Word邮件合并.ppt

Word 之之邮邮件合并件合并Ø 在实际工作中，经常会遇到这种情况，处理在实际工作中，经常会遇到这种情况，处理大量日常报表和信件这些报表和信件其主要内大量日常报表和信件这些报表和信件其主要内容基本相同，只是具体数据有变化为了减少重容基本相同，只是具体数据有变化为了减少重复工作，提高效率，复工作，提高效率，WordWord提供了邮件合并功能提供了邮件合并功能邮邮件合并定件合并定义义Ø 所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和所谓邮件合并，是指先把文件中相同的结构和信息创建为一份文档，再把不同的信息创建为另信息创建为一份文档，再把不同的信息创建为另一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合一份文档，然后将两份文档以一定的方式进行合并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属并，从而得到主体结构信息一致，而只有某些属性不一致的一系列文档性不一致的一系列文档邮邮件合并相关概念件合并相关概念•主文档：指的是在合并操作中，对合并文档的每个部分都相同相同的文档•数据源：包含要合并到文档中的信息的不同的部分•合并文档：将主文档和数据源合后并得到的结果性文档主文档（相同部分）数据源（不同部分）合并文档（结果）邮邮件合并通常包含以下四个步件合并通常包含以下四个步骤骤:（（1 1）打开或创建主文档）打开或创建主文档（（2 2）创建或打开数据源）创建或打开数据源（（3 3）在主文档中插入合并域）在主文档中插入合并域（（4 4）将数据合并到主文档中执行合并）将数据合并到主文档中执行合并建立建立数据源数据源主文档中主文档中插入插入合并域合并域新建新建∕∕打开打开主文档主文档数据合并数据合并到主文档到主文档内容不变内容不变的的共同文本共同文本存放存放可变的数据可变的数据相相当当于于变变量量名名,指指示示在在何何处处插插入入何何项数据项数据任务22 宏的使用 宏是一系列计算机指令的集合。

如果在Word中需要反复执行某任务，可以使用宏自动完成 [相关知识与技能]如果在 Microsoft Word 中反复执行某项任务，可以使用宏自动执行该任务宏是一系列Word 命令和指令，这些命令和指令组合在一起，形成了一个单独的命令，以实现任务执行的自动化任务任务22 22 宏的使用宏的使用1. 创建宏创建宏 可可以以使使用用宏宏记记录录器器录录制制一一系系列列操操作作来来创创建建宏宏，，也也可可以以在在 Visual Basic 编辑器中输入代码来创建宏编辑器中输入代码来创建宏 2. 运行宏运行宏Ø工具工具→宏宏→查看宏，选择宏名，单击查看宏，选择宏名，单击“运行运行”Ø定义的快捷键定义的快捷键视图视图→宏宏→录制宏录制宏输入宏名输入宏名指定保存位置指定保存位置设置快捷键设置快捷键确定确定录制：录制：执执行行要要包包含含在在宏中的操作宏中的操作录制时的录制时的光标形状光标形状视图视图→宏宏→“停止录制停止录制”[相关知识与技能相关知识与技能]任务22 宏的使用任务任务2323 目录的制作目录的制作[任务描述] 本任务通过案例介绍自动生成目录和索引的方法案例：为文档“普通高等学校学生管理规定.doc”生成目录。

[相关知识与技能]手动为长文档制作目录或索引，工作量是相当大的，而且弊端很多例如，更改文档的标题内容后，需要再次更改目录或索引因此，掌握自动生成目录和索引的方法，是提高长文档制作效率的有效途径之一 任务任务2323 目录的制作目录的制作•对各级标题设置“标题1、2…”样式•确定安放“目录”的位置（插入点）•插入目录：“引用”选项卡→“目录”功能组→“目录”列表→选择“插入目录” →“目录”对话框→“目录”选项卡→按要求设置“格式”，“确定”后插入目录•目录修改和更新 “更新目录”对话框任务任务2323 目录的制作目录的制作图3-65 “目录”对话框任务任务2323 目录的制作目录的制作图3-69 “修改样式”对话框任务任务2323 目录的制作目录的制作1.1 创创建与建与编辑编辑主文档主文档（1）建立一个新文档或打开一个现有的文档(此此文文档为档为主文档主文档)2）输入文档中带有共性的部分，文件保存3）选择“邮件” ——“邮件与信函”——“邮件合并”项（如图1-1所示）1.2 创创建或打开数据源建或打开数据源1、新建立数据源图1-3 “创建新数据源”对话框 2、打开数据源、打开数据源Ø如果已经有数据源，则只要选择一个含有数据源的文件，如Word表格文件、Excel数据文件或者Access数据文件。

3．选取数据源4、编辑邮件合并收件人、编辑邮件合并收件人1.3 插入合并域插入合并域Ø方法一：在主文档中，将光标移至插入点，再单击“邮件合并”工具栏的“插入域”按钮插入的合并域自动用《》号括起来（图1-6所示）Ø方法二：对点右边对话框中的“其他项目”3.8.4邮件合并工具栏邮件合并工具栏单击单击【【视图视图】】|【【工具栏工具栏】】|【【邮件合并邮件合并】】命令，打开命令，打开【【邮件合并邮件合并】】工具栏工具栏打开数据源打开数据源插入域插入域查看合并数据查看合并数据合并到新文档合并到新文档1.4 将数据合并到主文档将数据合并到主文档方法一：点击“邮件合并”工具栏的“合并到新文档”按钮方法二：完成合并图1-10 邮件合并结果（第1页） 请大家完成任大家完成任务•打开主文档：打开主文档：　　邀请函主文档邀请函主文档.doc.doc•操作方法：操作方法： 查看文件：查看文件：邀请函的制件过程邀请函的制件过程.doc.docu 样版文件：样版文件：　　邀请函邀请函做好的样板做好的样板.doc.doc252024/8/30修改修改样式式￿ ￿操作命令：•在“开始”选项卡的“样式”组中单击右下角的向下箭头，打开“样式”列表•在“样式”列表中单击“新建样式”按钮 ，弹出“根据格式设置创建新样式”对话框第5章　Word高级应用—排版毕业论文262024/8/30新建新建样样式式。