会计档案整理方法教培ppt课件.ppt

会计档案整理方法§会计档案的分类会计档案的分类§会计档案采用类别会计档案采用类别----年度分类法年度分类法§共分四类：共分四类： 会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类§会计凭证类会计凭证类 包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；凭证；§会计账簿类会计账簿类 包括总账、明细账、日记账、固定资产账（卡片）包括总账、明细账、日记账、固定资产账（卡片）、辅助账簿和其他会计账簿；、辅助账簿和其他会计账簿；§财务报告类财务报告类 包括月、季、年度财务报告（包括会计报表、附包括月、季、年度财务报告（包括会计报表、附表、附注及文字说明）、其他财务报告；表、附注及文字说明）、其他财务报告；§其他类其他类 包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当归档保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计当归档保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等档案销毁清册等 §会计档案的整理会计年度终了，会计部会计档案的整理会计年度终了，会计部门应按照归档要求对其年度内形成的会计门应按照归档要求对其年度内形成的会计档案进行整理立卷、装订成册、编制会计档案进行整理立卷、装订成册、编制会计档案案卷目录。

档案案卷目录§会计档案整理要区分类别，按会计凭证、会计档案整理要区分类别，按会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类分别进行整会计账簿、财务报告和其他类分别进行整理组卷 §会计凭证的整理会计凭证的整理，将凭证封面项目填写齐全、规，将凭证封面项目填写齐全、规范、清楚，按时间顺序排列好后，在会计凭证封范、清楚，按时间顺序排列好后，在会计凭证封面右上角加盖档号章，档号章内容包括全宗号、面右上角加盖档号章，档号章内容包括全宗号、目录号、案卷号目录号、案卷号（附件（附件1），），按要求填写档号，编按要求填写档号，编制制《《会计档案目录会计档案目录》》（附件（附件2）编号采用在类别编号采用在类别内按时间顺序编制流水案卷号会计档案目录要内按时间顺序编制流水案卷号会计档案目录要逐项填写清楚，题名要包括单位名称、时间和会逐项填写清楚，题名要包括单位名称、时间和会计档案名称每一卷（册）会计凭证分别填写一计档案名称每一卷（册）会计凭证分别填写一条目录，根据实际每条目录，根据实际每1000卷以内编一本案卷目录卷以内编一本案卷目录 §会计账簿的整理，不同名称种类的账簿分别组卷，会计账簿的整理，不同名称种类的账簿分别组卷，区分不同保管期限，将账簿启用及交接表区分不同保管期限，将账簿启用及交接表（附件（附件3）、）、账户目录账户目录（附件（附件4））项目要填写齐全；将同项目要填写齐全；将同一保管期限的账簿排列好后编制案卷号。

一保管期限的账簿排列好后编制案卷号§订本账簿应在账簿启用及交接表的右下角空白处订本账簿应在账簿启用及交接表的右下角空白处标注保管期限如原账簿启用及交接表中无档号标注保管期限如原账簿启用及交接表中无档号项，可在交接表右下角加盖档号章（全宗号、目项，可在交接表右下角加盖档号章（全宗号、目录号、案卷号）并标注保管期限录号、案卷号）并标注保管期限§活页式账整理时，要拆除空白账页，编制页码，活页式账整理时，要拆除空白账页，编制页码，加装封面加装封面（附件（附件5），），封面内容包括案卷题名、档封面内容包括案卷题名、档号、保管期限在封底要加备考表根据案卷顺号、保管期限在封底要加备考表根据案卷顺序编制会计档案目录，并填写规范序编制会计档案目录，并填写规范§将整理好的会计账簿按保管期限分别装入会计档将整理好的会计账簿按保管期限分别装入会计档案盒中，不同保管期限的会计账簿不能装入同一案盒中，不同保管期限的会计账簿不能装入同一档案盒中每盒内放盒内目录档案盒中每盒内放盒内目录（附件（附件6），），以方便以方便查找 §财务报告，要区分不同保管期限组织案卷，财务报告，要区分不同保管期限组织案卷，每本案卷要编制页码、填写卷内文件目录每本案卷要编制页码、填写卷内文件目录（附件（附件 7 ），），加装封面（与附件加装封面（与附件5相同），相同），案卷最后附卷内备考表案卷最后附卷内备考表（附件（附件 8 ）。

如只如只有一件年度决算，案卷封面就使用原有封有一件年度决算，案卷封面就使用原有封面不动，只在卷内右上角及翻页左上角编面不动，只在卷内右上角及翻页左上角编制页码，在封面右下角加盖档号（全宗号、制页码，在封面右下角加盖档号（全宗号、目录号、案卷号）和标注保管期限及页数目录号、案卷号）和标注保管期限及页数即可，不需填写卷内目录即可，不需填写卷内目录 §采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案打印出的各类纸质会计打印出的纸质会计档案打印出的各类纸质会计档案档案,应根据不同需要延续使用同一规格的纸张应根据不同需要延续使用同一规格的纸张(如如:账簿为账簿为A4纸纸,报表为报表为A3或或A4纸纸)，账簿的封面与，账簿的封面与活页账封面相同活页账封面相同（附件（附件5），），封面后要放账簿启用封面后要放账簿启用及交接表及交接表（附件（附件3）、）、账户目录账户目录（附件（附件4），），封面、封面、启用表及账户目录等项目要填写齐全启用表及账户目录等项目要填写齐全§电子财务报告的整理方法与手工财务报告的整理电子财务报告的整理方法与手工财务报告的整理方法相同方法相同 §会计档案的编号。

档案人员根据不同类别、不同会计档案的编号档案人员根据不同类别、不同保管期限分别编制目录号会计档案的案卷号采保管期限分别编制目录号会计档案的案卷号采用在同一类别内不同保管期限按时间顺序分别大用在同一类别内不同保管期限按时间顺序分别大流水编制案卷号，每一卷（册）编制一个案卷号流水编制案卷号，每一卷（册）编制一个案卷号 §会计档案目录编制按要求将不同类别、不同保会计档案目录编制按要求将不同类别、不同保管期限的会计档案整理编号完毕后，要编制会计管期限的会计档案整理编号完毕后，要编制会计档案目录档案目录（附件（附件2），），会计档案目录要逐项填写清会计档案目录要逐项填写清楚每一卷（册）档案分别填写一条目录每一卷（册）档案分别填写一条目录类别处应填写凭证类、账簿类、财务报告类、其他类；处应填写凭证类、账簿类、财务报告类、其他类；题名要包括单位名称、时间和会计档案名称每题名要包括单位名称、时间和会计档案名称每1000卷以内编制一本案卷目录会计档案目录编卷以内编制一本案卷目录会计档案目录编制完成后要分别装订封面、封底，封面内容制完成后要分别装订封面、封底，封面内容（附（附件件9））包括全宗名称、会计类别、起至年度、全宗包括全宗名称、会计类别、起至年度、全宗号、目录号、保管期限和起止卷号、目录号、保管期限和起止卷 §会计档案装盒编号。

会计档案整理编目后，要按会计档案装盒编号会计档案整理编目后，要按排列顺序装入专用会计档案盒中保存，会计凭证排列顺序装入专用会计档案盒中保存，会计凭证类装入凭证盒中，账簿类、财务报告类和其他类类装入凭证盒中，账簿类、财务报告类和其他类装入会计档案盒中，会计档案盒、凭证盒正面和装入会计档案盒中，会计档案盒、凭证盒正面和背脊各项根据盒内实际填写，会计档案盒的盒号，背脊各项根据盒内实际填写，会计档案盒的盒号，是同一目录内按照案卷顺序号装盒的流水编号是同一目录内按照案卷顺序号装盒的流水编号会计账簿和其他类会计档案在每盒内需填写盒内会计账簿和其他类会计档案在每盒内需填写盒内目录目录（附件（附件6））会计档案盒未装满前各项可根据实会计档案盒未装满前各项可根据实际先用铅笔标注清楚际先用铅笔标注清楚 ，方便查找利用方便查找利用§会计档案的移交会计档案整理完毕后，要编制会计档案的移交会计档案整理完毕后，要编制《《会计档案移交清单会计档案移交清单》》（附件（附件10））和和《《会计档案会计档案移交清册移交清册》》，将编制好的会计档案目录加装上会，将编制好的会计档案目录加装上会计档案移交清册封面计档案移交清册封面（附件（附件11），），并把封面各项并把封面各项目填全，即完成目填全，即完成《《会计档案移交清册会计档案移交清册》》的编制。

的编制编制好的编制好的《《会计档案移交清单会计档案移交清单》》、、《《会计档案移会计档案移交清册交清册》》各一式两份，档案人员和财务人员各持各一式两份，档案人员和财务人员各持一份§采用电子计算机进行会计核算的单位，除打印出采用电子计算机进行会计核算的单位，除打印出纸质会计档案外纸质会计档案外,同时应刻录光盘一并归档移交同时应刻录光盘一并归档移交 §保管期限为保管期限为15年以上的会计档案向综合档案室移年以上的会计档案向综合档案室移交会计档案可暂由会计部门保管一年交会计档案可暂由会计部门保管一年,期满之后期满之后向机关档案部门移交向机关档案部门移交,并办理移交手续出纳人员并办理移交手续出纳人员不得兼管会计档案不得兼管会计档案§移交本单位档案部门保管的会计档案移交本单位档案部门保管的会计档案,原则上应当原则上应当保持原卷册的封装保持原卷册的封装.个别需要拆封重新整理的个别需要拆封重新整理的,档案档案部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任以分清责任 §会计档案的销毁会计档案保管期满需要销毁会计档案的销毁会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案管理部门会同财会部门提出时，由本单位档案管理部门会同财会部门提出销毁意见，严格审查，共同鉴定，起草鉴定销销毁意见，严格审查，共同鉴定，起草鉴定销毁报告，列明销毁会计档案的依据、销毁会计毁报告，列明销毁会计档案的依据、销毁会计档案的名称、起至年度、册数、应保管期限、档案的名称、起至年度、册数、应保管期限、已保管期限等内容，并编制已保管期限等内容，并编制《《会计档案销毁清会计档案销毁清册册》》，将需要销毁的各类会计档案按类别和时，将需要销毁的各类会计档案按类别和时间排列后按间排列后按《《会计档案目录会计档案目录》》（附件（附件2））格式格式登记造册，加装会计档案销毁清册封面登记造册，加装会计档案销毁清册封面（（附件附件12），），编制的会计档案销毁清册封面项目必须编制的会计档案销毁清册封面项目必须填写齐全，经单位负责人签署意见后，按有关填写齐全，经单位负责人签署意见后，按有关会计档案销毁的规定办理销毁。

会计档案销毁的规定办理销毁 §保管期满但未清结的债权债务和其他未了事项保管期满但未清结的债权债务和其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷直到的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷直到完结时止抽出立卷的会计原始凭证应在销毁完结时止抽出立卷的会计原始凭证应在销毁清册的备注栏内列明清册的备注栏内列明§会计档案的借阅会计档案为本单位提供利用，会计档案的借阅会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单原则上不得借出，有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准外部借阅位或单位领导、会计主管人员批准外部借阅应持单位正式介绍信，单位内部借阅应办理借应持单位正式介绍信，单位内部借阅应办理借阅手续借阅档案人员不得在案卷中乱画、标阅手续借阅档案人员不得在案卷中乱画、标记、折散原卷册，也不得涂改抽换，携带外出记、折散原卷册，也不得涂改抽换，携带外出或复制原件，特殊情况须经领导批准方可借或复制原件，特殊情况须经领导批准方可借出的会计档案，会计管理人员要按期如数收回，出的会计档案，会计管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续并办理注销借阅手续 §附件附件1、档号章、档号章§附件附件2、会计档案目录、会计档案目录§附件附件3、账簿启用及交接表、账簿启用及交接表§附件附件4、账户目录、账户目录§附件附件5、活页账（电子账、报表）封面、活页账（电子账、报表）封面§附件附件6、会计档案盒内目录、会计档案盒内目录§附件附件7、卷内目录、卷内目录§附件附件8、卷内备考表、卷内备考表§附件附件9、会计档案目录封面、会计档案目录封面§附件附件10、会计档案移交清单、会计档案移交清单§附件附件11、会计档案移交清册封面、会计档案移交清册封面§附件附件12、会计档案销毁清册封面、会计档案销毁清册封面附件附件附件附件1 1谢 谢 观 看 。