YH-QP.QES-07文件控制程序.doc

张家港英华材料科技有限公司文件控制程序（依据标准：IS09001： 2008/IS014001： 2004/ OHSAS 18001:2007 编制）2015年07月06日发布2015年07月06 H实施编号：YH-QP.QES-07版本号：第 A/0 版页数：共（7 ）页分项签 名日期编制审核批准张家港英华材料科技冇限公司文件版本控制表修 订变更章次变更摘要修订者版次日期章节页次A/02015/07/06全部全部新建立1、 目的和范围确保与QES管理体系运行冇关的场所，使用冇效版本的文件并使之处于受控状态， 防止使用失效或作废的文件，特制定本程序本程序适用于公司与QES管理体系运行冇关的，所冇内部和外部文件的控制2、 术语QES:指质量(IS09001： 2008)、坏境(IS014001： 2004)和职业健康安全(ISO 18001:2007)的英文简称本程序中的“文件”专指QES的文件3、 职责3. 1文件编制(1) 管理手册一一综合部(2) 程序文件一一综合部(3) 作业文件及记录一一各部门3.2文件审批(1) 总经理：负责公司管理手册的批准2) 管理者代表：负责手册的审核和程序文件的批准。

3) 各部门管理者：负责本部门编制程序文件的审核，和部门内作业文件的批准3.3电子版文件的管理综合部：是本程序的归口管理部门，负责公司管理体系文件(包括其电子文件)的管 理和控制4、流程4. 1流程图示顾客（或相关 方）的文件/资 料体系文件、法 律法规行业标 准/公司流程L4-2*1 5对接收与QES有关的外来文件并登记4-2-2 ・ i 进行评审（5个工作H 内）职责各部门各部门各部门/综合 部输出/至《外来文件登记 表》/各部门《外来文件登记 表》/各部门《外來文件登记 表》/综合办A i各部门管代、部门负 责人管代、总经理综合部综合部新版文件/各 部门流程文件销毁 ）文件外发职责综合 部各部 门各部 门各部 门综合 部综合 部综合 部输出/至《文件和资料 发放（冋收） 登记表》/综 合部《文件更改申 请单》/各部 门4. 2流程说明4.2.1各部门接收同本部门业务相关的QES外部文件和资料，在《外来文件登记表》中记录4. 2.2各部门在接收冇关QES的资料后，必须组织相关人员进行评审，评审结果填写在 《外来文件登记表》中，文件评审在5个工作□内完成4. 2.3文件编制4. 2. 3. 1公司编制的QES管理体系文件，共分为四个层次：第一层次为QES体系管理手 册；第二层次为QES体系程序文件；第三层次为QES体系作业文件；第四层次为QES体 系记录表格；4. 2. 3. 2管理手册和程序文件曲管理者代表组织各部门编制；作业文件曲各部门组织编 制。

文件必须使用规范的语言编写，禁止随意使用外语词汇、缩略语、俗语和生僻词 汇，需要使用时必须注释4.2.4文件确认《管理手册》由管理者代表确认；程序文件由相关部门确认；作业文件 由各编制部门的部长组织确认4. 2.5文件批准《管理手册》由总经理批准；程序文件由管理者代表批准，作业文件由 各部门部长批准4. 2. 6文件标识4. 2. 6. 1编号方法文件名称在文件编制或修改时确定，一经确定，必须在文件本身和上 一层次文件引用时使用相同的文件名称所冇QES体系范围内应用的文件，必须按下列方 法编号管理YH - **. XXX - **4. 2. 6. 2文件修订状态标识QRS管理体系文件的编号方法:文件代号标准代号（三阶文件无此条目）文件级别号：SC—手册QP—程序文件ZY—作业文件公司的英文缩写文件用红色印章加以区分：有效版本的文件盖“受控”印章，作废文件盖“作废”印 章文件修改时，采用换页方式时，同时更改版本/修订数版本编号方法（不适用于记录）:* / * 修订次（0、1、2……）版本号（如A、B ）4. 2. 6. 3文件版本标识文件的状态标识曲版本号（A—Z） /修改码（0—9）组成，具中版本号A—Z表示第1— 第26版；修改码0表示未经修改，1—9表示第1—第9次修改，当文件第10次修订 更换版本，修订次从0开始。

4. 2. 7文件存档4. 2. 7. 1管理手册、程序文件、作业文件及记录表格由综合部存档原件4. 2. 7. 2存档期间如需使用文件，可以到综合部查阅；如需借出，使用人在取得综合部 部长的同意借阅期限不得超过三十天4. 2.8文件发放：文件管理人员应确定文件的使用范围和数量，作成《文件和资料发放（回收）登记表》，按需发放复印件发放时必须填写QES文件发放/回收记录表发放 的文件在使用前必须由部门管理人员传阅后在部门内传达4. 2.9文件使用文件在使用过程中，应保持文件的完好和清洁，严禁在文件上涂写4. 2. 9. 1文件抽查曲综合部进行抽查内容包括版次以及使用情况（包括破损、污浊和 遗失等）每半年进行一次抽查，每年覆盖所冇部门和文件种类4. 2. 9. 2当发现版次不正确、文件丢失或使用情况不满足要求时，可以补发，并记录于 《文件和资料发放（回收）登记表》内4. 2.10 文件修改：文件需修改、新作成或取消时，由文件更改提出人或部门填写《文 件更改申请表》，说明更改原因更改的文件上必须记载更改履历文件更改审批由原 审批部门进行文件修改时同时将电子版本文件进行更新，同时以mail的形式通知大 家。

4. 2.11 文件的废除/保存4. 2. 11. 1作废文件必须盖“作废”章4. 2.11.2对所冇受控文件在废止后须保存其原件一份；保管期限如下：Q手册、程序文件废止后，原稿保存三个口历年；b） 三级文件废止后保存两个n历年；c） 电子版本作废文件，在文件管理人员电脑内留存4. 2.12文件销毁文件保存期满时，曲综合部负责销毁，填写《文件和资料发放（回 收）登记表》，销毁的文件在销毁前应得到综合部部长的确认文件销毁后应同时删除 所销毁文件的电子文件5、 相关文件/记录5.1相关文件《管理手册》5. 2相关记录《QES体系文件一览表》1《文件和资料发放（冋收）登记表》《文件更改申请单》《外來文件登记表》。