定州伊利会计档案管理制度9.docx

1 -定州伊利乳业有限责任公司会计档案管理制度文件编号：DZYL/ZD/ CW /09[A]编制：财务部审核：顿洪福审批：潘强日期：二〇一五年一月二十日- 2 -1.目的为了保证会计资料的安全、完整与规范，特制定本制度2.适用范围本制度适用于定州伊利乳业有限责任公司3．工作内容3.1．会计档案的构成会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告和验资报告、审计报告等会计核算及专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据具体包括：3.1.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证3.1.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿3.1.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告3.1.4其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案保管清册，验资报告、审计报告、会计交接表3.2会计档案日常管理3.2.1账册管理及时将记账凭证装订成册；月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等归档；月末结账后，须将银行存款余额调节表、银行对账单及其他应归档的会计资料及时归档；年终决算后，及时打印会计账簿，将财务档案及时归档。

3.2.2会计档案的装订会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订3.2.2.1会计凭证的装订每月装订一次,装订好的凭证按月份妥善保管归档 3 -会计凭证装订前的准备工作：按顺序排列，检查凭证编号、附件是否齐全；摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针） ，账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；整理和检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因要检查附件是否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全；会计凭证装订时的要求：装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；凭证外面要加封面，封面规格略大于所附记账凭证；装订凭证厚度一般不超过 3厘米，方可保证装订牢固，美观大方会计凭证装订后的注意事项：每本封面上填写好单位名称、起止号码、凭证册数、会计主管人员和装订人员签章；3.2.2.2会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后,除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷基本要求是：账簿装订前，首先检查账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订；账簿装订要求：会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、调页、加空白纸的现象；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账，会计主管人员和装订人（经办人）签章；会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账按顺序编制卷号。

3.2.2.3会计报表的装订- 4 -会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失；会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订；会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；按保管期限编制卷号3.2.3会计档案的保管3.2.3.1会计档案的保管要求会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应得防火器材；会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；3.2.3.2会计档案的借阅会计档案一律不准外借，切实防止丢失和泄漏其他业务部门调阅会计档案，应经财务部经理批准，并指定专人协同查阅，但不得调离财务部门公安、司法、检察机关和有关单位处理案件或特殊需要查阅时，必须持有县以上主管部门的正式公函，经财务部经理批准，并应有专人陪同查阅，查阅人对处理案件所得的取证可以抄录或复印，但不得将原件抽出借走。

内部和外部查阅会计档案均应建立记录，登记调阅记录簿，将查阅日期、查阅单位和人员、查阅情况和结果、批准人员及经办人等，作出详细记录，以备查考会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需要，必须经本单位负责人和财务管理部门经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，限期归还；查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换3.2.3.3会计档案的保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类定期保管期限分为 3年、5 年、- 5 -10年、15 年、25 年五类会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行会计档案保管期限附表一级分类名称 二级分类名称 归档范围 保管期限会计凭证类 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 永久会计账簿类 总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、银行帐 永久月、季度财务报告、年度财务报告（决算） 永久财务报告类审计报告、验资报告及各类报告 永久会计档案移交清册、保管清册、会计档案销毁清册永久核算工作其他类银行余额调节表、银行对帐单 永久预算工作 预算批复文件 永久纳税申报表 永久税务工作税务、财政机关等给我公司单独发函或批复等 永久贷款、贴息资料 永久资金工作资金类合同、报告 永久政府批文及资金批复文件 永久资产工作清产核资报表 永久3.2.3.4会计档案的销毁会计档案保管期满，需要销毁时，应由保管人员提出需要销毁的会计档案清单，由财务部门组织进行鉴定，造具清册，得出报告，报企业主管批准。

已满保管期限的会计档案，如有未了结债权、债务和经济案件，应按有关规定请批准同意后才能销毁销毁会计档案时，应注意保密和安全，并由专人负责监销，须认真清点核对，严防散失会计档案销毁后，由销毁人员、监销人员在销毁清册上签章4.附则- 6 -4.1.本制度自下发之日起实施，原《定州伊利会计档案管理制度》 （编号：DZRY-CW-ZD-09[1.0]）同时废止4.2.本制度由定州伊利财务部负责解释。