房地产营销物料管理办法.docx

公司LOGO公司名称制度编号：FT-AD-ZC-003 页码：共11页房地产公司营销物料管理办法编制： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 修订记录第一章总则第1条目的1•营销物料（物资，下同）是公司资产的重要组成部分为进一步规范公司营销物料类资产在需求拟定、正式申购、成本控制、下单 采办、来料验收、出入仓、盘点等各个管理环节，有效提高营销物料资源的优化 配置与使用效率，明确物料各岗位的工作职责，现根据公司的固定资产管理制度 与低值易耗品管理制度及财务相关规定，特制订本管理办法2. 公司对固定资产的原则性界定：2.1使用期限超过1年的房屋建筑、机器机械、设备设施、运输工具以及与公 司生产经营有关的其它工具、器具等2.2 不属于生产经营的主要设备，但单位价值在2000 元以上、或使用年限超 过 1 年的物品、设施、工具器具等3. 公司对低值易耗资产的原则性界定：3.1 主要指单件价值低于 2000 元（含），或者使用年限在1 年内的低值、易 耗或易损性资产第2条适用范围本办法适用于本公司下辖的各项目案场及其前期物业第3条营销物料的定义与分类1•本办法的营销物料分类所含如下（以下简称“营销物料”：1.1 营销礼品：指营销策划用于日常楼盘销售与推广而馈赠给看楼/买楼客户 的礼品。

1.2 营销策划用道具：指配合营销日常活动或开盘前后所需申购的直接或间接 物料具体有：1.2.1 印刷类物料，如楼书、折页、海报、购房须知、房型图、价格表、物业管理公约、认购书、合同袋等1.2.2 展示/导视类道具：刀旗、吊旗、背板、沙盘、资料架、展示架、指示 牌（含样板间及样板环境导视牌、项目周边主要道路的醒目指示牌）、工地广告围 墙喷绘等1.2.3 小型交通工具类：专用参观楼盘样板间及其展示区域环境的电瓶车1.3 用于营销策划团队使用及其管理的低值易耗易损性辅助物料，如营销策划 团队使用的办公用品、清洁用品、工衣等1.4 案场出纳/收银员所需的办公物料，如办公用具、收款收据及收银用设施 设备等1.5 案场签约用办公物料等1.6 用于前期物业团队使用及其管理的物料，如工衣、客服接待用物料、劳保 用品、办公用品、清洁用品、对讲机、小型客服用电器、营销中心与展示区域内 日常工程维修类器械工具等1.7 后勤保障体系用物料，如宿舍标准配置的物料（床架、衣柜、电视机）， 食堂用物料（厨具电器、三轮车等）1.8 其它应属于营销费用、且需要公司制作的其它营销物料2. 以下类别的营销资产不纳入本办法的监管范畴：2.1 户外广告类物料：如因投放户外广告而需要制作的各类喷绘图画。

2.2 营销中心与展示区域内的软装物料2.3 可重复利用的、用于营销办公区内的办公家私与办公设备设施2.4 项目清盘后或者交楼入伙前样板间与营销中心等区域内需要撤场的所有 可拆卸、搬移的所有物资与电器等2.5无形资产，如营销广告调性、SLOGAN、核心理念等2.6 其它经公司评估与界定后不属于本办法监管的物料第4条各物料管理人职责界定1. 营销中心各案场的营销物料管理员（以下简称“营销物管员”）：由营销中心负责指定专人作为该案场的物料第一管理人，在案场项目负责人的领导下，具体开展物料申购流程流转（含前期物业上报的申购需求）、验收入仓、出入仓收发 登记、盘点、单据保管、账物建账统计及与物料有关的日常管理与对接工作各案场项目负责人是该案场物料管理工作的第一责任人2. 行政部（资产管理员）：负责所有案场项目营销物料在申购环节的核对与初 审、询价、对样、采办申报与审批流程流转、参与验收或验收抽查、组织或协助 盘点、账目异常调查与报告、营销物料总台账管理职责3. 财务部（资产管理会计助理）：负责参与营销物料在申购环节的询价议价、 收集与初审报销环节的单据发票（收付款单位名称、增值税发票类型、金额等）、 报销审批流程流转、组织或参与仓库盘点、差异性账目的异常调查与报告、账务 处理、督导仓库实施专业化管理等职责。

4. 议价小组职责：根据申购人员提交的营销物料需求（已通过审批），通过询 价（市调）、议价、货比三家后拟定采购供应商意见书、价格确认、样板样品确认、 报销流程审批等职责5. 采购员职责：依据议价小组的议价意见，具体落实集中采购或零星采购、 寻求样板样品、验货收货、报销流程发起等职责6. 分管营销的公司副总、营销中心负责人、行政部负责人、财务部负责人负 责各自权限内的需求审定、部门审核（核实）、会签、付款安排、沟通协调等职责7. 公司总经理行使最终的核准职责第5条申购与审批营销物料时的三问原则1为什么要申购/审批这批物料?2^什么是现在申购/审批3■为什么是这个金额这是公司实行申购/审批环节一贯坚持的三问机制凡是经不起上述三问机制的答辩与分析的申购与审批，必须一律无条件退回谁通过谁负责第二章营销物料管理第6条营销物料申购1. 各案场的申购人员应该根据所在项目在施工建设初期的项目形象展示需 求、开盘前的营销推广需求与销售期间的总需求与阶段性需求，提报《营销 物料采购申请表》（附件 1）（需附上已有物料的库存明细台账），并自行跟踪流程申购发起日期为每月的 15 号（含）之前，当月逾期不再受理审批，需推至下 月方可受理。

月度申购必须为一次性申购，不可分开或连续多次申购因失职审查低效等逾期导致工作延误的，营销中心负责人与案场营销项目负 责人共同承担公司追责2．前期物业的月度物料需求由物业项目负责人拟定后，在每月10 号前（含） 提交所在案场的营销物管员初审统计与流程流转3. 申购营销物料的完整审批流程为： 案场项目负责人（初审环节）——营销中心负责人（二审环节，实际需求把关）——行政部负责人（三审环节，主要是核查库存盘点）——营销分管领导（四 审环节，营销需求总进度把关）——财务部负责人（五审环节，主要是资金计划 统筹）——总经理（终审）4. 对于确属计划外且应急性的物料需求，可在当月追加申购5. 申购环节的权限审批界定5.1 常规类申购审批5.1.1 当月度预算金额在 3000 元及以内的，由营销中心负责人审批即可5.1.2 预算金额在 8000 元及以内的，由分管营销的公司副总审批即可5.1.3 超出上述预算金额的，由总经理审批5.1.4 无论预算金额多寡，所有的申购流程均需经过行政部、议价小组与财务 部加签审批方可有效5.2 计划外且应急性的申购，统一经总经理核准方可有效第 7条 营销物料的价格审定或供应商指定1. 营销物料的采购申报必须经过公司议价小组（非工程类议价，下同）审定方可有效。

未经总经理授权，任何个人或者部门不可擅自执行采购任务2. 公司议价小组成员由行政部、财务部、审计部、招采部与成本部负责人组 成，执行组长实行轮值制度，每两个月轮值一次轮值顺序每年春节前现场抓阄决定，由行政部按照抓阄序号进行年度排班3. 执行组长负责统筹与召集组成进行供应商的搜集、询价比价、市调、征信考察、采购意见上报审批流转或供应商管理建议、采办等事宜当值的执行组长必须对当值内的营销物料申购单审批 对于常规类物料价格，可按照年度内与优势供应商的价格商谈执行 对于非常规性物料，需要进行市调作为定价参考4. 总经理负责审定公司议价小组的提报意见5. 具体采办由招采部的采购员按单借支、采购、打样与定样跟进、对样验货 退换货处理与报销等可在指定的供应商处进行集中采购（无须借支，月度结算） 对于例外物料，可在议价小组的既定价格内进行临时性的零星采购第8条营销物料验收与入库1•待物料送至公司指定的收货地点后，行政资管员、营销物管员与采购员三方共同负责现场验收如遇周末或其它特殊情形时，行政部或招采部可指定案场其他人员代为参与验收，营销物管员必须在场参与现场验收的人员不得少于2 人2. 现场验收标准为：数量及外包装、品牌、规格型号、外观完整度、性能或 样板指标等。

收货需要同时接收供应商的送货单，合格的送货单应该是载明了送货名称、品牌与规格、数量、单价、送货人、送货日期等详细信息，且清晰无涂改数量方面进行随机抽查抽检3. 如发现货不对版、质量不合格产品或瑕疵等情形，由营销物管员直接上报 营销中心负责人裁决；营销中心负责人难以裁决的，上报分管副总处理如验收无异议，则按公司要求签收送货单客户联及填写公司制发的入库单入库单必须由采购经办人员、行政物管员或指定人员和营销物管员共同签名 方可有效，且将送货单客户联作为入库单的重要附件一并归档4. 对于本条第 3 款中货不对板、质量瑕疵等情形下营销系统同意收货使用的，由行政部与审计部重新议价并出具■■单，才可持此单报销或月结第9条营销物料报销1营销物料的验收工作完成后，由经办的采购员收集相关票据、送货单、经 审批的采购申请单、报价单、议价结算单（如有）及《营销物料入库单》报销联 （附件 4）进行报销冲账或月结2. 报销审批流程采购员发起（初审环节）——案场物管员（加签确认）——营销中心负责人 （一审环节）——行政部负责人（二审环节，收货事实认定与有无议价结算情形 ——议价小组（三审环节，例行价格或供应商把关）——营销分管领导（四审环 节，营销费用批次审定）——财务部负责人（五审环节，付款安排）——总经理 （终审）。

3. 会计线下审核单据有效性、真实性，制单核算入账4. 资金组按资金计划支付款项或报销冲账5. 报销审批流程同申购时的金额权限审批流程第10条营销物料出库管理1. 对于已经正规入仓的物料，营销物管员要做到每次出入仓的收发登记明细 台账收与发分开建账当天收发，需要当天内统计与填写完收发流水2. 对于案场的物料领用，领用人需要填写《营销物料出库单》（附件 5），由领 料人负责经办审批流程，经审批完毕后物管员方可发料出库3. 本出库单一式两联，一联留底物管员，做台账和盘点查用，另一联由领料 人持有，第三联每月底上交财务部会计助理处4. 对于未经审批的出仓申请，不得受理第11条盘点1•自盘营销物管员需主动做好收发台账与实物管理，每天下午下班前进行当天收发货物的实物与台账盘点并做到账物一一对应每月需自行盘点一次，将盘点表分别上报财务部与行政部以备抽查2•季度盘点每季度末，需配合财务部、行政部指定人员对所负责存放点营销物料进行季度摸底盘点盘点表由三方各执一份对于账物不实的，由物资所在点物管员负责查实核对；如经查实仍属账物不 实的，由该物管员负责提交《物料出入仓误差说明》，经案场营销负责人与营销中 心负责人确认无误后，上报行政部和财务部核实。

经核实明确误差原因后，行政部和财务部注明误差原因报总办批准，予以账 物调整属于实物少于台账的情形时，经查证责任在于该物管员收发管理不当的，将 根据实际误差的金额大小予以月度考核扣分和损失赔偿3. 年度盘点盘点时间为当年度的15号一20号之间，由财务部组织年度大盘 点，行政部资管员、审计部参与，对于案场的物料管理与使用效能进行实地大盘 点各案场物管员具体配合执行、表单填制等工作年度盘点完毕，由案场物管员根据盘点结果填报盘点表，并上报案场营销负责人、营销中心负责人审核后，转报行政部、审计部、财务部依次核实审定对于异常情形，参考季度盘点异常处理的流程执行即可4. 年度总盘点的最后审定结果将与案场物料管理员的工作绩效、案场负责。