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浅谈秘书工作中的沟通协调职能 浅谈秘书工作中的沟通协调职能 姚冰玉 〔江苏省城市职业技术学院 张家港 215600〕 本文阐述沟通在秘书工作中的重要性，沟通协调有利于更好地处理人际关系，从秘书工作中所需的沟通流向上，将其分为横向沟通和纵向沟通再对横向沟通和纵向沟通进展具体论述秘书沟通协调的特点，秘书协调工作的原那么，以及秘书沟通协调的策略 1．沟通协调在秘书工作中的重要性从管理学的角度讲，沟通是指在组织中各部门之间、层次之间、人员之间凭借必须的媒介和通道传递思想、观点、情感和沟通情报、信息、看法，以期到达相互了解、支持与合作．从而实现组织和谐有序运转的一种管理行为或过程沟通是人们传达信息、沟通感情和思想的桥梁，是人们相互了解和影响的行为过程，本质上表达着人们的利益关系和文化需求关系沟通的过程正是相互了解的过程，进而相互理解、融和、认同，到达共赴愿景的目的而人们踊跃主动的沟通行为无不是为了影响他人的思想和言行闭协调是指管理者为了确保组织目标的实现运用沟通等方式使活动中的各个因素、环节、层次结合起来、形成合力的行为过程从哲学意义上看，协调是指事物存在的一种和谐有序的平衡状态。

秘书部门在各类组织中处于中心枢纽位置，能贯穿上下，沟通内外，联系左右秘书要做好工作，首先要处理好工作中的人际关系这就确定了沟通协调是秘书的重要职能协调工作是系统内部运动不 停顿的调整组合工作，也是深化细致的思想工作孔子云：“言不顺，那么事不成我们在协调工作的过程中，须要借助沟通技巧，化解不同的见解与看法，建立共识，推开工作因此，秘书的沟通协调实力特别重要 2. 秘书沟通的分类依据社会沟通的向度，我们可以将秘书沟通可以分为横向沟通和纵向沟通 2.1横向沟通横向沟通指的是同一权力层次上进展的沟通美国学者费尧(Henri Fay01)最先提出其横向沟通理论，他发觉很多组织内部同—级的功能单位的相互沟通，往往是一方向上层传递，到达最高层后再向下层层传递，直至另一方他认为这种沟通方法既无效率又花时间，因而创立了横向沟通的概念，主见同一层级的功能单位之间有沟通的回路人们在习惯上都将组织内的横向沟通称为“费尧桥”对于企业内处于不同方面、扮演不同角色的单位和个人来说，横向沟通具有增进其相互问的了解，协调其相互问的活动，解决其相互间的问题或冲突等方面的功能；对于企业内的纵向沟通来说，横向沟通是一种功能补充，它不仅削减了纵向沟通的环节，而且协助消化纵向沟通所传递的朗。

总之，探究和促进企业内的横向沟通，对于企业的良性运行和协调开展也具有重要意义 ’ 由于我国整个社会中的横向沟通比拟缺乏，因而企业中的横向沟通也比拟缺乏详细表现为如下几个方面： 一是条条分割即企业内的不同职能部门或机构之间缺乏相互沟通企业内的多头决策、重复性的会议与文件都是由此而引起的 二是块块分割即不同的生产单位之间也缺乏经常而必要的沟 通加工厂里的车间乃至班组之间缺乏相互沟通，原来可以通过不问的生产单位之间的干脆沟通就能解决的问题，硬是要通过上级领导出面的间接沟通来解决这种宁愿兜圈子，也不愿走“费尧桥”的现象比拟普遍地存在于我们的企业之中这不仅奢侈了人力、钩力和财力，而且奢侈了时间在现代化建立中，时间的奢侈是最大的奢侈 · 三是条块分割即企业的职能部门与基层生产单位之间也缺乏沟通如劳资部门要调入或调出某一职工，生产单位往往不知道，而生产单位嘉奖或处罚某一职工，劳资部门往往也不知道这种互不知道势必伎其相互之间产生隔膜甚至冲突，势必影响企业管理效率的提高 2.2纵向沟通纵向沟通是指不同层次或不同级别的人或集团间的沟通就信息传递的方向而言，纵向沟通主要有自上而下和自下而上两种，因此，我们称它为“双向链”。

企业内的纵向沟通主要是指上级与下级、组织领导与组织成员间的沟通从信息传递的方I勺看，纵向沟通又分为自上而下和自下而上两种形式下面分别予以论述 (一)自上而下的沟通 在企业内的纵向沟通中，自上而下的沟通占主导地位一般说来，企业的打算、标准以及领导都是靠自上而下的沟通来实现的自上而下的沟通至少具有如下三方面功能： 一是保证企业目标的实现即通过自上而下的沟通来布置生产任务，催促和检查工作，以促使各方面各层级的人通力合作，实现其组织的既定目标二是促进企业的新陈代谢即通过自上而下的沟通经常向企业职工通报新状况、新经历、新技术及新思想，不断促进企业机体的新陈代谢，使其充溢活力三是推动企业的思想教育即通过自上而下的沟通经常向职工进展政策教育、法制教育、纪律教育、职业道德教育等，以保证企业目标的实现以上三个方面也可以作为我们检查和衡量自上而下沟通的效果的标准 当前我国企业内自上而下的沟通存在如下问题： 一是沟通的信息量过小也就是说，上级虽然有发不完的文件，开不完的会议，但下级从上级那里接收的信息并不多，职工对企业的了解并不够产生这一问题的缘由是多方面的，但其中一个重要缘由是其企业管理的开放性程度较低、透亮度不高。

二是沟通的信息冗余量过大无休止的套话、空话及老生常谈是导致沟通的信息冗余量过大的干脆缘由为了与“红头”文件和报刊社论保持高度的相同，有些企业的领导人在开会讲话时，言必谈“大好形势”，并滔滔不绝；在起草文件时，字必写“上级精神”，并连篇系族 三是沟通的形式单调企业中自上而下的沟通，本可以依据详细状况和实际须要采纳不同的形式，但是我们有些企业的领导人只习惯于一种形式，即开会在某些企业中，会议不仅形成“海洋”而且成为“灾难”其详细表现是：大型会议多，“马拉松”式的会议多这些大量的、经常的会议奢侈了大量的人力、物力和财力造成这一状况的缘由许多从思想相识上看，在有些人看来，会议开得多，就说明工作做得多同时，会议规模的大小、时间的长短也成为了衡量领导重视程度的标准 四是沟通的信息准确度较低其客观缘由是沟通的层次太多如象沙钢样十几万人的大企业，其自上而下的沟通至少要经过三、四个层次，这种多级沟通不行幸免地会影响其信息的准确度其主观缘由是企业领导人的素养不高，不能精确理解并发布所传递的信息，从而降低了所传信息的准确度由此可见，为了确保自上而下沟通的信息的准确度，我们不仅要尽量削减沟通的中间环节，而且要不断提高作为信息的发布人或中介者(企业内的各级领导或管理人员)的个人素养。

(二)自下而上的沟通 企业内纵向沟通的另一方面是自下而上的沟通，这是企业的职工向领导、·厂级向—上级反映自己的要求、愿望，提出指责、建议的正常渠道企业内自下而上的沟通主要有两个方面的功能；一是决策功能即自下而上所传递的信息可能作为企业决策的重要依据如企业中关于长期开展战略和近期奋斗目标的制定，关于管理干部的任免或升降的确定，关于企业各项规章制度的制定等，都是建立在自下而上的沟通的根底之上的；二是监视功能，即白下而上的沟通能监视企业各项决策的实施如企业基层职工对称职的领导者的赞扬和对渎职的领导者的指责将有助于企业决策的实施和企业目标的实现 在当前我国社会的企业中，自下而上的沟通也存在很多问题，但其最主要的问题是信息准确度较低产生这一问题的缘由是：其一，某些企业的领导人只观赏职工群众逐级向上请示汇报，而不观赏职工群众越级干脆向企业的主要领导人反映状况这样，经过层层过滤后的信息很难保持原样，有的甚至是面目全非；其二，某些企业的领导人只喜爱听到自己想听或对自己有利的后果和消息，而不情愿听到自己不想听或对自己不利的消息古人云：兼听那么明，偏听那么暗假如我们企业的领导人只喜爱听好消息，不情愿听不好的消息，那么势必会造成报喜不报优的局面，在这种自下而上沟通的根底上形成的相识、作出的决策乃至采纳的行动不仅将是错误的，而且是有害的。

3．秘书沟通协调的特点 3．1附属性秘书的协调无论是领导授权或是职责范围的主动协调，都要以领导的指示、看法、要求和用意为依据，反映领导意图，协调结果有利于领导实施管理 3.2间接性秘书不是领导，没有拍板定案的权力，也没有职能部门人物财方面的安排权，不能干脆运用行政手段而只是在协调过程中发挥沟通、协商、疏导调整的作用，表现为一种认同疏导，顺势而行 3.3 效劳性秘书随领导活动而产生，随领导活动而开展效劳听从于领导是秘书职业的最大原那么，秘书无论是上下协调，还是左右协调，必需吃透领导意图，明确协调目标，表达为领导效劳的原那么 3．4 主动性秘书的协调，特殊是授权协调工作很被动，但秘书个人是主动的，秘书在协调时要擅长在被动中求主动，眼观六路，耳听八方，擅长发觉苗头性问题和冲突集中区，通过请示汇报搞好协调，借权而不越权，主开工作、被动效劳 4秘书协调工作的原那么 4.1．实事求是原那么即沟通工作要坚持从实际启程按规律办事在沟通协调工作中要坚持知实情、讲实话、办实事、求实效如向领导反映状况、汇报工作时，既不存心夸张，又不蓄意缩小 4.2．以人为本原那么坚持以满意人的须要为根本，做到敬重人、理解人、关怀人、爱惜人、善待人。

老师是教学工作的主导力气学生是教学活动的能动主体，教学秘书应坚固树立效劳育人的思想意识，以自己勤恳高效的工作，一心一意地为老师、学生效劳，为教学质量的提高和学校的开展效劳 4. 3．公允公正原那么只有维护公允和正义人们的心情才会惬意，各方面的社会关系才能协调，人们的踊跃性、主动性、缔造性才能充分发挥出来探究生教学秘书在奖学金评定、优秀毕业探究生评比、免试引荐探究生、招生录用等方面，都要维护公允公正 4.4．求同存异原那么要允许各方保存不同点和差异，敬重特性和差异找准各方都认可且又事关全局的共同点，促使各方统一思想、达成共识在坚持原那么的前提下，依据实际状况，敏捷变通，妥当处理 5 秘书沟通协调的策略 5.1把握好角色不越权越位做工作要把握好自己的角色，不要越权越位秘书工作者做协调工作时，虽然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主从严格意义上说，秘书工作者是代表领导做协调工作的假如把主持者误认为决策者，必将产生角色错位问题我们在与协调对象沟通，传达领导指示和看法时，不行随意引申发挥，加进自以为和领导看法相同的内容5.2，把握好方法不以权压人在工作协调过程中利用领导人的影响力是非常重要的，特殊是在被协调者看法难以统一的时候，传达权威领导人的看法，时时能使问题迎刃而解。

但这种方法只能在必要时慎重运用，尽可能少用因为协调的主要手段是协商，应以同等的看法倾听各方看法，即便是错误的要求，也要考虑有无合理因素不能因为你是协调的主持者，就以领导自居，自以为是，“老子天下其次”，听到不同声音就给以颜色，进展打压，那样必将引发对立心情，给以后的协调工作制造障碍5.3．把握好分寸不把简洁的问题困难化在协调工作中，既不要把困难的问题作简洁化处理，也要留意不把小事扩大化，不把简洁的问题困难化，不把明明白白的事情神奇化在办公室的日常工作中，须要协调的事，几乎无时不有，但绝大多数是在举手投足之间便可处理，只要脑勤、眼勤、腿勤，随时留意发觉须要调整的问题，说几句调整的话，甚至开一个幽默的玩笑，便可把冲突化解在萌芽状态有些冲突在未激化前，做点幕后工作就可缓解，如召开协调会使冲突公开化，反而给解决问题增加了困难有的同志不敢负责，遇事宁可搞得大一点、重一点、困难，成了人力、物力、财力的奢侈有的那么是办事讲形式不讲实际，好大喜功，好做外表文章，好搞文牍主义有的同志那么认为“有冲突就应摆在桌面上”，‘公事公办”其实不然就协调而言，涉及重大原那么的事，权力或利益冲突较大的事，具有广泛群众性的事，须要多方听取看法5.4，把握好火候，既。