第二次课(表的结构、字段属性、表的维护).doc

表结构的建立以及数据类型一、 表结构的建立建立表结构有三种方法，一是在“数据表”视图中直接在字段名处输入字段名，二是使用“设计”视图，三是通过“表的向导”创建表结构1、 用“数据表”视图如果还没有切换到“数据库”窗口，可以按F11键从其他窗口切换到数据库窗口单击“对象”下的表，单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮双击“数据表视图”选项，将显示一个空数据表注意：除了重新命名及插入列之外，在保存新建数据表之前和之后，也可以随时删除列或重新排序列的顺序2、 用设计视图双击“设计器创建表”，打开表设计视图常用的方法）3、 用表向导如果要修改或者扩展结果表，在使用完表向导后，可以在设计视图中进行修改或扩展操作注意：我们在设计表的时候，使用最多的是设计视图在设计视图中，当我们输入一个字段后，会发现要求我们选择数据类型二、 Access中各种数据类型的含义和使用方法在表的设计视图中，每一个字段都有设计类型，Access允许九种数据类型：文本、备注、数值、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE对象、超级链接、查询向导 1、 文本：文本或文本与数字的组合，例如地址，也可以是不参与计算的数字，如号码、身份证号码。

这种类型允许最大255个字符或数字，Access默认的大小是50个字符，而且系统只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符可以设置“字段大小”属性控制可输入的最大字符长度2、 备注：这种类型用来保存长度较长的文本及数字，如个人简介或产品说明它允许字段能够存储长达64000个字符的内容但Access不能对备注字段进行排序或索引，却可以对文本字段进行排序和索引在备注字段中虽然可以搜索文本，但却不如在有索引的文本字段中搜索得快3、数字：这种字段类型可以用来存储进行算术计算的数字数据，用户还可以设置“字段大小”属性定义一个特定的数字类型，任何指定为数字数据类型的字型可以设置成“字节”、“整数”、“长整数”、“单精度数”、“双精度数”、“同步复制ID”、“小数”五种类型在Access中通常默认为“双精度数”设置字段大小时一定要定义一个具体数据类型4、日期/时间：这种类型是用来存储日期、时间或日期时间一起的，每个日期/时间字段需要8个字节来存储空间5、货币：这种类型是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字字段类型向货币字段输入数据时，不必键入人民币符号和千位处的逗号，Access会自动显示人民币符号和逗号，并添加两位小数到货币字段。

当小数部分多于两位时，Access会对数据进行四舍五入精确度为小数点左方15位数及右方4位数6、自动编号：这种类型较为特殊，每次向表格添加新记录时，Access会自动插入唯一顺序或者随机编号，即在自动编号字段中指定某一数值自动编号一旦被指定，就会永久地与记录连接如果删除了表格中含有自动编号字段的一个记录后，Access并不会为表格自动编号字段重新编号当添加某一记录时，Access不再使用已被删除的自动编号字段的数值，而是重新按递增的规律重新赋值　7、是/否：这种字段是针对于某一字段中只包含两个不同的可选值而设立的字段，通过是/否数据类型的格式特性，用户可以对是/否字段进行选择8、OLE对象：这个字段是指字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE对象添加数据到OLE对象字段时，可以链接或嵌入Access表中的OLE对象是指在其他使用OLE协议程序创建的对象，例如WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音或其他二进制数据OLE对象字段最大可为1GB，它主要受磁盘空间限制　9、超级链接：这个字段主要是用来保存超级链接的，包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合当单击一个超级链接时，WEB浏览器或Access将根据超级链接地址到达指定的目标。

超级链接最多可包含三部分：一是在字段或控件中显示的文本；二是到文件或页面的路径；三是在文件或页面中的地址在这个字段或控件中插入超级链接地址最简单的方法就是在“插入”菜单中单击“超级链接”命令10、查阅向导：这个字段类型为用户提供了一个建立字段内容的列表，可以在列表中选择所列内容作为添入字段的内容三、 字段属性的设置表中每个字段都有一系列的属性描述字段的属性表示字段所具有的特性，不同的字段类型有不同的属性当选择某一字段时，“设计”视图下部的“字段属性”区会一次显示该字段的相应属性1、 字段大小通过“字段大小”属性，可以控制字段使用的空间大小，该属性只适用于数据类型为文本或数字的字段2、 格式格式属性用来决定数据的打印方式和屏幕显示方式，其格式选择有所不同3、 默认值在一个数据库中，往往会有一些字段的数据内容相同或含有相同的部分，例如性别字段这种情况下就可以设置一个默认值注意：一旦表达式被用来定义默认值，它就不能被同一表中的其它字段引用设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误4、 有效性规则是access中一个非常重要的属性，利用该属性可以防止非法数据输入到表中有效性规则的形式及设置目的随字段的数据类型不同而不同。

对文本字段，可以设置输入的字符个数不能超过某一个值，对于数字类型字段，可以让access只接受一定范围的数字，对于日期/时间类型的字段，可以将数值限制在一定的月份或年份以内当系统发现输入错误时，会显示提示信息，为了使错误提示更明确，可以定义有效性文本5、 输入掩码在输入数据时，如果希望输入的格式标准保持一致，或希望检查输入时的错误，可以使用输入掩码向导来设置一个输入掩码对于大多数数据类型，都可以定义一个输入掩码输入掩码只为文本和日期/时间字段提供向导输入掩码所使用字符的含义(见课本70页)例如：在“成绩”的输入掩码中输入“999”在“入校日期”字段的输入掩码文本框中输入“0000/99/99”某文本型字段的值只能为字母且不允许超过6个，则可以将该字段的输入掩码属性定义为：LLLLLL表之间关系的建立以及表的维护一、 表之间的关系1、表间关系的概念前面我们已经介绍过，表之间有三种关系：分别为一对多关系、多对多关系、一对一关系1）一对多关系是最普通的一种关系，在这种关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行2) 在多对多关系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。

要创建这种关系，需要定义第三个表，称为结合表，它的主键由A表和B表的外部键组成3）在一对一关系中，A表的一行最多只能匹配B表中的一行如果相关列都是主键或都具有唯一约束，则可以创建一对一的关系2、参照完整性参照完整性是一个规则系统，能确保相关表行之间关系的有效性，并且确保不会在无意之中删除或更改相关数据实施参照完整性时，必须遵循一下规则：1）如果在相关表的主键中没有某个值，则不能在相关表的外部键列中输入该值，但是可以在外部键列中输入一个NULL值2）如果某行在相关表中存在相匹配的行，则不能从一个主键表中删除该行3）如果主键表的行具有相关性，则不能更改主键表中的某个键的值注意：当符合下列所有条件时，才可以设置参照完整性1）表中的匹配列是一个主键或者具有唯一约束性2）相关列具有相同的数据类型和大小3）两个表属于相同的数据库二、 维护表1、 修改表的结构添加字段、修改字段、删除字段、重新设置关键字2、 编辑表的内容定位记录（使用记录编号框）、选择记录、添加记录、删除记录、修改数据快捷键定位功能TAB回车 右箭头下一字段SHIFT+TAB 左箭头上一字段HOME当前记录的第一个字段END当前记录的最后一个字段CTRL+上箭头第一条记录的当前字段CTRL+下箭头最后一条记录中的当前字段CTRL+HOME第一条记录的第一字段CTRL+END最后一条记录的最后一字段上箭头上一条记录中的当前字段下箭头下一条记录中的当前PGDN下移一屏PGUP上移一屏CTRL+PGDN左移一屏CTRL+PGUP右移一屏3、调整表的外观改变字段顺序、调整字段显示高度、调整字段显示列宽、隐藏列、冻结列（格式下面的相应命令）、设置数据表的格式（格式—数据表—设置数据表格式）、设置字体显示（格式—字体）。