员工职离职合同备案规程.docx

员工职离职合同备案规程一、总则员工职离职合同备案是人力资源管理部门在日常工作中的一项重要任务，旨在规范员工入职、离职流程，确保劳动合同的签订、变更、解除等环节符合相关要求，维护企业和员工的合法权益本规程旨在明确员工职离职合同备案的具体操作流程，提高工作效率，降低管理风险一）适用范围本规程适用于公司全体员工，包括但不限于全职、兼职、临时工等二）基本原则1. 合法合规：所有职离职合同备案工作必须符合国家相关法律法规的要求2. 及时准确：备案工作应在规定时间内完成，确保信息准确无误3. 规范统一：备案流程、文书格式等应保持规范统一，便于管理和查阅二、入职合同备案（一）准备阶段1. 收集资料：人力资源部门在员工入职前，应收集并审核以下资料：(1) 员工身份证复印件(2) 学历证明复印件(3) 专业技能证书复印件(4) 其他相关证明材料2. 资料审核：对收集到的资料进行审核，确保其真实性和完整性二）合同签订1. 签订劳动合同：人力资源部门与员工在入职后30日内签订劳动合同，合同内容应符合《劳动合同法》的规定2. 合同条款：劳动合同应包括以下内容：(1) 双方基本信息(2) 工作岗位及职责(3) 工作地点(4) 工作时间及休息休假(5) 劳动报酬(6) 社会保险(7) 劳动保护及职业危害防护(8) 合同期限(9) 解除或终止合同的条件(10) 违约责任（三）合同备案1. 备案资料准备：将签订的劳动合同、员工身份证复印件、学历证明复印件等相关资料整理齐全。

2. 提交备案：将备案资料提交至公司档案管理部门进行归档，同时抄送一份至员工本人三、离职合同备案（一）离职申请1. 员工提交离职申请：员工在离职前30日内向人力资源部门提交书面离职申请，说明离职原因及预计离职日期2. 审核确认：人力资源部门对离职申请进行审核，确认离职原因及离职日期二）合同解除1. 签订解除协议：人力资源部门与员工签订劳动合同解除协议，明确双方的权利和义务2. 解除条款：解除协议应包括以下内容：(1) 解除原因(2) 解除日期(3) 工资结算(4) 社会保险及公积金处理(5) 知识产权及保密协议(6) 其他相关事项（三）合同备案1. 备案资料准备：将解除协议、劳动合同、工资结算单等相关资料整理齐全2. 提交备案：将备案资料提交至公司档案管理部门进行归档，同时抄送一份至员工本人四、注意事项（一）时效性1. 入职合同应在员工入职后30日内签订并备案2. 离职合同应在员工离职前30日内签订并备案二）准确性1. 备案资料应确保真实、完整、准确2. 合同条款应符合国家相关法律法规的要求三）保密性1. 人力资源部门应妥善保管员工个人信息及合同内容2. 未经授权，不得泄露员工个人信息及合同内容。

五、附则本规程由人力资源部门负责解释，自发布之日起施行人力资源部门应根据国家相关法律法规的变化，及时修订本规程一、总则员工职离职合同备案是人力资源管理部门在日常工作中的一项重要任务，旨在规范员工入职、离职流程，确保劳动合同的签订、变更、解除等环节符合相关要求，维护企业和员工的合法权益本规程旨在明确员工职离职合同备案的具体操作流程，提高工作效率，降低管理风险一）适用范围本规程适用于公司全体员工，包括但不限于全职、兼职、临时工等二）基本原则1. 合法合规：所有职离职合同备案工作必须符合国家相关法律法规的要求2. 及时准确：备案工作应在规定时间内完成，确保信息准确无误3. 规范统一：备案流程、文书格式等应保持规范统一，便于管理和查阅二、入职合同备案（一）准备阶段1. 收集资料：人力资源部门在员工入职前，应收集并审核以下资料：(1) 员工身份证复印件：核对身份证信息，确保姓名、性别、出生日期、身份证号码准确无误2) 学历证明复印件：包括毕业证书、学位证书复印件，核实学历信息的真实性，必要时可要求员工提供学信网查询结果3) 专业技能证书复印件：根据岗位要求，收集员工相关的专业技能证书复印件，如职业资格证书、专业技术资格证书等。

4) 其他相关证明材料：根据岗位特殊要求，可能需要收集其他相关证明材料，如健康证明、驾驶执照等2. 资料审核：对收集到的资料进行审核，确保其真实性和完整性审核过程中，如发现资料不完整或存在疑问，应及时与员工沟通，要求补充或更正二）合同签订1. 签订劳动合同：人力资源部门与员工在入职后30日内签订劳动合同，合同内容应符合《劳动合同法》的规定1) 双方基本信息：包括用人单位名称、住所、法定代表人或主要负责人；员工的姓名、住址、居民身份证或其他有效身份证件号码2) 工作岗位及职责：明确员工的具体工作岗位、工作内容和工作职责，避免使用模糊或歧义的表述3) 工作地点：明确员工的工作地点，如为多个地点，应明确说明4) 工作时间及休息休假：明确员工的工作时间制度，如标准工时制、综合计算工时制、不定时工作制等，并规定休息休假制度5) 劳动报酬：明确员工的工资标准、工资构成、支付方式、支付周期等6) 社会保险：明确用人单位为员工缴纳社会保险的种类和标准，以及员工的个人缴纳部分7) 劳动保护及职业危害防护：根据岗位特点，明确用人单位提供的劳动保护措施和职业危害防护措施8) 合同期限：明确劳动合同的期限，包括固定期限、无固定期限或以完成一定工作任务为期限。

9) 解除或终止合同的条件：明确劳动合同的解除或终止条件，以及相应的程序10) 违约责任：明确双方违反劳动合同的责任承担方式2. 合同条款：劳动合同应包括以下内容：(1) 双方基本信息(2) 工作岗位及职责(3) 工作地点(4) 工作时间及休息休假(5) 劳动报酬(6) 社会保险(7) 劳动保护及职业危害防护(8) 合同期限(9) 解除或终止合同的条件(10) 违约责任（三）合同备案1. 备案资料准备：将签订的劳动合同、员工身份证复印件、学历证明复印件等相关资料整理齐全，并填写《劳动合同备案登记表》2. 提交备案：将备案资料提交至公司档案管理部门进行归档，同时抄送一份至员工本人档案管理部门应建立劳动合同台账，对劳动合同进行统一管理三、离职合同备案（一）离职申请1. 员工提交离职申请：员工在离职前30日内向人力资源部门提交书面离职申请，说明离职原因及预计离职日期离职申请应包括员工的基本信息、离职原因、预计离职日期等内容2. 审核确认：人力资源部门对离职申请进行审核，确认离职原因及离职日期如发现异常情况，应及时与员工沟通，了解具体情况二）合同解除1. 签订解除协议：人力资源部门与员工签订劳动合同解除协议，明确双方的权利和义务。

1) 解除原因：明确员工离职的具体原因，如主动辞职、协商解除等2) 解除日期：明确劳动合同的解除日期3) 工资结算：明确员工离职前的工资结算方式，包括工资发放日期、支付方式等4) 社会保险及公积金处理：明确员工离职后社会保险及公积金的转移手续5) 知识产权及保密协议：明确员工离职后是否需要继续履行知识产权及保密协议6) 其他相关事项：如涉及竞业限制、培训费用返还等，应在解除协议中明确约定2. 解除条款：解除协议应包括以下内容：(1) 解除原因(2) 解除日期(3) 工资结算(4) 社会保险及公积金处理(5) 知识产权及保密协议(6) 其他相关事项（三）合同备案1. 备案资料准备：将解除协议、劳动合同、工资结算单等相关资料整理齐全，并填写《劳动合同解除备案登记表》2. 提交备案：将备案资料提交至公司档案管理部门进行归档，同时抄送一份至员工本人档案管理部门应更新劳动合同台账，并注明合同解除情况四、注意事项（一）时效性1. 入职合同应在员工入职后30日内签订并备案如遇特殊情况，应及时向相关部门报告，并说明原因2. 离职合同应在员工离职前30日内签订并备案如员工提前离职，应在员工离职后及时办理合同解除手续，并备案。

二）准确性1. 备案资料应确保真实、完整、准确如发现资料存在错误或遗漏，应及时与员工沟通，要求更正或补充2. 合同条款应符合国家相关法律法规的要求如发现合同条款存在违法或不合理之处，应及时进行修改或完善三）保密性1. 人力资源部门应妥善保管员工个人信息及合同内容未经授权，不得泄露员工个人信息及合同内容2. 在办理离职手续时，应注意保护员工的隐私，避免泄露员工的个人信息和离职原因五、附则本规程由人力资源部门负责解释，自发布之日起施行人力资源部门应根据国家相关法律法规的变化，及时修订本规程一、总则员工职离职合同备案是人力资源管理部门在日常工作中的一项重要任务，旨在规范员工入职、离职流程，确保劳动合同的签订、变更、解除等环节符合相关要求，维护企业和员工的合法权益本规程旨在明确员工职离职合同备案的具体操作流程，提高工作效率，降低管理风险一）适用范围本规程适用于公司全体员工，包括但不限于全职、兼职、临时工等二）基本原则1. 合法合规：所有职离职合同备案工作必须符合国家相关法律法规的要求2. 及时准确：备案工作应在规定时间内完成，确保信息准确无误3. 规范统一：备案流程、文书格式等应保持规范统一，便于管理和查阅。

二、入职合同备案（一）准备阶段1. 收集资料：人力资源部门在员工入职前，应收集并审核以下资料：(1) 员工身份证复印件(2) 学历证明复印件(3) 专业技能证书复印件(4) 其他相关证明材料2. 资料审核：对收集到的资料进行审核，确保其真实性和完整性二）合同签订1. 签订劳动合同：人力资源部门与员工在入职后30日内签订劳动合同，合同内容应符合《劳动合同法》的规定2. 合同条款：劳动合同应包括以下内容：(1) 双方基本信息(2) 工作岗位及职责(3) 工作地点(4) 工作时间及休息休假(5) 劳动报酬(6) 社会保险(7) 劳动保护及职业危害防护(8) 合同期限(9) 解除或终止合同的条件(10) 违约责任（三）合同备案1. 备案资料准备：将签订的劳动合同、员工身份证复印件、学历证明复印件等相关资料整理齐全2. 提交备案：将备案资料提交至公司档案管理部门进行归档，同时抄送一份至员工本人三、离职合同备案（一）离职申请1. 员工提交离职申请：员工在离职前30日内向人力资源部门提交书面离职申请，说明离职原因及预计离职日期2. 审核确认：人力资源部门对离职申请进行审核，确认离职原因及离职日期二）合同解除1. 签订解除协议：人力资源部门与员工签订劳动合同解除协议，明确双方的权利和义务。

2. 解除条款：解除协议应包括以下内容：(1) 解除原因(2) 解除日期(3) 工资结算(4) 社会保险及公积金处理(5) 知识产权及保密协议(6) 其他相关事项（三）合同备案1. 备案资料准备：将解除协议、劳动合同、工资结算单等相关资料整理齐全2. 提交备案：将备案资料提交至公司档案管理部门进行归档，同时抄送一份至员工本人四、注意事项（一）时效性1. 入职合同应在员工入职后30日内签订并备案2. 离职合同应在员工离职前30日内签订并备案二）准确性1. 备案资。