出版企业的应收账款管理与风险控制.doc

出版企业的应收账款管理与风险控制 雷瑞芳 北京大学出版社有限公司 摘 要： 随着国家经济的不断进步与发展, 我国国际地位也不断提高, 各个行业也不断得到发展, 促进了出版业企业向一个新的方面发展信用交易成为市场发展的一个趋势, 赊销的信用营销策略就产生了应收账款, 出版社的图书先铺货后退货的营销方式更是加大了应收账款的余额出版社高速发展的前提是必须变革长期以来形成的粗放式管理模式, 将财务管理贯穿于经营活动的全过程, 企业财务管理以资金管理为中心, 资金管理本身就蕴藏着风险, 有效控制风险, 合理利用风险是企业提高核心竞争力的途径本文笔者从应收账款的管理和风险控制两方面阐述了应收账款带给企业的利弊及应对策略, 减少出版企业应收账款的途径和方式, 以其能使出版社的资金可以得到有效使用在大数据时代的来临和企业 ERP 系统的应用, 特别是我社正在进行的 ERP 系统, 目前正在进行上线测试, 新系统不仅将出版业务系统流程完美呈现, 同时, 在不久的将来会将云因财务系统嵌入出版业务系统, 达到无纸化办公, 全部数据都能够电子化处理, 将使出版企业的应收账款和风险能够得到有效地控制关键词： 出版企业; 应收账款; 风险控制; 改革开放以来, 市场经济竞争越来越激烈, 文化体制的改革给我国文化产业发展注入了活力, 促进了出版业的产权制度改革, 企业制度不断深入到市场, 成为主要的发展趋势。

近年来, 实体书店的不景气和市场萎缩, 纸质图书的高额定价, 使许多出版企业的生存越来越困难, 而现在网络书店因为其运营方式的垄断态势, 提书折扣越压越低, 使得出版社的经营压力越来越大, 也使出版企业的利润越来越薄, 许多实体书店的倒闭也造成了出版社应收账款的坏账损失应收账款和存货的膨胀是当下出版行业面临的头痛问题之一, 不仅意味着现金流的延迟回收, 还可能隐含坏账、呆账、积压存货甚至假账风险, 传统的出版业正在向数字出版转型目前我社正在进行 ERP 系统的上线, 该系统完全运转后将具备以下的管理功能:1.全面进销存监控2.全流程财务数据管理3.出版社编印发全流程业务管理4.全流程档案管理 5.办公管理信息化平台的应用, 不仅可以使资源共享, 统一管理, 减少重复工作, 提高工作效率, 同时使财务数据能够准确及时地传达到需要使用它的人手中应收账款不是一个单独的数据模块, 它体现了出版社的客户资源, 影响着图书库存, 市场的预测, 生产计划与销售计划, 应收账款构成复杂, 出版销售能力不断增加, 销售渠道也是不断增加, 销售渠道的多样性发展更是造成应收账款结构复杂现象了解市场需求, 对出版物进行跟踪, 更快的了解适销对路的图书, 不仅会带来一定的好处, 还会使应收账款变得更加复杂。

出版社采用赊销方式来扩大自身的销售市场, 提高销售量, 出版社必须在各大区域进行大量的铺货, 这时就出现了大量的应收账款, 2016年我社发货码洋为 6 亿, 回款为 3.3 亿一、应收账款管理策略应收账款管理是为了更快的收回账款, 回笼资金, 使资金的使用进入良性循环, 增加企业的盈利能力因此, 出版社应该时刻关注自身经营活动中的应收账款的账龄分析和管理, 只有这样才能有效地防范应收账款风险我社这几年在应收账款方面逐渐细化管理, 应收账款大多为 2013 年以前的遗留问题一) 考察客户的信用程度我社图书的销售分为地面销售和网店销售, 地面销售是新华书店、民营书店及图书馆采购, 网店销售是在当当、亚马逊第三方平台销售和网店直营销售及微店销售, 近五年的销售数据显示, 民营书店在销售中占据了越来越重要的地位, 对初次进行合作的民营书店建立客户档案, 对客户的资产及负债能力进行评定, 根据发货码洋的金额要求客户给与资产抵押, 通常资产抵押或者现金抵押的比例为发货码洋的 50%, 教材类图书回款期为三个月, 其他类图书回款期为半年, 如果不能按期回款, 则停止发货对于信用良好的客户, 我们可以接受其开出的银行承兑汇票或其背书专人的银行承兑汇票。

一般年底回款期承兑汇票会多一些, 同时, 年底也是我们出版企业结算纸款、印装费、排版费的集中付款期, 将收到的银行承兑汇票背书转让, 也是我们降低应收账款风险的手段二) 加强员工的思想重视程度, 责任到人我社目前按照发货任务, 回款额和退货率三个指标每半年考核一次, 考核结果与本人的奖金挂钩回款额为硬性指标, 发货任务及退货率为辅助指标近 3年我社退货率基本上都控制在 10%以下, 我社发行部门每月都要进行一到两次片区之间的交流与问题解答, 及时解决销售中的问题同时, 销售部根据图书类别及品种的生命周期制定退货计划, 将进入衰退期的图书及时退货, 迟迟不退货只是延长了退货时间, 并不是真正地消化库存, 因此延期退货反而对出版社不利三) 建立信息员制度我社在几个地区市场片区招募信息员, 他们是出版社与当地经销商直接的纽带, 帮助地区和大区经理管理书店及经销商和当地的图书馆, 信息员起到及时了解片区的销售情况和市场动态, 管理当地的销售市场, 以及了解当地竞争对手的活动情况依托合作伙伴关系建立长期的收据收集模式, 收集本地区一级经销商 (省级) 的销售、库存和退货率的数据, 并对二级经销商采取抽样调查的方式评估本地区整体库存、销售和退货率情况。

大区经理定期对卖场、经销商提供的数据和信息员提供的数据进行比对, 以了解真实的销售情况, 并对于需要提供的促销活动由当地的信息员给与帮助与支持四) 财务部门也要定期分析应收账款的情况新华书店在 2012 年开始, 更新信息系统, ERP 系统的应用, 使双方对账越来越准确、快捷, 销账也及时但是, 我社财务部会在一个季度结束时, 提交财务部主任一份应收账款的账龄分析表, 提出哪些应收账款是正常的, 良性的, 哪些应收账款是需要提请销售部门警惕的, 现在我社的应收账款基本上进入了良性循环, 之前的应收账款因为双方人员的调整, 发货、退货双方销账信息不对称, 单据丢失, 书店破产等造成的原因, 财务部应和销售代表及时沟通, 想方设法减少损失, 减少扯皮, 甚至保留证据诉诸于法律在销售活动初始, 签订规范的合同, 从源头上遏制高风险合同二、风险控制出版企业的发展需要明显的分工合作, 这样才能使企业平稳高效的运行, 使企业获得更大的利润出版社的核心产品是图书, 而且精品图书才是企业的利润增长点, 一方面要把握住现有的精品图书, 另一方面, 依靠策划编辑灵敏的触角, 把握图书市场的方向, 多出好书, 畅销书。

我社在销售排行榜前十名的图书, 基本能占到销售码洋的 30%一) 编辑参与制定图书的营销方案风险的控制离不开编辑的参与编辑与作者的联系最多, 对于所编辑的图书的市场定位以及作者对所出图书的把握也最了解有些作者在其研究的领域具有很高的学术地位, 有些作者具有较为广泛的社会影响力, 有些作者甚至具有强大的粉丝基础, 那么, 图书在哪些媒体, 在什么时机、以什么样的形式进行宣传效果最好, 这些情况编辑在和作者的沟通中可以获得相关的信息对于这类的图书, 只需要发行投入相应的广告和宣传的支持即可打铁还需自身硬, 精品图书的销售可以大大降低应收账款的风险, 及时回款, 像北大出版社出版的《全球通史》, 从出版到现在 10 年间已发行了 260 万册而对于一些冷门、偏门、阅读受众群体小的图书, 根据市场预测, 则需要收取一定金额的出版补贴, 以弥补可能的损失目前随着市场化竞争日趋激烈, 锻炼和培养一支具有市场前瞻性和专业化的队伍就越来越重要了, 一支对市场敏锐, 对图书专业的编辑队伍是出版社长远发展的基础, 也是规避经营风险的最根本的解决方法二) 提供准确精要的图书信息对于图书的销售来说, 准确且精要的图书信息对于出版社和各个销售渠道 (特别是网络渠道) 来说都是至关重要的。

图书信息包括图书的基本信息和推广信息图书的基本信息, 包括书号、开本、定价、封面、版权页、目录等信息图书的推广信息, 包括作者简介、内容简介、本书特色、宣传重点等所谓准确, 是指责任编辑提供给出版社和经销商的相关图书信息要明确、全面, 不要有所遗漏所谓精要, 是指责任编辑提供给出版社和经销商的相关图书信息要突出重点、简约而不简单而要达到上述要求, 需要责任编辑根据图书的内容在文案策划与营销推广方面多下功夫, 立求提供的相关符合图书销售的要求, 这样才能获得经销商的青睐, 有利推动图书的销售好酒不怕巷子深在这里是行不通的, 一本好书需要众人拾柴火焰高, 准确精要的图书信息就是打开读者心灵的钥匙三) 良好的推介平台我社从 2015 年初开辟了一个博雅讲坛的好书推介全民阅读活动, 同时开通“北大博雅讲坛”公众号 (id:pkubjjt) , 迄今为止已经举办了 100 期精品活动, 邀请到《解读中国经济》的作者林毅夫教授, 《哲学是什么》的胡军教授, 《南画十六观》作者朱良志教授, 《伦理学是什么》的作者何怀宏教授, 《中国哲学简史》《中国文化精神》的嘉宾陈来教授, 《家人父子》的作者赵园先生, 还有新加坡驻华大使罗家良及赵柏田、葛剑雄、余华、苏童、钱乘旦等一百多位思想领袖、学界精英和知名专家进行演讲, 现场参与的读者人数已达十几万人, 线上参与的读者人数已达上千万人次, 每期活动场场爆满, 颇受欢迎。

于此同时, 报刊、网络、新媒体纷纷争相报道, 好评如潮, 社会影响力非常高, 这个活动配备了最专业的执行团队, 邀请最重磅的嘉宾, 策划最热点的话题, 打造最浓厚的文化氛围, 在文学、历史、哲学、艺术、科普、社会科学等多方面给予读者最大的知识传授, 指导阅读我们坚持把为社会服务放在重中之重, 致力于为广大读者提供最优质的图书资源、阅读指导和相关的文化服务提高社会效益的同时, 经济效益也不断提升, 每期活动结束的一个月的销售数据显示, 重点推介的图书和相关类别的图书增加了 20%-50%的销售量, 从合作方置换到了 50 万元的资源三、结语立足国内市场的同时, 我们也应当打开思路, 将我们优秀的中华民族文化走出去, 2015 年 3 月, 随着《推动共建丝绸之路经济带和 21 世纪号上丝绸之路的愿景与行动》的正式公布, 作为“一带一路”主线之一的文化交流也备受关注, 海外图书市场的开辟不仅使出版社的优秀图书走出去了同时还能增加外汇收入鸡蛋不能放在一个篮子里”, 出版社不仅要坚持质量第一, 打造精品图书, 把社会效益放在首位, 在实现社会效益和经济效益的统一的同时, 勤练内功, 将我们优秀的富有民族特色文化的图书资源介绍到国外, 不断扩大中华文化的国际影响力。

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