文件处理细则.pdf

1 文件处理细则一、外来文件处理程序所有外来寄送和在网络上传送给公司的文件、信函 (含抄送件 )，由公司办公室按以下办法办理：办件 —— 部门办理办公室登记 —— 分办 —— —— 归档阅件 —— 领导 (有关人员 ) 二、办件处理细则及要求（一）上级公司、外单位来文， 根据文件内容由公司办公室编号登记后填写《文件传阅单》 （附件一） 二）文件经办公室负责人审核后转相关公司领导、部门传阅办理，并由办公室机要员全程跟踪办结，文件办结后及时交回办公室归档三）各部门要建立文件收办制度，指定专人负责做好本部门文件收文登记、分送、归档工作文件办理要明确主办人，由主办人负责全程跟踪办结四）各部门在处理对外和重要普发文件需请示领导，必须呈批办理1、填写《文件呈批表》 （附件二） ，提出拟办意见，送办公室机要员呈送各级公司领导审批2、部门拟办意见应包括如下内容：来文单位要求解决的问题；有关职能部门的意见；有关的政策规定；本部门拟办措施拟办意见或者建议应当明确， 要注意与以前所印发文件的政策规定相衔接由于文件内容复杂的，文件呈批表容纳不下拟办意见的，可在《文件呈批表》报批2 3、附件要求文件呈批如有附件，要在呈批表落款之上列出目录。

附件及有关资料按下列顺序附排列：（ 1）文件呈批表；（ 2）来文；（ 3）以前有关领导的批示；（ 4）有关政策规定；（ 5）其他附件三、阅件处理细则及要求（一）办公室编号登记后填写《文件传阅单》 （附件一） ，经办公室负责人审核送领导及有关人员阅二）经领导批办的阅件，迅速转为办件处理四、部门文件处理细则及要求（一）各部门需呈交领导审批办理的事项（请示、报告、工作方案等）统一报送办公室，由办公室提出处理或分办意见，交相关职能部门按办件程序及要求办理（参照二） 二）部门之间互协助办理的事项，可直接与相关职能部门沟通联系办理三）按有关规定需作退文处理的，办公室说明理由将该文退回来文单位（内容详见附件三） 五、发文（一）拟文部门填写《文件呈批表》 （附件二） ，直接或交办公室机要文员经有关部门会签后，交办公室主任初审，由办公室呈公司领导审批二）拟文部门在文稿签发后，提交修订的电子文稿和书面文稿给办公室编号印制三）校对文件印发之前，由部门负责人终校，并在《文3 件呈批表》校对上签名，校对为文件的最终校对责任人四）印制、盖章、送发、归档六、抄送件抄送件（含简报、书刊、资料等）指需有关领导或部门阅知的文件资料。

可由各部门或有关领导复印，并在文件资料眉头上标注“抄送件（阅件、报告件等） ，请 ××× 同志阅” ，直接分送有关领导或部门（人员） 如领导有办文批示的，按文件办理程序及要求处理七、会议纪要（备忘）公司经理办公例会和专题会议纪要由办公室负责拟稿， 各部门的工作会议纪要由会议牵头职能部门负责拟稿， 专题会议纪要由牵头部门负责拟稿八、办文时限要求由办公室登记编号的文件，一般需在 1 个工作日内分送，有关职能部门应在两个工作日内提出拟办意见或建议并报批 如需征求多个部门（三个部门以上）意见的应在五个工作日内完成文件办理有明确时限的，按规定时限内办结会议纪要（备忘）一般应在一个工作日内拟稿呈批 呈领导同志审批的文件有时限要求的， 应作出说明 紧急文件应根据紧急程度分别标明 “特急” 、“急件” ，电报应分别标明“特提” “特急” 、 “加急” “平急” 附件： 1、 《文件传阅单》2、 《文件呈批表》3、 《文件退文单》4 深圳市有信达物流集团有限公司福田分公司文件呈批表文件拟稿部门 缓 急 密级拟稿人 文号 字 [ ]第 号文件标题：主要内容主送单位：部门审核会签部门审核规范审核法律审核办公室审核经营责任人审 核总经理审核主题词：附件：主送：抄送：打字： 校对： 缮印： 监印：共复印 份，其中正文 份；附件 份5 深圳市有信达物流集团有限公司福田分公司文件传阅单来文单位 来文日期文件标题主要内容和 事 项收文部门意见：签字： 日期：办公室主任审阅和批示：签字： 日期：经营责任人审阅和批示：签字： 日期：总经理审阅和批示：签字： 日期：传阅人签字承办部门处理结果：签字： 日期：说明：承办单位自收文之日起三天之内将文件处理结果和原文件送达办公室主任归档。

6 办公室退文单紧急程度： 密级：标题 来文单位来文文号收文日期办文编号处理意见此件：□ 1.非领导同志交代直接报送领导同志个人；□ 2.越级行文；□ 3.一文多事；□ 4.报告中夹带请示；□ 5.文种使用错误；□ 6.将应报送公司领导审批的事项报送办公室；□ 7.内容涉及两个部门以上而未经主办单位协调或协调意见不齐备；□ 8.未标注签发人；□ 9.未加盖主办部门签字或印章；□ 10.其他 2文件规范意见主任审批。