基于数字校园的高校档案信息化建设.docx

    基于数字校园的高校档案信息化建设    作者简介：陈飞(1966-)，男，湖南安仁人，硕士，副研究员，主要从事高校管理研究陈飞(湖南科技大学 档案馆，湖南 湘潭 411201)Reference：在数字校园环境下，高校初步实现了档案信息化管理，但仍然存在诸如认识不够深、技术衔接不够高、工作进展不够齐等问题本文对于这些问题提出了共商、共建、共享的工作思路，同时，对高校档案信息化建设的主要内容进行了系统的阐述Keys：数字校园；高校档案；信息化G27：A：1674-5884（2012）03-0042-02高校档案信息化，是指高校在上级教育主管部门的统一规划和要求下，在档案管理活动中科学应用现代信息技术，对高校的文件、档案等信息进行挖掘、整合，使档案信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化，实现资源共享，提高高校档案信息的利用率，更好地为高校和社会服务在“数字校园”背景下，高校档案信息化建设是一项复杂的系统工程，在建设过程中，需要深化认识，理清思路，明确任务，使档案信息化工作不断向前推进一高校档案信息化建设的现状高校档案信息化建设是时代的要求、科技的产物十多年来，高校档案管理方式发生了从手工向现代化、从封闭向开放的根本性转变，但是档案信息化程度依然偏低，与高校建设与社会发展的需求相比，还存在一些突出的问题。

一)思想认识不够深档案是高校重要的战略资源档案既能为高校教学科研管理工作服务，又能维护高校利益和职工合法权益在新的形势下，高校档案信息化建设势在必然但是，由于种种原因，一些高校对档案信息化建设的重要性、紧迫性感受不深，热情不高，不愿增加额外投资不少高校没有建立健全档案信息化建设的领导决策机构，机构设置、人员编制不到位，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍，专职档案管理人员缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论与基本技能，兼职档案人员较少接受专门培训甚至有的高校至今没有将档案信息化建设列入高校党委议事日程这些直接制约着高校档案信息化建设的进程，严重降低了档案在高校教学科研管理工作中的服务功能二)技术衔接不够高按理说，档案文档一体化管理是高校档案信息化管理的发展方向，在高校数字校园内，档案管理工作应该与教学科研管理、文书处理有效衔接，校内各种信息资源互通、共享，信息处理能力极大提高，真正实现档案信息的无缝交接和有效管理但是，由于目前我国高校内部管理机制方面的掣肘，高校档案信息化程度普遍较低，高校档案信息化管理与校内其他方面的信息化管理没有完全实现有效的衔接在档案信息化建设过程中，很难在系统上实现与校内其他职能部门之间的信息联络，也难以实现档案信息管理与其他信息管理的有效衔接。

因此，实现真正意义上的文档一体化管理还有相当一段路程要走三)工作进展不够齐由于种种原因，高校档案信息化建设发展不平衡有些高校较早开展了档案信息化建设，并且信息化程度较高，有些高校则至今仍然没有把档案信息化建设提上议事日程，绝大部分高校正在抓紧进行当中即使已经开展信息化建设的高校在发展中也很不平衡有的高校对档案信息化工作认识不到位，谈起来重要，做起来次要；有的高校档案部门缺乏应有的设备和技术支撑；有的缺乏信息化管理人才；有的对档案信息资源开发深度不够，数字化信息资源偏少；有的则是对档案信息资源数字化推进力度不够，等等从整体上究其原因，主要是当前高校普遍在进行定编定岗、减员增效，使高校档案部门无论是人员编制还是工作经费等方面都受到一定的牵制与影响二高校“数字校园”环境下档案信息化建设的思路高校是小社会、大舞台经过这些年的改革与发展，高校逐步获得了一定的办学自主权，不少高校推行了校院二级管理体制有了办学自主权和管理体制的保证，高校在“数字校园”环境下开展档案信息化建设就有了足够的空间一)与教育信息化工作“共商”档案信息化建设属于高校教育信息化工作的一部分，工作任务繁重，经费投入较大，建设周期较长，当前，高校普遍启动了校园教育信息化工作，同时也在同步推进档案信息化建设工作。

在档案信息化建设过程中，高校档案部门要按照《高等学校档案部门业务建设规范》和《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，充分体现档案工作“三纳入”的原则，即高校档案工作要纳入学校的计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，把档案信息化工作与学校信息化工作有机结合，统筹安排，统一考虑，“共商”而行在具体工作中，要从各自实际出发，建立健全规章制度，规范工作流程；各项工作要落实到具体工作人员，分解任务，各负其责，稳步扎实推进二)与教育信息化工作“共建”当前，大部分高校正在开展“数字校园”建设，档案部门要乘势而为，借势而发，搭好“顺风车”在基础设施建设方面，服务器可以同步购买，网络设备和安全设备等可以同步采购，档案部门网站建设、档案管理软件的开发也可以利用校园数字化建设平台只有“共建”，才能在一定程度上弥补高校档案部门人财物等方面的不足例如，档案馆与图书馆有相通之处，档案馆可以与图书馆联合攻关，形成合作关系，解决技术难题在具体实施过程中，坚持高标准、严要求，做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作，建立全校性标准化的档案信息数据库，建设真正意义上的数字化档案馆，形成档案信息化服务的良性循环。

三)与其他类信息资源“共享”高校进行档案信息化建设，目的是为教学科研管理服务，为广大师生员工服务为此，档案信息化建设要与学校信息化工作有机结合，打通信息资源共享的技术壁垒，整合校内主要信息资源，充分利用数据共享平台高校要组建网络信息中心，将网络信息中心、图书馆、档案馆等部门组合成为多位一体的信息网络，与此同时，注意与教务处、科研处、研究生处等相关部门信息系统的有效对接，构筑庞大、便捷的档案管理信息网，实现情报、图书、档案等信息资源共享的信息联网交流，形成集多种信息服务于一体的广域综合信息网络，最大限度地发挥信息网络的辐射作用，实现真正意义上的信息资源共享三高校档案信息化建设的主要内容高校应把档案信息化建设纳入学校整体发展规划，纳入学校教育信息化建设之中，无论是在基础设施、档案信息资源建设方面，还是在标准、规范、应用系统和人才队伍建设等方面，全面部署，统筹考虑，整体推进一)强化档案信息化意识高校党委要充分认识档案信息化建设对高校发展的重要性，对档案事业的推动与创新的重要性，切实把档案信息化建设提到高校建设发展的战略高度来认识对高校档案部门来说，面对庞大繁杂的高校档案信息，要想减轻重复劳动与体力劳动，提高工作效率与服务质量，必须加快信息化建设；要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法，对档案管理模式、管理业务流程进行重新整合与定位。

对档案工作者来说，要转变思想观念，转变传统思维，充分认识档案信息化建设的重要性，把现阶段档案信息化建设看成是提高服务质量的必由之路二)基础设施建设软硬兼施档案网络即使与校园网络相连，若没有档案信息管理系统软件的支持，没有相关硬件设备的投入，校园网对于档案信息化管理来说形同虚设因此，进行档案信息化建设，在环境上，必须配备局域网，形成相互连接的网络，各种电子信息在网上有序传递，电子文件在网上可进行直接收集；在硬件上，配备专门的独立服务器，档案工作者人手一台电脑，辅之以其他硬件设备如扫描仪、刻录机等；在软件上，开发网络版的档案管理软件，建设相对独立的档案门户网站等等三)档案信息资源虚实并举档案信息化建设绝不是一蹴而就的事，要分期分批稳步推进要从实际出发，确定档案数字化的范围，综合考虑人财物及利用需求等多方因素，看在现有馆藏档案中，哪些需要数字化，哪些不急于数字化有些高校，因为人财物资源丰富，往往选择全部的馆藏档案数字化，而在有些高校，限于人财物诸因素，对馆藏档案细加分析，分步实施，首先选择利用需求高的档案进行数字化即便是全部档案实现了信息化，出于安全方面的考虑，也必须一如既往地保存好纸质档案，做到虚实结合，让纸质文档、电子文档长期并存。

四)标准与规范尽快形成体系档案管理标准化与规范化是档案信息化建设的一个重要环节，也是一项重要的基础工作特别是在现代网络条件下，标准和规范显得尤为必要如果数据标准不统一，将对档案数据的采集、加工、保存以及以后的信息共享带来系列问题高校档案部门要结合实际情况，根据已经出台的国家相关标准，积极制定适合本校档案信息化建设的具体标准，并尽快形成档案信息化工作制度和标准规范体系，尽量减少工作的盲目性，避免不必要的重复和浪费五)建设高质量的应用系统档案信息系统要与校内有关管理系统(如教务、财务、管理、服务等)相衔接，确保校内各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递可利用教职员工工作证号和学生学号的唯一性特点，将档案管理软件的统一身份认证集成到校园网的统一身份认证平台之中，实现统一的用户管理和单点登录如果条件允许，还可与“校园一卡通”链接，利用系统在身份识别方面的优势，实现实体认证与虚拟认证的结合，尽可能地避免帐号和密码被盗，确保信息安全做到既充分利用信息，又方便科学管理六)加强档案管理队伍建设档案信息化是一项技术性很强的工作，科技人才是档案信息化建设的关键从目前高校档案人员学历看，大专院校毕业的人员较少，这对档案信息化建设十分不利，必须从根本上改变这种状况。

一方面，引进相关领域人才，特别是要引进档案管理专业人才和电脑专业人才；另一方面，要对现有档案工作者进行有针对性的培训，如加强电脑、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训对有较大发展前途的年轻同志进行重点培训，培训一批懂得电脑知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供坚强的智力支持和人才保障Reference：［1］ 熊海燕.浅论当前高等院校档案信息化建设［J］.人力资源管理,2010(6).［2］ 章华明,廖颖.也谈高校档案的信息化建设［J］.数字技术与应用,2010(11).［3］ 花文博.论档案信息化建设的现状与对策［J］.科技传播,2011(1).［4］ 邓琦.做好高校档案信息化建设的几点思考［J］.黑龙江档案,2011(1).［5］ 刘健美.当前高校数字档案馆建设中存在的问题与对策［J］.市场论坛,2011(4).（责任编校游星雅）  -全文完-。