资金开支及财务报销制度.docx

阿瓦提县新源天然气有限责任公司资金开支及财务报销制度第一章、总 则第一条 为进一步强化阿瓦提县新源天然气有限责任公司 （以下简称公司）财务管理，完善财务管理制度， 合理控制资金开支及费用支出，规范公司的会计核算工作和 财务报销行为 ，使公司财务管理制度化、规范化和可控性，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，依据公司制定的《财务管理制度》 ，特制定本制度第二条 凡涉及公司日常物资（包括零星材料、辅助材料、设备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、设备仪器及工具等）采购、税费支出 、日常办公费用、招待费用、差旅费用、车辆费用、职工劳保及福利费用以及其他涉及费用支出项目的报销或资金开支均按此制度要求执行第三条 所有费用及资金开支实行预算管理办法 每个单位或部门应在每月 25 日向财务部报送该单位或部门下个月的资金费用预算，经财务部初审汇总并报财务总监审核后，每月 28 日前提交公司法人审议，财务部按审议通过后的预算方案并结合公司实际资金状况进行资金预算开支第二章、资金开支及费用报销的原则、审批流程及责任第四条 资金开支及费用报销原则1、资金开支及费用报销实行预算管理， 财务部应按预算范围进行审核报销或开支。

2 、资金开支及费用报销实行公司法人 “一支笔” 的审批原则，即：所有费用报销或资金开支均须法人批准后方可报销或资金开支，否则，不得报销或资金开支法人外出或遇紧急情况时，应或邮件通知法人，得到许可后才可进行报销或开支， 但财务人员应在其单据上标注“法人已同意，待补签”字样，待法人返回后，提请法人补签名3 、所有的报销均遵循“谁开支、谁报销”的原则4、严禁报销虚假、“非公”及假借他人的名义报销自己费用等行为，严禁白条入帐、费用支出项目与所附票据不符及其他违规行为5、每办一次业务，应该填写一张《费用报销单》 笼统地在《费用报销单》上写上“×月”的费用，或多次业务单据分不清的，财务部可不予受理6、所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”的流程，杜绝“先斩后奏”的现象资金开支时应先填写一张《付款申请单》等相应审批单据，待开支报销时再填写一张《费用报销单》 如果资金由经办人垫付的，在报销时只需填写一张《费用报销单》 7、报帐时限：上月 26 日后至当月 25 日期间的费用必须在当月报销，差旅费用必须在返回后 5 个工作日内报销逾期单据，财务部原则上可以不再受理，由此造成的损失，由经办人自行承担。

因单据不合要求，被退回按规定可以重新报销的， 应在 7 个工作日内处理完毕，并在报销单的附件上说明“上次退回重新填列” ，以区别在正常报销时限内的单据；特殊延期的，需提出说明不合规而被退回的单据不得再次重新报销，否则，一经发现，将严肃处理销售人员或不单设独立财务核算的办事处的费用报销时限可适当延长，但一般不得超过 3 个月8、跨年度的费用必须在次年 1 月 15 号之前报销完毕，年终结算后不管何种原因均不得报销上年度费用 （销售人员或不单设独立财务核算的办事处亦须遵守此规定） 9、大额（指 500 元以上，下同）支付款项必须使用转帐支票或其他银行结算方式 超过 500 元而需现金支付的， 报销时必须详细说明原因，经财务部审核后方可支付，无正当理由的，一律退回10、从出纳处领取报销款时，报销人（领款人）须签名确认对于领款不方便时可由他人代领的，但报销人（领款人）应该出具书面代理书，指定代理领款人， 由代理人在相关报销单证上签字领款，出纳把代理书附于领款表后无书面代理书，其他人不得代领，出纳有权拒绝支付，否则造成的纠纷及责任由出纳负责财务经理（或财务总监）应不定期抽查款项是否如实发放等情况。

第五条 资金开支、费用报销流程及要求1、一般的流程（预算内）：经办人（报销人或收款人，以下简称经办人）→站长审核→会计审核→法人审批→出纳支付2、特殊的报销流程（预算外或超预算） ：预算外或超预算的费用及资金开支，原则上不予以报销或支付， 但确属公司正常经营和发展需要而发生的，其报销或开支审批流程：经办人填制单据并补申请报告→站长审核→会计审核→法人审批→出纳支付3、不得逾越流程一般情况下，不得未经站长审批，直接提交公司法人审批；不得未经会计审核直接提交公司法人审批4、报销经办人取得审批齐全的《费用报销单》等审批单证后，应在 2 个工作日之内送交财务部，办理报销或付款手续5、出纳须凭已经法人、站长、会计签名后的《付款申请单》等审批单据支付资金，一旦发现违规操作，将按公司相关制度执行6、在付款时，出纳应对《费用报销单》等审批单和相关凭证进行审核，重点看报销单证是否有涂改、计算是否正确、后附的发票是否齐全、审批手续是否齐备，出纳在审核无误后方能付款如发现有问题的，出纳不得付款，应立即告知会计进行处理7、财务审核后在报销单后附的原始单据上加盖附件章， 出纳在付款时，根据付款方式须在原始单据上加盖 “现金付讫” 或“银行付讫”章，同时出纳须在付款凭证上加盖出纳的个人名章。

第六条 资金开支、报销、审批的职责资金开支及费用报销审批职责的原则： 实行预算管理、 分级负责、层层把关由各部门负责人负责本部门人员费用报销或资金开支的真实性、合理性、必要性、客观性的一级审查；由会计和站长对报销票据本身的合法性、 合规性进行二级审查； 由公司法人进行最后把关的审核批准其具体职责是：1、经办人：因公办理业务前，应填写《付款申请单》等审批单并经批准后从财务部支取款项；办理业务时，须向对方（收款方）索取相应合法、真实的且与业务内容相符的原始单据； 经济业务发生后须在每张原始凭证的右下角签名，及时准确的填写《费用报销单》等单证，经办人对经办的经济业务及提供的发票等原始单据的真实性、 合法性、合理性负有直接责任， 有责任及时向公司内部相关审批人员提供审批所需的相应文件等资料2、站长：对本部门或公司分管职责内发生的经济业务进行确认及对经办人提供的发票等原始单据进行审核， 对报销业务真实性、 合法性、合规性、合理性负有直接审核责任，有责任协助财务会计的审核工作3、财务会计：审核报销的经济业务是否符合公司制度规定、所提供的发票等原始单据是否符合相应的要求和规定、 报销单据是否按要求填写齐全、前级审查是否已完成等项目。

对不符合要求的报销单据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的整改等处理意见， 如果经办人不履行处理意见，站长有权拒审该报销业务， 否则将承担审核责任4、公司法人：主要从资金支付或费用报销单据的形式要素上进行审查，看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、 其业务内容是否真实、是否合理公司法人审查无异议后，在资金支付或费用报销单据上签署审批意见并签名， 公司法人对公司所有资金支出或报销有审核批准权利并承担相应责任第三章、提供原始凭证和报销单填写的要求第七条 因公发生经济业务时， 经办人须向对方索取包括 （但不限于）发票、收款收据、清单等原始单据未取得原始单据或虚假的原始单据一律不予报销第八条 原始凭证应具备的主要内容：1、原始凭证名称；2、填制凭证的日期；3、填制凭证单位的名称或填制人的姓名；4、经办人的签名或盖单；5、接受凭证的单位名称；6、经济业务的内容；7、数量、单价和金额；8、各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定，只有符合 《中华人民共和国发票管理办法》和实施细则的规定的发票、 收据方可作为费用报销的原始凭证 从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的公章 （财务专用章或发票专用章） , 从个人取得的原始凭证， 必须有填制人员的签名及身份证号码； 对外开出的原始凭证， 必须加盖单位公章， 其中办理收款业务的加盖公司财务专用单，对外开出发票的要加盖本公司的发票专用章。

第九条 对原始凭证的技术性要求：1、凡填有大小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符；2、购买实物的原始凭证，必须有手续完备的交验证明需入库的物资，必须填写入库验收单，保管员按计划或合同对实物验收后，在验收单上填写实收数额并签章不需入库的物资 , 除经办人在凭证上签章外，必须交给保管员或使用人员进行验收，并在凭证上签章；3、支付款项的原始凭证， 必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字，并有付款的依据；4、职工因公出差等业务而借款的《借款单》 ，必须附在记账凭证上收回款项时应另开收据冲帐，不得退还原《借款单》 ；5、预付性汇款，由经办人填制的《付款申请单》等单据作为其中之一的原始凭证，不得以汇款回单代替；6、属于现金发放性质的原始凭证，原则上应由本人领取签名委托他人代领的，按第五条第 10 款执行，一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章；7、自制原始凭证应设计科学、 格式规范、计算清楚如计提折旧、职工福利基金等，要列名称、计提基数、提取率、提取额等分配工资及费用时，要列分配标准、分配率、分配额；8、凡凭证内容不全、 字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。

第十条 各种业务类型（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、日常物品采购费等；车辆费用按养路费、加油费、保养费、过路过桥费、停车费等）的发票应该分开、整齐粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元，经办人应在每张原始凭证右下角处签名，票据粘贴混乱，不注明张数、金额的单据，财务审核人员有权退回要求其整改第十一条 原始单据遗失的，须取得出票单位的原单据复印件并盖上出票单位公章（财务专用章或发票专用章） ，会计签署意见后方可按程序报销第十二条 报销单上所有内容均须用蓝 / 黑墨水钢笔或碳素笔完整填写，严禁用圆珠笔、铅笔或红色墨水笔填写，单据严禁涂改，审批单据的“经办人”务必由本人亲笔签名第四章 借款及预付款管理规定第十三条 借款是指公司内部员工因公务需要或特殊情况的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项借款时需先填制《借款单》 ，预付款时需先填制《付款申请单》等审批单据第十四条 借款管理规定1、出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请单》在财务部办理借款，出差返回 5 个工作日内办理报销还款手续2、其他临时借款：凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用、招待费用、车辆费用等） ，经办人凭审批后的《借款单》办理借款；经办人在业务办理完毕后应及时报帐， 除周转金外其他借款原则。