word重点难点.docx

1 大纲级别1.1 用大纲级别结合文档结构图快速定位在Word2013中打开一篇文档，在菜单栏上选择“视图→导航窗格”，如果这篇文档已经设置好各级大纲级别，我们可以在左边的文档结构图中看见很多分好级别的目录这时如果在左侧的文档结构图中点击一个条目，那么在右侧的文档中，光标就会自动定位到相应的位置利用文档结构图的这一功能查阅文档（特别是长文档）的时候会非常方便打开的文档在文档结构图中看不到条目——那是因为这篇文章没有设置大纲级别，除“正文文本”级别的段落不出现在文档结构图中外，其它级别的段落都会排列在文档结构图中这种排列有从属关系，也就是说，大纲级别为2级的段落从属于1级，3级的段落从属于2级……9级的段落从属于8级在文档结构图中，点击条目前面的“－”号或 “＋”号，可以把有从属关系的条目折叠或展开，这种方法与Windows资源管理器左窗格中的目录和子目录的操作方法有点相似1.2 级别与编号级别可设置多层次；编号只一个层次1.3 明级别与样式明白了上述原理，我们就可以给文档中的章节标题设置好大纲级别，以便利用文档结构图快速查看文档在实际应用中，我发现有些人利用格式刷给章节标题设置大纲级别，这的确是一种不错的方法，但这并不是最好的方法。

因为我们一般都是用“样式”来给文档排版的，而段落的“样式”中本身就包括了大纲级别的设置，所以，我们只要给段落应用了正确的“样式”，段落的大纲级别也就自动地设置了word默认的样式有标题一，标题二，标题三，正文三个标题的大纲等级分别是一级、二级、三级，正文没有等级你还可以新建一个样式，然后在段落中选择它的大纲等级 也就是说，word文档中，一种样式对应着一种大纲级别 在“定义新多级列表中”，首先确认级别1、2、3分别链接到1级标题样式、2级标题样式、3级标题样式，然后选择级别4，并链接到 4级标题样式1.4 在大纲视图中设置大纲级别打开一篇文档，点击水平滚动条上的“大纲视图”按钮，把文档切换到大纲视图在大纲视图中，在文档中的每一段落前面都显示有一个标记，其中小圆形的标记表示该段落的大纲级别为“正文本文”，类似“＋”的标记表示该段落的大纲级别非“正文文本”把光标定位在一个“＋”标记的段落前，在大纲工具栏上点击“折叠”按钮，可以把从属在它下面的其它级别的段落和“正文文本”逐层折叠起来，完全折叠后，该段落的下面会出现一条类似波浪线的下划线同样的道理，点击工具栏上的“展开”按钮，也可以把从属在该段落下面的其它段落逐层展开。

在大纲视图中，除了可以使用折叠和展开的方法快速地查阅文档，我们还可以利用它重新组织文档和快速地改变段落的大纲级别1.4.1 重新组织文档先把段落下面的内容完全折叠起来，单击前面的“＋”标记选中这个段落，然后点击大纲工具栏上的“向下移动”按钮1.4.2 改变段落的大纲级别把光标定位在一个大纲级别为“正文文本”的段落前，在大纲工具栏上点击“提升”按钮，这个段落就和就和它的上一级段落同级了；把光标定位在一个大纲级别为1级的段落前，点击大纲工具栏上的“降低”按钮，这个段落的大纲级别就降低了一级，点击工具栏上的“降为正文”按钮，这个段落的大纲级别就变为“正文文本”1.5 用大纲级别自动生成目录当我们拿到一篇文稿或一本书的时候总会先看一下它的目录，了解一下该书的大体内容现在，如果文档已经设置好了大纲级别，就可以方便轻松地自动生成目录，步骤如下首先我们调整好各段落的大纲级别，接着把光标定位到文档的最前面，然后打开“插入”菜单，选择“引用→目录→插入目录”（或自动目录）点击“选项”按钮，在打开的对话框上清除“样式”复选框前面的小钩后点击“确定”，这样目录就只按大纲级别进行设置了我们还可以给目录设置一种格式。

点击“格式”下拉列表框，选择“简单”，选中“页码右对齐”复选框，单击“制表符前导符”下拉列表框，选择圆点，最后点击“确定”，Word就在文档的最前面插入了一个目录还可以设置目录级别，一般设置三级目录2 题注与交叉引用写长文档的时候最害怕遇到什么?假设写了一篇300页的文档，里面的各种插图也超过100张了，在写的时候，插图已经被标上了“图1”、“图2”之类的标号但BOSS看过后告诉你，有两张图之间还需要插入一张图这可好，新插入一张图后，后面所有图的标号都要顺延1了，如果是在文章末尾插入新图，那工作量还小一些；但如果是在文章开头处新插入，呵呵，有得忙了　　另一种情况，假设在写一篇文章，里面很多表格最后如果希望在文章末尾为所有表格创建一个索引，这样读者根据索引可以用页数定位到相应的表格，你会怎么做?直接手工创建索引吗?那如果文章后期还要编辑，页码发生了变动，难道再挨个更新页码?　　如果在文章的正文中需要引用，例如“如果想了解有关xxx的详细信息，请参考本文第x页xxx节的相关内容”，这时候你会怎样做?手工创建索引?那以后如果页数变化了，或者章节的编号名称变化了，难道再挨个手工更新?　　呵呵，Word虽然让文档的处理工作简化了不少，但如果你对Word不够熟，可能依然会做很多重复性的工作。

我以前就被这些问题困扰着，直到现在了解了Word的题注和交叉引用功能2.1 插入题注对于图片，将图片插入文档后，用鼠标右键单击图片，选择“插入题注”；如果是表格需要插入题注，只需要选中整个表格，然后用鼠标右键单击，选择“插入题注”；在“题注”一栏显示的是插入后的题注的内容标签”下拉菜单可以用于选择题注的类型，例如如果插入的是图片，可以选择“图表”，或者根据插入的内容类型选择“表格”，“公式”如果觉得Word自带的几种标签类型不太贴切，单击“新建标签”按钮即可新建自己需要内容的标签随后可以在“位置”下拉菜单选择题注出现的位置，可选的位置是项目的上方或下方，可以根据世纪需要选择经过上述简单的设置，单击“确定”，Word就会自动为我们创建好题注如果创作的是短文档，页数不超过10页，其中没有插图或者只有很少的插图，没必要向上述那样做但如果有上百张插图，如果日后需要在两张图片中增加图片，那么只要所有图标都使用题注的方式进行了标识，那么新插入的图片以及后面图片的题注中的图片编号都会被自动更新也就是说，如果在“图10”前面插入了一张图片，那么原来的“图10”就会自动变为“图11”，后面的图片一样会自动更新。

2.2 交叉引用如果我在写文档的时候需要提及某个内容，例如“如果想了解有关xxx的详细信息，请参考本文第x页xxx节的相关内容”，这时候方便起见可以使用交叉引用功能因为随着编辑，书稿中每部分内容的页数以及节编号都有可能发生改变，因此直接手工输入就是一个最笨的办法这时候可以使用交叉引用交叉引用的“域”会随着文档结构的变化产生变化2.3 生成图表目录文档编写完了，我们还需要在文档的末尾对文中出现的所有图片和表格或者其他内容列一个目录出来，方便读者的快速定位，这时候，如果你的图片或表格都按照上文介绍的方法添加了题注，那么解决起来很简单　　将鼠标插入点放置在需要创建图片或表格目录的位置，打开“引用”工具栏，单击“插入图表目录”按钮，从“题注标签”下拉菜单中选择你要创建索引的内容对应的题注，例如“图表”、“图”，或者其他你按照上文方法插入的题注，然后选择好其他选项，并单击确定3 索引索引是根据一定需要,把书刊中的主要概念或各种题名摘录下来,标明出处、页码,按一定次序分条排列,以供人查阅的资料如何标记文档中的索引项要编制索引，应该首先标记文档中的概念名词、短语和符号之类的索引项索引的提出可以是书中的一处，也可以是书中相同内容的全部。

如果标记了书中同一内容的所有索引项，可选择一种索引格式并编制完成，此后 Word 将收集索引项，按照字母顺序排序，引用页码，并会自动查找并删除同一页中的相同项，然后在文档中显示索引如何提出已标记的索引项做完上面的索引标记之后， 就可以提取所标记的索引了，其方法是，把光标移到书的最后边，然后执行“插入”菜单下的“索引和目录”,此时，一个索引就出现在光标处如果你当初选择的是“标记全部”，则索引会标记出你所索引的某个词都出现在哪一页上一个索引词在同一页 中出现多次，索引为节省页面，只会标记一次，并按笔画或拼音进行了排序这样你就可以按照索引的提示查找有关页面的内容了注意：索引标记后使用全部标记导致标记很多，删除很困难，小心操作4 页面分节我们在进行Word文档排版时，经常需要对同一个文档中的不同部分采用不同的版面设置，例如：设置不同的页面方向、页边距、页眉和页脚，或重新分栏排版等这时，如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置，就会引起整个文档所有页面的改变怎么办呢？这就需要对WORD文档进行分节n 默认方式下，Word将整个文档视为一“节”，故对文档的页面设置是应用于整篇文档的若需要在一页之内或多页之间采用不同的版面布局，只需插入“分节符”将文档分成几“节”，然后根据需要设置每“节”的格式即可。

n 插入“分节符”：页面布局-〉分隔符n 插入“分节符”后，要使当前“节”的页面设置与其他“节”不同，只要单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在“应用于”下拉列表框中，选择“本节”选项即可n 分节后的页面设置可更改的内容有：页边距、纸张大小、纸张的方向（纵横混合排版）、打印机纸张来源、页面边框、垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排等。