文档安全管理.doc

公司档案安全保护制度为了加强档案的科学管理，保障档案安全，延长档案寿命，有效地保护和利 用档案，根据《中华人民共和国档案法》《黑龙江省档案管理条例》《哈尔滨市档 案管理条例》《档案工作管理条例》等有关法律、法规的规定，结合本市实际， 制定本制度一、总体要求1、本制度所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事 政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有 保存价值的各种文字、图表、声像、光盘等不同形式的历史记录本制度所称档案安全保护，是指为档案存储和利用创造适宜的环境，采用的 保护设施和采取的保护措施3、档案安全保护应当遵循“以防为主，防治结合”的原则4、相关部门应当重视并且加强档案安全保护工作，建立健全档案机构，统 筹安排档案安全保护工作所需的经费二、档案安全保护机构及职责1、应由专业档案管理人员负责所保管档案的安全保护工作2、负责本单位档案的安全保护工作并且对所属单位档案安全保护工作进行 监督和指导3、单位档案机构，应当建立健全档案安全保护制度，实行档案安全责任制4、档案管理人员应当掌握档案安全保护知识，认真履行职责，依法做好档 案安全保护工作。

5、单位应当为档案安全保护提供必要的物质条件，明确档案安全管理要求， 落实各项安全保护措施三、档案安全保护工作1、必须符合《档案馆建筑设计规范》，并经市档案行政主管部门审核同意后， 方可按照基本建设程序办理其他手续，库房建筑应符合《档案馆建筑设计规范（试 行）》2、档案库房应符合建筑质量要求库房设置应远离水源、火源、污染源， 不得存有易燃、易爆物品3、档案库房面积应满足本地区档案接收的需要4、应设有符合档案安全利用需要的阅览室5、档案库房必须具备下列设施：① 金属柜架；② 除尘设备；③ 温湿度测试仪器；④ 对档案无害的消防器材；⑤ 防盗、防火和警报装置；⑥ 天然采光的库房，选用防紫外光玻璃或者安装窗帘、窗板等遮阳设施；⑦ 采用白炽灯作为光源；⑧ 有防水、防潮设施；⑨ 有供暖设施的，应当加防护罩；⑩ 库房与连体建筑之间应当设防火墙库房内柜架与墙壁应当保持10厘米以上的距离；每行柜架之间应当留有通 道，其间距应当保持 60 厘米以上（密集架除外）柜架摆放应当成行地垂直于有 窗的墙面档案馆库房应当根据档案安全保护科学管理的需要，配备去湿机、复 印机、密集架、消毒设备、空调设备、计算机、缩微设备、光盘系统等设施。

6、档案安全保护设施应当定期维护、检修、确保其防护功能7、特殊载体档案应使用专门的档案装具保存录音带、录像带的库房，应 当按照国家规定的标准避开强磁场有条件的要设置磁性载体间和防磁柜录音 带、录像带应当定期检查，并且采取措施，防止磁记录损失8、库房应配备降温、去湿、温湿度测试等设备，库房温、湿度可控制面积 应达到 100％9、 房内的温度应当控制在14—24°C，相对湿度应当控制在45—60%保存 母片的胶片库房温度应当控制在13—15C,相对湿度应当控制在35—45%库房 内温湿度应当定时测记当温湿度高于或低于规定标准时，就当采取措施予以调 节10、 库房应当有防虫、防鼠措施，放置驱虫灭鼠药物，并且按照要求定期更 换，有效控制面积应达到 100％11、 库房应保持清洁、卫生，禁止在库房内吸烟或存放易燃易爆物品，严禁 使用电热器具或将食物带入库房12、 每周至少应进行一次库房环境安全情况（水、电、门、窗等）检查并做 好记录，发现问题应及时汇报并采取相应措施库房的电器设备应当确定专人负 责，定期检查电器线路和电器安全保护状况库房内严禁明火装置和使用电炉、 存放易燃易爆以及与档案无关的物品。

13、 消防器材应定期检查，过期消防器材应及时更换，防火安全应取得消防 合格证14、 防盗报警装置应处于 24 小时工作状态，进出库房及时关灯、关门、关 窗15、 应进行档案馆库房内外的温、湿度测记工作坚持库房温度、湿度每工 作日记录制度，记录应做到真实、准确16、 应加强对提供利用过程中档案安全情况的监督和管理17、 应指定专人负责档案的提供利用，确保档案在提供利用过程中的安全18、 每年应对已进馆的档案进行虫、霉检查，按全宗抽查15％以上并做好 检查记录，发现问题及时采取相应措施19、 对破损、字迹褪变的档案应及时进行抢救20、 接收进馆的档案应经消毒杀虫后方可入库上架，并对消毒杀虫情况进 行严格的登记21、 每五年应对馆藏档案资料进行一次全面的清点登记22、 建立出入库登记制度，非档案库房管理人员因工作需要进出库房应经批 准并进行登记23、 档案库房及保存重要档案的箱、柜门锁的钥匙应指定专人负责保管24、 认真执行国家有关档案工作的保密规定，采取有效措施确保国家机密的 安全26、应建立值班制度，并做好值班记录四、接收、利用、销毁档案的保护管理1、档案管理人员工作变动，应当及时对档案进行清点，并且办理交接手续。

档案搬迁，应当对档案进行清点，并且写出书面记录档案发生事故，除及时对 档案进行清点外，还必须写出书面材料，向有关部门报告2、接收档案，必须依照国家有关规定办理接收手续 在接收档案时，如果出现缺卷、缺页或者破损的，由移交方负责补救，无法 补救的，应当备有说明材料3、新接收的档案，必须经过除尘消毒后，方可入库4、档案管理人员在提供利用档案时必须遵守下列规定：① 提供利用档案时必须办理借阅手续② 对需要保密的档案应当严格按照审批程序办理借阅③ 档案馆的档案原件一般不得借出馆外，如有特殊需要，必须经主管领导 人批准方可借出馆外④ 对用后返还的档案应当进行检查，如有丢页、污损、毁坏等情况要及时 补救5、任何人不得损毁、窃取、涂改、伪造档案未经批准不得提供、销毁、 抄录、复制和公布档案6、任何组织和个人不得私自携运禁止出境的档案或者复制件出境 严禁出卖、倒卖属于国家所有的或者应当保密的档案7、经批准销毁的档案，应当指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密 监销人要在销毁清册上签字经批准销毁的档案，不得出卖或者挪作他用档案库房安全保护综合方案根据国家档案局《档案馆建筑设计规范》、《档案馆温湿度管理暂行 规定》、《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术 要求，我公司对现有档案管理进行和合理化设计，突出了档案库房档案安 全保护的“八防”（即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防 尘、防虫等）要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、 智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。

系统功能：1） 温湿度自动调控管理功能2） 自动防盗报警控制管理功能3） 自动防火报警控制管理系统4） 视频监控系统5） 通风换气系统6） 漏水检测系统7） 灯光照明状态检测系统8） 粉尘及二氧化硫浓度监测管理功能9） 自动消毒灭菌系统10） 门禁管理功能11） 室外气象站管理功能功能简介：1、 温湿度自动调控管理功能温湿自动调控系统主要由温湿度主控微机、综合智能控制器、温湿度 传感器和空调、除湿机、加湿机等外围设备组成综合控制器负责实时采集各库房内的温度、湿度数据，将数据上传到 控制微机，并接收控制微机下达的各种控制指令，打开或关闭空调、除湿 机、加湿机等外围设备，实现对各库房内的温度、湿度自动调控温湿度主控微机负责收集各库房温湿度数据，并对数据进行综合分析， 下达各种控制指令到各控制器；主控微机实时显示、存储各库房温湿度数 据，还可进行数据统计、打印报表等功能；统计报表主要包括生成库房的 日报表、月报表、日曲线、月曲线等2、 自动防盗报警控制管理功能自动防盗报警系统主要由防盗报警主控微机（上位机）、防盗报警控 制器、防盗探测器、语音模块、声光报警器五部分组成在库房的门、窗、走廊等入口处，安装防盗探测器，综合智能控制器 内的防盗报警管理模块负责对现场防盗探测器报警信号进行数据采集，并 将报警信号通过数据总线上传到防盗报警主控微机，经防盗报警主控微机 数据综合分析处理，判断是否报警；当出现警情时，驱动报警器发出声、 光报警，并采用语音方式通知相关人员。

防盗报警软件具有电子地图功能，显示库房平面结构图，出现警情时, 对应库房的人头闪烁，可方便查找报警地点，快速响应报警事件3、 自动防火报警控制管理系统防火报警系统由防火报警主机、烟感探测器、温度探测器、手动报警 器、声光报警器、语音报警模块组成在库房内安装不同数量的烟感探测器及温度探测器，在走廊、楼梯出 口等关键部位安装手动及声光报警器，当出现警情时，防火报警主机触发 声光报警,并通过拔号拔号模块拔通相关人员，以语音形式报出报4、 视频监控系统视频监控系统采用成熟的数字硬盘录像技术，在库房安装红外摄像机， 实现对库房24小时不间断图像监控，并可以回放查询录像记录5、 通风换气系统档案库房自动通风换气功能，综合智能控制器通过通风控制模块，连 接通风换气设备实现开启或关闭，达到自动通风换气目的可以设定时间， 系统自动打开或关闭设备，无需人员管理结合室外气象站对档案库房外的气象信息检测，为档案库房通风换气、 温湿度控制提供参考依据6、 漏水检测功能暖气、自来水等水管爆裂、雨季窗体漏水、空调漏水等情况，会对档 案产生严重的损坏，因此在档案库房的必要位置安装漏水传感器，实时监 测漏水情况的发生，当出现漏水时立即报警，并通知相关人员采取必要措 施。

7、 灯光照明状态检测系统灯光照明检测功能是为了解决档案库房人走灯灭的问题，减少灯光对 档案卷宗的照射，在库房安装灯光照明检测模块，在控制室，通过微机可 方便观察库房灯光开、关情况8、 自动消毒灭菌控制管理系统档案卷宗表面附带着霉菌、各种具有传染性的病毒，以及库房空气中 充溢着各种有毒气体，消毒灭菌设备可有效快速杀灭各种病毒、细菌，同 时低浓度的活氧对空气具有净化作用综合智能控制器连接消毒灭菌设备，通过主控室微机设定时间表实现 定时开关消毒灭菌设备，无需人工管理9、 门禁管理功能门禁管理系统，针对珍贵的、文物级的特藏档案库房，在库房大门安 装电控门锁，工作人员进入库房，首先刷卡，然后输入密码，经主控微机校 验后，方可进入库房系统同时自动记录工作人员出入信息，为以后出现 丢失，可以追溯查询10、 室外气象站管理功能室外气象站主要实现对档案库房外的气象信息检测，为档案库房通风换 气、温湿度控制提供参考依据公司电子数据信息安全管理说明或数据安全有对立的两方面的含义：一是数据本身的安全，主要是指采 用现代密码算法对数据进行主动保护，如数据保密、数据完整性、双向强 身份认证等，二是数据防护的安全，主要是采用现代信息存储手段对数据 进行主动防护，如通过磁盘阵列、、等手段保证数据的安全，数据安全是一 种主动的包含措施，数据本身的安全必须基于可靠的加密算法与安全体系， 主要是有对称算法与两种。

数据处理的安全是指如何有效的防止数据在录入、处理、统计或打印中 由于硬件故障、断电、死机、人为的误操作、程序缺陷、病毒或等造成的 数据库损坏或数据丢失现象，某些敏感或保密的数据可能不具备资格的人 员或操作员阅读，而造成数据泄密等后果一、威胁数据安全的因素有很多主要有以下几个比较常见：（1 ）硬盘驱动器损坏一个硬盘驱动器的物理损坏意味着数据丢失设备的运行损耗、存储 介质失效、运行环境以及人为的破坏等，都能造成硬盘驱动器设备造成影 响2 ）人为错误由于操作失误，使用者可能会误删除。