档案室管理制度及职责范本(3篇).doc

档案室管理制度及职责范本1总则1.1本工程内业资料按照对技术资料的要求进行归档管理1.2内业资料管理实行归口管理，谁负责谁管理的原则相关职能部门有工程技术部、安全质量部、合同部、工地试验室、办公室等健全各类资料的分类登记和借阅制度，责任到人1.3各部门内业资料统一归口项目部档案室，项目部设专人统一管理2管理职责2.1工程技术部负责工程质量控制资料的管理2.2安质部负责质量保证体系、安全保证体系相关资料和业主、监理指令回复文件的管理2.3合同部负责施工计划、进度、成本控制等相关的工程管理文件的管理2.4工地试验室负责各类试验、检验资料的管理2.5办公室负责上级文件、____等文件的管理2.6其他部门负责本部门职责范围内的技术资料的保存管理3管理的范围3.1质量控制资料按照本合同段单位、分部、分项工程划分进行分类管理其范围包括：路基土石方工程、结构物及防护工程、排水工程、涵洞通道工程、路面工程、桥梁工程、隧道工程、绿化工程、交通安全工程、收费站房建资料等，工程自检及工程质量检验评定资料、工程事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文件，桥梁竣工验收荷载试验报告，桥梁基础、梁的预制等强度、完整的检验资料，非正常施工记录，交工验收检测单位的试验、检测、评定资料等，施工日志、天气温度及自然灾害记录、测量原始记录等。

3.2质量保证体系资料包括施工质量保证体系和自检机构、投标文件总体施工____设计与批复文件、主要工程技术人员更换资料和批复，各类质量管理制度(包括施工质量检验制度、质量岗位责任制度、技术交底制度、岗前培训制度)，隐蔽工程及质量检验照片资料等安全保证体系包括安全技术交底资料、各类特殊工种证件管理、施工人员档案管理、农民工工资发放资料，施工安全及文明施工文件等3.3工程管理文件包括施工机械到位情况、工程变更资料、计量支付资料，进度控制文件(包括进度计划批准文件、进度执行情况、有关进度往来文件)，合同管理文件、缺陷责任期资料等3.4试验资料包括试验室及试验人员申报材料及批复文件、仪器设备检定及养护记录、各类试验台帐、样品和试件养护记录，标准试验、配合比设计及监理批复，试验记录和试验报告及其他资料3.5上级文件、____包括有关施工技术的____、协议、建设单位、监理单位发文、图纸会审记录，征地、拆迁原始记录及有关文件4技术文件及其它资料的保管和使用4.1档案室由专人集中管理，本单位有关人员可以查、借阅借阅文件资料应办理登记手续，为便于工作，借出使用的文件资料，用后应按期归还4.2各部门资料管理人员应熟悉和掌握本部门技术资料情况，各类技术资料均应分专业、分类立卷，并编制检查目录，补充资料要与原设计配套，变更设计要在原图上注明4.3全部工程竣工移交后，应按档案管理规定，清理设计文件及各项资料，分别按归档、上交等方式予以处理。

档案室管理制度及职责范本（二）一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归档工作二、档案室除档案管理员外，他人不得擅自入内三、管理员要坚守岗位，认真负责，要定期检查防水、防盗设施效能档案室和橱柜的钥匙不得随意转让他人，特殊情况由领导批准，要注意关好门、窗、锁、灯四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续，填写移交档案清单，并做好整理、分类、保管和统计工作六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符合基础教育管理要求七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的保管定期进行检查、校对，做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制八、档案室要经常保持清洁整齐，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一定时间内收回十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可销毁相关档案档案管理员岗位职责1、热爱档案管理工作，努力学习档案工作业务，虚心接受上级档案机关和学校领导的业务指导2、完整、规范接收各部门移交的档案，对未及时移交的档案资料主动向使用或产生该档案的部门催收。

3、对各类档案进行科学分类、编号、登记、上架、并定期清点核对，发现问题及时报告主管领导，妥善处理4、增强工作责任感，提高保密意识5、严格执行学院《档案管理办法》，做好档案资料的检查、修补和科学管理工作6、有计划编制专题索引等检索工具，提高查阅档案的效率，为档案使用者提供方便7、接待阅档人员要热情周到，主动提供优质高效服务8、对全校各产生档案部门进行档案业务指导9、完成有关领导交办的其它工作档案室管理制度及职责范本（三）主题词：档案管理制度试行起草：校对：签发：类别：制度编号：____005一、目的为加强公司档案的管理，确保档案信息完整、准确、系统、安全，有效地利用档案信息资源，维护公司合法权益，特制订本制度二、范围从公司成立和现在的公司、各级部门及员工在从事生产、经营、管理、公关宣传等活动中所形成的有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录第三条档案资源是公司发展的重要战略资源之一，其所有权归属本公司，由公司统一管理、调度和使用第四条公司、各部门、员工都有提供和保护档案的义务公司和部门负责人有责任加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作正常开展；并按规定定期向公司档案管理部门移交档案。

第五条档案资源实行统一管理、信息共享、方便使用的基本管理原则第二章档案机构及管理模式第六条____公司行政部设立档案室；在各部门设置档案管理岗位第七条工作职责公司档案室：1、负责制定和完善相关管理制度、工作规范和标准，规划档案系统，确保档案安全和方便利用2、负责公司的档案、收集、整理、管理工作，提供档案3、对部门的档案业务工作进行指导、监督4、向各级领导报送档案及服务相关数据5、推行档案信息化管理，逐步提高档案工作效率6、收集保管体现公司发展历程、标志公司重大事件的相关资料7、各部门档案管理岗：1、负责本部门档案材料的收集、整理及服务工作2、负责向公司档案室定期提供档案收集、整理及利用相关数据3、接受公司档案室管理第三章接口关系及职责第八条公司分管领导、公司行政部经理为该部门档案工作主要责任人负责督促该单位档案的收集、归档工作第九条各部门按月收集、整理本单位在本月中形成的、有保存价值的各种文件材料按规定的范围、日期、要求将形成的档案材料移交到档案管理部门负有保护公司档案资源和未归档的文件材料的义务对已移交的档案材料的真实性负责第十条各资源部门财务部门基本建设工程项目、大型设备仪器档案材料未移交到档案管理部门即档案管理部门未出具该项目档案材料交接清单不得结算。

项目验收鉴定____机构在对项目责任单位的项目作结项验收、鉴定时，其项目验收资料应由档案管理部门提供(项目责任单位应提前将项目档案材料移交到档案管理部门)，不得索取、接受非档案管理部门提供的项目文档第十一条公司、部门、员工自觉维护公司利益，保护公司档案资源及时将工作中形成的档案资源送交相应人员进行汇集、整理保护好所借档案材料，不得损坏、遗失、私自向第三方泄漏相关信息，自觉维护档案的信息安全，并按时归还第四章档案的管理第十二条管辖权凡是公司所属档案和有保存价值的材料都必须交由档案管理部门管理，其他任何部门和个人不得私存、转让、销毁公司档案室：公司所属部门档案的管理和服务工作公司对外签署的投资、金融方面的合同、协议体现公司发展历程的重大事件的相关资料非本制度规定，由公司领导指定由档案室保管之档案的管理与服务工作各部门或档案管理岗：本部门形成的档案材料(公司档案室管辖的除外)的管理与服务工作第十三条档案的分类公司档案根据其形成内容分为如下九类：运作档案(三会、投资、设立及变更材料等)行政管理档案(行政事务、公关宣传、资源配置等)经营管理档案(计划统计、财务金融管理、对外经济活动形成的合同、协议)学术研究档案(公司学术活动、科研项目、培训资料等)基本建设档案(合同、协议、验收报告等)财务会计档案(报表、帐簿、凭证及其它会计资料)人力资源档案(人力资源登记册、个人档案、培训记录等)教学档案(各类培训、教材、记录、成绩等)党群工作档案(党务工作、共青团工作、协会工作等)第十四条档案归档流程。

由归档人员填写移交清单，经档案管理人员确认并在移交单上双方签字后接收第十五条公司档案材料归档要求：归档文件质量要求：1、应当归档的文件材料由相关责任人收集齐全，按归档要求初步整理后，填写移交清单一式二份后向公司档案管理部门移交归档2、归档的文件材料必须保持其成套性和完整性3、归档的文件材料必须文实相符，准确地反映公司各项活动的真实面貌和历史过程4、归档的文件材料必须层次分明，保持其有机联系，符合其形成规律5、对完整系统的归档文件材料，必须按序整理6、归档的文件材料必须签署完备、印鉴齐全7、归档的文件材料要求载体优良、格式统一、书写清晰、字迹整洁、图线清晰、装订整齐美观不得使用圆珠笔、铅笔书写档案材料8、基建档案、以光盘、软件等为载体的电子信息档案，归档部门应编写归档材料简要说明归档时间和数量要求：1、经营合同签署完毕后即归档一份2、工程项目必须先归档，后验收验收后一周内补归验收过程中形成的文件材料3、重要设备仪器开箱验收后，其所属资料立即全部归档验收后，应立即将竣工报告、验收报告等归档4、文件材料每月头五天内归档一份5、会计档案每年第二季度移交前一年档案材料6、人力资源档案每季度第一个月____日前整理归档上季度档案。

7、教学档案形成后立即归档8、部门撤销原部门负责人应做好文件材料的整理工作，移交档案管理部门，任何个人不得带入其他部门第十六条监督公司行政部定期或不定期地对各部门档案工作进行检查以监督其执行情况第十七条销毁须报经公司总经理/董事长、档案室负责人几方批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字第十八条档案利用提供利用是档案工作的核心内容，档案管理人员必须主动、积极了解公司、各项工作的需要，广泛开展档案利用工作，在提供服务中要严格把握档案利用审批，以维护公司利益档案利用流程：申请人提出申请—审批人审批—档案管理部门提供利用—按时归还审批权限：一般档案及____档案—部门负责人或其授权人审批；____档案—公司负责人或其授权人审批；绝密及重要档案—公司总经理/董事长或其授权人审批非公司人员原则上不允许直接借用或查看公司的任何档案材料如确需借用或查阅的，须取得公司档案室负责人同意后报经公司总经理或其授权人批准第十九条档案库房应该设在安全、防盗、防潮、防火、防光、防尘、防虫的建筑内第二十条档案室应在内部办公信息系统中公布并定期更新各类收藏档案目录和借阅管理办法，方便档案的有效利用第二十一条档案安全。

所有档案必须确保其信息安全并做好备份工作第五章责任及其它第二十二条本规范适用于公司、部门和全体员工第二十三条有下列行为之一，一经查实，视其情节轻重，给予记过失、停职反省，直至除名处理；造成经济损失的，据实赔偿或并处罚款；触犯法律的移交司法机关处理：毁损、丢失或擅自销毁档案擅自向外界提供、抄摘档案涂改、伪造档案未及时上报归档或管理不善的部门或档案管理者未按手续就借。