文件档案一体化管理的探讨.docx

    文件档案一体化管理的探讨    摘要：随着经济社会的快速发展和企业业务的不断拓展，特别是信息技术、电子文件的快速发展，企业文件与档案数量急剧增长，传统文件档案手工管理、分段管理的模式急需得到改进，新形势、新环境、新任务要求企业文件、档案迫切实行一体化管理，文件工作与档案工作也急需得到业务融合和创新发展关键词：文件与档案；一体化管理；措施一、文档一体化管理的重要性众所周知，文书工作是档案工作的基础，档案工作是文书工作的延伸和发展，两者有机地结为一体，才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量由于文档一体化有共同之特点，一是信息上的连续性，二是公文上的相关性无论是现行文件还是非现行文件，他们的源头、户头都是一致性，都可以用统一标准进行管理，做到即输进库基于二者之间的关系，开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合，充分利用文书处理过程中形成的数据信息，避免档案部门的重复劳动，使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体，为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础通过文档一体化管理完全可以统一公文登记内容和档案著录项目使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等（见下图）。

这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础二、文档一体化管理的缺失陈旧的文档管理模式遵循了一动一录的规则，只要文件存在变化，就会对其进行记述，但记述方式和内容过于粗糙，不便于文件今后的调用和研究参考这给文档以后的使用带来了不少麻烦总体而言，文档一体化管理的缺失主要表现在以下几个方面1、管理制度的制约文书是文件管理的主体和重要操作者我国现行的档案管理制度中规定了文书工作的职责，档案部门对指导文书工作只承担指导职责，但在实际的管理工作中，档案部门常出现越俎代庖之举很多时候，档案馆文书工作与档案工作交互不清，并没有明确进行分类，造成档案管理与文件管理出现混乱，同时也给文件转档案制造了一些困难2、缺少标准化、规划化制度传统的纸质文件管理在管理标准和规范的制定上本就存在一些缺陷和漏洞，包括文件提取权限、文件抽取记录等，都缺乏严谨统一的标准在使用电子文件之后，档案馆也没有制定关于电子文件管理的制度和规范，很多时候，档案馆管理人员几乎可以毫无限制地对电子文件进行提取、查阅，甚至是传输，这势必会对文件的安全造成一定危害3、文档管理技术落后电子文件管理的重要载体和工具就是计算机软件和相关的技术电子文件诞生后，考虑到其用于文档管理的优势，很多档案馆都开始了电子文件储存和使用改革。

但档案馆在进行改革时候，却忽略了计算机软件与技术的开发和引进，随着计算机技术的不断发展及人们对文档管理要求的提升，陈旧的计算机软件和落后的技术，根本不能为文档管理提供优质的服务在此期间，档案馆也并没有对外引进先进的技术与软件，档案馆所使用的管理软件常常无法为电子文件提供有效的保护和防御措施三、文档一体化管理思路1、文档应用系统设计思路在进行文档一体化管理的过程中，首先应该对应用系统进行设计，其主要的思路是应用网络服务器以及数据管理平台等方式对档案进行一体化的管理在信息系统中，操作人员具有不同的操作权限，以处理阶段为例，这一阶段主要是进行文档的删减以及审批等工作，所以工作人员只具备对文件进行修改、删除或者增加等操作权限，档案工作者在这一过程中只具备查看以及浏览的权限，而在进入到档案归档以后，这一阶段的工作人员主要负责的任务是对电子档案进行整理以及进一步的筛选，选出有价值的档案资源进行保管档案管理者的主要工作任务就是加以必要的指导在生成电子档案文件以后，档案工作者的主要工作就是对这些档案加以进一步的保管，并且档案的使用者可以应用这些档案整个过程中，档案具有完整性以及真实性的特点，减轻了工作人员的负担，降低错误的发生。

2、文档一体化管理的互动要求在档案工作中，文书工作是最基础的环节，可以说档案工作是文书工作的进一步延伸，所以需要进一步加强二者之间的关联性，使其紧密的结合在一起，以促进档案管理工作水平的提高，保障档案管理的质量提升在档案一体化的实现过程中，其中有一个最主要的特点就是可以将档案工作和业务系统有机的交叉在一起，这样可以对档案工作者带来重要的帮助，对社会积累财富执行力的强化起到积极的作用，同时也可以提高对档案的认知程度，让档案变得更加具有价值只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束，同时还要意识到，在开展现行业务系统的过程中，要责任明确、注意积累，记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息，确保电子文件的真实性和完整性3、工作流程的集成性在传统的文件管理过程中，文件的形式、归档和作为档案保管与提供利用等关节，都将文件生命周期清除地划分为三个相对独立的过程，即现行期、半现行期和非现行期，并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成，要求在一个统一的系统内，有统一的控制中心，统一的工作制度，统一的且各有特点的又互相衔接的工作程序，将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、移交、保存或销毁等各个环节，实现各个过程中工作流程的集成和信息的拱向，而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程，实现流程的优化和个性化处理，提高了工作效率，降低了档案接收和保管的复杂性，避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。

4、业务处理的自动性文档一体化是在充分信任的网络、计算机和信息系统的数字环境下开展工作，采用信息技术和基于工作流程管理理念实现的自动化信息系统，不仅提高了工作效率，而且降低了错误发生的几率同时，在一些业务处理环节增加了系统自动处理技术，如电子文件版本信息的自动跟踪、电子文件处理过程中的责任链信息的记录、基于管理规则实现的电子档案的自动标引等，都大大提高了业务处理工作的自动化程度，减少了人工操作的复杂程度由于这些自动化的处理过程是通过系统进行身份认证之后自动生成并保存记载的，因而，大大提高了电子文件正生命周期活动中信息记载的真实性和完整性5、设备与软件的投入目前，全省档案管理软件采用福建省档案局推广的福建科易档案管理系统，但在使用科易单机版软件时期OA办公系统对接存在较多问题，究其原因是在进行数据转入时，数据流量较大，对网络需求较高，同时，如果各部门要利用档案资料也不方便所以档案管理系统与自动化办公系统相统一是文档一体化管理的前提，也是档案管理自动化、信息化、规范化和科学化的基础因此，必须加大设备与软件的投入，如建立OA办公系统和福建科易档案管理系统网络版软件的无缝衔接，需购置容量大、速度快的计算机和高速批量扫描仪等。

加快档案信息资源的开发和利用，是社会需要和形势所需，同时，也是一项专业性和技术性很强的系统工程通过开发利用，发挥档案价值潜能，才能使文档一体化管理顺着信息时代的步伐前进四、结语综上所述，在办公自动化的条件下，实行文档一体化管理体制的好处有三：一是提高效率，信息共享；二是规范管理，统一标准；三是科学合理利用人力、物力等宝贵资源，减少浪费目前企业文档一体化管理仍处于一种初期阶段，还有很多地方仍需要我们不断地完善、规范作为企业文档专职管理人员，要做的工作还很多，关键是不断地提高自身的修养，不断地总结经验随着时代的发展，科学的进步，对信息化管理要求越来越高，这项工作对我们来说，任重而道远Reference：[1]张新梅.浅谈医院文件档案管理[J].才智，2015（05）.[2]于应华.高校文件档案管理与业务活动的衔接[J].湖南城市学院学报，2013（05）.  -全文完-。