培训-校综合档案室.ppt

主要内容: l1、档案管理系统进入l2、系统录入（案卷录入、文件录入）l3、电子文件上传l4、目录打印1、档案管理系统进入l进入档案室网站（http://210.35.74.201） l点击右上角“系统登录” l或在网站左边直接输入“用户名”和“密码” l成功登陆后，系统自动进入“档案信息管理”如下图 :点击“XX类”出来本部门的两个库2、系统录入（案卷录入）l点击“XXX当前库”或点击当前库的“打开”l首次添加：点击页面左上方的“添加案卷”按钮l由于当前档案表“XXX当前库”是空表，用户需要根据自己的需要建立新的类目如： 在添加案卷添加案卷输入中输入以下几项：l①　一级目录：“3教学”；二级目录“11教务处”；三级目录“2008” (注：一级目录、二级目录可在上图的左注：一级目录、二级目录可在上图的左上角选上角选“选择类目选择类目”中选取中选取 , 三级目录三级目录为本年度为本年度) l4个新学个新学院一、二院一、二级目录向级目录向档案室人档案室人员咨询员咨询在添加案卷添加案卷输入中输入以下几项：l②　实体分类号： 2008-JX11 注:（2008为年度，XZ11为部门代号）各部门代号由档案室提供；教学部门2008-JX14.1（为办学指导思想)、2008-JX14.2（为师资队伍）以此类推（注意大小字）。

在添加案卷添加案卷输入中输入以下几项：l③ 案卷/盒号： 从“1”开始l④ 保管期限： 永久、长期、短期l⑤ 密级： 选“内部”l⑥ 正题名： 为案卷题名l⑦ 第一责任者： 为本部门l⑧ 数量： 填本案卷的总页码数l⑨ 起止时间: 2008年7月至2008年9月应该填写为：2008 07 2008 09 l⑩ 归档单位： 为本部门l（加多个案卷，重复以上操作）在添加案卷添加案卷输入中输入以下几项：l填写好档案表各类目后，点击最下方“添加”按钮，系统弹出“添加案卷、文件完成！”对话框l案卷添加完成,系统自动出来下一卷案卷的添加，如确认不添加,关闭小窗口即可添加案卷添加案卷完成添加案卷小提醒添加案卷小提醒: :l添加案卷时选确认其实体分类号实体分类号和案卷案卷/ /盒号盒号,再进行系统输入2-1 系统录入（文件录入）l添加文件（卷内目录），点击档案文件信息管理下的“添加文件”如下图 l需要输入文件基本信息如下图： 在添加文件添加文件中输入以下几项：l①一级目录：“3教学”；二级目录“11教务处”；三级目录“2008”l②实 体 分 类 号：2008-JX11 （2008为年度，JX11为部门代号）各部门代号由档案室提供；教学部门2008-JX14.1（为办学指导思想)、2008-JX14.2（为师资队伍）以此类推l（以上两项和添加案卷目录相同和添加案卷目录相同) ) 在添加文件添加文件中输入以下几项：l③案卷/盒号及馆编件号： 从“1.0001”开始，“1”表示第1个案卷，0001表示第1案卷中的第一份文件（目录）l④保管期限：永久、长期、短期（与案卷相对应）l⑤密级：一般选“内部”（与案卷对相）l⑥正题名：为每份文件的题名 在添加文件添加文件中输入以下几项：l⑦第一责任者：为本部门 或 起草（发文）部门、人l⑧数量：填写页次（敲好的页号）l⑨起止时间：为文件的落款时间如：2008年7月1日的为：2008.07.01l⑩归档单位：为本部门l如有文号，添加到在如有文号，添加到在““文号、图号文号、图号””中中添加文件完成添加文件完成l所添加文件（卷内目录）的基本信息输入完毕后，用户可点击窗口下方的“添加”按钮完成添加，系统会自动+1+1，其它保留上条记录的信息，可以继续添加下一条文件。

3、电子文件上传l用户要进行全文操作，可点击“全文”按钮 ：l系统进入“文件、案卷提要”页面，分别支持文件全文提要信息全文提要信息的录入和附件附件包括电子文件包括电子文件全文的上载如下图：l“文件、案卷提要”页面下半部分可以实现电子文件全文的上载操作： 点击右侧的“浏览”按钮，用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的电子文件如下图：l选择了本地计算机X盘下的“xxx.doc”作为上传文档，如文件名要修改可在“文件题名”中填写新文件名（不修改文件名可不填写）“上传方式”为“上传整个文档”;“提取全文件”为“将附件内容追加到全文”l选择好上载文件并完成设置后，用户可点击下方“上传”按钮，系统完成附件的上传出现序号为1的附件,如不是pdf格式的文件，上传完毕后点击“转换”，出现“转换中”系统将自动转换，如完成关闭此窗口，继续下一步工作 l多个文件上传，可选“文件、案卷提要”栏中的“电子文件上传”或重复以上单个上传操作方式4、目录打印l所有目录输入完毕后开始打印：“卷内目录”、“案卷移交目录”、“案卷目录”l在“档案文件信息管理”目录下有两个栏目与打印有关“打印当前”“打印所有”，我们一般选“打印当前”。

l点击“打印当前目录”，就会出现下面的窗口，如图: l用户只要选择自定义栏目，然后点击打印按钮就可以先进行打印预览因为每页文字的数量不同，需要在预览窗口的“文件”一栏中选择“打印预览”，出现“打印预览”窗口，可以看到真实的打印情况l根据预览情况，可以在上图的“打印设置”中调整上下边距，也可以在IE的“查看”一栏中改变“文字大小”，来进行调整（选中）最后点击“打印预览”窗口的“打印”即可，打印完毕后，点击上图中的“退出”l图为卷内目录样张，左宽右窄l打印时如出现：“正在生成……”久久不见目录的情况，可试用以下两种办法：l1、在IE地址栏输入：http://210.35.74.201:8080安装数字证书l如未安装，则点“YES”安装即可（注：安装证书前须确定本机系统时间是否正确，否则可能安装出错） l查看本机是否安装了浏览器插件如google、yahoo搜索条等等如已安装，可在控制面板卸载 l2、打开IE，在菜单栏选“工具”→Internet选项→安全→自定义级别→ActiveX控件和插件，把可信站点下的ActiveX控件都改为启用 （启用后目录如能出来，即可修改原状，确保计算机安全）l如仍无法打印，可把目录打印界面右下角自动设置边距的勾去掉或联系档案人员。

The End 校综合档案室---谢制联系: 3492&3493。