202X电大办公室管理形成性考核册作业答案.doc

中央播送电视大学 办公室管理形成性考核册作业答案  第一次形成性考核作业题目解析　　一、将办公室实务工作的简要内容填入以下表格，内容根本相同的填在一行中　　这道问题是针对教材第一章中办公室实务范围和内容予以设计的，主要考虑是，让同学们对办公室的具体业务有一个比拟全面的了解，能够对三类文员，即国内一般性文秘工作、国外一般性文秘工作和国内外企文员工作的共性工作和一般性区别有一个大致的了解同学们在填表格内容时，应该注意要会“合并同类项〞，也即将内容根本相同的，填在同一行中当然有些内容可能因工作管辖范围和责任等因素置放在一起未必适宜，但只要能够自己说出理由也是可以有自己的判断和归类的　　问题源于教材第一章第2点“办公室实务的范围和内容〞〔P3—P5页〕　　参考性解答：办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业〔含外企〕1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函记录上司指令及会谈、会议内容2文书制作复印资料打印文稿及表格3文书处理在权限内按自己的意思发出信函信函和邮件的处理4档案管理档案管理 5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要记录上司指令及会谈、会议内容6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。

 7信息资料准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料收集及整理各种信息8信访工作替上司接洽外界人士例如记者、工会职员等接待宾客和员工的来访9接待工作接待来访宾客；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打 10协调工作以 往来维持和外界的良好公共关系 11督查工作督导一般职员或速记员 12日程安排替上司定约会并做好记录；为上司安排旅行或考察 13日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上司保管私人的、财务的或其他的记录通讯事务、 ；照料上司身边的琐事14办公室管理 办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品15其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐执行上司交办事项16 替上司申报交纳所得税及办理退税 17  外出办事，如银行、邮局等　　上面的答复可供参考，因为有些内容划分在一类中似乎不是很妥当比方：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项还有些内容要分开来写比方：通讯事务、 、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项那么是文书处理的内容。

又如外出办事，如银行、邮局等工作也可能是“其他临时交办的事项〞栏中的工作内容　　二、办公用易耗品主要包括哪些？　　这个问题教材中有明确的表述，只是同学在答复以下问题时，除了答复出教材中的有关内容以外，还应注意在日常办公室工作中，随着现代化办公技术手段的变化，又有很多新的易耗品出现，教材所列出的工程一定不全，我们应当予以注意，如墨盒、墨粉等等，当然完成作业可以按照教材内容答复即可　　问题源于教材第一章第5点的“办公用品的种类〞〔P19—P20〕　　办公用易耗品主要有：　　1．信封、纸张；　　2．软盘、光盘等；　　3．铅笔；　　4．圆珠笔；　　5．签字笔或钢笔；　　6．修正液或修正带；　　7．印盒；　　8．各种小型机器，如订书机〔包括订书针〕、打孔机、装订机〔包括装订线〕、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；　　9．小刀；　　10．日历等；　　11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等　　三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？　　这个问题主要是通过对文员工作三个步骤的认识，加深同学们对文员实务中工作运行科学有效性的认识，同时也能够对三个步骤之间的关系问题有一些概念性的认识，注意用一些联系的观点来看待问题，也就是认识到三个步骤不是分开独立的，而是互相联系形成一个循环系统。

　　问题源于教材第二章第1点“文员工作指导思想〞〔P25----P27〕　　文员工作分为三个步骤：方案、实施和检查　　1．方案的步骤，在事情没有开始前要先做好方案，充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最正确　　2．实施的步骤，是按照方案从事工作的阶段，这个阶段检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限　　3．检查的步骤，是通过评估，研究工作是否按照方案实施，是否到达了预期，要分析方案和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比拟分析　　三者的关系为：　　先作方案，付诸实施，然后检查结果，围绕“方案——实施——检查〞这样一个滚动的过程开展三者相互联系形成一个循环　　文员首先要仔细制定方案，然后根据这个方案去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的方案有所帮助和启示　　同学们在答复这道题目时，需要注意此题一共有两个小问题不仅要阐述文员工作的三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何，答案需要自己组织，而且要能够理解自己所答复的问题教材中有相应的论述，同学们应能够依据参考性答案，自己进行相应的归纳，能够用自己的语言组织答案更好。

　　四、按照“优先顺序〞处理工作原那么，虚拟一份半天或一天工作〔或家务〕方案书　　此题主要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先顺序’处理工作〞这一知识点　　在按照“优先顺序〞制定方案书时，要按以下三个步骤进行：　　1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从方案中删掉　　2．对于A类事情再进行分类，分为：　　重要并且紧急的事〔优先做〕；紧急但是并不重要的事〔第二做〕；重要但是并不紧急的事〔第三做〕；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事〔可以请他人代劳〕　　3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示　　此题的例子请同学们见教材第28页，问题的关键是同学们应该尽量结合自己的工作生活实际，我们每个人在自己的工作生活安排中都会有自己方案做的、急于做的、非做不可的一些事情，而能够按照“优先顺序〞安排自己的工作并处理事情，就会极大地节省时间，有效利用时间，就会使得工作忙而不乱，井然有序同学们在制定方案书时一定不要抄袭　　五、从以下文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识　　1．请示方法和报告方法；　　2．方案方法和总结方法；　　3．受意方法；　　4．传达方法；　　5．进言方法；　　6．变通方法和挡驾方法；　　7．分工方法与合作方法。

　　此题源于教材第二章第3点的“文员的工作方法〞〔P32---P39〕下面以“受意方法〞为例组织相关答案，同学们可以参照答题思路作答　　1．简要说明受意方法：　　受意就是文员接受和领会上司的意图可以分为直接受意〔即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会〕和间接受意〔即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等〕　　受意方法要注意：　　〔1〕善于领会上司意图，不要曲解上司意图；　　〔2〕备好记录本，记录下指示要点；　　〔3〕注意倾听，用心判断指示的用意；　　〔4〕必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；　　〔5〕如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；　　〔6〕接受指示后，要不失时机地贯彻实施　　2．结合实际谈体会　　我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性　　才开始工作时，我到一家房地产公司当文员有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个局部——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。

当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介　　从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性　　同学们在答复这道题的时候，可以只选择其中一个或两个题目进行答复答复以下问题的思路是，首先说明所写方法的根本含义，这个主要依照教材中的表述作答即可答复时还应将方法涉及到的相关考前须知予以说明，如受意方法要注意的问题，进言法要注意的问题等等答复时还一定要要注意结合教材，联系实际作答既做到简要说明教材中的相关知识点，又能够结合实际谈出自己的体会这是一个比拟典型的理论结合实际的题目，相信我们在工作中经常会用到这样一些方法，关键是我们平时可能不会太注意这些方法，而一旦将这些方法理论化又会使我们觉得有些不便，但我们还是应该更为自觉地使用并能够结合实际谈出我们自己的一些认识　　为了帮助同学学习这局部内容，下面举例说说进言方法　　我是公司一名主管，在做了大量工作并经过深入的调查分析后，觉得有必要向自己的上司提出一些建议，经过反复思考，在这样一些时机下，我应该选择哪个时机，请大家帮助出出主意。

　　A. 在领导午间休息的时候提出来　　B. 首先简单地介绍一下你发现的问题，然后在提出自己的见解　　C. 在员工的婚宴上向领导提出来　　D. 直截了当地提出建议　　参考答案：大多数领导者都有午休的习惯，午休期间是忌讳被打搅的，因此选项A时间选择不恰当选项C在员工婚宴这样喜庆的场合中，提出工作建议是不适合的还是另选时机为妙因而C项也非最正确选择选择D是和性格直爽的领导比拟适宜，我们应该考虑到如果这位领导很爱面子，很注重礼节性的东西，这样做成功的几率就很小，所以选择D想也不是很适宜在四项答案中选择B应该是比拟恰当的这个选项既注重了说明自己所发现的问题，同时也把自己的见解予以表达就四个选项而言，A和B选择时机不当，即适时、适地不当，而D项适度有所欠缺　　下面一段文字材料供同学们在学习进言方法时参考：　　及时给领导提出科学、合理的意见和建议，既是下属的应尽职责，更是下属展示才能、赢得上司赏识和器重的一条重要途径但是，科学合理的建议并不一定能被领导接受和采纳，给领导献言献计的部属也不一定都能得到领导的信任和重用这里的关键就在于要掌握向领导进言的技巧和方法　　一、适销对路 　　 提建议的最终目的是要让领导采纳，但建议能否被采用，首先取决于建议的内容是否“对路〞，是否适合领导的“口味〞。

韩非子就曾提出，下属不能随便向上司进言他提出几种情况：其一，君主秘密筹划的事，不知情者贸然进言就会有危险；其二，君主表里不一的事，谁把情况说破，谁就会有危险；其三，为官经历还不深，还未得到君主的信任时，如果把自己的才能全显露出来，那么即便谋划成功也不会受赏；如果谋划失败，反而受疑心韩非子所列举的这些情况，其实就是由于未对领导的脾性、好恶等进行充分掌握所导致的这其实就是在告诫我们，知事固然重要，而知人那么更为重要，因为，不同的领导具有不同的个性、习惯和思维方式，对于特定问题，有着不同的考虑，而这些都有可能决定性地影响下属建议的命运，影响领导对下属的评价。