考察接待方案及流程.docx

考察接待方案及流程 　　考察接待方案及流程　　一、工作机构　　成立首届中国影视文化周嘉宾接待部，并设立嘉宾联络组、酒店服务组、机场铁路服务组、宴会服务组、重要嘉宾组、应急机动组等5个工作组　　二、工作职责　　接待部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调接待部办公室负责对接组委会，做好各类相关信息的搜集、汇总、整理、上报;负责接待部各项指令的传达;负责重大事项的协调上报;负责相关经费的落实;负责做好重要嘉宾的一对一接待服务，并及时将参加文化周各项活动、餐叙、考察等活动的嘉宾名单、时间、地点等信息传达到相关工作组，通知有关人员提前做好准备;负责住房、车辆及其他物资的统一调配各工作组结合工作实际，制定本工作组细化方案　　三、工作机制　　(一)各工作组按照各司其职、各负其责、充分沟通、团结协作的原则，根据任务分工做好相关工作，积极协助其他工作组做好协调配合工作　　(二)实行重大事项通报制度各工作组按照事前请示，事后报告，实事求是，及时准确的原则，对组委会的重要指示、工作安排、接待过程中的突发事件及其它重大事项，要及时通报接待部办公室及相关工作组　　四、责任分工　　(一)接待部办公室　　工作职责　　1.负责对接组委会，并提前制定接待工作方案送审;负责各工作组工作人员的食宿、物资、车辆及相关工作的总协调。

　　2.负责做好组委会分配的志愿者的调度指挥，拟定重要嘉宾一对一接待单体实施方案负责汇总嘉宾名单、航班、住宿、用餐、活动行程、翻译需求等信息，及时报送接待部办公室，分送各工作组　　3.负责与大会组委会的总联络，负责掌握重要嘉宾及随行人员住房和车辆分配、受邀出席活动等信息　　4.负责大会组委会统一安排之外的接待用车的落实大会所需社会车辆的协调分别由----负责大会所需大巴车或商务车的租用由委办公室负责　　5.负责会议期间租用车辆、社会车辆、工作人员用车等的统一调度指挥　　6.负责与大会组委会对接，落实工作人员用餐时间、地点，并负责通知相关责任人负责提前预订酒店，落实工作人员的住宿　　7.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放;负责车辆通行证、重要嘉宾礼品及其它后勤保障物资(如雨具等)的落实　　8.负责落实拟参加接送机、宴请、考察等活动的领导名单，并负责通知　　9.对大会活动的各项费用进行监督和核实　　(二)嘉宾联络组　　工作职责：　　1.负责对接论坛组委会，提前落实参会嘉宾及随行名单、往返日期、航班号、住宿需求、活动行程、翻译需求、旅游等信息，及时报送接待部办公室及相关工作组;负责统计工作人员住宿、用车需求，并提交接待部办公室统一安排。

　　2.负责汇总重要嘉宾行程，并安排一对一联络员提醒、引导;负责掌握省有关领导出席会议、宴请等有关信息，并将有关信息提交接待部办公室　　3.负责未列入一对一接待范围的嘉宾的总联络，及时将信息反馈接待部办公室统筹协调　　4.完成接待部交办的其他工作任务　　(三)酒店服务组　　工作职责：　　1.负责嘉宾报到、入住等有关事宜负责与大会组委会对接，提前领取嘉宾房卡，配合一对一联络员引导嘉宾入住和资料领取　　2.按照大会组委会统一安排，组织工作人员参加培训，并按照实际工作要求进行演练和测试，熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息　　3.负责统计汇总嘉宾抵离酒店信息及其他需求，及时提交接待部办公室，并按照接待部办公室安排做好协调落实工作及时妥善处理嘉宾在酒店遇到的突发状况，并及时上报接待部办公室　　(四)机场服务组　　工作职责：　　1.负责掌握嘉宾航班信息，提前通知接待部办公室及酒店服务组　　2.负责与大会组委会对接，做好嘉宾乘机手续办理、行李托运等工作　　3.完成接待部交办的其他工作任务　　(五)宴会服务组　　工作职责：　　1.负责落实大会组委会统一安排之外的活动，制定详细实施方案　　2.负责与公安、质监、卫生等部门的对接，做好保障服务工作。

　　3.负责与酒店方对接，负责宴请场地的预订，提前做好宴请现场各项准备工作，包括菜单审定、座次安排等　　4.负责落实出席宴请的嘉宾及领导名单，负责安排专人提醒、引导嘉宾及领导出席　　5.完成接待部交办的其他工作任务　　(六)重要嘉宾组　　工作职责：　　1.根据接待部提供的一对一嘉宾信息，制定一套完善的实施计划从接机、住宿、用餐、活动行程跟进、翻译需求、旅游、送机等在住宿，用车，用餐等方面拥有优先权及时报送接待部办公室，协调各工作组　　2.负责对一对一联络员进行培训、选拔　　3.由联络员负责，完成重要嘉宾的全程陪同工作　　4.负责收集重要嘉宾的喜好、习惯　　5.满足重要嘉宾的一些特殊要求　　6.完成接待部交办的其他工作任务　　(七)应急机动组　　工作职责：　　完成论坛期间接待部办公室临时交办任务，负责落实本方案中未进行明确分工的有关事项，处理嘉宾接待工作中的突发状况　　考察接待方案及流程　　20--年月日，济宁市委、市政府将来我校视察、指导工作，为做好迎接视察工作，按照相关工作要求，结合学校实际，制定以下接待方案　　一、组织领导　　为做好市委、市政府领导来我校视察工作，学校成立迎接、接待领导小组　　组长：--　　成员：--　　宣传小组成员：引导、解说员(教师、学生各一名)　　摄影、拍照　　后勤保障：--　　会议室、接待室布置：---　　二、迎接工作　　1、门卫规范着装，规范岗位工作要求。

　　2、由全体校委会成员在学校门口迎接视察领导　　三、车辆摆放　　安排人员负责引导领导车辆进入学校指定停车地方(李新华负责)　　四、校园环境卫生　　校园做一次全面清理检查　　1、路面、教室、楼道、走廊、各功能室无污迹、无纸屑、无垃圾、无卫生死角黄__、李__负责检查，并指导各班级班主任分区检查)　　2、食堂地面整洁、桌面干净，无明显污垢，墙面干净无蜘蛛网，工作人员穿制服刘__、颜__负责检查)　　3、教室内部卫生清扫、桌椅摆放整齐黄长运、李新华负责检查)　　4、中心路与教学楼、综合楼间的各类宣传物品的整理、摆放(师生硬笔书法、学生手抄报作品等)　　考察接待方案及流程　　接待工作内容　　1、负责参观场所设施、设备及相关专业知识的讲解，宣传学院的办学特色和亮点;　　2、解答、解释考生和家长的提问，引导考生接受我院、报考我院;　　3、做好信息收集并初步整理，及时上报学院有关部门;　　4、做好后勤保障工作　　时间安排　　每周五、周六作为固定接待日，各部门集体参观接待尽量安排在这两天，特殊情况提前联系，酌情处理　　路线安排　　北门文体馆实训中心机电系实训车间汽车系实训车间眼视光实训室实验楼图书馆舞蹈练功房座谈。