大型会议接待方案（10篇）.doc

大型会议接待方案(一)会议接待方案的含义会议接待方案是指安排与会者的迎送和吃、住、行、游、乐等接待活动及具体事务的文案，属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件二)会议接待方案的基本内容1.接待对象和接待缘由会议的接待对象的种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、会议成员(正式和列席)、参展单位、客商、普通观众以及媒体记者等等，有以政府代表团名义来访的，也有联合组团参加的，还有的是以个人身份参会、参展、参观每一种接待方案一定要写清楚具体的对象同时还要简要说明为何接待，即接待的缘由、目的和意义2.接待方针接待方针即会议接待工作的总原则和指导思想接待方针应当根据会议目标和会议领导机构对接待工作的要求以及参加对象的具体情况确定3.接待规格包括迎接、宴请、看望、陪同、送别参加对象时，主办方出面的人员的身份，以及主办方安排的食宿标准等4.接待内容包括接站、食宿安排、欢迎仪式、宴请、看望、翻译服务、文艺招待、参观游览、联欢娱乐、票务、返离送别等方面5.接待日程写明各项接待活动的日程安排6.接待责任写明各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。

如大型会议活动可设置报到组、观光组、票务组等工作小组，分别负责与会者的接站、报到、签到、观光旅游、返离时的票务联系等工作7.接待经费写明与会者的食宿和交通的费用安排，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外会议活动还包括一定数量的礼品费对外公布的接待方案一般不写这一部分的内容第2篇：大型会议接待方案一、会前准备工作1、组织会务班子、明确工作职责大型会议还要制定详细的会务工作方案2、发出会议通知包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点5、大型会议要印制会议凭证如出席证、列席证、工作证、请柬等6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛1)悬挂会标、徽记、旗帜登2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果3)确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效5)摆放适宜花卉7、后期服务工作大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况二、会务组织与服务工作1、会务人员提前____小时到达会场，反复检查会场准备情况2、搞好会议签到、材料分发3、落实主席台领导、发言人是否到齐4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座5、维持好会场秩序会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭，一般不允许找人，无关人员不准进入会场6、做好会议纪录，写好会议简报7、组织照相8、为与会人员预订车、船、机票等三、会议善后工作1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等2、组织送站根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等3、做好会议文件的清退、收集、归档工作4、做好会议报道工作大型会议接待方案一、会前1.与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需服务项目2.提供会议所需要的航班、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况4.确定方案，签订合同，预付定金二、会中1.会议接待专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前准备准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品3.会议场所专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等4.会议住宿房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求5.会议餐饮用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认6.会议旅游旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认7.会议娱乐娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认8.会议服务会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务三、会后1、结帐提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐2、资料会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册3、合影会议期间参会人员集体合影，会议结束前冲印出来分发给每位与会人员以做留念大型会议接待方案（二）▲第____天机场专车抵达您所指定的地点，恭候会议成员上车前往酒店，会议举办者可以在车上讲解会议日程安排及有关事项在酒店大堂办理入住登记手续后，会议成员入住酒店晚上安排成员水疗馆水spa住：五星酒店(国际会展)第____天08：00酒店统一安排morningcall▲08：30早餐▲10：00开始举行会议▲12：00上午会议结束，会议成员共进午餐▲13：00-17：00下午根据您的时间安排，继续举行会议。

▲18：00晚餐，可以安排丰盛的晚宴，并安排演出、抽奖等活动，将气氛推向____▲19：30-21：0____联欢晚会，增进会议成员之间的沟通、交流和合作▲21：00会议成员自行安排娱乐活动(保龄球、台球、乒乓球、沙狐球、ktv、____等)，休息住：五星酒店(国际会展)第____天▲08：00酒店统一安排morningcall▲08：30早餐▲脱去西服的沉重，身穿休闲装，带着轻松快乐的心情，09：00游览▲11：30会议活动结束，与会成员统一退房，酒店大堂集中▲13：00前往历史名镇参观会议行程结束报价：元服务标准及费有分列报价：车：空调旅游车(含接送、第____天旅游用车)、票：景点第一大门票、会：含会议费用、住：五星级酒店，如出现单男单女，须补房差、餐：围餐(八菜一汤，十人一桌)、赠：旅游责任保险、旅游意外险____万元/人横幅一条、摄像制作一制订预算：制定可行预算或按既定预算安排有关工作；通常而言，商会预算包括以下几个方面：1、交通费用：交通费用可以细分为：(1)、出发地至会务地的交通费用—包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通(2)、会议期间交通费用—主要是会务地交通费用，包括住宿地至____的交通、____到餐饮地点的交通、____到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

3)、欢送交通及返程交通—包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、2、会议室/厅费用/具体可细分为1)、会议场地租金—通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内—比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算2)、会议设施租赁费用—此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大3)、会场布置费用—如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商4)、其他支持费用—这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议3、住宿费用住宿的费用应该非常好理解—值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关—譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围4、餐饮费用会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的1)、早餐：早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到____％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算—而改为按预定人数收取费用)(2)、中餐及午餐：中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算—自助餐形式，按桌预算—围桌式形式如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用3)、酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。

在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收____％左右的服务费4)、会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要而外的预算通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种—西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主5)、联谊酒会/舞会：事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认6)、其他—点心、水果及调制色酒5、视听设备除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：●设备本身的租赁费用，通常按天计算●设备的运输、____调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理●音源—主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理6、演员及节目通常可以选定节目后按场次计算—预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关—专场或包场除外。

7、杂费杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理做好商旅会预算并联系好几家会议场地后，进行实地考察是十分重要的，考察后再最终选定一家场地并提前预定二会议场所实地考察：视察选定的场所和设施，检查并比较各项设施；协调会务工作人员的活动；根据会议的具体情况，设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节会议场所的确立预定：根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约根据需要，准备会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行在会议开始前需要根据会议的具体情况确定会议设施，此项。