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ISO9000质量管理体系在高校文件管理中应用初探 近年，全球一体化趋势明显增加，适应国际惯例、推行统一标准正成为各行业的一项自觉行动尤其是2022年以来，世界各国掀起贯彻ISO9000质量治理体系标准热潮，该标准已被广泛运用到企事业单位、政府机关、金融机构、效劳行业并制造巨大效益目前全球通过ISO9000认证的学校和训练机构数量已达600多所，国外包括哈佛、剑桥、牛津等世界闻名大学，在国内也有北京大学、北京师范大学、山东济南大学、重庆渝西学院等相继通过认证高校实施ISO9000质量治理体系为文件治理活动建立相应的文件质量治理体系制造了条件 一、ISO9000质量治理体系概述 ISO是英文InternationalOrganizationForStandardization首个字母的缩写，即国际标准化组织（总部设在日内瓦）国际标准化组织中的技术委员会负责制定国际标准，ISO9000质量治理体系（QMS）在2022年制定，是一组质量治理和质量保证标准的总称。

它源于制造业，经修改后的2022版ISO9000质量治理体系的运用已不仅局限于制造业，它普遍适用于各种类型、各种规模的组织，并得到世界各国成认该标准遵循治理科学的根本原则，以系统论、自我完善、持续改良的思想，明确了有关影响效劳质量因素的治理与掌握要求 作为质量治理的通用标准和指南，ISO9000族标准是一种综合的、符合规律又注意实际、并被评估者唯一成认的质量保证体系在国际标准化组织推动下，已有150多个国家和地区采纳，并已有90多个国家和地区将此标准等同转化为国家标准我国于80年月末期将其作为国家推举标准，对口ISO/TC176技术委员会的全国质量治理和质量保证标准化技术委员会担当着将其转化成我国国家标准的任务，我国等同采纳ISO9000族标准的国家标准是GB/T19000族标准，是国际标准化组织成认的中文标准 二、高校文件治理引入ISO9000质量治理体系的作用 任何组织无不关注其质量，并以其上乘质量追求组织的最高效益，措施之一就是承受并采纳ISO9000认证该标准对文件的制定、运行、保持和改良做了详尽规定，将组织总方针、目标及工作职责、要求、信息来源、资源供应、协调方法、操作步骤等予以明确规定。

高校每项治理均可依据各自的内容和特点建立自己的治理体系，在文件治理中建立文件质量治理体系，使文件治理的全部活动都在文件的指导下进展，并保证其能得到有效实施，全部工作才能按部就班、有条不紊地开展文件质量治理体系的有效运行会产生以下作用： 1.转变文件治理理念 （1）文件概念 ISO9000的一个重要特征是文件化，它要求根据标准，建立一套文件化的质量治理体系并使之运行提到学校文件，我们会习惯地理解为学校党委、行政和其他职能部门下发的红头文件，实际上文件的含义要广泛得多根据ISO9000族标准，文件（document）是有意义的数据及其承载媒体文件应有三个特征：第一，它是一种数据，即表示某种信息的符号，如文字、数字、声音、图像等；其次，这些数据应当有肯定的意义，代表着某种客观事物；第三，数据必需由某种媒体承载才能成为文件，媒体可以是纸张、磁盘、光盘、录音录像带等电子媒体以及照片、样件，也可是多种媒体的组合 （2）文件种类 对比ISO9000族标准可将学校内部文件划分为5种类型： A、学校质量方针和目标（qualitypolicyandobjective）：它说明学校总的办学宗旨和理念、培育目标、治理模式、长期进展方向和规划、近期工作打算及目标，是制定其他类型文件的依据，是教职工的行动纲领。

B、质量手册（qualitymanual）：为保证学校训练教学质量对各类员工、各个部门或某个过程而制定的根本要求及职责划分 C、程序文件（proceduredocument）：学校围绕教学活动规定一系列文件化程序，包括对训练质量体系本身各类文件的治理和各类治理制度，对某项工作、活动、大事、过程制定的目的、范围、职责、流程、方法、要求、协调方式、如何进展掌握等 D、作业指导书（workguidebook）：针对详细人和事制定具体工作程序和要求，包括岗位责任书、单项工作规章制度、程序和流程 E、记录（record）：为完成某项活动而制定的各种表格及原始资料，是供应客观分析证据的资料 2.变更文件治理方法 详细地讲，建立文件质量治理体系就是从四个方面标准文件治理质量： 1.组织机构：明确规定为保证文件治理质量而必需建立的治理机构及其职责权限等 2.编制程序：建立符合ISO9000要求的文件质量治理体系，编制一系列严密的治理体系程序文件，使文件治理的全过程从文件的产生、收集、整理分析、利用效劳到持续改良等，始终在有效的掌握和监视中执行。

3.掌握过程：对文件治理活动的全过程加以掌握，是面的掌握，不是点的掌握，并要求过程具有标识性、监视性、可追溯性 4.总结改良：不断总结、评价、改良文件质量治理体系，使文件治理质量呈螺旋式上升 3.变更文件治理目标 ISO9000的根本指导思想是：“质量形成于生产过程，必需使影响产品质量的全部过程因素在生产的全过程始终处于受控状态”，它是一种强调采纳“过程治理”的手段来保证产品质量的治理方法过去文件治理只注意收集和保存，忽视文件本身质量的好坏、缺乏筛选、分析以及利用等重要环节，存在文件形成的程序不明确、局部规章制度内容不具体、文件的更改和现行修订状态未得到识别、作废文件未收回或没有标记等问题现在应把文件治理的重点放在筛选、分析及利用环节上，从文件标识、格式、审批者、生效日期，到内容质量进展全面检查，剔除不合格和粗制滥造局部，确保文件的利用品质利用统计技术分析、提炼加工形成真实结论；利用它为领导供应决策效劳 三、ISO9000质量治理体系在高校文件治理中的详细应用 贯穿ISO9000的核心思想为八项质量治理原则：以顾客为关注焦点、领导作用、全员参加、过程方法、治理的系统方法、持续改良、基于事实的决策方法及与供方互利的关系。

本文以其中局部原则的思想为指导，结合文件治理特点，以及我校建立ISO9000质量治理体系的实践活动，对建立以过程为根底的文件质量治理体系进展初步探究，并以此实现学校文件治理质量目标 1.领导作用原则 “领导作用”是指领导者确立组织统一的宗旨及方向他们应当制造并保持使员工能充分参加实现组织目标的内部环境运用此原则，可实行以下措施： A、为文件治理确定期望到达的质量目标，并保持目标的有效实施 B、在学校或部门全部层次上强化领导、干部、职工的标准化意识，保持熟悉上的全都和工作上的协调，坚持文件治理的全面性、全员性、全程性 C、建立有效的文件质量治理体系以实现文件质量目标 D、确保实施文件质量治理体系所需的必要资源 E、制造良好的内部环境，为员工供应所需的资源和力量培训，并给予其职责范围内的自主权评估员工的力量和业绩，实行鼓励机制等，调动乐观性，鼓舞员工乐观参加文件治理活动 F、定期评审文件质量治理体系 G、打算改良措施，持续改良文件质量治理体系 “领导作用”原则为高校文件治理供应了有力保障，使文件治理受到普遍重视。

2.全员参加原则 “全员参加”是指各级人员都是组织之本，只有他们的充分参加，才能使他们的才能为组织带来收益 运用此原则，可实行以下措施： A、让员工了解自身奉献的重要性以及其在文件质量治理体系中的角色 B、鼓舞员工乐观查找各种进修提高时机，增加自身力量、学问、阅历和技能，以保持文件质量治理体系的有效实施 C、鼓舞员工以仆人翁责任感去解决文件治理中的各种困难和问题 D、每个员工依据各自目标评估文件治理业绩状况，感受其在文件质量治理体系中的自身价值，鼓励乐观性 文件质量治理体系的运行说明，文件治理已涉及到每一过程的各个环节，每一岗位、每位员工都不同程度地兼有文件治理的任务，学校必需建立一支高素养的文件质量治理队伍，只有他们的充分参加，才能形成人人对文件治理的关怀，才能形成全员质量责任意识 3.过程方法原则 “过程方法”是指将整个文件治理活动和相关的资源作为过程进展治理，可以更高效地得到期望的结果运用此原则，可实行以下措施： A、为取得预期结果，系统识别文件治理的全部活动和相关资源 B、分析和测量文件治理中关键活动的力量。

C、明确文件治理活动的职责和权限 D、识别文件治理活动的接口 E、注意改良文件治理内部活动的各种因素 过去多注意活动的结果而无视对过程和方法的治理，后果是过程的随便和不行掌握，导致结果的不行知和不能到达预期效果文件质量治理体系将文件治理活动及一切资源作为过程进展治理，使过程置于有力的治理和掌握之下，确保文件治理的目的能完全、高效地到达详细讲，“过程方法”要求把文件治理活动的筹划、实施、检查、处置等环节形成“P（筹划）—D（实施）—C（检查）—A（处置）”完整循环，即闭环对各项工作的初步酝酿、打算制定、实施状况、详细操作中消失的问题等亲密关注，收集的文件要全面反映以上内容，做到文件的环环相扣，避开随便、凌乱的收集，确保文件的系统性和完整性 4.治理的系统方法原则 “治理的系统方法”是指将相互关联的过程作为系统加以识别、理解和治理，有助于提高实现目标的有效性和效率运用此原则，可实行以下措施： A、建立文件质量治理体系，以最正确效果实现文件治理目标 B、理解文件质量治理体系内各过程的相互依靠关系 C、更好地理解为实现文件质量治理目标所必需的作用和责任，削减职能穿插造成的障碍。

D、清晰地保证文件治理过程所需的资源并确保得到这些资源 E、通过测量和评估，持续改良文件质量治理体系 组成文件质量治理体系的各过程构成一个有机整体，文件质量治理体系的整体功能由各过程的功能及过程的相互作用方式而打算，因此可用流程图明确各过程的相互挨次及结合方式组成文件质量治理体系的各过程由于所处层次不同，其在体系中的地位和作用也不一样，体系能否有效运行，很大程度上取决于确定体系内各过程层次构造，明确关键层次的过程，分清主次依据各过程在实现文件质量总目标中各自的作用和责任，通过明确职能，确定职责，沟通了解，削减或消退由于职能穿插或职责不清导致的障碍，提高体系运行的效率 5.基于事实的决策方法原则 “基于事实的决策方法”是指有效决策是建立在数据和信息分析的根底上运用此原则，可实行以下措施： A、确保文件反映的数据和信息足够准确和牢靠 B、确保领导者能够得到数据和信息 C、使用正确的方法分析数据 D、基于事实分析、权衡阅历与直觉，作出决策并实行措施 文件质量治理建立在有效的规章制度平台上、以数据和信息分析为根底，制度是治理的保证，真实的数据和信息则是决策的前提，输入的信息和数据应当牢靠，能精确地反响事实，为领导决策方案奠定重要根底，这样可以避开决策的盲目性导致的重大失误，削减工作中的错误和损失。