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知识经济背景下的秘书从业人员能力素质结构探析 摘要：从“秘书素质的系统性”角度出发，探讨秘书能力素质新结构应该具有的四个意识：应变意识、创新意识、独立意识和当代意识　　关键词：秘书从业人员；素质；新结构　　“秘书素质”的话题伴伴随秘书队伍的扩大而日渐高涨，不过大多强调“专业技巧，即怎样应对某一件详细事件”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性知识经济背景下的企机关对秘书从业人员提出了更高的能力素质要求　　一、社会对秘书从业人员的需求情况分析　　依据多年来从人才市场反馈的供需信息分析，社会对人才的需求大致可分为四类：一类为服务型秘书如企业办公室、基层行政机关办公室的服务人员、生活类秘书等；二类为事务型秘书，如企业、企业、基层行政机关的办公室文员、公关人员、档案管理人员等；三类为文字型秘书，如企业、企业、行政机关的文书起草人员；四类为管理型秘书，如企业、企业单位的总经理助理、部门经理、办公室主任基层行政机关办公室主任等　　依据职责的大小，秘书又能够分为以下三种：一是初级秘书——以接、发、收发信件等服务为主比如企业的初级秘书应包含企业前台接待、接线生、部门事务助理等她们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。

二是中级秘书——能够写通常信函起草汇报和准备会议等，多为大专或本科毕业比如，企机关中的部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理多种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高三是高级秘书——能起草主要的协议文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力高级秘书是伴随市场环境下组织横向联络的加强和当代化办公手段对组织的渗透而出现的当代高级秘书尤其强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等比如，企机关中的高级秘书包含跨国企业首脑秘书、董事会秘书、地域总裁秘书和总经理的高级行政助理等，现在属于人才市场上的稀有　　二、秘书从业人员能力素质现实状况分析　　高科技日新月异的发展，新技术的利用不但改变了大家的工作条件，还使人类进入了信息传输全球化的时代传统的以纸和笔为载体的书写方法为打字机、计算机所替代，通信技术、络技术，改变了大家取得信息和交流信息的方法当代办公室设备的使用不但要求从事办公室事务的秘书从业人员含有传统意义上秘书应含有的基础素质，而且要含有熟练使用当代化办公设备的能力，含有使用当代通信手段获取信息并立即整理和传送的能力这对当代秘书的知识技能结构和能力提出了越来越高的要求，秘书人才逐步向“复合型”方向发展，其知识体系日趋复杂和全方面。

伴随中国市场经济的不停发展，秘书工作被划分到行政管理范围，关键是帮助行政领导或经理分担日常事务，职责包括到文档信息管理、会议和聚会的安排、起草信函和文件和内部和外部的沟通等各方面，已经成为党政机关、企机关不可或缺的职位中国秘书从业人员约2300万人秘书逐步成为一个职业，其地位日益提升以往只负责抄誊录写的秘书已经不能适应党政机关、企机关对人才渴望的需求，这对秘书从业人员的能力结构提出了新的要求　　目前的关键问题：一是素质单一化，过多地强调技巧训练一些民营培训学校或一些高职院校为了缩短培养周期，追求短期的经济效益，以速成班培养速成型秘书，她们用短至一年甚至不到一年的时间，学习办公自动化、速记、应用写作等几门课程学成经考试合格后颁发国家认可的结业证书单纯地教和她们处理日常事务的技巧，怎样应对领导需求，处于被动式的应付事务汉字专业毕业生“万金油”型秘书，这一类秘书从业人员大多被看重的是文字功底好，“能说会道”而伴随行业的分化，社会分工的细化，各行各业对秘书从业人员的要求也越来越专业化所以，这类秘书从业人员到了详细的岗位上依然从头做起，需要在实际工作中跨学科、跨专业、跨领域地加强自己的综合素质适应新的岗位。

二是素质模式化秘书角色意识淡化秘书从业人员处于隶属地位，领导说什么就是什么，领导让干什么就干什么，做事盲目服从，缺乏“自立”、“自我”意识虽被称为领导的“左膀右臂”，在实际工作中缺乏主动性，缺乏创新意识，秘书“独立自主”角色意识淡化　　三、秘书从业人员能力素质的新要求　　(一)应变意识——秘书专业本身生存的特点　　秘书工作的详细内容也完成了四个转变：由原来简单的办文办事，发展为既办文办事又出筹划策：由原来的收发信息转向综合处理信息：由原来的单凭老经验办事转向实现科学化管理：由被动服务转向主动服务政策的转变必定要求秘书解放思想、打破思维定势，用改变发展的眼光看问题　　哲学一直被看作智慧的象征，而哲学从根本上讲就是“变”的科学发展的科学秘书工作思维方法和工作方法的基础坚持哲学“变”的看法，坚持客观性，按客观规律办事，以“思辨”达成“思变”秘书工作要忠于事实，以客观实际作为出发点，不是把标准作为出发点同时，在综合处理信息、科学化管理方面，秘书部门必需发挥灵活性的特点坚持改变、发展、求新，不能墨守陈规，以不变应万变要主动主动地关注改变、新情况、新问题，立即关注社会动态，了解市场热点和“敏感点”，掌握瞬息万变的信息，更加好地为领导服务。

作为新世纪的秘书，不能封闭、保守、僵化，做事被动充足发挥自己办文办事的主观能动性更加好地发挥参谋助手作用古人讲“登高望远”，只有思想放开了，才有可能打破僵化　　(二)创新意识——秘书从业人员参谋决议性表现　　秘书部门的首要任务是为领导机关和领导者在正确决议并有效实施方面提供参谋服务，即辅助领导进行科学决议有些人比方得力的秘书是领导的“左膀右臂”显而易见，秘书在日常工作中，不但应该正确领会领导意图，更应该立即补充领导思想盲区，帮助领导打开思绪，激活思想秘书从业人员必须增强创新意识，学会独立思索，打破常规，张扬个性而回到现实中来，“秘书工作被动论”的论调占据主导地位，不少秘书在工作中对领导是绝正确服从不是唯唯诺诺，不敢越雷池半步，就是溜须拍马，俯首贴耳从根本上毫无主见，创新精神更是无从谈起秘书从业人员要有自我实现的追求，要实现自我价值，必需当好领导的助手，就必需将自我意识融入到角色的饰演中在角色中表现自我在规范的角色位置上塑造自我在二十一世纪这么一个高科技时代，大家思维方法的深刻变革是必定的趋向衡量秘书工作的优劣，区分秘书水平的高低的最主要标准就是看对领导决议及实施辅助得怎样科盲”秘书是难以完成辅助领导科学决议任务的，科学知识和人文知识含有不一样的历史和特征，但二者之间有不可分割的联络，共同组成完整的社会文化。

可是长久以来，二者之间存在着互不了解的鸿沟，人文学者往往认为科技学者抱有一个浅薄的乐观主义，不重视人的处境；而科技学者则认为人文学者缺乏远见只热衷于关注艺术和思想存在的瞬间，她们对待问题的态度显著不一样，甚至在情感方面也难以找到共同的基础，这种文化分裂现象直接造成了我们人才素质培养方面的单一和偏失秘书教育的主体衍生于文学教育，受其母体语言文学的遗传，它先天就带有十分浓重的人文色彩秘书学基础课大部分内容就是语言、文学受社会浮躁心态和功利主义的影响，只重视人际“技巧”和变通艺术，所学课程，几乎和科学无关人受汉字的影响，在强化详细思维的同时，却忽略了抽象思维能力的培养而抽象思维则是培养创新性意识的关键立体几何学的学习培养了我们抽象思维能力；一般逻辑学的学习，锻炼丰富了我们的想象空间，使大脑思维得以延伸；数学、算学的学习又激活了大脑思索的缜密性，使我们的思索愈加精细、严密人文和科学的力量相借重，艺术和逻辑的力量相补充，数理科学不但给予发散思维的秘书专业以必须的收敛思维能力，而且会使大家在秘书工作中更善于理性思索，善于发觉展示自我，变被动服务为主动服务相信我们的发明力会使我们在工作领域愈加游刃有余。

　　(三)独立意识——秘书的独立人格的表现　　在秘书行业，有不少这么的定位：秘书是“参谋”、“助手”、“心腹”、“左膀右臂”，是“二把手”，是无名英雄等而包括到秘书人格，却有不少人持这么的看法：领导两袖清风，秘书也清正廉洁；领导人腐败犯罪，秘书也必定品行不端这就完全抹煞了秘书人格的独立性夹杂在上级和下级中间，对上级来说，是“跑腿的”、“打杂的”；对下级来说，又是领导的“跟班”其实多年以后，不少秘书对于自己的身份经常感叹“什么也不是”那么，秘书的人格到底在哪里?　　秘书人格确实立，必定要求秘书明确角色意识和自我意识的关系人的自我意识表现为愿望、意向、爱好、信念等，是不停进取、自我实现的精神支柱依马斯洛的“需求理论”每个人在进入自我实现的某个阶段后，又会出现新的更高的造出鲜明的角色形象在角色形象中展现出独特的自我　　(四)当代意识——秘书和时俱进能力的表现　　二十一世纪，是个崭新的世纪，是个知识和技能飞速发展改变的时代因特和电子邮件的广泛应用，物理上的时空距离深入缩小办公室的很多工作，如各部门文件的传送、会议活动的安排、文件的处理、通知的传达等，全部能够经过电子邮件在瞬间完成计算机汉字语音输入系统的实现，使秘书动口不动手也能写出生花文章。

办公室工作高度智能，将使“文山会海”根本成为历史，也把秘书从业人员从繁重的材料堆中解放出来，提升了工作效率，减轻了工作强度伴随电脑的普及，固定的上下班时间将会被打破，秘书能够在家里完成领导交给的大部分任务，传统的聚集在一个拥挤办公室的景观将成为大家的记忆伴随“政府上”工程的开启，上共享信息成为信息社会的必定选择这使代表着时代价值观念的口号“时间就是金钱，效率就是生命”逐步向“信息就是金钱，决议就是生命”转变然而受长久以来文化积习的影响，我们秘书的日常工作依然生活在封闭、墨守陈规、满足现实状况的传统套子中时代在改变、生活在改变，我们的传统意识也要伴随改变：变封闭为开放；变守旧为创新；变保守为宽容；变被动为主动；变传统为当代增强秘书从业人员的当代意识，应该做到以下几点：一是公关意识在当代社会，秘书从业人员没有一定的公关意识是难以立足的一个单位假如不知道塑造本身良好形象，不知道著名度和美誉度对单位生存和发展的价值，势必在日益剧烈的竞争中失去地位和发展空间群众是事业发展的基石，怎样有效地实现和公众的沟通，是秘书从业人员的一项主要职能秘书从业人员要开展好工作，还必需协调好和单位内部各部门的关系秘书从业人员在实际工作中要强化公关意识，就必需掌握基础的公关理论知识和实务知识，要有良好的精神风貌和心理承受能力，要有较强的协调组织能力和宣传推广能力。

二是竞争意识当今社会是一个充满竞争的社会，面对竞争日益剧烈的环境，秘书从业人员必需强化竞争意识伴随领导水平的不停提升，作为领导的助手和参谋的秘书只有不停挑战自我、超越自我，才能更加好地胜任工作三是法律意识伴随市场经济体制确实立和社会主义法制的日趋完善，社会各行业和法律的关系日益亲密这必定要求秘书从业人员熟悉法律知识，树立较强的法律意识，不然就难以在依法治国、依法行政方面当好领导的参谋助手四是协作意识当今世界，很多生产、工作离不开部门、行业的协作，而市场经济的发展更强化了大家相互依靠、相互协作的社会关系对一个秘书从业人员来说，不依靠集体的力量，个人再有能力和理想全部难以成就事业所以，秘书从业人员要自觉地和其它同事加强沟通和交流这么才能提升工作效率。