公文中常见的错误.doc

公文中常见的格式错误一、格式方面的常见错误　　1.结构层次序数使用不当一般而言，结构层次序数分“一〞、“〔一〕〞、“1〞、“〔1〕〞四个层次一〔黑色三号字体〕〔二〕〔楷体-GB2312〕1 (仿宋体-GB2312)〔1〕〔仿宋体-GB2312〕只有两个层次时，可分别用“一、〞“1.〞标识其中，数字序号后用小圆号“.〞，而不能用顿号“、〞，如为“1.〞而不是“1、〞；“〔一〕〞和“〔1〕〞括号外面不带标点符号在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……〞或“首先、其次、第三……〞等不管哪个层次的标题都是“首行缩进〞2字符〔即空2个汉字〕 正文首段也是“首行缩进〞2字符　　2.标点符号运用不当除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号并列短语各项之间有比拟长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号　　3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一如kV、KV、Kv和千伏，kVA和千伏安，MW和万千瓦，km和公里、千米等混用一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一　　4. 人名、地名、日期、单位名称使用不标准。

年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年国家政府、企事业单位名称一般先用全称,并注明标准简称，或用约定俗成的简称，如工业和信息化部简称工信部、住房和城乡建设部简称住建部等　　5.文件引用不标准引用公文应先引发文机关〔有时可省略〕、标题，后引发文字号发文字号中标注年份应采用六角括号〔  〕，而非中括号[  ]或【  】　　6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：1.××××××〞　　7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识一般而言，在上行文的“请示〞等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和 　　8.关于附件的格式问题一般A4纸，每面排22行，每行排28个字，页面左上角第一行顶格标识“附件〞〔用黑体三号字〕，标题为二号小标宋体或二号宋体加粗，正文为3号仿宋体〔有时第一层标题可用黑体，第二层标题可用楷体，其他用仿宋〕，单倍行距或行间距31磅附件的页码，应与正文标注相同〔4号半角白体阿拉伯数码，数码左右各放一条4号一字线〕，单页码居右空1字，双页码居左空1字。

9.发文日期不能用汉字小写例如“二○一三年一月二十日〞而是要用阿拉伯数字例如“2013年1月20日〞，需要注意的是落款日期也不能写成“2013年01月20日〞，在OA系统中行文时间手动输入10.红头文件如何插入页码〔1〕点开“插入〞菜单——选择“页码〞——选择文件的奇数页〔第一页〕——选择页面底端——选择普通数字3〔奇数页码设置在右下角，右边空一个汉字距离〕〔2〕页面转到设计页面选择“奇偶页不同〞——选择文件的偶数页〔第二页〕——选择页面底端——选择普通数字1〔偶数页码设置在左下角，左边空一个汉字距离〕（3） 分别选中第一页、第二页，——选择设置页码格式——选择“-1-〞这种页码格式，——再选中插入的页码，选择仿宋GB2312 四号字体4） 如有有附件，附件和正文在一个文档上，统一插入页码红头文件必须按照这个格式插入页码，其他文书插入“1〞一般插在居中或右下角11.行距一般使用单倍行距　　二、内容方面的常见错误1.错别字较多2.文种选择不当3.标题成份残缺或多余如?关于上报……的报告?标题中，“上报〞为多余项特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，解决此问题方法有四：一是只写转发第一次转发机关的通知；二是直接转发原文件；三是在标题中只出现上一级机关转发通知的文号；四是只用本机关发文的标题，而将其他机关的标题概括为文件。

4.附件问题一是不能适当应用附件一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等二是正文中的附件名称不完整、不标准另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号5.主题词已经取消，版记中可不用　　6.不按照隶属关系行文如用部门文件行上行文、平行文，部门便函转发上级单位文件等7.“请示〞和“报告〞混淆的问题一般情况下，对上级机关而言，“请示〞偏重于办件，“报告〞偏重于阅件要求上级批复的事项，应采用“请示〞文种，且遵循“一文一事〞原那么，不应在报告中夹带请示事项三、一些常用字词的用法及辨析1.“截止〞与“截至〞的区别前者强调“止〞，即在计时点上，所进行的事情已经完结或根本完结；后者那么不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态 　　2.“记取〞与“汲取〞的区别前者强调强记，后者强调在加工、提高根底上的吸取二者适用对象和情况有所不同：对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部的经验教训、营养等，那么用汲取 　　3.“急待〞与“亟待〞的区别急待〞强调紧急待办，“亟待〞强调极须，急迫待办急待〞与“亟待〞的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者那么更强调意义重要性。

另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否那么不宜用“亟待〞一词4.“下工夫〞与“下功夫〞的区别一般情况下，应该用“下工夫〞如?现代汉语词典?强调，“下工夫〞是指为了到达某个目的而花费很多的时间和很大的精力而“功夫〞是指本领或武术，一般不用“下功夫〞5.“和〞与“与〞的区别和〞跟“与〞都是做连词比拟多，做介词比拟少做连词时都表示平等联合，意思是一样的但是，两者的色彩有所不同与〞的书面语色彩比拟明显，因此多用于书面语中，口语中用得比拟少和〞那么在口语跟书面语中都使用另外，在书名跟文章的题目中，“与〞使用得要比“和〞多些　　6.“制定〞与“制订〞的区别制定〞即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等；“制订〞即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立　　7.“需要〞与“须要〞的区别需要〞即对“缺乏〞而言，还有“要求〞的意思，词性为及物动词，后可带宾语须要〞即说明“应当〞、“必须〞的意思，词性为能愿动词，修饰限制动词　　8.“期间〞与“其间〞的区别其间〞是指某一段时间从结构上分析，“其〞修饰“间〞，相当于“这〞“那〞等指示代词在使用的时候，“其间〞前面总有一段关于时间的表达，“其间〞承上表示“这段时间里〞或“那段时间里〞。

如果“其间〞前面再加上“这〞或“那〞，就重复了我们熟知的经典例子是鲁迅先生?一件小事?里的话：“我从乡下跑到京城里，一转眼已经六年了其间耳闻目睹的所谓国家大事，算起来也很不少〞“其间〞多用于书面，口语中，人们有时会在它前面加上“这〞或“那〞，现在也是不容无视的语言事实期间〞的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间〞“那期间〞“开会期间〞等等如“期间，对文件修改了20屡次〞这种用法那么不正确期间〞是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间〞、“会议期间〞、“国庆期间〞、“外出期间〞等，不能将“期间〞单说而“其间〞可以单说，是某段时间的意思，如“其间，对文件修改了20屡次〞　　9.列举完后“等〞的用法列举后用“等〞的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等〞，如“北京、上海等城市〞 还有一种用法是列举完之后用 “等〞，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市〞这里的“等〞是表示列举完了之后收尾 　　10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法比方：发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献〞的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应该用逗号　　11.“以及〞前面的标点符号用法。

以及〞前面可以用逗号，这是“以及〞跟“及〞不同的地方，“及〞的前面不能有逗号当然，“以及〞的前面也可以不用逗号用不用逗号，要看“以及〞后面的语词的长短如果比拟长，要用逗号停一下，使人好读；如果比拟短，“以及〞前面就可以不用逗号了 　　12.“其中〞及其前后的标点符号用法有人归纳出使用“其中〞一词，前后标点符号用法的三条规那么：　　〔1〕 总数后只有一个数，“其中〞前用“，〞，“其中〞后不用“，〞如，2009年，公司售电量554.51亿千瓦时，其中省内售电量538.42亿千瓦时　　〔2〕 总数后分述几项内容，那么总数后用“〞，“其中〞后用“，〞，各分述内容之间视其内容多少，或用“，〞，或用“；〞如，2009年，全省全社会用电量705.51亿千瓦时，同比增长4.09%其中，第一产业用电量56.38亿千瓦时，同比增长2.02%；第二产业用电量540.27亿千瓦时，同比增长2.66%；第三产业用电量62.54亿千瓦时，同比增长12.45%；城乡居民用电46.32亿千瓦时，同比增长14.01%　　〔3〕“其中〞之后列举分项内容时，“其中〞之后不要用“：〞　　例1 ，2009年，全省发电装机容量1803.99万千瓦。

其中：水电578.18万千瓦，火电1146.3万千瓦，风电79.51万千瓦该例中，“：〞应改为“，〞　　例2 ，2009年，全省新增发电装机容量307.95万千瓦〔其中：新增风电装机容量19.8万千瓦〕该例中，“：〞应去掉。