QP03文件和资料控制程序.doc

第 A 版 第 0 次修订文件和资料控制程序第 1 页 共 9 页1 目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、回收、保存、作废和销毁等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本防止误用失效或作废的文件和资料2 范围本程序适用于公司内部质量管理体系有关文件（包括质量手册、程序文件、作业指导文件、质量计划、技术文件等）的控制，以及外来文件和标准的控制与管理3 职责3．1 总经理负责批准、发布《质量手册》3．2 质量负责人批准、发布程序文件3．3 质检部负责体系文件及部分外来文件的归口管理、控制及对体系文件的定期评审3．4 技术开发部负责技术文件及部分外来文件的归口管理、控制3．5 办公室负责行政管理文件及部分外来文件的归口管理、控制3．6 各部门负责相关文件的编制、使用和保存3．7 各部门负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等4 程序4．1 文件的分类4．1．1 按文件性质分类a）质量手册，其中包括形成文件的质量方针和质量目标的声明第 A 版 第 0 次修订文件和资料控制程序第 2 页 共 9 页b）为质量管理体系所编制的程序文件c）公司为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件，包括质量计划、技术标准、企业标准、作 业指导书、工 艺规程、检验规程、技术文件等。

d）强制性产品认证工厂质量保证能力要求所要求的记录，包括质量记录、表格等e）外来文件包括法律法规、行政文件、国际先进标准、国家标准、行业标准和顾客提供的图样或技术资料等4．1．2 按文件载体分类：a）纸张性文件b）非纸张性文件4．2 文件的编号4．2．1 质量手册编号Q／DQ·RH - QM - ****年代号连接符质量手册连接符企业缩写企业标准代号例如：“Q/DQ·RH-QM-2003”表示沈阳市长白电器有限公司发布的《质量手册》第 A 版 第 0 次修订文件和资料控制程序第 3 页 共 9 页是企业标准，发布年代 2003 年4．2．2 程序文件编号Q／DQ·RH - QP ** - ****年代号连接符文件序号程序文件连接符企业缩写企业标准代号例如：Q/DQ·RH-QP03-2003《文件和资料控制程序》表示沈阳市长白电器有限公司发布的程序文件，对应《质量手册》的第 3 个文件，发布年代 2003 年4．2．3 质量记录编号本条详见 Q/DQ·RH-QP04-2003《质量记录控制程序》4．2．4 其他企业标准文件的编号Q／DQ·RH - □□ - ** - ****年代号连接符序号连接符部门代码连接符第 A 版 第 0 次修订文件和资料控制程序第 4 页 共 9 页企业缩写企业标准代号各部门代码规定如下：办公室-BG，技术开发部-JS，生 产经营部-SC ，质检部-ZJ，工装设备部-GZ，物保部-WB ，……例如：Q／DQ·RH-JZ–01-2003《纸箱包装材料检验规程》表示沈阳市长白电器有限公司质检部发布的第 1 个检验规程，发布年代 2003 年。

4．2．5 技术图样和文件的编号按国家标准或行业标准及设计文件完整性标准执行4．2．6 外来文件编号按各自原来的编号4．3 文件的编写和审批4．3．1 《质量手册》由质检部组织编写， 经质量负责人审核，总经理批准4．3．2 程序文件由相关部门编写，各 归口管理部门部长审核，质量负责人批准4．3．3 其他文件分别由相关部门编制，各部门负责人审批，重大项目由质量负责人或总经理批准4．3．4 确保文件的正确、清晰、 协调、易于 识别和检索4．4 文件的发放4．4．1 文件发放时办理登记手续，签字领用，文件的发放、回收要填写“文件发放回收记录”4．4．2 公司范围内及向审核机构发放的文件为“受控” 文件，在封面加盖“受控”第 A 版 第 0 次修订文件和资料控制程序第 5 页 共 9 页印章向顾客提供的文件为“非受控”文件4．4．3 受控文件发放要注明发放编号，按 DC01～DC99 发放号进行发放，发放编号原则如下：DC **序号（从 01 开始）文件发放代号4．4．4 当使用的文件严重破损并影响使用时，应到发放部门办理更换手续，仍沿用原文件分发号，破损文件由质检部收回。

4．4．5 若文件 丢失， 应向发放部门说明丢失原因，申请补发补发的文件应给予新的分发号，并注明原文件分发号作废4．4．6 提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理4．5 文件的评审每年三季度由质检部会同办公室组织使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调 性进行评审，必要时进行修订4．6 文件的更改与换版4．6．1 体系文件的更改，由质检部组织实施填写“文件更改申请通知”，经总经理或质量负责人批准后实施质检部应保留文件更改内容的记录4．6．2 其他文件的更改，由相 应主管部门填写“ 文件更改申请通知”，经原审核人员审批若指定其他人员审批时，应获得审批所需依据的有关背景资料4．6．3 文件更改时，要按规定做好记录所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性第 A 版 第 0 次修订文件和资料控制程序第 6 页 共 9 页4．6．4 文件页数较多，更改页数较少，则仅更改修改之页，更换修改之页后，文件的版本号不变，页/章版号须变更，页/章版号用依次用“A”、 “B”、“C”、“D”、“E”表示4．6．5 任何页/章的版号更改五次时，即页/ 章版号为“E”时，要更换版本，重新印发。

新版本文件各页/章的版号重新由“A”开始，质量记录表格每更改一次要换版本4．6．6 文件更改的方式，如换版、 换页、局部修改等，需在 “文件更改申请通知”中注明4．6．7 非受控文件不需要随受控文件的更改而更改4．7 文件的保存及销毁4．7．1 与质量管理体系相关的文件， 应分类存放在干燥、通风、安全的地方4．7．2 所有的文件原稿及其“文件发放回收记录”由质检部统一保存各部门设专人负责保存相关的文件，以方便存取和查阅4．7．3 质检部负责编制并及时更新“受控文件清 单”，以反映版本最新状况4．7．4 所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用4．7．5 如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件封皮右上角加盖“作 废” 印章4．7．6 对要销毁的作 废文件，由相关部门填写“ 文件销毁申请记录”，经质量负责人批准后，由质检部授权相关部门销毁4．7．5 作废留用的文件， 应办理手续，加标识并单独存放第 A 版 第 0 次修订文件和资料控制程序第 7 页 共 9 页4．8 外来文件控制4．8．1 外来文件由相关部门管理。

收到外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，控制分发以确保其有效4．8．2 技 术开发部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，适时宣贯，并编写或更新“外来文件目 录” 4．9 文件管理确保文件整洁和清晰，任何人不得在受控文件上乱涂画、拆页，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索4．10 记录记录是一种特殊的文件，按 Q/DQ·RH-QP04-2003《质量记录控制程序》执行4．11 非纸张性文件的控制4．11．1 分类a）电子文件（即文件贮存在磁盘或光盘上）b）胶片文件c）音像文件（文件贮存在录音录像带、胶卷或其它数码设备上的声音或图像信息文件）4．11．2 要求a）设计和开发中涉及计算机软件开发平台时，方案评审阶段应对特殊要求提出说明，确定应编制的文档的种类并备案，作为应交付资料的一部分b）在不同的设计和开发阶段，技术开发部应检查应交付的文档的正确性、完整第 A 版 第 0 次修订文件和资料控制程序第 8 页 共 9 页性c）在产品鉴定前，项目负责人应会同技术开发部对所开发的软件的正确性进行测试，并检查应交付的文档的正确性和完整性4．11．3 签署a）一般应复制成纸张性文件后，进行手签。

b）对不能制成纸张性文件的，在文件审签完成后，由审签人员在纸张性的审批结论上签署c）在磁盘上签署4．11．4 贮存a）非纸张性文件应有源盘、拷贝盘其中原盘存于质检部，拷贝盘提供使用b）非纸张性文件应贮存在适宜的环境条件下，如防潮、防尘、防阳光直射、防压、防震、防磁等c）胶片文件可复制成纸张性文件进行控制，并妥善保存原件4．11．5 更改a）由设计者或编制者填写“文件更改申请通知” ，经签署完整后，技术开发部方可接收，并存人磁盘b）对零星的更改单，经签署后可暂时更改蓝图或复印图，到一定阶段时集中更改磁盘c）磁盘更改由质检部负责，更改完成后绘制白图或底图，交设计者校核无误后，按更改后的磁盘更改相应的磁盘，将原始文件覆盖，作为新版本由质检部存档第 A 版 第 0 次修订文件和资料控制程序第 9 页 共 9 页5 相关文件5．1 Q/DQ·RH-QP04-2003《质量记录控制程序》6 质量记录6．1 Q/DQ·RH-QR03-01 文件发放回收记录6．2 Q/DQ·RH-QR03-02 文件更改申请通知6．3 Q/DQ·RH-QR03-03 受控文件清单6．4 Q/DQ·RH-QR03-04 文件销毁申请记录6．5 Q/DQ·RH-QR03-05 外来文件清单6．6 Q/DQ·RH-QR03-06 文件借阅、复制记录。