秘书活动的特征与原理.ppt

秘书活动的特征与原理n综合辅助 n系统中介 n间接效益 n对立统一 综 合 辅 助u综合辅助特征的体现 l辅助决策中的综合优化 l职能管理中的综合协调 l上下综合沟通 u综合辅助原理的运用 作为综合性办公部门，秘书的活动应从组织整体和全局的高度出发，综合辅助领导的工作，综合辅助组织的管理l信息综合辅助效应 l利益综合辅助效应 A．以综合辅助为目的，决定信息的取向：注重中心工作、重点任务的信息，同时关注全局的整体变化B．以综合辅助为尺度，筛选信息，为领导和各职能部门提供全面有效的信息 C．以综合辅助为指导，加工整理信息长期利益和近期利益，整体利益和局部利益、集体利益和个人利益 l能量综合辅助效应 避免组织能量的内耗 系 统 中 介u秘书是组织的系统中介 （1）横向中介：职能综合的中介，是职能管理信息融会、集散的重要枢纽2）纵向中介：是决策层与职能管理层之间的纽带3）内外中介：既是组织从外界吸取信息、能量的重要窗口，也是组织向外释放信息能量的门户u系统中介的体现 l既参与决策，又参与执行，处于决策与执行的结合部 l既辅佐领导，又联系群众，是领导与群众之间的桥梁 l既把握内情，又洞察环境，是组织内外信息能量交换的窗口 u系统中介原理的运用 l系统中介的兼顾效应 l系统中介的协调效应 l系统中介的凝聚效应 l系统中介的监测效应 l系统中介的缓冲效应 间 接 效 益u秘书活动间接效益的体现 l基本职能的间接效益 l日常工作的间接效益 像参谋咨询、辅佐决策，其效益通过管理效益、决策效益来体现；沟通协调、管理事务，其效益通过服务对象的工作效益来体现。

信息工作，通过信息使用者的工作效益来体现；撰写文件，其效益通过文件承办者的工作效益来体现 l铺垫性效应 l传播效应 l督策效应 u间接效益原理的运用 为领导和其他人员的工作提供服务，为组织工作任务的完成做铺垫 系统中介地位决定了秘书工作效益的间接性，反过来，为更好地发挥间接效益，作为中介的秘书应注意发挥其传播效应 通过秘书的职能活动，督促、策动组织成员的工作与组织的运转，达到提高整体效益的目的 l职能协同效应 促进组织的协同配合，发挥秘书职能协调效应 对 立 统 一 u对立统一特点的体现 l事务与政务 l被动与主动 l综合性与专业性 l维持与适变 l听命与劝谏 l宣传与保密 u对立统一原理的运用 l随机参与 l务实与超前l“T”型能量 在做好事务工作的基础上，因时因地随机参谋咨询务实求真，把握发展动向与趋势，在主动与被动间保持适当的维度l同步与异步 由于秘书工作的特点与秘书部门在组织中的职能地位，要求秘书既要有较广泛的综合知识能量，又要有深厚的专业知识 秘书的职能活动与思维，既要与领导保持一致，做到同步协调配合；另一方面能跳出领导的思维范畴，换位思维，才有发现问题与失误。

l开放与控制既传达决策指令，又要保守机密，既联系内外，又能守口如瓶宣传与保密，做到开合有度。