吉林大学远程教育课件[005].ppt

吉林大学远程教育课件学学   时：时：48 会计信息系统 (第二十九讲)主讲人主讲人   :苗淑娟苗淑娟第六章第六章   凭证处理凭证处理l记记账账凭凭证证是是账账务务处处理理的的主主要要加加工工对对象象账账务务处处理理的的过过程程以以记记账账凭凭证证为为处处理理起起点点，，即即记记账账凭凭证证中中的的数数据据是是计计算算机机进进行行加加工工处处理理的的原原始始数数据据只只有有输输入入的的记记账账凭凭证证是是正正确确的的，，输输出出的的各各种种账账表表及及有有关关信信息息才才会会正正确确因因此此，，在在账账务务处处理理系系统统中中，，最最重重要要的的一一环环就就是是对对记记账账凭凭证证的的输输入入处处理l凭凭证证处处理理的的主主要要任任务务是是完完成成凭凭证证的的输输入入、、凭凭证证平平衡衡校校验验、、凭凭证证的的审审核核、、登登账账等等工工作作它它是是账账务处理系统中使用最频繁，工作量最大的模块务处理系统中使用最频繁，工作量最大的模块会计信息系统会计信息系统凭证凭证l一、凭证格式一、凭证格式l记账凭证可以是通用的格式；记账凭证可以是通用的格式；l也也可可以以分分为为收收款款凭凭证证、、付付款款凭凭证证和和转转账账凭证三种；凭证三种；l再再可可以以细细分分为为现现金金收收款款凭凭证证、、现现金金付付款款凭凭证证、、银银行行存存款款收收款款凭凭证证、、银银行行存存款款付付款凭证、转账凭证五种。

款凭证、转账凭证五种   会计信息系统会计信息系统l凭证实例凭证实例会计信息系统会计信息系统l凭证实例凭证实例会计信息系统会计信息系统l凭证实例凭证实例二、凭证内容二、凭证内容l无论凭证格式如何，其基本内容有：无论凭证格式如何，其基本内容有：l1、、凭凭证证类类别别：：系系统统初初始始化化时时已已定定义义的的凭凭证证类类别别代代码或名称码或名称l2、、凭凭证证编编号号：：同同一一凭凭证证类类别别按按月月对对凭凭证证进进行行顺顺序序编编号号，，同同一一类类别别的的凭凭证证既既不不能能重重号号也也不不允允许许漏漏号号编编号号由由凭凭证证类类别别编编号号（（或或凭凭证证类类别别名名））和和凭凭证证顺顺序序编编号号组组成成如如：：收收款款001、、收收款款002等等一一般般账账务务处处理理系系统统中中，，凭凭证证编编号号由由系系统统自自动动产产生生，，并并对对其连续性进行控制其连续性进行控制l3、、凭凭证证日日期期：：凭凭证证日日期期包包括括年年、、月月、、日日，，由由于于日日期期的的正正确确性性将将影影响响经经济济业业务务在在明明细细账账和和日日记记账账中中的的顺顺序序，，所所以以日日期期应应随随凭凭证证号号递递增增而而递递增增，，日日期期不能超过日历日期。

不能超过日历日期l4、附件张数：指本张凭证所附原始凭证张数附件张数：指本张凭证所附原始凭证张数会计信息系统会计信息系统吉林大学远程教育课件学学   时：时：48 会计信息系统 (第三十讲)主讲人主讲人   :苗淑娟苗淑娟l5、、摘摘要要：：即即对对本本凭凭证证所所反反映映的的经经济济业业务务内内容容的的说说明明凭凭证证可可以以是是单单摘摘要要亦亦可可以以是是多多摘摘要要的的，，若若为为后后者者，，凭凭证证的的每每行行必必须须有有摘摘要要内内容容，，不不同同行行的的摘摘要要不不同同对对摘摘要要加加以以分分析析，，可可将将其其分分解解为为几几个个要要素素：：当当事事人人，，指指一一笔笔经经济济业业务务涉涉及及到到的的人人或或部部门门；；业业务务类类型型，，指指对对一一笔笔经经济济业业务务的的简简要要概概括括，，是是摘摘要要的的基基本本内内容容；；数数量量，，指指经经济济业业务务所所涉涉及及的的数数量量；；外外部部单单位位，，指指一一笔笔经经济济业业务务涉及到的外部单位或个人涉及到的外部单位或个人l摘要将随会计科目在其相应的日记账、明细账中出现。

摘要将随会计科目在其相应的日记账、明细账中出现l6、、会会计计科科目目及及方方向向：：手手工工凭凭证证一一般般指指的的会会计计科科目目名名称称；；在在电电算算化化状状态态下下，，输输入入科科目目时时，，一一般般输输入入科科目目编编码码，，计计算算机机根根据据科科目目编编码码自自动动切切换换为为该该编编码码所所对对应应的的会会计计科科目目名名称称输输入入的的科科目目编编码码必必须须在在建建立立科科目目时时已已经经定定义，必须是最底层的科目编码义，必须是最底层的科目编码l每一科目的发生均应有它的方向，即借方或贷方每一科目的发生均应有它的方向，即借方或贷方会计信息系统会计信息系统l7、、金金额额：：金金额额不不能能为为“零零”，，红红字字以以“－－”号号表表示示，，会会计计科科目目借借贷贷双双方方金金额额必必须须平平衡l不不同同的的凭凭证证格格式式下下，，有有借借方方科科目目、、贷贷方方科科目目及及金金额额的的设设置置；；或或者者有有科科目目、、借借方方金金额额、、贷贷方方金金额额的的设设置置；；或或者者有有会会计计科科目目、、方方向向、、金金额额的的设设置置，，关关于于凭凭证证格格式式的的选选择择视视具具体体企业实际核算情况而定。

企业实际核算情况而定l8、、合合计计：：在在电电算算化化环环境境下下由由系系统统自自动动计计算算借方科目和贷方科目的金额合计数借方科目和贷方科目的金额合计数l9、、各各种种签签章章:包包括括制制表表、、审审核核、、记记账账、、出出纳、主管等人的签章纳、主管等人的签章 会计信息系统会计信息系统l10、、辅辅助助核核算算的的内内容容：：如如果果在在科科目目设设置置时时定定义义了了相相应应的的“辅辅助助账账”，，则则在在输输入入每每笔笔分分录录时时，，同同时时输输入入辅辅助助核核算算的内容l·当当输输入入的的科科目目有有数数量量账账核核算算要要求求时时，，要要求求输输入入数数量量和和单价l·当当输输入入的的科科目目有有往往来来账账核核算算要要求求时时，，要要求求输输入入对对应应的的单位代码和业务员这些信息在往来单位代码和业务员这些信息在往来l账管理时使用账管理时使用l·当当输输入入的的科科目目需需要要核核对对银银行行账账时时，，要要求求输输入入对对应应的的票票据日期、结算方式和票号这些信息据日期、结算方式和票号这些信息l在进行银行对账时使用在进行银行对账时使用l·当当输输入入的的科科目目有有外外币币核核算算要要求求时时，，要要求求输输入入外外币币金金额额和记账汇率。

和记账汇率l如如果果一一个个科科目目同同时时兼兼有有上上述述几几个个核核算算要要求求时时，，则则同同时时要要求输入上述有关内容求输入上述有关内容会计信息系统会计信息系统凭证输入凭证输入l产生记账凭证的途径有三种：产生记账凭证的途径有三种：l一一是是根根据据审审核核无无误误的的原原始始凭凭证证直直接接在在计算机上编制记账凭证；计算机上编制记账凭证；l二二是是先先由由人人工工编编制制记记账账凭凭证证，，再再输输入入计算机；计算机；l三是计算机自动生成的机制凭证三是计算机自动生成的机制凭证l凭凭证证输输入入采采用用键键盘盘输输入入、、软软盘盘转转入入、、网网络络传传输输和和自自动动生生成成机机制制凭凭证证四四种种方方式，键盘输入是最常用的形式式，键盘输入是最常用的形式会计信息系统会计信息系统凭证输入的特点凭证输入的特点l1、凭证数量大、品种多、凭证数量大、品种多l凭凭证证的的多多少少与与企企业业的的经经济济业业务务密密切切相相关关据据统统计计，，一一个个中中等等规规模模的的企企业业，，每每月月发发生生的的记记账账凭凭证证达达到到上上千千张张之之多多凭凭证证一一般般分分为为收收款款、、付付款款、、转转账账三三种种，，但但有有的的科科目目尚尚需需输输入入部部分分原原始始单单据据。

如如原原材材料应包括数量、单价和金额等数据料应包括数量、单价和金额等数据l2、输入速度要快、输入速度要快l计计算算机机对对数数据据的的处处理理速速度度很很快快，，但但数数据据输输入入却却是是由由人人工工进进行行只只有有提提高高输输入入速速度度，，才才能能充充分分利利用用计算机资源计算机资源l3、输入数据尽可能不出差错、输入数据尽可能不出差错l会会计计涉涉及及国国家家的的财财政政制制度度和和政政策策法法规规及及企企业业经经营营活动过程，输入数据原则上不允许有差错活动过程，输入数据原则上不允许有差错会计信息系统会计信息系统吉林大学远程教育课件学学   时：时：48 会计信息系统 (第三十一讲)主讲人主讲人   :苗淑娟苗淑娟凭证输入的原则凭证输入的原则l1、设计一个良好的凭证录入格式、设计一个良好的凭证录入格式l计计算算机机会会计计信信息息系系统统是是由由手手工工会会计计演演变变过过来来的的，，如如果果计计算算机机会会计计信信息息系系统统中中的的记记账账凭凭证证与与手手工工差差异异很很大大，，势势必必影影响响录录入入的的速速度度和和质质量量。

反反之之，，如如果果凭凭证证的的屏屏幕幕格格式式基基本本上上与与原原来来手手工工会会计计的的格格式式相相一一致致，，则则一一方方面面可可尽尽量量消消除除用用户户对对计计算算机机凭凭证证输入的陌生感，另一方面又可减少输入差错率，从而提高输入的效率输入的陌生感，另一方面又可减少输入差错率，从而提高输入的效率l有有些些企企业业也也采采用用通通用用记记账账凭凭证证，，其其格格式式与与转转账账凭凭证证类类似似那那么么，，记记账账凭凭证证的的屏屏幕幕输入格式是采用上述三种格式，还是采用一种？能否直接采用手工方式下的格式输入格式是采用上述三种格式，还是采用一种？能否直接采用手工方式下的格式l进进一一步步分分析析会会发发现现，，收收款款凭凭证证和和付付款款凭凭证证是是转转账账凭凭证证的的特特例例把把涉涉及及到到现现金金或或银银行行存存款款的的业业务务单单独独分分离离出出来来编编制制收收款款凭凭证证或或付付款款凭凭证证，，一一方方面面可可简简化化记记账账凭凭证证的的编制工作，另一方面也便于登记现金日记账和银行存款日记账编制工作，另一方面也便于登记现金日记账和银行存款日记账l很很明明显显，，对对现现金金收收款款业业务务借借方方科科目目恒恒为为现现金金，，可可以以省省略略借借方方科科目目的的填填写写；；对对于于现现金金付付款款业业务务贷贷方方科科目目恒恒为为现现金金，，可可以以省省略略贷贷方方科科目目的的填填写写。

银银行行存存款款的的收收付付与与其其相相类类似似更更主主要要地地，，在在登登记记现现金金日日记记账账和和银银行行存存款款日日记记账账时时，，可可以以很很容容易易地地根根据据凭凭证证的的外外观观（（一一般般收收款款凭凭证证为为红红色色、、付付款款凭凭证证为为蓝蓝色色、、转转账账凭凭证证为为白白色色））挑挑选选凭凭证证，，并并可可防防止止登登记记时时的的收收付付颠颠倒倒错错误误将将记记账账凭凭证证分分为为收收付付转转的的另另一一个个理理由由是是可可以以根根据据收收付付转转业业务务的的的的特特点点设设计计记记账账凭凭证证的的栏栏次次如如收收付付款款凭凭证证，，可可加加设设原原始始凭凭证证日日期期、、转转账账支支票票号号等等项项（（在在手手工工方方式式下下，，类类似似项项目目有有时时也也填填在在摘摘要要栏栏）），，以以便便将将来来与与银银行行对对账账也也就就是是说说，，在在手手工工会会计计下下之之所所以以将将记记账账凭凭证证区区分分为为收收付付转转三三种种，，主要目的还是着眼于以后处理的方便主要目的还是着眼于以后处理的方便会计信息系统会计信息系统凭证输入的原则凭证输入的原则l采采用用计计算算机机后后，，记记账账凭凭证证一一旦旦输输入入，，此此后后的的各各种种处处理理统统统统由由计计算算机机自自动动进进行行，，这这样样将将记记账账凭凭证证划划分分收收付付转转的的意意义义随随之之降降低低。

此此外外，，由由于于日日常常业业务务的的发发生生是是随随机机的的，，一一天天之之内内可可能能有有收收款款，，可可能能有有付付款款，，也也可可能能有有转转账账，，采采用用一一种种格格式式可可以以避避免免输输入入过过程程中中不不断断切切换换屏屏幕幕输输入格式所以，计算机会计通常采用一种通用格式所以，计算机会计通常采用一种通用格式l问问题题的的关关键键是是现现金金科科目目和和银银行行存存款款科科目目（（也也包包括括其其他他一一些些特特殊殊科科目目））的的某某些些特特殊殊属属性性（（如如银银行行收收付付款款的的转转账账支支票票号号等等））如如何何通通过过一一般般的的格格式式输输入入进进去去显显然然，，在在设设计计记记账账凭凭证证的的通通用用格格式式时时，，只只能能以以各各种种记记账账凭凭证证的的共共性性作作为为基基础础，，否否则则栏栏次次过过多多，，会会给给输输入入带带来来不不便便某某些些科科目目特特殊殊属属性性的的输输入入问问题题，，可可以以通通过过两两个个途途径径来来解解决决，，一一是是在在输输入入过过程程中中若若遇遇到到某某个个特特殊殊科科目目则则给给出出提提示示，，在在通通用用的的屏屏幕幕输输入入格格式式之之外外，，将将其其特特有有的的属属性性输输入入进进去去；；第第二二个个途途径径是是仿仿照照手手工工的的处处理理方方式式，，在在摘摘要要上上注注明明某某些些需需要要特特别别说说明明的的事事项项。

用用第第二二种种方方式式比比较较灵灵活活，，但但将将来来在在处处理理过过程程中中，，需需要要将将这这些些特特殊殊属属性性分分离离出出来来的的时时候候有有一一定定困困难难，，需需要要事事先先确确定定一一个个规规范范，，如如在在摘摘要要中中附附加加给给出出转转账账支支票票号号时时，，可可规规定定转转账账支支票票号号写写在在摘摘要要的的最最后后，，并并通通过过“/”符符号号与与摘摘要分开会计信息系统会计信息系统l2、减少数据输入量、减少数据输入量 l数数据据输输入入越越多多，，不不仅仅速速度度越越慢慢，，而而且且差差错错率率也也会会增增大大，，因因此此应应尽尽可可能能减减少少数数据据的的输输入入量量根根据据凭凭证证的的各各项项内内容容的的特特点点，，可可以以设设定定相相应应的的输输入入方方法法：：或或由由计计算算机机自自动动完完成成，，或或由由手手工工完完成成，，避避免免数数据据的的重重复复输输入入，，浪费时间，提高输入速度，具体做法有：浪费时间，提高输入速度，具体做法有：l日日期期：：首首先先显显示示系系统统日日期期，，若若不不需需要要修修改改，，用用回回车车键键确确认认，，否否则则键键入入日日期期，，但但只只能能键键入入日日，，不不允允许许修修改改年年和和月月份份，，这这样样可可以以避避免免非非法法数数据据录入，保证了数据的准确性。

录入，保证了数据的准确性l凭凭证证号号：：系系统统自自动动从从凭凭证证库库中中调调出出最最后后一一条条记记录录的的凭凭证证号号且且加加1，，作作为为当前凭证的凭证号这是在本月未结账前可以进行的操作当前凭证的凭证号这是在本月未结账前可以进行的操作l摘摘要要：：可可直直接接输输入入汉汉字字，，或或者者输输入入摘摘要要代代码码，，自自动动产产生生摘摘要要也也可可以以根根据据输输入入的的借借方方和和贷贷方方科科目目，，弹弹出出摘摘要要对对话话窗窗口口，，操操作作员员从从对对话话窗窗口口中中用用鼠鼠标标或或移移动动键键选选择择当当前前凭凭证证所所需需摘摘要要摘摘要要的的输输入入除除了了要要求求摘摘要要内内容容的的规规范范化化外外，，就就是是提提高高汉汉字字的的输输入入速速度度这这就就要要求求操操作作人人员员多多多多练习，逐步提高汉字的输入速度练习，逐步提高汉字的输入速度会计信息系统会计信息系统l科科目目代代码码：：科科目目代代码码输输入入花花时时间间是是因因为为一一般般情情况况下下操操作作人人员员对对科科目目代代码码不不熟熟悉悉，，在在输输入入过过程程中中要要频频繁繁地地查查询询会会计计科科目目代代码码表表。

这这就就要要求求操操作作人人员员记记忆忆常常用用的的科科目目代代码码，，另另外外由由系系统统提提供供一一套套灵灵活活的的会会计计科科目目屏屏幕幕查查询询功功能能在在输输入入科科目目代代码码时时按按某某个个特特殊殊键键显显示示所所有有的的一一级级科科目目；；选选择一级科目后可继续查询相应的二级科目等等择一级科目后可继续查询相应的二级科目等等l输输入入科科目目代代码码，，系系统统自自动动填填入入科科目目名名称称，，这这样样既既减减少少了了汉字输入量，又起到了校对作用汉字输入量，又起到了校对作用l借方金额、贷方金额：操作员逐笔输入借方金额、贷方金额：操作员逐笔输入l合合计计：：由由计计算算机机直直接接计计算算产产生生一一张张凭凭证证中中，，借借方方合合计计一定等于贷方合计，否则该凭证被拒绝存入凭证库一定等于贷方合计，否则该凭证被拒绝存入凭证库l各种签章：在财务分工所确定的权限下，系统自动完成各种签章：在财务分工所确定的权限下，系统自动完成l附件张数：操作员逐笔输入附件张数：操作员逐笔输入会计信息系统会计信息系统吉林大学远程教育课件学学   时：时：48 会计信息系统 (第三十二讲)主讲人主讲人   :苗淑娟苗淑娟l3、凭证输入的校验、凭证输入的校验l对对记记账账凭凭证证的的检检测测是是输输入入过过程程中中的的另另一一个个重重要要问问题题。

输输入入准准确确无无误误的的记记账账凭凭证证是是保保证证后后续续处处理理和和输输出出无无误误的的前前提提但但实实际际工工作作中中，，要要求求操操作作人人员员在在输输入入记记账账凭凭证证的的过过程程中中一一点点不不出出差差错错也也是是不不现现实实的的一一般般地地，，差差错错率率是是与与输输入入数数据据量量成成正正比比的的若若平平均均差差错错率率为为0.1%，，当当输输入入1000笔笔凭凭证证时时，，就就会会出出现现一一笔笔差差错错看看上上去去差差错错率率不不大大，，但但财财务务制制度度是是绝绝对对不不允允许许有有差差错错为为了了发发现现输输入入错错误误就就需需要要对对输输入入的的记记账账凭凭证证进进行行校校验验校校验验的方法很多，常用的有：的方法很多，常用的有：l静静态态校校验验法法是是将将输输入入的的数数据据显显示示在在屏屏幕幕上上或或打打印印输输出出，，通通过过目目测测来来检检查查错错误误的的方方法法这这种种方方法法受受操操作作人人员员熟熟练练程程度度的的影影响响很很大大，，而而且且长长时时间间目目测会引起眼睛疲劳，效率比较低测会引起眼睛疲劳，效率比较低l界界限限校校验验法法是是根根据据输输入入数数据据的的可可能能取取值值范范围围来来检检查查其其错错误误的的方方法法。

某某些些数数据据具具有有一一定定的的取取值值范范围围，，若若输输入入的的数数据据超超出出了了这这个个范范围围就就可可判判断断其其为为错错误误如如月月份份的的数数值值应应为为1至至12之之间间的的整整数数，，大大于于12或或小小于于1即即为为错错；；再再如如输输入入固固定定资资产产原原价价数数据据时时，，因因国国家家对对固固定定资资产产价价值值有有规规定定，，若若其其小小于于某某个个金金额额时时即即为为错错界界限限校校验验可可以以通通过过程程序序来来实实现现但但并并不不能能排排除除发发生生输入错误的可能性，如误将输入错误的可能性，如误将1月份输为月份输为7月份时就不能查出其错误月份时就不能查出其错误会计信息系统会计信息系统l平平衡衡校校验验法法是是利利用用数数据据之之间间的的平平衡衡相相等等关关系系检检查查输输入入错错误误的的一一种种方方法法某某些些输输入入数数据据之之间间会会存存在在一一定定的的平平衡衡相相等等关关系系，，如如记记账账凭凭证证中中有有借借方方金金额额和和贷贷方方金金额额项项目目，，这这两两个个金金额额必必须须相相等等；；再再如如销销售售凭凭证证中中有有数数量量、、单单价价、、金金额额三三个个项项目目，，数数量量乘乘以以单单价价应应等等于于金金额额。

如如果果在在输输入入过过程程中中发发现现其其不不平平衡衡、、不不相相等等则则表表明明输输入入有有误误这这种种方方法法也也比比较较易易于于用用程程序序来来实实现现，，但但即即使使其其平平衡衡相相等等也也不不能能完完全全排排除除其其存存在在错错误误的的可可能能性性如如借借贷贷金金额额同同时时多多输输入入了了100元元时时用用这这种种方方法法就就不不能能检检查出其错误查出其错误l文文件件查查询询校校验验法法是是通通过过查查询询文文件件来来判判断断某某个个输输入入数数据据是是否否非非法法的的一一种种方方法法如如输输入入一一个个会会计计科科目目代代码码时时先先查查询询科科目目代代码码文文件件，，如如不不存存在在则则表表明明这这是是一一个个非非法法的的会会计计科科目目；；再再如如当当输输入入一一个个操操作作员员代代码码时时，，先先查查询询操操作作员员代代码码文文件件，，如如果果不不存在，则认为是一个非法的操作员代码存在，则认为是一个非法的操作员代码l二二次次输输入入校校验验法法是是将将同同一一批批数数据据输输入入两两次次（（或或两两次次以以上上）），，通通过过计计算算机机比比较较两两批批（（或或多多批批））数数据据是是否否相相同同，，从从而而检检查查输输入入错错误误的的一一种种方方法法。

重重复复输输入入时时分分别别由由不不同同的的操操作作员员担担任任，，因因为为同同一一个个操操作作员员由由于于某某种种习习惯惯会会重重复复犯犯同同一一种种错错误误，，这样在检查时就不易发现错误采用这种方法可以检查出如下几种错误：这样在检查时就不易发现错误采用这种方法可以检查出如下几种错误：l（（1）多输或漏输多输或漏输2）记录不一致记录不一致l实实践践表表明明这这是是一一种种查查错错效效率率较较高高的的方方法法，，其其他他方方法法只只能能查查出出一一、、二二种种类类型型的的错错误，而这种方法可以查出多种类型的错误其缺点是输入时间花费较多误，而这种方法可以查出多种类型的错误其缺点是输入时间花费较多l上上述述校校验验方方法法可可视视情情况况用用于于凭凭证证输输入入的的校校验验如如对对输输入入日日期期、、凭凭证证号号可可采采用用界界限校验法；科限校验法；科目代码采用文件校验法；金额采用平衡校验法等等目代码采用文件校验法；金额采用平衡校验法等等 会计信息系统会计信息系统作业：作业：l参参考考各各种种资资料料，，考考虑虑凭凭证证的的格格式式和和内内容的设计容的设计会计信息系统会计信息系统吉林大学远程教育课件学学   时：时：48 会计信息系统 (第三十三讲)主讲人主讲人   :苗淑娟苗淑娟凭证文件设计凭证文件设计l由由于于记记账账凭凭证证的的来来源源不不同同，，输输入入账账务务处处理理系系统统时时所所采采用用的的方方法法亦亦不不完完全全相相同同。

计计算算机下会计系统处理的凭证主要有两种：机下会计系统处理的凭证主要有两种：l一种是根据原始数据所做的人工凭证；一种是根据原始数据所做的人工凭证；l另另一一种种是是其其他他业业务务系系统统按按标标准准格格式式生生成成的的机机制制凭凭证证机机制制凭凭证证可可通通过过自自动动转转账账来来实实现，这里主要介绍人工凭证的输入现，这里主要介绍人工凭证的输入l凭凭证证输输入入工工作作首首要要的的是是凭凭证证格格式式的的设设计计以以及及凭凭证证文文件件的的设设计计在在计计算算机机环环境境下下，，凭凭证格式采用通用的证格式采用通用的会计信息系统会计信息系统l一般来说，凭证文件的结构主要有两种形式：一般来说，凭证文件的结构主要有两种形式：l一一种种形形式式是是按按手手工工会会计计通通用用记记账账凭凭证证的的结结构构设设计计，，用用一一个个数数据据文文件件存存储储凭凭证证，，一一个个记记录录中中包包括括摘摘要要、、会计科目、借方金额、贷方金额等字段会计科目、借方金额、贷方金额等字段l另另一一种种形形式式是是建建两两个个数数据据文文件件，，分分别别记记录录相相关关数数据据一一个个文文件件用用来来描描述述与与经经济济业业务务有有关关的的内内容容，，如如日日期期、、凭凭证证号号、、摘摘要要、、附附件件等等；；另另一一个个文文件件则则用用来来描描述述经经济济业业务务与与会会计计科科目目之之间间的的对对应应关关系系，，如如凭凭证证号号、、科科目目代代码码、、借借方方金金额额、、贷贷方方金金额额等等。

以以凭凭证证号号为为关关键键字字建建立立两两个个文文件件之之间间的的关关系系下下面面通通过过一一个个实实例例来来描描述述两两种种形形式式如如何何存存储储记记账账凭凭证会计信息系统会计信息系统l凭证文件设计凭证文件设计会计信息系统会计信息系统l凭证文件设计凭证文件设计吉林大学远程教育课件学学   时：时：48 会计信息系统 (第三十四讲)主讲人主讲人   :苗淑娟苗淑娟l采用第一种凭证存储格式，其数据库结构如下：采用第一种凭证存储格式，其数据库结构如下：l字段字段 字段名字段名 类型类型  宽度宽度  小数小数   说明说明l 1      RQ        D       8                 日期日期l 2      PZH      C       6               凭证号（前两位为月份）凭证号（前两位为月份）l3       ZY          C      30              摘要摘要l4     KMDM    C       7               科目代码科目代码l5     JFJE         N     12       2     借方金额借方金额l6     DFJE        N     12       2     贷方金额贷方金额l7     SRY          C      8               输入员输入员l8     SHY          C      8               审核员审核员l9     SHBJ         N     1                审核标记审核标记l10   DZBJ         N     1                登账标记登账标记l**Total**93会计信息系统会计信息系统l凭证文件设计凭证文件设计会计信息系统会计信息系统l采用第二种凭证存储格式，其数据库结构有：采用第二种凭证存储格式，其数据库结构有：l1、凭证号文件、凭证号文件l字段字段    字段名字段名    类型类型    宽度宽度    小数小数l1           RQ           D          8l2           PZH         C          6l3           ZY           C         30l4           SRY         C         8 l5           SHY         C         8l6           SHBJ        N         1l7            DZBJ       N         1                **Total**62l2、、凭证内容文件凭证内容文件l字段字段     字段名字段名     类型类型    宽度宽度    小数小数l1            PZH         C          6l2           KMDM     C          7l3           JFJE          N         12         2l4           DFJE         N         12         2     **Total**37会计信息系统会计信息系统l从从上上述述实实例例可可以以看看出出，，第第一一种种方方式式适适用用于于“一一借借一一贷贷”的的记记账账凭凭证证，，如如果果出出现现诸诸如如“一一贷贷多多借借”或或“一一借借多多贷贷”的的“一一对对多多”凭凭证证，，每每个个记记录录都都设设置置“摘摘要要”字字段段，，且且内内容容相相同同，，就就会会造造成成存存储储空空间间的的浪浪费费，，但但这这种种形形式式的的后后续续处处理理比较简单。

比较简单l第第二二种种形形式式存存储储凭凭证证比比较较灵灵活活，，可可以以描描述述"一一对对一一”及及“一一对对多多”不不同同的的会会计计分分录录形形式式；；可可以以节节约约存存贮贮，，特特别别是是处处理理“一一对对多多”时时，，较较第第一一种种方方式式节节约约存存贮贮空空间间但但凭凭证证的的查查询询和和输输出出需需要要对对两两个个数数据据文文件件进进行行操操作作，，有有时时还还需需要要进进行行“合合成成”，，形形成成人人们们习习惯惯的的记记账账凭凭证证形形式式，，与第一种形式比较处理方法要复杂一些与第一种形式比较处理方法要复杂一些 会计信息系统会计信息系统凭证修改凭证修改l凭凭证证输输入入时时，，尽尽管管系系统统提提供供了了多多种种控控制制错错误误的的措措施施，，但但错错误误凭凭证证是是难难免免的的，，记记账账凭凭证证的的错错误误必必然然影影响响系系统统的的核核算算结结果果为为更更正正错错误误，，系系统统提提供供了了对对错错误误凭凭证证修修改的功能改的功能l审审核核前前的的凭凭证证修修改改也也可可称称为为凭凭证证浏浏览览，，当当录录入入一一定定数数量量的的凭凭证证后后，，录录入入人人员员可可浏浏览览已已输输入入的的凭凭证证，，发发现现错错误误可可当当场场修修正正。

浏浏览览凭凭证证的的范范围围是是已已存存入入凭凭证证库库，，但但未未审审核核和和登登账账的的凭凭证证记记录录，，其其目目的的是是保保证证凭凭证证输输入入的的正正确确性性，，具具体体操操作作是是将将要要浏浏览览的的凭凭证证从从库库中中调调出出，，并并按按输输入入的的格格式式显显示示在在屏屏幕幕上上，，与与人人工工凭凭证证进进行行比比较较，，有错误更正，无错误浏览下一张，直至结束有错误更正，无错误浏览下一张，直至结束.l当当然然，，财财务务会会计计制制度度和和审审计计对对错错误误凭凭证证的的修修改改有有严严格格的要求的要求，，会计信息系统会计信息系统l根根据据这这些些要要求求，，账账务务处处理理系系统统中中对对不不同同状状态态下下的的错错误误凭凭证证有有不不同同的的修修改改方式l1、错误凭证的、错误凭证的“无痕迹无痕迹”修改修改l无无痕痕迹迹修修改改是是指指不不留留下下任任何何曾曾经经修修改改的的线线索索和和痕痕迹迹下下列列两两种种状状态态下下的的错错误误凭凭证证可可实实现现无无痕痕迹迹修修改改：：（（1））对对已已经经输输入入但但未未审审核核的的机机内内记记账账凭凭证证进进行行修修改改或或删删除除（（但但操操作作员员只只能能修修改改自自己己填填制制的的凭凭证证，，且且凭凭证证编编号号不不能能修修改改））；；（（2））已已通通过过审审核核但但未未记记账账的的凭凭证证不不能能直直接接修修改改，，如如果果软软件件有有取取消审核的功能，可以先取消审核再修改。

消审核的功能，可以先取消审核再修改l未未通通过过审审核核的的错错误误凭凭证证可可通通过过凭凭证证的的编编辑辑输输入入功功能能直直接接进进行行修修改改；；已已通通过过审审核核的的凭凭证证应应首首先先通通过过凭凭证证审审核核功功能能取取消消审审核核后后，，再再通通过过凭凭证证的的编编辑辑输入功能进行直接修改输入功能进行直接修改l2、错误凭证的、错误凭证的“有痕迹有痕迹”修改修改l有有痕痕迹迹修修改改是是指指留留下下曾曾经经修修改改的的线线索索和和痕痕迹迹，，通通过过保保留留错错误误凭凭证证和和更更正正凭证的方式留下修改痕迹的凭证的方式留下修改痕迹的l若若已已经经记记账账的的凭凭证证发发现现有有错错，，不不能能再再直直接接修修改改，，对对此此类类凭凭证证的的修修改改要要求求留下审计线索可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正留下审计线索可以采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正l红红字字冲冲销销法法或或补补充充凭凭证证法法，，即即将将错错误误凭凭证证采采用用增增加加一一张张“红红字字”凭凭证证全全额冲销，若需要，再增加一张额冲销，若需要，再增加一张“蓝字蓝字”凭证补充的方法凭证补充的方法会计信息系统会计信息系统吉林大学远程教育课件学学   时：时：48 会计信息系统 (第三十五讲)主讲人主讲人   :苗淑娟苗淑娟凭证审核凭证审核l审审核核是是指指由由具具有有审审核核权权限限的的操操作作员员按按照照会会计计制制度度规规定定，，对对制制单单人人填填制制的的记记账账凭凭证证进进行行合合法法性性检检查查。

凭凭证证审审核核的的目目的的是是防防止止错错弊弊，，避避免免输输入入人员有意或无意的错误操作人员有意或无意的错误操作l会会计计核核算算涉涉及及到到国国家家、、企企业业和和个个人人的的切切身身经经济济利利益益，，而而记记账账凭凭证证的的准准确确性性是是进进行行正正确确核核算算的的基基础础，，因因此此，，无无论论是是直直接接在在计计算算机机上上根根据据原原始始凭凭证证编编制制记记账账凭凭证证，，还还是是直直接接将将手手工工编编制制并并审审核核的的凭凭证证输输入入系系统统，，因因为为都都经经过过了了手手工工的的操操作作处处理理，，所所以以需需要要经经过过他他人人的的审审核核后后，，才才能能作作为为正式凭证进行记账处理正式凭证进行记账处理l账账务务处处理理系系统统中中为为实实现现凭凭证证审审核核提提供供了了凭凭证证审审核核的的功功能能，，通通过过该该功功能能，，既既可可审审核核凭凭证证，，还还可可取取消消已已审审核核的的凭凭证证审审核核通通过过的的凭凭证证方方可可在在计计算算机内生效，才可用于登账和编表机内生效，才可用于登账和编表l审审核核方方法法有有屏屏幕幕审审核核、、静静态态审审核核（（既既先先打打印印记记账账凭凭证证然然后后进进行行审审核核））、、二次录入校验，最常用的方法是屏幕审核。

二次录入校验，最常用的方法是屏幕审核 l屏屏幕幕审审核核时时，，可可直直接接根根据据原原始始凭凭证证，，对对屏屏幕幕上上显显示示的的记记账账凭凭证证进进行行审审核核对对正正确确的的记记账账凭凭证证，，发发出出签签字字指指令令，，计计算算机机在在凭凭证证上上填填入入审审核核人人名字，并作审核标记名字，并作审核标记l审核人和制单人不能是同一个人，取消审核只能由审核人进行审核人和制单人不能是同一个人，取消审核只能由审核人进行会计信息系统会计信息系统登账登账l审核通过后的凭证才可以进行登账处理审核通过后的凭证才可以进行登账处理l在在手手工工方方式式下下，，登登账账是是指指根根据据记记账账凭凭证证登登记记日日记记账账，，明明细细账账，，总总账账，，实实际际上上是是会计数据的多次重复转抄；会计数据的多次重复转抄；l在在计计算算机机环环境境下下，，登登账账是是指指根根据据记记账账凭凭证证更更新新科科目目余余额额文文件件，，各各种种账账簿簿可可根根据据需要临时生成需要临时生成 会计信息系统会计信息系统科目余额文件设计科目余额文件设计l科科目目余余额额是是反反映映某某个个时时点点某某个个科科目目的的结结存存（（余余额额））数数量量，，是是登登记记总总账账、、明明细细账账，，编编制制资资产产负负债债表表等等的的基基础础数数据据。

科科目目余余额额的的表表现现形形式式也也是是不不唯一的，现举出常见的两种形式（假定以科目代码为索引）：唯一的，现举出常见的两种形式（假定以科目代码为索引）：l第一种形式：第一种形式：l字段字段   字段名字段名         类型类型      宽度宽度     小数点小数点l1         科目代码科目代码       C          7l2         期初借方期初借方       N          12          2l3         期初贷方期初贷方       N          12          2l4         借方发生额借方发生额   N         12           2l5         贷方发生额贷方发生额   N         12           2l对对于于一一个个会会计计科科目目来来说说，，其其余余额额要要么么为为借借方方，，要要么么为为贷贷方方若若为为借借方方余余额额，，则则期期初初贷贷方方为为0，，反反之之期期初初借借方方为为0某某时时点点余余额额可可以以运运算算得得到到，，即即：：某某时时点点余余额额=期期初初借借方方-期期初初贷贷方方+期期初初至至该该时时点点借借方方发发生生额额-期期初初至该时点贷方发生额至该时点贷方发生额。

若结果大于若结果大于0则为借方，反之则为贷方则为借方，反之则为贷方 会计信息系统会计信息系统科目余额文件设计科目余额文件设计l第二种形式：第二种形式：l字段字段     字段名字段名             类型类型      宽度宽度     小数点小数点l1           科目代码科目代码         C           7l2           期初余额期初余额         N          12           2l3           借贷标志借贷标志         N          2l4           借方发生额借方发生额     N          12           2l5           贷方发生额贷方发生额     N          12           2l结结构构中中的的借借贷贷标标志志用用来来标标明明期期初初余余额额的的性性质质其其值值为为1时时表表示示期期初初借借方方余余额额，，为为2时时表表示示期期初初贷贷方方余余额额而而某某时时点点余余额额的的计计算算公公式式为为：：某某时时点点余余额额=期期初初余余额额+（（借借方方发发生生额额-贷贷方方发发生生额额））×（（-1））（（借借贷贷标标志志+1））。

若结果大于若结果大于0则为借方，反之则为贷方则为借方，反之则为贷方l本书将采用第二种形式存放余额数据本书将采用第二种形式存放余额数据 会计信息系统会计信息系统吉林大学远程教育课件学学   时：时：48 会计信息系统 (第三十六讲)主讲人主讲人   :苗淑娟苗淑娟科目余额文件设计科目余额文件设计l科科目目余余额额文文件件可可单单独独设设计计，，也也可可以以为为全全面面描描述述科科目目特特征征和和科科目余额，并为后续处理提供便利，建立如下数据库文件结构目余额，并为后续处理提供便利，建立如下数据库文件结构l字段字段   字段名字段名      类型类型      宽度宽度   小数小数     说明说明l1         KMDM     C           7                      科目代码科目代码l2         KMMC     C           20                    科目名称科目名称l3         KMLX      N           1                      科目类型科目类型l4         KMJB       N           1                      科目级别科目级别l5         DCYE       N           12        2          年初余额年初余额l6         DQYE       N           12        2          当前余额当前余额l7         JDBZ        N           1                      借贷标志借贷标志l8        JFFSE       N           12         2         借方发生额借方发生额l9        DFFSE      N           12         2          贷方发生额贷方发生额会计信息系统会计信息系统科目余额文件设计科目余额文件设计l上上述述数数据据库库文文件件中中，，“当当前前余余额额”字字段段是是冗冗余余的的，，可可根根据据其其他他字字段段的的数数据据算算出出，，设设置置该该字字段段主主要要为为查查询询和和编编制制报报表表快快速速提供数据，而所占空间有限。

提供数据，而所占空间有限l科科目目类类型型表表示示科科目目所所属属的的大大类类，，其其对对应应关关系系是是：：1-资资产产类类；；2-负负债债类类；；3-所所有有者者权益类；权益类；4-成本类；成本类；5-损益类l科科目目级级别别表表示示科科目目所所属属的的层层次次，，与与前前述述的的科科目目编编码码相相对对应应，，共共设设三三级级即即：：1-一级；一级；2-二级；二级；3-三级会计信息系统会计信息系统登账流程设计登账流程设计l登登账账处处理理基基本本流流程程有有：：根根据据已已输输入入且且被被审审核核签签章章的的凭凭证证数数据据，，按按科科目目代代码码汇汇总总并并更更新新科科目目余余额额文文件件，，然然后后进进行行逐逐级级汇汇总总，，生生成成上上级级科科目目余余额额数数据据，，科科目目余余额额文文件件中中一一级级科科目目的的有有关关数数据据就就是是所所需需的的总总账账数数据据，，某某一一个个科科目目的的余余额额加加上上相相应应科科目目的的凭凭证证数数据据就就可形成相应的明细账可形成相应的明细账l因因此此，，计计算算机机环环境境下下账账务务处处理理系系统统的的登登记记账账簿簿内内容容与手工方式下的登记账簿内容是有差异的。

与手工方式下的登记账簿内容是有差异的会计信息系统会计信息系统l具体的登账处理流程为：具体的登账处理流程为：l1、选择要记账的凭证范围：月份、类别、凭证号等选择要记账的凭证范围：月份、类别、凭证号等l2、取出已审核过的凭证记录取出已审核过的凭证记录l3、、按按科科目目汇汇总总由由于于凭凭证证数数据据中中相相同同科科目目的的业业务务不不止止一一笔笔，，为为方方便便，，在在更更新新数数据据之之前前需需将将凭凭证证数数据据按按科目代码进行汇总科目代码进行汇总l4、、用用凭凭证证汇汇总总数数据据来来更更新新科科目目余余额额发发生生额额文文件件中中相相应科目的本期发生额应科目的本期发生额l5、、根根据据逐逐级级汇汇总总的的方方法法，，用用下下级级科科目目汇汇总总后后的的结结果果生生成成上上级级科科目目发发生生额额数数据据，，这这个个过过程程可可以以科科目目113的的一级、二级科目为例来给予说明：一级、二级科目为例来给予说明：会计信息系统会计信息系统l具体的处理流程实例：具体的处理流程实例：会计信息系统会计信息系统l在在各各级级的的发发生生额额逐逐级级汇汇总总完完成成后后，，计计算算出出各各科科目目的的累累计计发发生生额额，，最最后后计计算算出出期期末末余余额额，，从从而而形形成成最最新新的科目余额发生额数据。

的科目余额发生额数据l6、、若若企企业业由由于于特特殊殊需需要要，，需需生生成成其其他他账账户户，，也也可可以以在此时分离出相应的凭证数据，存入相应的数据库在此时分离出相应的凭证数据，存入相应的数据库l7、、对对本本批批已已登登过过账账的的凭凭证证记记录录在在计计算算机机内内打打上上记记账账标记，以防重复登账标记，以防重复登账l8、、若若登登账账不不成成功功，，计计算算机机可可通通过过登登账账状状态态变变量量恢恢复复到登账前的状态，重复上述过程，重新登账到登账前的状态，重复上述过程，重新登账l需需要要注注意意的的是是，，未未通通过过审审核核的的凭凭证证不不能能登登账账；；上上月月未结账时，本月不能登账未结账时，本月不能登账 会计信息系统会计信息系统结账结账l结账是指终结某月的账务处理结账是指终结某月的账务处理l它它要要求求既既不不能能提提前前结结账账，，也也不不能能将将本本期期的的业业务务延延至至下下期期记记账账，，因因此此结结账账时时应应按按权权责责发发生生制制原原则则调调整整和和结结转转有有关关账账项项，，并并按按科科目目汇汇总总核核算算出出本期余额本期余额l结结账账是是本本期期的的全全部部会会计计工工作作都都已已结结束束，，将将开开始始下下一一期期的的会会计计工工作作前前所所要要做做的的一一项项工工作作，，其其工工作作内内容容是是将将本本期期所所有有的的期期末末余余额额数数据据转转到到下下一一期期的的期期初初余余额额，，并并清清除除本本期期的的所所有有发发生生额额数数据据（（借借方方发发生生额额和和贷贷方方发发生生额额）），，对对本本期期业业务务执执行封账。

行封账会计信息系统会计信息系统l结账的主要过程如下：结账的主要过程如下：l1、、检检查查本本期期的的所所有有凭凭证证是是否否均均已已记记账账，，结结账账日日期期是是否否正正确确，，其其他他相相关关子子系系统统的的数数据据是是否否传传递递完完毕毕等等若结账条件不满足，则退出本模块若结账条件不满足，则退出本模块l2、、编编制制结结账账凭凭证证，，可可由由账账务务处处理理系系统统在在接接受受其其他他子子系系统统的的数数据据传传递递后后自自动动生生成成，，或或由由专专门门的的自自动动转转账账系统生成系统生成l3、、当当成成功功地地结结账账后后，，系系统统做做本本期期结结账账标标记记，，这这时时不不能能再再输输入入该该月月的的凭凭证证了了，，反反之之，，若若结结账账不不成成功功，，通通过过计计算算机机恢恢复复到到结结账账前前的的状状态态，，重重复复上上述述过过程程，，重重新进行结账新进行结账l4、、如如果果是是年年终终结结账账，，计计算算机机会会产产生生下下年年度度的的空空白白账账户文件，并结转年度余额户文件，并结转年度余额会计信息系统会计信息系统l结结账账用用于于终终结结某某月月的的账账务务处处理理，，与与登登账账不不同同的的是是，，一一个个月月内内可可以以登登账账数数次次，，但但只只能能结结账账一次。

一次l手手工工条条件件下下，，必必须须结结完完上上月月的的账账才才能能登登下下一一月的账l电电算算化化条条件件下下，，可可以以在在上上月月未未结结账账的的情情况况下下，，输输入入下下一一月月的的凭凭证证，，甚甚至至在在去去年年12月月份份账账未未结结的的情情况况下下输输入入今今年年的的记记账账凭凭证证需需要要注注意意的是，本期未登账不能结账的是，本期未登账不能结账会计信息系统会计信息系统。