文件、资料编号规则.doc

4.文件资料、记录编号规则1 目的确保对公司文件、资料及记录进行有效控制，便于识别、记录和查询，为文件资料和记录的保管、查阅创造条件2 范围适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别，以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识3 文件的编号与格式□□□ / ×× ×× — ×××× 编制年份（发文年）顺序号分类号企业代号4 质量体系文件编号格式说明4.1 质量体系文件编号规则4.1.1 企业代号标识：用企业名称简写的汉语拼音字母表示：WNO——机动车检测有限公司4.1.2 文件分类号标识：QM——质量手册 QP——程序文件QR——质量记录 QJ——检测作业指导书QL——管理制度 QS——设备操作规程QZ——仪器设备自校规范 QH——仪器设备期间核查规程QT——其它4.1.3 顺序标识： 此文件在系列文件中的顺序号4.1.4 年份号标识：发布此文件的年份编号4.1.5 版次编号：对文件进行给修改时需要对修改的次数编号，修改次数的编号以阿拉伯字标识，但需管理制度 编号 WNO/QL04—2013版次 第A 版 第0次修改标题：文件资料、记录编号规则页次 第1页 共4页要换版时，以大写英文字母标识，修改和换版的规定见《文件控制程序》。

4.1.6 例如：质量管理体系质量手册编号：WNO/QM 01—2013表示该文件是：公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册4.2 外来文件编号4.2.1 外来文件的接收，应先经办公室接收，经办公室识别是否属于受控文件外来非受控文件以行政文件方式接收，按行政文件编号方式编号，受控文件按4.2.2—4.2.4方式编号4.2.2 企业代号标识同4.1.14.2.3 文件分类号标识：FG——法律法规 BZ——国际国家标准JS——技术资料QT——顾客和供方等相关方文件4.2.3 顺序标识： 按收集先后顺序编号4.2.4 年份号标识：按收集时间的年份编号 4.3 行政性文件收发编号行政性文件编号如下：XXX [XXXX] 第X号发文顺序号发文年份公司代号公司代号一般以“温瓯检收”或者““温瓯检发”标识4.4 文件的发放4.4.1 对发放至有关人员的文件资料属于受控的都应编制发文编号，以加盖“受控文件” 章方式手动填写，“受控文件” 章应包含一下内容：管理制度 编号 WNO/QL04—2013版次 第A版 第0次修改标题：文件资料、记录编号规则页次 第2页 共4页受 控 文 件分发号 持有人4.4.2 受控文件发文号应与编制文件的编号有所区别，其编制年号由发文年月来代替，按部门分类应有唯一性代码予以区别。

4.4.3 文件分类号标识：JZ——机构认证GL——管理层（总经理、质量负责人、技术负责人）CD——档案室存档XZ——办公室SL——受理大厅AJ——安检车间HJ——环保监测车间4.4.4 顺序标识： 按各部门编制人员顺序编号，应编制所有人员固定编号和分发文件的目录存档顺序号以01开始编号4.4.5 年份号标识：按发放时间的年份编号4.4.6 文件层次标识：可省略4.4.7 发文时间：按持有人签收的时间编写机构认证需要的文件可以不用填写4.4.8 例如：表示该文件为：机动车检测有限公司受理大厅编号为02的员工xxx持有，分发时间为2013年10月21日，WNO-SL-02-2013即为该员工所有受控文件的唯一标识发文时间管理制度 编号 WNO/QL04—2013版次 第A版 第0次修改标题：文件资料、记录编号规则页次 第3页 共4页受 控 文 件分发号 WNO/SL02-2013 持有人 Xxx发文时间 2013年10月21日4.4.9 非受控文件的发放以行政行文形式分发4.5 文件的存档存档文件的编号按《档案管理程序》执行5 相关文件《文件控制程序》。

《档案管理程序》管理制度 编号 WNO/QL04—2013版次 第 A版 第0次修改标题：文件资料、记录编号规则页次 第4页 共4页。