公文写作中的常见错误及对策「精编推荐].doc

公文写作中的常见错谋及对策文秘T作是办公室T作的重要职能么一，公文是办公室参与政务、管理事务、搞好服务 的重要载体，是文秘工作的重头戏写好公文是文秘工作者必须具备的基木技能Z—，它不 仅要求写作者有扎实的文字功底，还需要掌握各种公文的特点和格式办公室毎夭都要接触大量的公文，如果所拟的公文不合格，势必影响流转的速度，并会 给主送单位平H地增添许多麻烦笔者所在的校长办公室就经常遇到类似的情况下血笔者 尽量把常见的错误放在一篇公文里，展示给各位同行共参关于邀请X校长、参加“10356211” T稈奠基仪式并致辞的请示报告校长办公室、党委办公室并呈X校长、：根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的"10356211"工程指挥小纟H.,在校领导的 指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪现定于I-月二I —U举行工程萸基仪式, 屈时想请X校长、参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便热切盼望X校长、X书 记的到来！此致敬礼！附件一：讲话稿；附件二：议程资环学院2008年10月11日一份完整的公文由文头、内文和文尾纟R成，内文是主体，上面展示出来的就是公文的内 文部分，木文主要探究内文部分的常见错误和对策。

一、标题标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关 就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这只是最起码的格式要求，细究起来，这个标题 仍存在着不少错误1. 多用标点标题中除书名号外一般不用标点，如：“关于印发《华东师范大学公章管 理办法》的通知”上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉2. 人物模糊不清，顺序扌非列不当公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上 职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦对外行文尤其要注意党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前血3. 项目不宜使用代号公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知有些项目和工程有代 号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会 给人…种不知所云的感觉4. 混用文种根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文 的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、 会议纪要卜三种请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示文种不能错用， 也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都是非公文文种。

二、 主送机关即受文对象应根据公文内容选择相应的主送机关上文中的主送机关 也存在着错误1. 多头请示请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式 上文应主送党委办公室，抄送校长办公室2. 不能送个人公文是机关单位Z间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单 位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅三、 正文文种不同，内容要求也有变化请示的正文一般包括请示缘由、请示事项, 并应提出白己对解决问题的态度和意见上文作为请示，虽然符合基木要求，但很多错误也 是显而易见的1•引文不全弓I用的公文要写明“发文时间+发文机关+标题+公文编号”，如：“根据华 师(2003) 17号《关于进一步做好非典型肺炎预防T作的通知》精神”上文所提到的“校 长办公会议决”缺少时间和议决题目2.数字不规范正文中除一些约定俗成的叫法外(如华东师范大学“十五”规划)，数 字应用阿拉伯数字，“十月二十一 1二1”应为“10月21日”3•用词不当公文讲究公事公办,不需要过度客气,行文应力求客观请校长办公室 提供方便热切盼望X校长、的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用4. 信息不准确公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基 仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。

5. 结尾不当公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不 用私人信件中常用的“此致”、“敬礼”6. 缺少联系人请示一般应有联系人和联系，上文中少了这项内容四、附件为了补充说明正文，公文往往要添加附件上文的附件也存在错误Z处1. 格式不对附件的正确格式是：附件：1. XXXXXXXXXXXXXXXX2. XXXXXXXXXXXXXXXX附件名称后不加标点2. 附件名称过于简单附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简 单上文的“附件1”应写明是什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明“（代拟稿）” 字样附件2”应写明是什么会议的议程五、落款与口期正文后右下角要写上发文机关和发文口期，这看起来简单，但一不小 心，可能也会像上文一样出错1. 发文单位不能用简称其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物 名称等都忌用简称上文中的“资环学院”应写全称“资源与环境科学学院”2•发文口期不能用阿拉伯数字和正文要求正好相反，发文口期要用汉字，但0不能写 成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“O”所以上文中的“2008年10 月11日”应改为“二OO八年十月十一日”。

公文写作不需要小说家那样丰富的想象力，也不需要诗人那样华丽的词藻，公文要的是 朴实、简洁和实用，但想写好公文却并非易事公文对文字的要求可以说达到了 “天然去雕 饰”的至高境界，而公文种类繁多，每种公文的格式又各不相同，这都为写好公文增加了难 度但作为办公室工作人员，又必须攻克这一难关以上用一篇例文来说明公文写作中容易 出现的错误是远远不够的，愿各位同行在T作中不断总结，不断创新，努力提高白己公文写 作的能力和水平刍议“请示”与“请批函”的区别根据《国务院关于大力发展职业教冇的决定》这一文件精神，某职业学校为满足教学要 求和学校发展的需要，充分发挥职业技能培训和鉴定工作的社会效益，特向所在市劳动和社 会保障局提交了《XX区职业中等专业学校关于申请设立职业技能鉴定所的函》几个星期 后，市、区相关部门领导来校实地调研在专谈会上，部分与会人员对于学校递送的文件文 种提出质疑，认为“如果是函的话我们可以不冋复，要想我们冋复应该用请示”虽 经解释也无济于事，“向上级提出请求事项就必须要用请示”的观念在部分人的脑海中已根 深蒂固其实，这是对“请示”与“函”（请批函）文种的混用和认识的错位出现这种情况的原因是复杂的。

一是公文沿革中的历史遗留从公文的发展历史看，“请 示”自1981年以来一直沿袭“适用于向上级机关请求指示、批准”的规定，“函”于1987 年《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中才增加“向有关主管部门请求批准” 的规定；两者皆有“请求批准”的功能，不认真分辨，确实容易混淆二是对于“请批函” 的偏见在现实T作中，人们总是习惯使用“请示”文种以示尊重；而业务主管部门也习惯 用“批复”去答复审批事项，以显示权力的尊贵三是错误的导向一些不负责任的公文写 作教材、专著中没有细说请示、请批函的异同，或以错用文种的公文作例文，造成很多人的 误解和错用要解决上述问题，最根本的办法是弄清“请示”与“请批函” Z间的区别仔细分析， 它们的不同点还是很明显的—、行文方向不同公文从行文方向上可分为上行文、下行文、平行文三种其中，上行文是指下级机关向 上级机关报送的公文；平行文是指同级机关或不相隶属机关之间往来的公文《办法》规定， “请示适用于向上级机关请求指示、批准”，属于上行文「函适用于不相隶属机关Z间商洽 工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”，属于平行文当函被用作“请求批准” 功能时称“请批函”（或称“请示函”），它白然亦属平行文。

二、行文对象不同“请示”与“请批函”尽管都是用于请求审批事项的公文，但行文对彖是有区别的请 示”的行文对彖是有隶属关系的上级领导或业务指导机关，即“上级机关”，指在行政或组 织上与发文机关有领导与被领导关系的机关；“请批函”的行文对象是没有隶属关系的主管 部门，即“不相隶属机关”，指组织或行政上与发文机关没有领导与被领导关系的机关 此外，“请示”的行文对彖与发文机关一般属于同个系统（系列），如同属于教冇系统、财政 系统、党委系统等等；由于是系统内部行文，因此行文对彖的范围较窄而“请批函”的行 文对象与发文单位通常不属于同个系统，因涉及方方血血、错综复杂的事务，所以系统间行 文频繁，行文对象的范围也就比较广三、 行文内容不同“请示”的行文内容一般是比较重大的事项，涉及机关政务、人事、财务、政策等方面 的问题，发文机关向具有行政管辖权的上级机关提出请求如XXIX.职业中等专业学校向该 区教育局就人才引进、经费统筹、实训设备采购等人、财、物方面的事项提出申请，就应该 使用“请示”文种请批函”的行文内容只限于请批具体事项，局限于事务和业务方面的问题发文机关 就木单位、木系统无权自行决定的事项，向业务主管部门报批。

如XXIX职业中等专业学校 要新建实训大楼，会因片川土地向土地管理部门去函申请土地使川权，会因建在河流沿线向 水利部门去函申请建设权，会因建筑过程产生淤泥、污水等向环卫部门去函申请妥善处理,四、 行文目的不同“请示”行文目的旨在向上级机关“请求指示、批准”，对于某项工作或者某个问题， 希望得到上级机关的指示、批准和帮助；而“请批函”的行文目的仅在于“请求批准”，讣 不相隶属的业务主管机关了解并掌握情况，体察发文机关难处，对于请批事项能给予理解, 并给予肯定答复五、 行文格式不同按照《国家行政机关公文格式》及其附件《条文释义》规定，“请示”采用公文格式类 型中的基木格式——文件式，常用的格式项目有发文机关标识、发文字号、签发人、红色反 线、标题、主送机关、正文、附件、成文口期、印章、附注、主题词、抄送机关等其中, “发文机关标识”上边缘至版心上边缘为80mm,以便留出空白位置让领导阅后批示；“发文 字号”与“签发人”同列“发文机关标识”的下方，“发文字号”在左、“签发人”在右；在 成文日期Z后、主题词Z前，标注“附注”，说明联系人姓名和联系方式请批函”多采川公文格式类型中的特定格式——信函式，常用的格式项目有发文机关 标识、武文线、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、成文LI期、印章、主题词、抄送 机关等。

其中，“发文机关标识”上边缘至版心上边缘为25mm, “发文机关标识”只需注明 发文机关名称，不写“文件”二字；“发文字号”标注在“武文线”的右下方六、行文语气不同作为上行文，“请示”行文语气的特点是谦恭、征询的因是事前行文，所以行文用词 要注意时态,还要注意权限，不能直接用“决定”、“要求”等词，而应选用“拟定”、“请求” 等词，此外，结朿用语中常用“妥否”、“当否”、“可否”等词来征询上级意见作为平行文，“请批函”因行文对象是不相隶属机关，其行政级别可能与发文机关平级， 或高于、低于发文机关，因此“请批函”的行文多用商请的语气，结束用语常用“当否，请 予批准”、“请予批准为荷”等等七、反馈文种不同“请示”和“请批函”祁可用于请求批准，相对应的反馈文种“批复”和“复函（批答 函）”都可用于批答请求，因此常见“批复”与“批答函”错用的现象其问题在于判断行 文关系不准确：“批复”是有隶属关系的上级机关对下级机关行文，是对“请示”的冋复;“批答函”是主管机关向不相隶属的机关行文，是对“请批函”的冋复而且两种反馈文种 的行文语气和常用语也有所不同如引述来文时，“批复”常用“你单位《关于……请示》 收悉”，而“批答函”习惯于用“贵单位《关于……的函》收悉”；冋复意见时，“批复”中 常用“经研究，同意你单位。