公文规范及文稿处理.pdf

公 文 规 范 及 文 稿 处 理一、公文处理的目标、原则和基本要求公文处理工作是校院管理工作的重要内容，做好公文处理工作对于依法治校有着十分重要的意义一）目标1. 规范化：遵循一定的规程、方式和要求达到一定的标准、规格2. 制度化：建立并执行一整套处理制度3. 科学化：符合公文处理运行的规律和实际（二）原则和基本要求1. 政治性：牢固树立政治观念2. 实事求是：拟制公文、承办来文都要坚持一切从实际出发3. 精简、准确：要压缩文件数量，提高文件质量；行文要有必要性，发文范围要准确；行文要准确无误，要有针对性4. 及时、高效：讲求时效性5. 安全、保密：密级文件不得泄密，一般文件不能遗失二、常用公文、文稿的起草及注意点（一）公文种类命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要二）常用公文文稿的起草及注意点决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项1． 标题：发文机关＋事由＋文种例：江苏省教育厅关于表彰普通高校招生工作先进集体和先进个人的决定2． 正文：决定的缘由＋决定的事项决定的缘由：概述作出决定的背景或原因、目的、意义、作用，一般两三句话就行。

决定的事项：决定的基本内容分条列项表述或分段列题表述3． 常见问题：（1）决定与通知混用决定一般是对重要或重大事项使用，如表彰、处分、授予称号等行文时要叙述理由；通知所针对的事情可大可小，主要目的是使受众知晓或指导执行2）决定不写主送机关，通知必须写通知：适用于批转下级机关的公文， 转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员1．标题：发文机关＋事由＋文种规定性通知关于废止部分规范性文件的通知发布性通知关于印发××××的通知关于转发××××的通知会议通知2．正文：通知的基本内容分条分项写3．注意点：（1）必须写主送机关2）可以在标题上加“紧急” “联合”“补充”字样请示：适用于向上级机关请求指示、批准1．标题：发文机关＋事项＋文种例：关于更改留学国别的请示2．正文：开头：写请示缘由主体：写请示事项结语：写专此请示，盼予示复或以上请示妥否，请批示等3．注意点：（1）标题用语不要重复如：关于申请××××的请示2）只能一文一事（3）必须写主送机关（4）必须与报告作区别报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问1．标题：发文机关＋事项＋文种例：关于开学初教学情况的报告2．正文：缘由、事项、结语3．注意点：与请示有区别（1）行文目的不同报告，下情上达；请示，请求指示或请求批准。

2）行文时限不同报告，事前事中事后都行；请示，必须事前行文3）收文处理不同上级收到请示必须批复，收到报告不必批复意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法1. 标题：发文机关＋事由＋文种2. 正文开头：事由、依据、目的主体：具体意见、措施办法结语：贯彻意见的要求3. 注意点：本身是公文，发文时不必变成印发性通知来发函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项写法与请示一样，要注意的是函用于不相隶属机关单位之间行文实际操作中，向同级机关行文也可用请示，以表示客气和尊重但向低级别单位行文只能用函如，我校向省教育厅、向市政府行文可以用“请示”，但向市公安局、城管局、物价局、教育局、电力公司、煤气公司等机关单位行文，只能用“函”会议纪要 ：适用于记载、传达会议情况和议定事项1．标题：会议纪要；关于问题的会议纪要2．正文：导言: 介绍会议的基本情况：时间、地点、主持人、出席人员、列席人员等主体: 写会议的主要情况、主要议题、主要精神等结尾: 提出希望、号召或执行要求等3．注意点：(1) 对所有会议材料进行概括、综合、提炼2) 行文时用第三人称：“会议认为” “会议指出” “会议强调” “会议决定” “会议要求”等惯用语引导段落。

3) 内容必须真实、准确4) 记录人员必须聚精会神，尽最大努力做好会议记录年度工作总结和工作要点1．工作总结尽量不要写套话，要写实，用实打实的数字更能说明问题，语言要精炼、概括，不要展开叙述２．工作要点要吃透学校要点精神，分项撰写并及时交两办，每年都要按时汇总交校领导审阅领导讲话稿1. 要认真学习和研究相关政策、法规、会议精神和文件2. 注意分析形势、结合单位实际3. 要认真领会领导意图4. 注意点：（1）学校专项工作会议，要请校领导讲话，由职能部门起草讲话稿，部门领导把好质量关，关键看立意是否到位2）讲话稿成熟后提前交党委办公室或校长办公室，由其做好形式和文字校对或润饰工作三、文件的一般格式（一）三大部分1．文头部分2．行文部分标题主送机关正文成文机关成文时间附件3．文尾部分主题词抄送印发机关和印发时间（二）注意点1．关于主送机关（1）下行普发文的规范写法是：各学院（系、室、所）、部门、群团组织、直属单位：（2）同意转学的通知写法是：××学院及相关部门：（3）决定、通报、意见不写主送单位（4）通知、请示、函必须写主送单位2. 关于附件有的文件有附件，须在附件栏填上名称3. 关于成文时间不能用阿拉伯数字，而要用汉字4. 关于主题词规范使用可以通过主题词库软件查， 也可自拟，但不能超过 5 个。

5．关于公文的语言文字（1）公文语言主要特征是平实、直接，不用修饰性语言、描写性语言和口头语2）阿拉伯数字不能与汉字混用熟语、俗语、成语、固定词组中用汉字如，三个代表、五讲四美、七上八下、二万五千里长征、十七大等；表示确定数字的用阿拉伯数字如，25% 、156 名教授、 22 个学院等3）层次用数规范用法应为：第一层次：一、二、三、四第二层次：（一） （二） （三） （四）第三层次： 1. 2. 3. 4. 第四层次：（1） （2） （3） （4）四、收发文程序及相关注意点（一）发文程序及相关注意点校内发文注意点：1. 发文稿纸封面页常见问题（1）拟稿单位负责人姓名错填在核稿栏位置2）联系人及联系不填，有问题不知找谁询问情况2. 计划、规章、条例等事务性文书不能直接发，须变成印发性通知才能发3. 不能拿尚未作文字、 内容、形式审核的初稿先由主管校领导签发，否则，核稿时不好再作改动二）收文程序及相关注意点注意点：1. 签收管理要严格程序2. 认真审核，确保公文的严肃性、规范性和收文的及时、有效办理3. 承办与催办是收文管理的重点， 直接影响办公室工作的质量和效率具体要求：一是要研究文件内容和批办意见；二是要弄清文件办理的时间要求；三是要认真办理。

公文、文稿处理是学校管理工作的重要组成部分，是进一步探索现代大学制度的重要基础学校组建近四年来， 我校公文处理工作在两办、 学院办公室及部门秘书或相关人员的努力下，正逐步向规范化、制度化、科学化目标发展，但仍有不少方面需要改进， 我们将与大家共同探讨， 不断完善。