英文邮件写作讲义.doc

一、 英文邮件：Hello, xxx,Wish you have a nice day!May I ask whether you have received my quotation? Now I am sending it again, if you have any other ideas. Please feel free to contact me. We will do much better if you can give any advices to us.Waiting for your favorable reply soon!Best wishes.二、 邮件格式模板 ⑴称呼 知道收件人名字正规写法,如学校写给Harry Potter,就是Dear Mr. Potter, 熟人写法，如小天狼星写给Harry Potter,就是Dear Harry, 亲密写法，如赫敏写给Harry Potter,就是Hi Harry或者Hello Harry, 不知收件人，就是To whom it may concern或者Dear Sir or Madam知头衔/职位，Dear Prof.（教授）/Dr.（博士）+ 姓称呼：Mr.用在姓或姓与名前,不能单独用在名字前,如Mr.Smith, Mr.John Smith. Mr.也可写在职位前,如Mr. President. Mrs. Mistress的略写.用于已婚妇女,相当于汉语的"夫人, 太太". 通常用在丈夫的姓和姓名之前,如:Mrs. Smith, Mrs. John Smith. Madam 对不认识的妇女,不知已婚未婚时常用madam来称呼;Miss,复数为misses 1).对未婚妇女用,未知已婚未婚时也可使用. 2).Miss没有简写,也不加句点. Ms.或Mz 美国近来用来称呼婚姻状态不明的妇女,相当于汉语 中的"女士". ⑵开头在详细表述前，告知邮件重点：I am writing to inquire… I am writing in reference to… I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我写信时要确认/询问/通知你…I am delighted to give you the detail about…我很开心能给你提供…的详情感谢读者是邮件开场白的好办法，感谢式的开头能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。

1. Thank you for contacting us. 分析：如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头向他们对公司的兴趣表示感谢 2. Thank you for your prompt reply. 分析：当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thank you for getting back to me.” 3. Thank you for providing the requested information. 分析：如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用这句句子表示你仍然对他们的付出表示感激 4. Thank you for all your assistance. 分析：如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“I truly appreciate „your help in resolving the problem.” 5. Thank you raising your concerns. 分析：就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。

这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激同时，你也可以使用，“Thank you for your feedback.” 不正确的表述，要避免Phrases best avoided: 请最好避免： I hope this email finds you well. 我希望这封邮件能被你看到 Please be advised as follows. 请按照如下建议 This email concerns… 这封邮件是关于……⑶正文content一个段落一个主题，几个段落一个主旨Attached please find the latest information on…最新消息可查看附件…In order to achieve our sales target, we need to…为了完成我们的销售目标，我们需要… 对方了解你写信的目的及背景，接下来就该要求对方行动，例如回信、回、表达意见、缴交文件等：Could you please call me later today?你能明天给我吗？商业信函中应注意使用书面语▶用 receive, 不用got；不要用缩写▶用 does not, 而不用doesnt；多用委婉客气的语气▶I was wondering if you could provide some more details.重要内容加粗，但不要全部大写▶Please review the attached documents thoroughly.⑷结尾Closing 在邮件开头表示感谢一般是表示对对方过去付出的感谢，而在邮件结尾处表示感谢是对将来的帮助表示感谢。

事先表示感谢，能让对方在行动时更主动更乐意 1. Thank you for your kind cooperation. 分析：如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢 2. Thank you for your attention to this matter. 分析：本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢 3. Thank you for your understanding. 分析：如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧 4. Thank you for your consideration. 分析：如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话，就用这封邮件结尾5. Thank you again for everything youve done. 分析：这句句子可以用在结尾，和以上有所不同如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出 ⑸落款signature结尾祝福语以下词汇在正式场合及非正式场合均可使用Sincerely, Sincerely Yours, Yours SincerelyRegards, Best RegardsYours， Yours Truly， TrulyBest， Best Wishes签名档要跟着结尾敬语后面：Sincerely,John Smith Sales Representative,Flooring Company二、 写英文商务邮件的9大句子1. 发起会议Initiate a meeting I would like to hold a meeting in the afternoon about our development planning for the project A.今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。

I suggest we have a call tonight at 9:30pm (China Time) with you and Brown. Please let me know if the time is okay for you and Ben 我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下，你和Ben有没有空？We’d like to have the meeting on Thu Oct 30. Same time. 十月三十号(周四)，老时间，开会 Let’s make a meeting next Monday at 5:30 PM SLC time. 下周一盐湖城时区下午五点半开会 I want to talk to you over the phone regarding issues about report development and the XX project. 我想跟你讨论一下报告的进展和XXX项目的情况。

2. Seeking for more information/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议 Shall you have any problem accessing the folders, please let me know. 如果存取文件有任何问题请和我联系 Thank you and look forward to having your opinion on the estimation and schedule. 谢谢你，希望能听到更多你对评估和日程计划的建议 Look forward to your feedbacks and suggestions soon. 期待您的反馈建议！What is your opinion on the schedule and next steps we proposed? 你对计划方面有什么想法？下一步我们应该怎么做？What do you think about this? 这个你怎么想？ Feel free to give your comments. 请随意提出您的建议。

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