NARA信息服务的现状及启示.docx

    NARA信息服务的现状及启示    文?/?祝?洁Summary：信息服务是档案网站的主要功能之一本文对NARA网站信息服务的现状、特点进行分析归纳，并据此提出了提升我国档案网站信息服务质量的相关建议Keys：NARA 档案网站 信息服务 用户需求在网络时代，公众趋于获取信息资源，档案网站已然成为档案用户获取档案信息的重要窗口在各国的档案网站之中，美国国家档案与文件署（NARA）的网站在信息服务方面无疑是佼佼者，其独具特色的用户分组和针对分组用户的个性化信息服务，值得我们研究和借鉴用户分组的理念与分众传播密切相关，美国著名未来学家阿尔文?托夫勒在《第三次浪潮》中指出：信息时代的一大趋势是非群体化，过去一致性的需求被多样化的需求所替代分众传播是指传播者根据受众需求的差异性面向特定受众群体或大众的某种特定需求，提供特定的信息与服务[1]档案网站作为提供档案信息服务的重要工具和平台，更应根据细分受众的需求，做好档案信息的终端营销本文拟对NARA网站信息服务的现状进行分析，并归纳其特色，为我国档案网站提升信息服务质量提供参考一、NARA信息服务现状美国国家档案与文件署（National Archives and Records Administration ，NARA）是美国国家档案馆、文件中心和总统图书馆的业务指导机构，其网站建设凸显细分用户需求的理念，在首页的显著位置将服务人群划分为七类，即普通公众、联邦雇员、家谱学家、国会议员、保存和档案专业人员、文件管理者、新闻记者[2]，每个用户组都能链接到相应页面，提供有针对性的档案信息服务。

一）普通公众（Citizen Archivists）在面向普通公众的页面上，NARA设置了五大栏目，包括标签、转录、编辑档案、上传分享和1940人口普查标签就是让用户帮助档案馆给档案加上Keys、术语和标签，以方便其他用户利用档案用户只需在国家档案馆目录里创建用户名和设置密码，即可开始标签任务例如国家档案馆的一张照片，用户可以给它标注时间、主题、人名等进行描述转录是鼓励公众以完成任务的形式来对一些手写稿或打印件进行转录，以方便其他人查找、阅读和理解历史文件编辑档案为研究人员、教育工作者、家谱和档案工作人员提供了共享知识和信息的平台，在此可以创建网页或编辑现有网页，存储和分享自己的研究成果；也可以通过编辑维基百科来与公众分享档案馆的资源；编辑档案成功的作品将列入国家档案馆的页面作为鼓励上传和分享号召人们上传和分享国家档案馆档案中未提供的数字拷贝件，用户可以利用Flickr（一个网上照片管理和分享的应用程序）上传和分享照片、为照片补充描述信息，如标题、记录组、盒号、地理位置、人物、标签等，使其他研究者更容易获取这些照片1940人口普查旨在引导用户做为索引志愿者给1940年人口普查的档案编制索引。

用户需要下载并安装索引软件并进行注册索引编制完成后，国家档案馆将免费提供命名索引此项目设有专门网站供用户编制索引二）联邦雇员（Federal Employees）面向联邦雇员的信息主要围绕其联邦记录管理职责的方面来展开和我国类似，NARA是美国电子政府建设和政府信息公开的主要合作机构，联邦记录管理是电子政务工作的重要组成部分，政府机构将各种类型、格式的电子记录移交给NARA保存，NARA的联邦记录中心为联邦机构提供安全低成本的记录存储、访问和处置服务联邦雇员负有管理联邦记录的职责，所以此页面上对联邦记录管理的政策、业务指导、管理工具、电子记录管理、培训等方面的信息应有尽有，细到如何选取记录主题、存储标准、记录控制时间表、备忘录等三）家谱学家（Genealogists）针对家谱学家的页面主要分为四个版块，分别是家谱研究、热门话题、活动和家谱研究工具家谱研究指导人们如何利用国家档案馆的资源开展家谱研究，并提供关于家谱研究的参考报告；热门话题列举了关于研究的主题资源，例如人口普查记录、入境处记录、土地记录等；活动版块则用日历或列表的形式列出全美、华盛顿地区家谱研究的有关活动；研究工具主要提供有研究工具、相关网站的链接以及家谱利用指南等。

四）国会议员（Members of Congress）NARA向国会议员提供的信息主要是关于制宪常见问题及有关机构设立的政策和程序，提供有美国国会正式记录查询、免费记录存储、免费订阅刊物等服务其中立法档案中心保存有美国参议院和众议院的历史记录，可供查询和利用，并且为美国国会议员提供任期之内的《每日联邦纪事》、《美国政府手册》、《总统文件汇编》等免费刊物《美国政府手册》相当于特别版的联邦纪事，提供全面的美国联邦政府立法、司法、行政以及参加国际组织等方面的信息《美国政府手册》数据库版本在2011年推出，定期更新，全面反映政府一年的变化五）保存和档案专业人员（Preservation and Archives Professionals）此页面提供了丰富的档案保护技术和方法，包括如何去酸、干燥和修复、防磁等档案保护的专业知识，以及相关论文的出处和产品生产厂商信息例如，档案修复栏目包含程序、开展馆藏修复项目所需的基本材料和用品清单等，以帮助改善档案的物理存储环境除此之外，网站还提供给档案专业人员关于存储、格式、家庭档案、数字化产品和服务等信息，以提高专业人员的技能、延长档案寿命，便于公众长久利用。

六）文件管理者（Record Managers）网站提供给文件管理者的主要是关于存储、处理档案信息的工具和技能，以及档案专业组织、专业认证的相关信息NARA在网站上提供了详尽的档案业务指导，包括如何存储、描述、保存档案信息和如何管理、提供数字化的档案产品和服务等，以延长档案寿命国家档案与文件署和美国国会图书馆合作建立的现代档案学院每年举行两次会议，有经验的文件管理者均可申请参会，会议主要向参加者介绍档案专业理论和档案工作的责任七）新闻记者（The Press）在面向新闻记者的页面上，每天都会更新国家档案与文件署的新闻稿，报道该机构的各项活动，并提供新闻的RSS订阅服务新闻资料袋”则以专题形式提供给记者写作素材，包括文字和高分辨率的图像、视频等，内容丰富，目前提供的有内战、美国宪章、联邦人口普查、尼克松图书馆等专题资料除此之外，NARA还有网上展厅、数据库（The Digital Vaults）、大事纪要等提供给新闻记者利用二、 NARA信息服务特点（一）根据用户职业分类依据NARA用户组分类和信息提供的状况，可以发现其分类的外在标准是用户的职业用户的职业与工作任务影响着用户对档案信息的需求，尤其是内容需求；而档案价值的实现就在于满足用户的需求，因此NARA的各类用户均以职业区分，这一分类依据的深层次原因则是不同领域的人们对档案信息内容的需求不同。

例如，针对家谱学家的利用需求，网站提供给他们的主要是家谱学术研究的内容和相关数据库据欧美国家档案馆的调查，学术利用在各类利用需求中占首位，其中又以家谱、族谱档案利用者为最多家谱学家查找和选择档案史料以了解和研究家族历史，所以人口普查记录、入境处记录、土地记录等是他们获取第一手资料的来源二）以功能强大的数据库和丰富的资源为支撑用户分类只是信息服务的第一步，提供有针对性的、丰富的、有序的档案信息是满足用户需求的关键NARA网站提供了9种数据库和检索工具，除了不同用户组页面所展示的各类数据库和资源列表提供的档案资源以外，还有功能全面的档案检索目录（ARC）、档案数据库检索系统（AAD）、联邦文件指南（FRG）等提供的各类档案的目录、全文检索在“高级检索”中，利用者可以通过输入Keys和起始时间、限定结果数量来选择档案所在全宗、档案文件类型、档案载体类型、档号、流水号、组织机构名称、责任者名称、内容主题进行检索[3]此外，网站还设有最受欢迎排行榜（Most Popular），能够直观地将浏览率较高的档案条目呈现在用户面前三）以法律为保障，突出政府信息资源全面利用 《信息自由法》、《阳光政府法案》、《电子信息自由法》是美国政府信息公开的法律依据。

根据《信息自由法》，除九类材料可以作为例外不予公开外，公众有权向联邦政府机关索取任何材料；《信息自由法修正案》要求每个政府机关以电子数据的方式为公众提供索引材料或本机关指南，以便公众利用在各类用户组的页面上均提供有大量的各类政府信息，内容包括政府机构、职能、法律文件、总统文件等，有联邦记录、军事服务记录、人口普查等原始数据，也有《美国政府手册》、《总统文件汇编》等加工信息从内容和数量看，政府信息在NARA分众信息服务方面所占比重相当大，十分有利于政府信息资源的开发和增值利用四）注重与用户的交互，强调用户参与用户的动机、需要、情绪直接影响他们对信息的选择增强网站用户的体验效果，就要根据不同用户需求和特点来增强网站交互NARA存在着“互动——服务式”的根本取向，例如，NARA网站在每个用户组的页面都设有“联系我们”，设置常见问题解答、培训等栏目；在联邦雇员的界面设置工作人员的联系方式，帮助他们查询国家档案馆的访问事宜，为他们提供记录管理的咨询服务；档案工作者可注册和申请参与现代档案学院的会议；专门设有一级类目FAQ，用于列举用户最近提出的问题及其解答[4]NARA面向各类用户的栏目非常强调用户参与，例如在面向普通公众的页面上，设有标签、转录、编辑档案、上传和分享、1940人口普查这五个栏目，目的就是鼓励用户参与其中。

三、NARA信息服务启示（一）依据用户需求至上原则组织网站内容和服务NARA能根据用户的职业、背景、查询目的、偏好和要求，从多层次、多角度提供满足其个性化信息需求的服务，以减少成本、提高利用效率对档案网站上的档案信息资源和服务进行重组，首先要对用户进行分组建模，构建反映用户特点的需求模型由于要为不同的用户提供有针对性的服务，因而需要获取用户的兴趣、习惯（如浏览内容、浏览行为及背景知识）等信息，并对信息进行结构化描述，构建出反映用户特点的需求模型根据此模型来组织该用户组页面，提供相应的的资源和服务，变“用户找信息”为“信息找用户”如果能够对用户浏览的页面进行聚类，就能够得到用户感兴趣的主题，从而也就能够实现自动用户建模[5]此外，对用户访问日志进行挖掘也是一条实现用户建模的途径，通过日志挖掘可以发现用户的访问模式等特点，以构建用户模型二）挖掘加工政府信息资源，满足不同用户需要中国国家档案馆集各行政机关政府信息之大成，拥有丰富的政府信息资源[6]2008年开始施行的《政府信息公开条例》规定了档案馆是政府信息公开的主要场所无论从法律支撑还是资源的角度来看，我国档案网站已经具备了深入开发政府信息资源的基础条件。

我国各级国家档案馆所保存的政府信息占很大比例，但是服务形式仅限于文件查询而NARA面向七类用户的页面中提供的资源绝大部分都是政府信息，内容涉及美国政府机构的各类信息，如提供给家谱学家的人口普查记录、入境处记录等信息，有原始记录，也有加工信息因此，我国档案网站应深入加工政府信息资源，建设各类政府信息资源数据库，将政府信息分类并按照其利用需求提供给不同的用户组，制作能够直接下载的政府信息编研成品，以更好地为公众提供服务三）应用web2.0技术增强与用户的交互，强调用户参与以用户为中心提供服务要强调用户参与，提升用户体验信息技术是建设档案网站和实现特色化服务的必要条件，没有完善的信息技术作基础，网站的个性化功能就难以实现[7]在web2.0环境下，档案网站可以采用RSS 技术和免费短信、邮件定制等技术与用户互动RSS 技术简单易操作，能帮助用户跟踪最新的资源，是一种简单实用的信息推送技术用户只需要下载RSS 的客户端阅读器就能订阅自己感兴趣的信息。