉流程发起审批，具体审批权限如下：1.公司驻地接待审批变动说明：1. 原审批原则：给予了接待开展人一定的免审批权限；只要求超出接待标准时才钉钉报批；2. 接待审批调整原则：2.1 因开展过程存在失控状况【接待--公私混杂】；2.2 202X年度以来接待费增高，公司回款及经营困难；修订为：所有接待需纳入审批；董事长/总经理直接安排的的商务接待按登记办理，不需单独发钉钉--由对应总经理/董事长开展审批】。

序号1.接待人2.审批人3.落地办法备注11.常务副院长；2.院级营销副总；3.总经理【1000元以上】董事长未按要求发起审批的：1. 第一次口头批评，并在审批意见中写明按70%给予报销;2. 第二次发提醒牌一张，并在审批意见中写明按50%给予报销;3. 第三次及超过三次仍不审批的，不予报销4.严禁安排下级报批，逃避流程21.行政副总；2.其他副院级领导；3.营销部，全过程【严禁干部自己接待，安排下面人发钉钉】总经理3职能部门行政副总4技术部门干部、员工接待客户总经理5分公司/分院干部、员工分公司总经理/分院院长6分公司总经理【500元以上】总部总经理说明：发起审批时抄送财务总监【柳丽萍】、行政部长【宋哲】、副部长【胡家立】、办公室主任【王超】、综合主管【杨加昌】、综合岗【孟玉琼】2.市场部外出（项目所在地）接待2.1市场部与项目组出差未邀请客户就餐不列入接待范畴，由项目组负责人支出费用后报销；2.2邀请客户就餐列入接待范畴，第1条规定通过钉钉发起审批二） 接待工作原则上应由办公室负责办理，特殊情况下，经向院领导汇报同意后，可由项目对接的设计师、院长室指定人员安排处理相关接待工作1.接待省外领导的，须先汇报同意后，方可约对方领导并进行接待。

严禁约定对方领导后才汇报有接待2.接待省内处级以上领导（含处级）需提前一天向分管领导汇报，由公司统筹参与接待领导，严禁不汇报私自开展接待3.瓶装酒限董事长参与接待时使用，特殊情况如需使用瓶装酒接待需发起审批经董事长同意方可领用4.接待审批必须由接待主要负责人发起，严禁他人代发审批，未按要求发起审批给予当事人核扣B分3分三）汇报批准后,接待人根据客户情况选择就餐地点，原则以节约为主（相关餐厅标准，接待人员制表附后）四）接待层级及参与人情况参考表【公司驻地接待--楚雄市区内】职能部门接待参与负责人序号1.接待领导/负责人2.职能部门接待参与负责人备 注1董事长、总经理行政部长、副部长，人力资源部长，财务主管【其中一人参与】2行政副总行政副部长、蔡志超、办公室主任【其中一人参与】3副院级领导办公室主任、综合主管、职能部门文员【其中一人参与】4营销部、全过程公司单次接待人数【客户】3人以上且预计接待金额≥400元，由职能部门【行政、办公、人资】安排人员参加5各专业所室（含分公司）单次接待人数【客户】3人以上且预计接待金额≥400元，由职能部门【行政、办公、人资】安排人员参加说明1. 接待参与负责人职责：1.1安排办公室参与接待干部及文员；1.2负责订餐、接待服务、结账等工作。

2. 接待根据需要可安排办公室文员参与接待3. 接待报销必须附菜单，未附菜单不给予报销4. 接待参与人员统计每次作记登记，登记内容：接待时间、接待负责领导/负责人、接待地点、接待费用等信息，每年度汇总提交办公室主任处五）接待期间应约束下述行为:1.接待原则上安排在单位对外签订有优惠协议的地点，如遇客户要求或知晓有更加经济实惠地点时，接待人可按实际情况处理安排，以接待好客户为第一原则2.接待就餐时,严禁在接待餐馆拿烟等额外物品行政、办公参与接待人员做好把关3.接待就餐时，如大部份人员饮酒则不点饮品，红酒征求接待人员和客户意见后再开启4.合理配备菜品对外接待工作中，严格按照荤素各占50%的标准点菜，严禁超标5.严格公务接待按照热情、文明、节俭的原则接待来宾，严格控制接待范围和标准，擅自提高标准、超标准接待一律不予核销要简化公务接待礼仪，精简陪同人员严格按照总人数-2的标准合理点菜，避免超标6.合理安排座次对外接待工作中，合理安排座次，应遵循职务职级相近、专业相近的座位安排原则，以营造良好的沟通氛围7.接待过程中本着节约的原则，严禁随意开展额外支出【如安排KTV、洗浴、住宿高档酒店等】，如确因特殊需要安排，需汇报至总经理处，总经理需向董事长汇报，经批准同意方可开展。

8.严禁接待以公司业务或工作无关人，禁止随意增加人员9.职能部门参与接待人员按中午20元/次、晚上30元/次进行奖励10.接待人就餐时尽量以节约,实惠的方式点菜,尽量不点价位较高的海鲜类菜品;酒水单瓶控制在30.00元以内,特殊可突破至50.00元以上11.接待人若需接待娱乐,需注意以下原则:（1）接待地点原则上按级别进行选择【参考下表】2）娱乐方式的经济性限定3）啤酒以中档为主(避免点高价位酒水)4）提前打招呼,酒水车不进包间5）若桑拿,则除主要陪同负责人外,其余陪同人员不得参与按摩等高昂休闲消费6）接待期间注意单位形象，杜绝滋事斗殴等行为发生7）接待参考表序号一、项目二、档次三、接待地点四、适合接待人员1餐饮高级局级及以上/对方客户董事长级2中档副局级及科级/对方客户总经理、副总经理级、总监级3一般股级等人员/对方公司一般干部或职员4住宿高级局级及以上/对方客户董事长级5中档副局级及科级/对方客户总经理、副总经理级、总监级6一般股级等人员/对方公司一般干部或职员7KTV高级局级及以上/对方客户董事长级8中档副局级及科级/对方客户总经理、副总经理级、总监级9洗浴高档局级及以上/对方客户董事长级10一般副局级及科级/对方客户总经理、副总经理级、总监级12农家乐紫溪彝村、车坪农家香备 注1、 以上为协议联系单位，在具体接待中灵活安排地点，避免千篇一律。

2、 以上未涉及地点仍可安排接待，办理方法同上8）接待用酒管理序号1.接待用酒品名2.接待级别备 注1五粮液、瓶装汾酒局级以上，对方公司总经理、董事长2散装汾酒副局级及科级，对方公司高层管理人员3散装小灶酒科级以下、一般客户注：正常情况下不得随意点果汁，确需饮用红酒时再开瓶，可适当选择点瓶装饮料接待标准超出上述标准的，必须由本次接待人钉钉发起，报总经理批准六）接待人在接待结束，在协议地点的，应出示有效证件后签单；签单时应详细注明接待方、陪同单位人员等信息七）副院级以上接待报销由财务统一登记，公司营销副总、营销部门、全过程咨询公司营销人员接待费用需到办公室文员处登记，未经专项登记登记财务不予报销四、接待及差旅费用报销管理体系表1： 接待及差旅费用报销管理体系序号一、内容二、开展形式三、审批流程及要求四、管控要点备 注<一>审批要求1外出业务承接及带团队服务过程---仅开展的工作餐钉钉审批钉钉出差签批1.需准确填报对应参与人员、时间、地点2.出差与就餐时间地点一致2开展客户接待钉钉审批1）接待发起人→部门负责人→公司分管领导2）【500元以上+桑拿/足疗/KTV...】接待发起人→部门负责人→公司分管领导→总经理→董事长需在填报表中对应参与人员、时间、地点。

3出差归来临近下班、以出差为由聚餐并报销【公款私用】//第1次警告，发提醒牌1张；第2次直接发放黄牌1张并谈话4行政办公参与接待纸质签批无需审批参照接待管理办法严格执行<二>报批要求1同一天到不同的地方出差，产生费用与实际不符钉钉审批1.出差地突发变更的需再次发起审批；2.出发前已就明确需要去多个地点出差的，可合并审批流程严格审批，同一天多地出差可合并报销2报销时间规定纸质签批1.按规定逐级审批2.报销时间必须在规定时限内完成报销，避免时间长造成“烂账”报销必须按月报销，每月25日前报销，因出差未能返回的，在返回当月报销3报销金额及审批权限规定纸质签批员工报销：a、小组织核算部门报销金额＜1000元：报销人→专岗登记→小组织总经理→财务总监（柳丽萍）b、1000≤报销金额＜5000元：报销人→专岗登记→部门所长→财务总监（柳丽萍）→总经理c、报销金额≥5000元：报销人→专岗登记→部门所长→财务总监（柳丽萍）→总经理→董事长（董事长外出时财务先行办理）干部报销：a、报销金额＜5000元：报销人→专岗登记→部门所长→财务总监（柳丽萍）→总经理b、报销金额≥5000元：报销人→专岗登记→部门所长→财务总监（柳丽萍）→总经理→董事长（董事长外出时财务先行办理）。

当月累计达5000元，由财务退回，报销人找董事长签批后方能报销4纸质材料报销流程纸质签批1.凡是接待必须由行政部报销督查岗审核签字（陈秀，签批“以作专项登记”）；2.审批流程：报销人→部门领导【负责人、分管领导】→公司报销督查岗【行政部陈秀】→财务→总经理→董事长【超过金额】公司专岗审核内容：是否发起接待审批/请示，由报销人提供审批记录5昆明公司报销纸质签批昆明公司自行管控，楚雄总公司财务把关昆明公司文员参照总公司管理办法严格执行，督查督办不到位的，第一次发提醒牌1张，第2次发黄牌1张6差旅费报销纸质签批报销人→部门负责人→办公室专岗登记→分管副院长→行政督查岗→财务部→总经理→董事长（￥≥5000.00元）1）出发前发出差审批，上传里程附件；回来后评论上传终止里程，当日未上传，逾期不予报销。