合同管理操作手册.doc

采购操作手册——合同管理北京网达信联科技发展有限公司时间：2010-3目录(一) 从台账生成合同 31.1) 生成电子交易平台合同 31.2) ：生成SAP合同 41.3) ：非标合同录入 61.4) ：合同管理-合同审核 7(二) 付款记录和付款确认 92.1) ：付款录入 92.2) ：付款确认 10(三) 生成Word合同 11(四) 合同模板 12(五) 到货管理 155.1) ：到货录入 155.2) ：到货确认 16(六) 合同事件提醒 17(七) 付款计划 17(八) 付款申请 18(一) 从台账生成合同合同管理是指已采购完成后根据采购的定价数据生成合同，经采购单位领导审核通过生成合同录入合同基本信息、供应商信息、选择合同模板、标的物明细、付款计划、合同事件等信息生成合同生成WORD合同查看编辑、保存合同，按照酒钢集团采购交易管理细则要求编辑签订合同采购完成后，根据采购的定价数据生成合同，经采购单位领导审核通过后按采购结果生成合同，采购结果的标的物发生变化时须报请采购单位领导和交易中心管理员审核，有交易中心管理员做台账数据调整（采购结果数据调整到日常办公-台账管理）根据是否上ERP合同决定是否生成SAP合同，合同进入ERP进行管理( 标的物需要规范的ERP编码)，对于没有上ERP合同管理的采购单位生成电子交易平台合同进行合同管理。

1.1) 生成电子交易平台合同操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【从台账生产合同】—【从待生成合同的供应商类别选择】 点击“待生成合同的供应商类别选择”选择已完成采购活动的标的物，一个采购活动拆包多个投标方中标时合同也进行相应拆分，一个投标方中标多个采购项目时需要签署多个合同选择标的物点击“计算”自动计算出本次合同的总金额，填写合同名称、选择合同类型、签订人、使用方向、付款类型、交货地、使用地、签约时间、有限截止时间等类型信息，点击“上传”按钮上传合同附件，在生成woed合同中选择模板，在付款计划中录入付款计划的付款类型、金额、支付时间、等信息（付款计划非必填项，选中可点“删除行”进行删除操作），在合同事件中点击“增加行”添加合同事件，添加的合同事件到提醒时间时，点击“合同事件提醒”系统会自动提示，合同事件非必填项录入完成以上标的物信息、计算金额、合同名称、合同类型信息、付款计划和合同事件提醒信息后点击“保存”完成合同在电子交易平台的建立，合同的再次修改、提交审核和删除点击“合同管理”1.2) ：生成SAP合同操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【从台账生产SAP合同】 点击“待生成合同的供应商类别选择”选择已完成采购活动的标的物，一个采购活动拆包多个投标方中标时合同也进行相应拆分，一个投标方中标多个采购项目时需要签署多个合同（标的物必须在ERP中已存在，才能生成SAP合同）。

选择标的物点击“计算”自动计算出本次合同的总金额，填写合同名称等基本信息、SAP信息（供应商（必须是ERP中已写入的供应商）、创建日期、采购组织、费用成本中心、标的摘要、违约责任等信息），点击“上传”按钮上传合同附件，在生生成woed合同中选择模板，在付款计划中录入付款计划的付款类型、金额、支付时间、等信息（付款计划非必填项，选中可点“删除行”进行删除操作），在合同事件中点击“增加行”添加合同事件，添加的合同事件到提醒时间时，点击“合同事件提醒”系统会自动提示，合同事件非必填项录入完成以上标的物信息、计算金额、合同名称、合同类型信息、付款计划和合同事件提醒信息后点击“保存”完成合同在ERP的建立（合同的审核流程和维护进入ERP系统操作）1.3) ：非标合同录入平台上没有发生采购项目，符合规定的创建非标合同，进入平台进行合同管理操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【非标合同录入】点击“非标合同录入”录入非标合同的基本信息：合同名称、合同类型、采购合同类型、签约单位、合同金额、税率、货币类型、签订人、规格数量、使用方向、付款类型、交货地、使用地、签约时间、有效截止时间、项目名称、履约期限、违约责任、供应商信息（选择平台中预备与合格供方），添加非标合同备注信息，上传相关附件点击保存生成非标合同（进入合同管理修改、删除、提交审核），点击提交审核进入非标合同审核流程。

非标合同审核流程，不同情况的非标合同四种审核流程 非标合同审核流程 1：起草》合同签订委托代理人》经营管理部运行处》企业管理信息表合同科》集中打印2：起草》合同签订委托代理人》企业管理信息表合同科》集中打印3：起草》合同签订委托代理人》工程类（合同）管理员》工程建设管理部项目主管》工程建设管理部合同主管》工程建设管理部部长》企业管理信息表合同科》集中打印4：起草》合同签订委托代理人》战略投资委员会代理人》战略投资委员会领导》企业管理信息表合同科》集中打印1.4) ：合同管理-合同审核操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【合同管理】建立完合同点击“合同管理”，点击“删除”删除合同信息，对于修改完成的合同点击“提交审核”进入合同审核流程，合同审核流程只是采购单位领导审核（通过竟抢和并发处理多个领导审批）对于需要完善的合同信息点击“修改”进入创建合同时的界面，带着上次录入合同信息，或更改合同模板，修改完成时点击“保存”点击“修改”对合同填写信息修改，合同文本编辑，点击“编辑合同”进行合同文件编辑，选中模板对合同模板重选选择，点击“重选生成合同Word”变换合同模板编辑合同完成时点击“保存到服务器”把编辑后的合同保存到服务器，点击Word保存按钮，把修改后的合同编辑保存到本地。

合同建立需要提交给相关的领导审核，在审核通过之后，即成为正式的合同（审核前在日常办公已审核项目中点击项目左上角点击“撤回”）审批模式支持三种：标准合同审核流程、非标合同审核流程、自定义审核流程1：标准合同审核流程，标准合同审核流程，采购单位领导审核，先查看和确认发布信息点击【确认提交】2：非标合同审核流程，非标准合同审核流程，有四种审核路径，根据不同的业务进行选择3：选择“自定义审核流程”，进入审核人员选择页面（不少于招标项目审核流程）：选择需要提交审批的领导，点击“→”，可以将其加入“已选审核人员”列表中可以选择多个领导逐级审核,多个领导审核可以通过“↑”“↓”调整审核的先后顺序，点击“←”将已选审核人员返回，选择好审核人员点击【送审核】提交查看、确认合同信息无误后点击【确认提交】合同审核参考评标专家手册中的项目审核流程(二) 付款记录和付款确认2.1) ：付款录入操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【付款录入】生成电子交易平台成功的合同对付款进行记录和管理，生成SAP合同的付款、到货、付款计划进入ERP进行管理，在付款记录中点击“添加付款记录”增加付款记录录入付款记录的付款类型（付款类型在创建合同时的付款类型）、付款金额、付款余额（自动计算）、支付时间、备注等信息，通过“增加付款记录”“删除选中记录”调整付款的记录，点击“保存”完成付款记录。

2.2) ：付款确认操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【付款确认】对于录入的付款记录，在财务对其完成付款后，由业务员操作付款确认工作选中已经付款的记录，点击“确认选中记录”确认付款对于误操作确认付款的或需要取消付款确认，通过查询付款状态中已确认的付款记录，选中已经付款的记录，点击“选中记录取消确认”取消确认付款三) 生成Word合同操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【生成Word合同】合同文本编辑在合同管理中点击“修改”编辑合同文本，在菜单“生成Word合同”同样进行合同文本编辑通过输入查询条件准确找到所需要编辑、查看的合同，点击“下载”下载合同文本进行本地合同的编辑打印操作，点击“编辑”合同文本进行编辑，选中合同点击下拉合同模板名称点击“生成Word合同”合同模板重选选择编辑合同完成时点击“保存到服务器”把编辑后的合同保存到服务器，点击Word保存按钮，把修改后的合同编辑保存到本地四) 合同模板操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【合同模板】合同制作需要合同模板（模板的建立和修改在交易中心，采购单位可提供审核通过的模板），对已制作完成的合同模板点击查看、添加、修改、删除进行合同模板编辑操作。

合同模板的建立和修改是影响所有上电子交易平台的用户通过录入合同查询条件点击“查询”，准确查询到合同模板，对已制作完成的合同模板点击“查看”查看合同模板内容下载：把合同模板下载到本地进行查看，编辑：合同模板的编辑，点击保存到服务器更新模板内容，查看说明：查看平台可自动生成的信息内容和模板的替换格式要求点击“添加”增加合同模板，录入模板名称和说明，点击“查看说明”查看可自动生成的信息，点击“上传”上传已制作好的本地合同模板（对自动生成的信息在本地Word进行替换，查看说明中提示自动生成信息）对录入完成合同模板信息点击“保存”进行暂存，可以再进行修改录入合同模板信息点击“编辑完成”完成合同模板的建立完成合同模板的建立需要对合同模板的文本内容进行修改时在合同管理点击“从台账生产合同”按照下拉名称选择合同模板，点击“查看模板”进行查看编辑，点击“保存到服务器”把合同模板的修改保存到服务器，再使用模板时就是最新修改后的模板（慎用-影响所有上电子交易平台的合同模板使用用户）查看说明查看可自动生成的信息，提示可自动生成信息制作好的本地合同模板，对自动生成的信息需本地Word进行替换，如下示范代储合同（适应于备件材料）卖方：###卖方单位名称### 合同编号：###合同编号###买方：###买方单位名称### 签订地点：甘肃省嘉峪关市 签订时间：###签订时间###一、物资名称、规格型号、材质或品牌、最大交货量及期初价格###物料表格###(五) 到货管理5.1) ：到货录入操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【到货录入】生成电子交易平台成功的合同对到货进行记录和管理，生成SAP合同的付款、到货、付款计划进入ERP进行管理，通过录入查询条件点击“查询”准确查找到需要添加到货记录的合同，到货记录中点击“添加到货记录”增加到货记录。

录入每个标的物到货记录的本次到货数量、本次到货时间、备注等信息，点击“录入到货数据”录入本次到货的真实情况，录入成功系统会自动提示录入成功5.2) ：到货确认操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【到货确认】对于录入的到货记录，货物验收质检部门验收接收后，由业务员操作到货确认工作通过查询确认状态中未确认的到货记录，选中到货的记录，点击“确认选中记录”确认付款对于误操作确认到货的或需要取消到货确认，通过查询确认状态中已确认的到货记录，选中已经到货的记录，点击“选中记录取消确认”取消确认到货六) 合同事件提醒操作菜单：【采购管理】—【合同管理】—【合同事件提醒】生成合同时创建合同事件提醒的合同，到合同事件提醒的时间时点击菜单“合同事件提醒”，时自动显示提示的信息（通过合同编号、名称等信息查询合同提醒事件）。