公司档案管理新规制度模板.doc

企业档案管理制度为深入完善企业管理体系，建立有效档案管理制度，实现档案管理工作制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效为企业管理工作服务，促进企业可连续健康发展，依据相关法律法规及要求，并结合我企业实际情况，制订本细则第一章 总则第一条 企业档案是在各项活动中形成全部档案总和，是完整地、系统地反应企业各项经营活动真实统计，是考察和研究企业历史及现实状况关键依据第二条 档案管理工作是企业管理基础工作组成部分，是维护企业正当权益关键工作企业档案管理工作坚持集中统一标准，由企业综合部统一负责，统一管理第三条 企业档案具体管理工作由专员负责，各部门在工作和业务经营活动中形成行政、人事、财务、采购、研发、生产、销售、售后等一系列档案资料均须由企业统一管理，各部门不得分散保留第二章 档案搜集、归档第四条 对在企业经营、生产过程中所形成一切有查考利用价值文件资料、电子文件、照片、实物、光盘等均应进行搜集归档，部门和个人不得以任何理由拒绝归档或以副本、复印件替换正本、原件归档第五条 归档文件资料应齐全、完整、法律手续完备且符合耐长久保管要求，杜绝热敏纸和有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯兰墨水、复写纸等不耐久保管字迹文件资料归档。

已破埙文件应给修整，字迹模糊和易褪变文件应予复制第六条 各部门应指定一名业务熟练，对文件资料形成、移交、归档有控制作用人员担任兼职档案员，负责本部门文件资料搜集、移交、归档和留存本部门查阅文件资料保管第七条 行政、人资类综合部分文件资料通常要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；财务会计帐务所包含报表、帐册、凭证等档案由财务部门按相关要求自行归档；市场营销类市场对外协议、技术协议、项目信息台账等部分文件资料通常要形成两套，一套移交归档，一套留存形成部门备查；技术研发设计、生产制造安装大类图纸、说明书、合格证等文件资料通常应形成三套，二套移交归档，一套留存本部门备查第八条 综合类档案通常在形成当月月底前向档案室移交完成；技术研发设计、生产制造安装大类档案应在项目、工程关键节点结束30天后对应移交归档；关键协议、协议、会议文件、报表等可立即移交归档；因公出差形成归档范围内文件、资料、图纸返回单位后要立即归档，个人不得留存第九条 电子文件逻辑归档可实时进行，物理归档应根据纸质文件要求定时完成归档电子文件应使用不可擦除型光盘，一式二套在接收电子档案前应对档案每套载体及技术环境进行检验，合格率达100%时方可进行交接。

归档电子文件应有对应纸质文件一并搜集归档归档电子文件应以盘为单位填写《归档电子文件记录表》归档完成，电子文件形成部门应将存有前电子文件载体保留最少十二个月归档电子文件应用通用格式，如不能转换，搜集时应同专用软件一并归档第十条 档案人员参与重大设备到货开箱验收，现场搜集应归档说明书、合格证、图纸、清册等资料，并在开箱验收统计上签字档案责任人按年度将开箱统计、设备清单等整理归档第十一条 全部归档文件资料、光盘、实物、照片等档案均应办理移交手续，接收记录表一式两份，一份由档案室存放，一份交移交部门保留档案人员对不符合质量要求档案有权拒收，并指导移交人按要求重新搜集、整理、归档第十二条 档案人员应对文件资料形成真实性、完整性、和质量进行检验，并对查出问题依据企业经济责任制考评措施提出考评意见第三章 档案整理第十三条 归档文件资料移交档案室后，档案人员要立即进行高标准规范整理，使案卷质量达成《归档文件整理规则》（DA/T22-）、《科学技术档案案卷组成通常要求》（GB/T11822-）等要求， 财务会计账务类档案由财务责任人员按相关要求自行进行整理第十四条 根据综合类、财务类、市场类、技术研发类、生产制造类、重大项目类六个分类表对归档文件资料进行分类，做到分类正确无误。

第十五条 合理确定文件资料保管期限和密级第十六条 整理时要做到组卷合理，编目符合规范要求，案卷题名简明、正确地揭示卷内文件内容，著录案卷目录第十七条 档案编号方法1.以一个立档单位所形成全部档案为对象，依据企业部门及业务划分，结合档案内容和档案载体形式制订编号方法，便于科学管理和开发利用2.档案大类别均以具体类别前两个字拼音首字母命名，具体为： 行政类：XZ 人资类：RZ 财务类：CW 技术类：JS 市场类：SC 制造类：ZZ3.重大项目编号以项目协议签署具体时间、名称及产品为依据进行编号，如以山东晋煤明水惰化保护系统项目为例，其项目大类编号为：0416-晋煤明水-惰化-01，其中0416代表项目协议签署日期，晋煤明水代表项目业主及项目现场所在地简称，惰化代表项目产品，01代表项目所处阶段资料代码（01代表项目市场资料，02代表项目技术资料，03代表项目采购及生产资料，04代表项目售后资料，05代表提交业主资料）第十八条 案卷整理应在整理间或办公室整理区域内进行整理时严禁无关人员进入或停留；因故离开时要将文件资料放好；严禁在整理间或整理区域内抽烟和闲聊，做和工作无关事情。

第十九条 筛选出没有存档价值或重份文件资料要妥善放置或退回到形成部门供查阅使用，严禁随便放置或当废品处理掉，确需销毁处理，必需登记造册，经主管领导同意后进行第二十条 归档电子文件按相关要求进行整理归档电子文件以件为单位整理将著录结果制成电子目录和纸质目录第二十一条 档案人员对案卷质量负责，如发觉问题要立即进行整改重大失误要按企业相关考评措施进行考评第四章 档案保管第二十二条 应选择很好装具装放档案卷皮、卷盒均应采取无酸材料制成，档案橱架要摆放整齐，实施定置管理，档案排架要有规律、合理，便于搬运和通风第二十三条 档案库房要有防火、防盗、防渍、防潮、防有害生物、防光、防尘、防有害气体侵害方法，相对湿度要保持在45%-60%，温度要保持在14—24℃，定时打扫，保持清洁第二十四条 严禁无关人员进入库房；严禁在库房内抽烟和进行和工作无关事情第二十五条 档案库房和档案橱钥匙要妥善保管，不准交和无关人员，不准随便放在办公桌上第二十六条 每十二个月年底要对库存各类档案进行一次统计，登记好统计台帐，在要求时间内上报上级档案管理部门第二十七条 归档电子文件保管除符合纸质档案要求外，还要符合下列条件：1、归档载体应作防写处理，避免擦、划、统计涂层。

2、单位载体应装盒，安全存放，且避免挤压3、存放时要远离强磁场、强热源，并和有害气体隔离第二十八条 每十二个月均应对电子文件读取、处理设备更新情况进行一次检验登记设备环境更新时应确定库存载体和新设备兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件载体转换工作，原载体保留时间不少于3年保留期满后对可擦写载体清除后反复使用，不可清除内容载体应按保密要求进行处理第二十九条 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发觉问题应立即采取恢复方法对磁性载体上归档电子文件，应每4年转存一次原载体同时保留时间不少于4年第三十条 对密级到期档案要进行立即解密；对保管期限到期档案要立即做出判定和处理需归档文字、音像及实物材料分级、保管期限以下： 文件等级 文件类型保管期限 一级 秘密文件企业各项规章制度、介绍、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决议，和总部及其它单位往来发文，人事方面多种文件，财务报表、账册、资产核实，协议及司法文书，各类产品图纸，项目信息等 永久 二级 关键文件会议统计、关键谈话、多种总结、汇报、请示批复、企划方面宣传方案、形象展示、包含工程项目标文件等 5年以上 三级 一般文件职员考勤，前台外出登记、钥匙登记、来客统计、统计、维修登记、材料收发、排产计划，仓库管理方面材料进出登记、核实、保管，档案方面管理指导、档案保管、核实、借阅、销毁，后勤方面费用申请、办公用具管理、采购、出车及维修统计等。

3年第三十一条 档案人员调离时，要严格推行交接手续，对检索工具、库房钥匙和档案管理情况等情况进行有效交接第五章 档案利用第三十二条 企业职员到档案室查阅、借阅、复制存档文件资料要办理登记签字手续，凡和本职员作无关档案标准上不和借阅利用带密级和非工作范围内档案要填写《档案利用申请单》机密、绝密档案需经企业董事长同意方可提供查阅，但不能借出和进行复制第三十三条 通常情况下不向非本企业人员提供利用却因工作需要查阅时，必需有我企业接待人员陪同办理利用手续第三十四条 企业档案标准上只能查阅不能借出，确因工作需要，推行同意手续后方可复制或借出，借出时间不能超出一天技术研发设计、生产制造安装大类图纸、说明书需要借出时只能提供副本，时间不能超出三天需要进行复制时推行同意手续第三十五条 只有授权人员才能查阅电子档案，相关人员经过同意后可临时授权查阅归档电子文件封存载体不得外借未经同意任何部门或人员不许可私自复制电子文件第三十六条 底图、照片、实物、光盘等标准上不借出档案室第三十七条 档案利用者应遵守保密要求对含有保密要求归档电子文件采取联网方法利用时，有稳妥安全保密方法第三十八条 档案利用者要珍惜档案，不得涂画、损坏、转借，确保档案安全。

第三十九条 企业职员调离时必需归还所借文件资料，且须经档案人员确定后方可办理离开企业手续附件 一、档案移交签收单归档部门： 年 月 日类别归档文件名称份数密级备注归档人： 签收人：档案文件接收表序号文件名称/内容档案类别归档日期交接人署名收件人署名编号12345678910二、档案封面档案封面（一）档案号保密等级档案名称整理人所属部门归档时间保管期限备注项目档案封皮（二）项目名称：编号文件名称份（页）编号文件名称份（页）制表人： 制表日期： 年 月 日卷内备考表本案卷情况说明：填写盒内归档文件数量、缺损、修改、补充、移出、销毁、判定变更等情况。