第七章 审阅文档---修订、批注等.ppt

第七章审阅文档 修订文档 Word的修订功能 会帮你在编辑文档时 记录下所修改的内容 让使用者在编辑文档时 仍可以看到修改前的格式或文字 若想取消修改也不需要再重新输入文字或复原格式 只要一个简单动作 即可轻易地回复原来的样子 工具 修订02 23我们只有一个身体 修订 doc 选中修订功能后 添加文字时 会出现修订标记 删除文字时 删除的内容会出现在批注框中 选取所要突出显示文字 单击 突出显示 黄色 按钮 会出现黄色底纹 单击 审阅窗格 按钮 在修订出单击右键 选取 拒绝删除 即可恢复未修订前的样子 修订显示方式 修订有四种显示方式 显示标记的最终状态 插入的文字和格式修改会直接显示在原文件中 在批注方框中显示 删除 后的文字 最终状态 直接呈现出修改后的文档内容 显示标记的原始状态 删除的文字仍保留在原文中 则批注方框中显示插入的文字和格式修改 原始状态 显示原始未修改的文档 让你了解未修订的文档内容 自行设定 修订 标记样式 在 审阅 工具栏上 选取 显示 下 选项 功能 可以分别设定所需的标记样式 文件属性的设置 文件 属性打开文档的属性对话框 在这里可以设置文档的作者 单位 标题等信息 单击 常规 选项卡 可以看到文档的大小 位置 创建时间等信息 单击 统计信息 选项卡 可以看到文档的一些时间信息和文档的段落 字数等信息 使用其它的两个选项卡还可以查看文档的大致内容和自定义属性 预览文档时发现有的文档可以预览 而有的就不行 这是文件属性的设置 打开 文件 菜单 单击 属性 命令 打开 属性 对话框 默认的是 摘要信息 选项卡 在这里有一个 保存预览图片 的复选框 默认是不选中的 一般的文档无法预览就是由于这个原因 选中这个复选框 单击 确定 按钮 把文档保存一下就可以了 在修改和审阅文档时 无论是批注还是修订都会自动加上用户的信息 打开 工具 菜单 单击 选项 命令 打开 选项 对话框 单击 用户信息 选项卡 这里重新输入用户信息就可以了 插入批注 在建立一份文档时 若你想对某些文字做特别的说明 可以在文字后加上附注 让文档内容更加详细 02 24我们只有一个身体 批注 doc将光标移到欲插入批注的位置插入 批注输入批注内容即可 删除批注 在文档中插入批注的文字中间单击右键 从菜单中选择 删除批注 命令 就可以把插入的批注删除了 一 设置文稿修订状态 一 作者用发送邮件的方式自动进入 修订 工作状态 二 作者手动设置进入修订工作状态 三 审阅者设置修订的显示状态二 审阅者在修订状态下批改文稿 一 审阅者添加或删除文稿内容 二 审阅者在文稿中添加批注信息三 作者查看修订情况四 作者整合修订文稿 接受或拒绝修订内容 Word修订功能实现团队编审 具体操作 利用局域网修订公文 起草 由起草者写出草稿后 在办公室微机上将草稿设置为完全共享 一定要设置密码 并通知审阅者 告知共享的文件夹名称及密码 限定在一定时间内审阅完毕 审阅 审阅者通过 网上邻居 找到起草者建立的文档后 直接在起草者的微机上打开Word文档 开始审阅 审阅者审阅完毕 保存文件后关闭退出即可 下一个审阅者可继续打开文件进行审阅 如果两个审阅者 撞车 同时要打开文件进行审阅呢 这不用担心 后来者是不能打开已打开的文件的 此时会有提示出现 他只能以副本的形式打开 不会干扰先到者的工作的 定稿 对于修订的文件 可以单击工具栏上的 保存版本 按钮 保存为不同的版本 供审阅者继续审阅 讨论 修订 直至最后定稿 使用此方法 整个审阅过程都是在网上进行的 不需将文档打印出来再修改 既提高了工作效率 又节约了办公经费 轻松合并不同版本的Word文档 在日常工作中 经常需要将不同版本的两篇Word文档合并起来 比如 在写作的过程中 有专人负责审校工作 这种审校不是采用插入批注的方式 而是直接在文档上进行修改 不过保存时会用另外的文件名存盘 当审校完毕 就可以使用Word的 比较并合并文档 功能将修改后的文档与原文档合并起来 如现在有一篇Word文档的两个版本 一个原文档名为 第15章 doc 另一个是审校后的文档名为 第15章 2 doc 1 打开原文档 第15章 doc 2 选择菜单命令 工具 比较并合并文档 打开 比较并合并文档 对话框 选中审校后的文档 第15章 2 doc 然后单击 合并 按钮 这时Word就会在第2个文档中标记出与原始文档不同的地方 比如删除和内容 改变的格式 插入的内容等 并用红色的批注框显示出来 框内用文字说明两个文档的不同 而且在第2个文档中还会出现 审阅 工具栏3 当文档中的不同之处全部审阅完毕 按Ctrl S保存文件即可将一篇文档的两个不同版本合并到一起了 图表和公式的自动编号 图表和公式的自动编号在论文中 图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号 例如图1 1 表2 1 公式3 4等 在插入或删除图 表 公式时编号的维护就成为一个大问题 比如若在第二章的第一张图 图2 1 前插入一张图 则原来的图2 1变为2 2 2 2变为2 3 更糟糕的是 文档中还有很多对这些编号的引用 比如 流程图见图2 1 如果图很多 引用也很多 想象一下 手工修改这些编号是一件多么费劲的事情 而且还容易遗漏 表格和公式存在同样的问题 图表自动编号 插入 引用 题注Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号 表格的自动编号 至此我们就实现了图的编号的自动维护 当在第一张图前再插入一张图后 Word会自动把第一张图的题注 图1 1 改为 图1 2 文档中的 图1 1 也会自动变为 图1 2 表格编号的作法与图相同 唯一不同的是表格的题注在表格上方 公式的自动编号 插入公式后 将公式单独放在一个段落 版式为 嵌入式 光标放在公式之后 不要选中公式 插入 引用 题注 论文里的公式要求单独放在一个段落 公式居中 按章节进行编号 编号用小括号括起来放在右边行末 首先输入公式和编号 公式的版式选择 嵌入式 编号用小括号括起来 然后把光标放在公式所在的段落里 点击页面左上角的制表位图标 切换到居中制表位 用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下 这样就放置了一个居中制表位在点击的地方 如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节 再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位 用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末 设置好制表位后 把光标放在公式的前面 按一下Tab键 这样就在公式的前面插入了一个制表符 此时公式以居中制表位为中心居中对齐 再把光标移到公式和左括号之间 再按Tab键插入一个制表符 编号就跑到行末了 用制表位的方法来处理公式的排版 很简单也很方便 不用去敲很多空格去把公式挪到中间 编号推到行末 还有一个好处 若公式或编号的长度发生变化时 Word会自动调节以使公式始终在页面的中间 编号始终在行末 不会因为公式或编号变长而换行 更简单的作法是把公式段落的设置保存为样式 所有的公式段落应用此样式 即简单又方便 而且可以保持所有的公式段落制表位的一致 交叉引用 一般文章中经常出现 如图 表 1所示 字样 当这些图表数量较多或文档较长时 若要修改或增减 势必造成不便 幸好我们可以利用 交叉引用 功能 可为我们有效地管理图 表 脚注 等引用数据 02 25健康之旅 交叉引用 doc 将光标放到欲加入交叉引用的位置插入 引用 交叉引用选取引用类型 选取引用内容选中 见上方 见下方 项点选指定的编号项单击 插入 按钮分别在各段落插入交叉引用 最后单击 关闭 在所引用的文字上 按住ctrl键 单击鼠标左键就可链接到设置的图片上 方法一 插入 引用 交叉引用 引用类型 图表方法二 首先选中题注中的文字 图1 1 在 插入 菜单选 书签 键入书签名 点 添加 这样就把题注文字 图1 1 做成了一个书签 其次 插入 引用 交叉引用 引用类型 书签 。