批量打印带照片证件.doc

用WORD的邮件合并功能批量打印带照片证件-02-24 14:28近来单位在解决一批准考证，准考证上面除了个人信息外还规定打印每个人的照片，领导安排誊印出准考证，然后再分组手工填写考生信息，还要手工贴考生照片，这可累坏了我们这些同事我也参与了最后贴照片的某些活，总寻思着如何来改善这些工作，为此后的工作减轻些承当，固然也减少了后来的加班费＾~＾据我所学，运用word的邮件合并功能可以批量打印出有关信息，但批量打印带照片的证书，邮件合并能完毕这个规定呢？通过一番摸索、查寻，终于找到措施可以解决了，具体过程如下：准备工作：准备一份考生信息数据库，可以是Word创立的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文献、Foxpro文献，都可以作为邮件合并的数据源只要有这些文献存在，邮件合并时就不需要再创立新的数据源，直接打开这些数据源使用即可需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文献是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等这样可以使不同的数据共享，避免反复劳动，提高办公效率我最常用的是Excel簿，里面涉及了编号、准考证号、考生姓名及其她有关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一种照片的途径和文献名的字段（如果照片的文献名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文献夹里，每位考生的照片文献名和准考证号相相应（如果用姓名的话也许会遇到同名同姓的问题）。

数据准备工作的对的与否，关系到后来打印出来的证件对的与否，因此必须要仔细校对对的接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，环节如下：1．启动word程序，从菜单栏中选择“工具――邮件合并”，将浮现“邮件合并协助器”对话框；2．在“邮件合并协助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创立” 下拉按钮，选择“套用信函” （如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在浮现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮3．在“邮件合并协助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在浮现打开文献对话框中打开刚保存的Excel电子表格，点击“拟定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发目前工具栏中多了一栏邮件合并工具栏4．然后画好表格填好项目，进行排版、设立纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一相应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只涉及文字的域5．下面是实现批量打印照片的核心一步，就是照片域的实现：先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一种域，输入“IncludePicture "e:\\photo\\”（不涉及外侧双引号），再按Ctrl+F9插入一种域，输入“MergeField "准考证号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的成果应当是：{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}。

这一步思路较好，用“准考证号”后就免得为每个文献输入途径了）目前保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为成果，也就是把图片内容显示出来这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了其实，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片但是图片大小似乎不太合适，调节一下吧6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？别急，保存生成文献（不用关闭文献再打开），按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位考生相应的照片是不是全出来了＾＿＾不对……仿佛所有的图片仿佛显示的都是第一种人的照片没关系，全选这个Word文档，然后按F9对所有域进行刷新这时候图片应当都换成了对的的图片，如果还没有——也许Word有这样个BUG——那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新图片刷新的问题是解决了，但是又浮现了另一种问题，图片大小都变成调节前的了也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调节，全都失效查查Word的协助文档，可以找到，所有域代码都可以有一种开关，用来保存对域成果进行的格式修改： \* MERGEFORMAT（注意前面的\*是必须的，“*”背面有个空格）。

因此，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为{ INCLUDEPICTURE "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg" \* MERGEFORMAT }在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调节图片，再合并成新文档，刷新所有域——OK，这次全都是调节后的格式了事实上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"}，插入准考证域用的是{MergeField "准考证号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的规定――批量打印照片如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文献的状况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦建议使用word，在word 中插入文字域的措施比较烦，在这里不一一表述了附："INCLUDEPICTURE"的Word域的用法：域用法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }"FileName" ：图形文献的名称和位置。

如果其中涉及较长的带空格文献名，请用引号引住如{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并[url=file://\\photo\\421.jpg]\\photo\\421.jpg[/url]"}指定途径（途径：操作系统用来定位文献夹或文献的途径，例如 C:\Manual\Art\Art 22.gif）时，请以双反斜杠替代单反斜杠例如：“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”IncludePicture域中的文献名途径也可以使用相对途径如{IncludePicture "邮件合并[url=file://\\photo\\421.jpg]\\photo\\421.jpg[/url]"}，文献保存后则会从文档所在的文献夹下去找相应文献用相对途径的好处是只要把涉及word模板文献、数据库文献和照片文献夹放在一种文献夹内，那么拷贝到其她任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了Switches 开关，如下：\c 　　Converter 指定要使用的图形筛选。

图形筛选的文献名不带有 .flt 扩展名，例如，输入 picture 表达筛选文献 Picture.flt\d　　图形数据不随文档保存以减小文献长度\* MERGEFORMAT　　注意前面的\*是必须的，“*”背面有个空格，所有域代码均有这个开关，用来保存对域成果进行的格式修改注意事项：1．插入域的时候，涉及域代码的那一对大括号并不是手工输入的应当使用Ctrl+F9来插入域（此时会自动插入表达域的那一对大括号），并在其中填写域代码2．特别注意，引号内的文献名一定不能写错甚至多加一种空格也不行，否则Word将找不到图片文献，只会浮现一种红叉例如不能写成：{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}，由于e：前多加了空格3．最后尚有一点不得不阐明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并如果选成其他格式，虽然定位以便了，但是邮件合并的时候会不认它如果的确需要灵活的定位，可以考虑插入一种文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码，调文本框的位置即可二******************************************************************************挖掘Word功能极限——批量打印带照片证件(-04-28 20:51:22)标签：邮件合并 图片 杂谈  分类：电脑知识by 安徽省亳州三中教科处王宇近来单位要打印一批工作证，工作证上面规定打印每个人的照片，这可难坏了同事小谷，找我来想措施。

 通过理解，具体工作规定是，打印一批工作证，员工基本信息来自数据库，涉及员工信息的“员工数据库.mdb”中的“员工库”表如图①：员工照片放在e:\photo文献夹里，每位员工的照片文献名和编号相相应例如张三的照片名就是001.jpg 立即想到了用Word邮件合并可以批量打印员工基本信息，但员工的照片如何与相应的工作证连在一起，邮件合并能完毕这个规定么吗？ 笔者先使用了在Access中插入OLE对象的措施，无法显示照片查阅去年的电脑报，发既有一篇简介解决类似问题的文章，说Word邮件合并不支持这项功能作者是使用Excel来实现的，但是环节也比较多，还需要用到某些程序代码，照片还是要一种一种的手工添加，工作量也比较大此外，有的文章说需要购买专用软件或使用有功能限制的共享软件 难道就真的没有措施了么？通过一番摸索，笔者终于找到了使用邮件合并也能实现此规定的措施 实现思路：使用过邮件合并的人都懂得实质上邮件合并使用的是域，那么要想实现照片的自动解决应当从域上找突破口在Word中插入图片可以用IncludePicture 域来实现，具体语法为IncludePicture "文献名"插入照片的功能解决之后，问题就转换为如何实现自动转换文献名的问题。

而照片的名称为了管理的以便一般都是使用编号作为文献名，这样使用编号域即可解决问题那么怎么实现文献名的自动转换呢？措施就是——把两个域嵌套起来！ 操作环节：1．打开word，从视图菜单选择“工具栏”，“邮件合并”；2．从邮件合并工具栏上依次选择按钮，设立文档类型为“信函”；3．单击打开数据源按钮浏览选用准备好的数据库；4．然后设计主文档、排版、设立纸张，并通过邮件合并插入只涉及文字的域，排版成果如图②5．下面是核心的一步：就是照片域的实现：先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一种域，输入“IncludePicture "e:\\photo\\”再按Ctrl+F9插入一种域，输入“MergeField "编号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的成果应当是：{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "编号"}.jpg"}这一步思路较好，用“编号”后就免得为每个文献输入途径了--by wl）6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？别急，保存生成文献（不用关闭文献再打开），按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位员工相应的照片是不是全出来了。

如图③： 注意事项：1．      Word中IncludePicture 域中文献名的途径用“\\”替代“\”2．      IncludePicture域同样支持长文献名例如可以写：{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批。