企业管理制度标准采购作业细则.doc

标准采购作业细则口请购第一条请购部门的划分各项材料的请购部门如下：（一） 常备材料：生产管理部门（二） 预备材料：物料管理部门（三） 非常备材料：1. 订货生产用料：生产管理部门2. 其他用料：使用部门或物料管理部门第二条请购单的开立、递送（一） 请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明 材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由 各部门依事业部别编订），''请购单（内购）（外购）"附''请购案件寄送清单"送采购部门二） 需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一 单多品方式，提出请购三） 紧急请购时，由请购部门于''请购单说明栏"注明原因，并加盖''紧急采购〃章， 以急件卷宗递送四） 材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于''请购单〃上注明''试车检验〃及''预 定试车期限"五） 庶务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制''请购单”提出 请购第三条免开请购单部分（一）下列总务性物品免开请购单，并可以''总务用品申请单"委托总务部门办理，但其 核决权限另订，其列举如下：1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物等。

2. 招待用品：饮料、香烟等3. 书报(含技术性书籍及定期刊物)、名片、文具等4. 打字、刻印、报表等)零星采购及小额零星采购材料项目第四条请购核决权限(%1) 内购：1. 原物料：(1) 请购金额预估在1万元以上者，由科长核决2) 请购金额预估在1万元至5万元者，由经理核决3) 请购金额预估在5万元以上者，由总经理核决2. 财产支出：(1) 请购金额预估在2000元以下者，由科长核决2) 请购金额预估在2000元至2万元者，由经理核决3) 请购金额预估在2万元以上者，由总经理核决3. 总务性用品：(1) 请购金额预估在1000元以下者，由科长核决2) 请购金额预估在1000元至1万元者，由经理核决3) 请购金额预估在1万元以上者，由总经理核决附注：凡列入固定资产管理的请购项目应以“财产支出”核决权限呈核1) 外购:1. 请购金额预估在10万(含)元以下者，由经理核决2. 请购金额预估在10万元以上者，由总经理核决第五条请购案件的撤销(%1) 请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于''请购单(内 购)〃或''请购单(外购)"第一、二联加盖红色''撤销〃的戳记及注明撤销原因。

1) 采购部门办妥撤销后，依下列规定办理：1. 采购部门于原请购单加盖''撤销〃章后，送回原请购部门2. 原''请购单〃己送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由物料管理部 门据以将原请购单退回原请购部门3. 原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门口采购第一节一般规定第六条采购部门的划分(%1) 内购：由国内采购部门负责办理二） 外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理三） 总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价专案用料， 必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业第七条采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的 方式进行采购：（一） 集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核 定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购二） 长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂 商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通 知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

第二节国内采购作业处理第九条询价、比价、议价（一） 采购经办人员接获''请购单（内购）"后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过 去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以询价之外，另需精选三家以上的供应商 办理比价或经分析后议价二） 若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附 资料并于''请购单”上予以证明，经主管核发后，先请使用部门或请购部门签注意见后呈核三） 属于买卖惯例超交者（如最低采购量超过请购量），采购经办人员于议价后，应于 请购单''询价记录栏，，中注明，经主管签认后呈核四） 对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以等联络方式向厂 商议价五） 采购部门接到请购部门以联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先 行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理六） ''试车检验〃的采购条件，采购经办人员应于''请购单〃注明与厂商议定的付款条件 呈核第十条呈核及核决（一） 采购经办人员询价完成后，于''请购单〃详填询价或议价结果及拟订''订购厂 商〃''交货期限〃与''报价有效期限〃经主管审核，并依请购核决权限呈核二） 采购核决权限：表 12. 2. 2采 购 别核 决 限 额采购核决权限列属统购项目的原料、物料（包括燃料）不论金额多寡经理一总经理非属统购项目的原料、物料（包括燃料）不论金额多寡经理——总经理财产支出（包括什项购置）的非生产器材3000元以下3001 元至 100000 元100000元以上采购主管经理直接核决经理 ►总经理财产支出（包括什项购置）的生产器材3咖元以下3001元至幼000元20001元以上采购主管经理直接核决经理 ►总经理庶务用品3000元以下3001元至50000元50001元以上采购主管经理直接核决经理 》总经理附注：凡列入固定资产管理的采项勾项目应以“财产支出”核决权限呈核。

第十一条订购（一） 采购经办人员接到经核决的''请购单〃后应以''订购单〃向厂商订购，并以或传 真确定交货（到货）日期，同时要求供应商于''送货单〃上注明''请购单编号〃及''包装方式〃二） 若属分批交货者，采购经办人员应于''请购单〃上加盖''分批交货”章以资识别三） 采购经办人员使用暂借款采购时，应于''请购单”加盖''暂借款采购〃章，以资识别第十二条进度控制及事务联系（一） 国内采购部门应分询价、订购、交货三个阶段，以''采购进度控制表"控制采购作 业进度二） 采购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制''进度异常反应单〃并注明''异常 原因〃及''预定完成日期〃，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策处理第十三条整理付款（一）物料管理部门应按照已办妥收料的''请购单"连同''材料检验报告表”（其免填''材 料检验报告表"部分，应于收料单加盖''免填材料检验报告表〃章）送采购部门，经与发票核 对无误，于翌日前由主管核章后送会计部门会计部门应于结帐前，办妥付款手续如为 分批收料者，''请购单（内购）〃的会计联须于第一批收料后送会计部门二）内购材料须待试车检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部 分，依采购部门呈准的付款条件整理付款。

三） 短交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款四） 超交应经主管核示始得依照实收数量进行整理付款，否则仅依订货数付款第三节 境外采购作业处理（含进口事务、关务）第十四条询价、比价、议价（一） 外购部门依''请购单（外购"的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料， 并参考市场行情及过去询价记录，以或方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制 造或代理等原因）应于''请购单（外购）"注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或 经分析后议价二） 请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意 见后，交请购部门确认第十五条呈核及核决（一） 比价、议价完成后，外购部门应填制''请购单（外购）"，拟订''订购厂商预 定装船日期"等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决二） 核决权限1. 采购金额以CIF美元总价折合在XXX元（含）以下者由经理核决2. 采购金额以CIF美元总价折合超过“><元以上者由总经理核决三） 采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采 购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决 主管核决。

第十六条订购与合同（一） ''请购单（外购）〃经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续二） 需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购 核决权限呈核后办理第十七条进度控制及异常处理（一） 外购部门应以''请购单（外购）〃及''采购控制表"控制外购作业进度二） 外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立''进度异常及反应单〃记明异常原因 及处理对策，据此修订进度并通知请购部门三） 外购部门于外购案件''装船日期〃有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立 ''进度异常反应单〃记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理第 十八条进口签证前（''请购单（外购"核准后）的专案申请（一）专案进口机器设备的申请专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核 发''输入许可证"，申请函中并应请求''国贸局"在''输入许可证"加盖''国内尚无产制”的戳记 及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税二）进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请''输入许可证〃之前准备''报价单〃 及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口第十九条 进口签证外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）"及有关申请文件，以''申请外汇 处理单〃（需在一星期内办妥结汇时，加填''紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。

进 口单位应依预定日期向''国贸局〃办理签证，并于''输入许可证〃核准时通知外购部门第二十条进口保险（一） FOB、FAS, C&F条件的进口案件，进口单位应依''请购单（外购）"外购部门指示的 保险范围办理进口保险二） 进口单位应将承保公司指定的公证行在''请购单（外购），，上标示，以便货品进口必 须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证第二十一条进口船务（一） FOB、FAS的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获''请购单（外购）"时，应视 其''装运口岸”及''装船期限〃并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便 进口货品可机动选择船只装运二） 进口单位（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经 办人员，于''信用状开发申请书〃列明，作为信用状条款，向发货人指示装船三） 如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于''请购单（外 购）"上注明，避免在信用状指定船公司而委由发货人代为安排装船第二十二条进口结 汇进口单位应依“请购单（外购）〃标示的''间发信用状日期"办理结汇，并于信用状（L / C） 开出后以''开发L / C快报〃通知外购部门联络供应厂商。

第二十三条税务（一） 免货物税及''工业用证明〃的申请1. 进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于''输入许可证"核准后，检具必需文件, 向税捐处。