QEP001文件控制程序.doc

（ISO9001∶2008&ISO14001：2004）文件编号HY/QEP001文件版本A/1生效日期：总页数6页分发号受控章制订部门文管中心制 定 批 准审 核程序文件 修 改 记 录文件编号HY/QEP0014.2.3条款文件版次A/1页数1/6序号修改日期版次修 改 记 录现行版次120110215A/0A/1 程序文件 文件控制程序文件编号HY/QEP0014.2.3条款文件版次A/1页数2/61、目 的：对质量/环境管理体系文件进行控制，保证文件的适用性，充分性和有效性，确保质量/环境管理体系有效运行、并实施持续改进2、范 围：适用于与质量/环境管理体系有关（不含质量记录）的文件，包括适当的外来文件3、职 责：3.1 管理者代表负责组织相关人员对质量/环境手册、程序文件的编制与修订3.2各部门负责本部门作业指导书的编制，产品标准、工艺文件、新产品作业指导书等由项目课负责编制3.3外来文件由对口管理部门审核，管理者代表批准，文控中心受控发行3.4文控中心负责文件的编号、发放、回收、保存和销毁的归口管理4、定 义：4.1质量手册：规定组织质量/环境管理体系的文件。

4.2程序文件：描述为实施质量/环境管理体系所涉及到的各职能部门一致地完成某项活动的途径的文件4.3作业指导类文件：用以指导各职责人员一致地完成过程和活动的技术性和操作性文件5、作业内容：5.1文件的分类、代号、制订、审批 文件 项目质量/环境手册程序文件作业指导类文件外来文件质量环境公共分类一阶文件二阶文件三阶文件特殊文件代号QM/EMPDEPQEPWIM制订ISO办相关部门工程师审核管理者代表管理者代表部门主管对口部门批准最高管理者最高管理者管理者代表管理者代表5.2文件的编号格式□ □ / □ □ □ □ □ （3）文件号 （2）文件代号 （1）公司代号5.2.1质量/环境手册、程序文件格式说明：（1）公司代号：HY………………(以下出现的公司代号与此相同)（2）文件代号：质量/环境手册：QM/EM 质量/环境/公共程序文件：PD/EP/QEP（3）文件号：001 质量/环境手册 001 to 030：程序文件程序文件文件控制程序文件编号HY/ QEP0014.2.3条款文件版次A/1页数3/65.2.2 ① 质量/环境作业指导书格式□□ / □□ □ / □□□ □(5)版本号(4)文件号(3)文件代号(2)部门代号(1)公司代号 说明：（1）公司代号：HY………… （2）部门代号： XZ：行政 YW：业务 CG：采购 JH：计划ZS：注塑 YZ：压铸 TZ：涂装 PZ：品质 CC：仓储 XM：项目 MJ：模具（3）文件代号：E/WI（4）文件号：001——999………（5）版本号：以A/0、A/1 ……顺序类推，更改到A5版次后以B版表示，后序类推。

5.2.3外来文件格式 □□ □□□ (2) 文件号 (1) 文件代号 说明：（1）文件代号：M5.3 文件的管理5.3.1本公司文件分为受控文件和一般文件两种，公司内与质量/环境体系运行有关的文件均为受控文件，受控文件加盖红色“受控文件”章，文管中心对受控文件进行汇总并编制“文件最新版次一览表”，由管理者代表进行审批，受控文件以外的其它文件均列为一般文件，一般文件由各职能部门自主管理5.3.2为便于文件的管制和追溯，文管中心按下表分发号之规定，对受控文件按部门的不同，加盖相应的分发管制号：部 门分发号部 门分发号部 门分发号部 门分发号品管课01项目课02IQC03模具课04压铸课05管理者代表06注塑课07仓储课08业务课09成IPQC13计划组15装配课16行政课18备注：发放于生产线上之文件分发号从流水号101开始； 发放于外部文件流水从1001开始程序文件文件控制程序文件编号HY/ QEP0014.2.3条款文件版次A/1页数4/6（1）公司代号/注塑事业部5.3.3原版文件经批准生效后，文管员将原版文件附上“文件归档登记表”并在“文件最新版次一览表”上登记后存盘。

5.3.4如需借阅文件，借阅人应填写“文件借阅/保留/销毁申请单”，经文件管理部门负责人批准后方可借阅文件，借阅者应在预定日期内归还，到期不归还由文管员负责追回；为防止文件正本丢失，所有原版文件一律不予外借5.4文件的发放，使用5.4.1受控文件的发放由文件编制部门填写“文件发放/补发审批表”，由编制人员确定发放范围并经相关权责人员批准后，文管员按批准的范围分发5.4.2文件领用人在“文件发放（领用）登记表”上签署姓名和日期，领取注有分发号和加盖文管中心红色“受控文件”章的文件5.4.3当使用中的文件因破损严重或字迹模糊而影响使用时，使用人应将旧文件交回文管中心，换发与旧文件内容一致的新文件5.4.4当需增加文件的分发范围或文件使用人将文件遗失时，应填写“文件发放/补发审批表”补发，并注明补发原因，经管理者代表批准后，按5.4.2办理5.4.5在整个质量/环境体系运行中，当需要文件支持或指导作业时，均只能使用相应文件的有效版本，且使用过程中，不得在文件上添加非准许的标记和使用非红色“受控文件”章的受控文件5.5文件的更改5.5.1使用中的文件，如需更改，应由更改提出部门填写“文件修订/废止申请单”阐明更改原因和内容，并按原文件审批的程序进行审批，当原审批部门变动时，现审批部门应获得所需依据的有关背景材料。

5.5.2文件以全页的修改方式进行修改经批准后，由文管中心按5.4.2办理5.5.2.1质量/环境手册和程序文件采用换页更改方式，换页更改的文件由文管中心根据原文件“发放（领用）登记表”上的名单按5.4及时发放，同时收回作废文件；因质量/环境手册的程序文件的重要性，每次修订后，均需在手册或程序文件的修改记录页作好记录5.5.2.2作业指导类文件除了在该文件中无需作修订记录外，其它均按5.5.2.1办理5.5.2.3当采用“划改”方式更改时，由文管员按“文件发放（领用）登记表”收回修订页交申请修订人员进行划改划改时须注明更改标识、更改日期和更改后版次，然后按原“文件发放（领用）登记表”的范围进行分发，文管中心同时在“文件发放（领用）登记表”和“文件归档登记表”上做好记录5.6文件的换版与废止5.6.1当文件经多次更改（一般修改次数累计五次以上）或大幅度更改时，由提出废止文件的部门或人员填写“文件修订/废止申请单”并经原文件审批部门审批后，可进行换版原版次文件作废（原稿永久保存），文管中心按原分发范围发放新版本程序文件文件控制程序文件编号HY/ QEP0014.2.3条款文件版次A/3页数5/6文件，收回作废版本，并加盖红色“资料作废”印章。

5.6.2当文件无使用价值时，可由提出废止文件的部门或人员，填写“文件修订/废止申请单”并经原审批部门审批后，文管中心按“文件发放（领用）登记表”收回作废文件，并加盖红色“资料作废”印章5.6.3废止文件的原件由文管中心作永久保存，以便追溯，为防止作废文件的非预期使用，对因正当原因需要保留的作废文件，由使用部门人员填写“文件借阅/保留/销毁申请单”提出申请，经管理者代表批准后，由文管中心加盖“留存资料”章，方可留存，并要隔离定位存放，不得与其它文件混放5.7外来文件以及发外文件的控制5.7.1直接引用的各类外部标准或文件，由文件对口管理部门确认经管理者代表批准后，由文管中心加盖“受控文件”章按5.4要求控制5.7.2外来文件的对口管理部门负责跟踪外部对文件的更改情况，并及时按5.6的要求办理更新和废止手续5.7.3需发放或到企业外部的文件，相关部门人员填写“文件发放/补发审批表”注明发放的供货商或顾客名称，经管理者代表批准后，文管中心在“文件发放（领用）登记表”和“发外文件台帐”上进行发放或登记，后的文件由文管中心统一保管，当外发的文件已进行修订或废止时，由文管中心根据“发外文件台帐”记录知会原申请外发部门通知受文者更新情况，并确定是否需要重新发放或新版次文件。

5.7.3.1发放给公司ISO认证服务机构的文件加盖“受控文件”章标识，其它的发外文件一律加盖红色“非受控文件”印章标识5.8文件的销毁 作废文件由文管中心（一般存放六个月）填写“文件借阅/保留/销毁申请单”交管理者代表审批后，由文管中心定期在合适的安全地点烧毁或用纸张粉碎机销毁6、相关文件无7、质量记录7.1文件修订/废止申请单7.2文件发放/补发审批表7.3文件发放(领用)登记表7.4文件借阅/保留/销毁申请单7.5文件归档登记表7.6发外文件台帐7.7文件最新版次一览表程序文件文件控制程序文件编号HY/ QEP0014.2.3条款文件版次A/1页数6/6拟编文件清单分工编写审查批准试运行审查正式运行审查归 檔作废文件处置修改正常OKN.G需修8、流程图(1)内控文件 ………质量职能分配表 …………同一过程相关文件一人编N.G 无需作更改手续……… …………分批进行 …………相关权责人员正常 …………文件制订员 …………相关权责人员OK …………相关部门。