文秘工作水平高低考核标准体系分析.docx

    文秘工作水平高低考核标准体系分析    顾 佳（南京晓庄学院 文学院，江苏 南京 211171）Summary：文秘工作在企业中具有重要的特殊地位文秘人员在工作过程中通过收集各类信息资料，并对这些信息进行再次加工，从而传达领导的指示，反馈群众的反应文秘工作是协助领导做好决策的助手,更是协调企业内外和谐运行的保证，所以要根据实际情况来认真准确的评价文秘工作，不仅要有量化标准，还要对相关指标进行定性对照，如此才能提高办公室文秘工作质量和水平Keys：文秘工作；工作质量；标准；对策C913.4：A：1673-2596（2013）10-0094-02一、文秘工作质量考核体系文秘工作在不同领域具有不同的标准在一般情况下企业会参考一些透明的指标而对文秘工作进行考核例如：通过时间的线性规范对文秘工作进行考核，可以将文秘工作按照年、季、月进行分段考核；还可以依据文秘的工作性质进行考核，例如把文秘工作具体分为综合类、专门化以及内外分工等;或者通过其他的方式对文秘工作进行考核，每个企业都有自己的文秘考核模式一）全局性文秘工作对企业的决策具有重要的影响,所以文秘人员要时刻与企业领导保持良好畅通的沟通，在对市场信息进行分析的基础上及时的提出合适的决策意见；在企业的决策上，文秘人员要具备超前的意识与独特的智慧。

此外，文秘人员要具备筹划未来、以不变应万变、妥善处理、合理安排等能力二)目标化文秘工作的分期计划都可以看做一种表量化，使文秘工作具有秩序化和标准化；在考核到每一位文秘工作人员的基础上为每位文秘人员设定个人目标和任务；这些工作主要是由企业内部的运行所决定的文秘工作能够突出企业的正常工作状态，使工作具有重点，使每位员工心理有数；在常态化秩序中，使每一位文秘人员在心中都有一个清晰的目标，并向这一目标努力三)可操作性文秘工作要具有灵活性，不能够使自己长期沉迷于常规的事务中，这样会扭曲企业的总体发展动向；但是也不能太过于灵活，这也是文秘工作考核的重点之一文秘工作是一种综合性很强的工作，对个人素质要求相对较高；而且文秘工作要求工作人员具备极强的动手能力和协调能力以及判断能力，这些都是通过实践经验总结出来的，因此要根据企业的具体情况来考核文秘工作质量四)前瞻性在实际工作中文秘工作主要面对的是要如何用前瞻性的眼光去看待问题；在前期，文秘工作要对领导潜意识所关心的事情有一定的了解，了解市场在以后某个阶段可能发生的某些变化预测市场在变化后的一些事情，文秘工作要具有运筹帷幄的能力，要具备创造性，所以在对文秘工作进行考核时前瞻性意识和思维是考核的重点。

在快速发展的信息时代，文秘工作的前瞻性具有更高的要求虽然这个指标在考核过程中没有具体的内容，但是在考核中是不能够忽视的以上核标准只是在一个层面上对不同层次的文秘工作进行了一个定量的描述，只是单纯对文秘日程工作范围做了简单的描述，并没有涉及到文秘工作的所有内容，对考核标准设定高标准、高质量来对文秘工作的全程进行数量化的区分，为文秘工作客观标准奠定基础二、文秘工作考核的客观标准（一）准确性文秘工作的准确性是非常重要的，文秘工作在企业的内外部情况协调中要具备快速性、灵活性以及准确性，能够准确的反映出企业当前发展变化的状态文秘工作必须保证信息的真实性，不能弄虚作假，更不能因为个人的利益而去夸大事实，汇报不真实信息文秘工作人员要坚持一种实事求是的工作态度和立场，这也是文秘工作者最基本的职责所在否则一切具有科学性的基础数据就会失去真实性，企业也会盲目的发展，给考核工作带来更多的错误判断二)时效性在信息时代一切事物都具备时效特征，信息在不断的变化更新，这些信息的时效性就是文秘工作的重点在信息准确的基础上如何确保信息的时效性是判断文秘人员敏锐判断力的参考依据在大量的信息中如何抓住关键重要的信息，需要文秘工作者具备清晰的判断能力，能够准确及时的把握战机，能够发现事物的真实意图这都取决于时效性。

如果由于文秘工作者疏忽了信息的时效性而给企业造成一定的损失，这是不能够原谅的三)协调性文秘工作者要具有较强的企业内外协调能力，及时准确的发现问题，削弱外部矛盾对企业发展的影响文秘工作者要有协调各种矛盾解决纷争的能力，及时发现矛盾的源头，保证企业正常的发展，减少企业中各个部门之间的矛盾,由此可见文秘工作的协调性在企业中的重要地位四)模式化每个企业都有适合自己企业发展的信息管理部门，同时也培养了具有自己职业特点的信息化文秘队伍，在处理日常事务中形成了一套管理体制，是企业正常运行的信息化工作规范，既是企业发展经验的总结，也是企业成长过程中经验的内化，对文秘工作具有很好的组织作用，可提高文秘人员的敬业精神和良好的道德素质，这种模式也是企业文化精神的凝聚，是文秘工作人员职业化的重要条件要想满足当前信息化发展的需求，企业就要打造一支具有高素质的文秘人员工作队伍，才能够使企业在信息化市场中具有竞争力三、提高文秘工作质量和水平的有效策略（一）文秘工作人员自身要提高专业素质１.提高办事效率文秘人员的工作范围相对较广，大到领导的决策，小到公司企业日常的琐事，这些都是文秘人员的工作范围，在工作的过程中要学会采用科学的方式，提高文秘工作者的办事效率。

首先，办事要有计划性文秘工作者要具备超前意识，通过所在企业的具体情况和工作经验提前做好准备每天文秘人员都要接受新任务，这些任务繁琐且具有时效性，有时还要面临突发事件，在这些事情上是不允许文秘工作出现遗漏的文秘人员要具有较强的速记能力，要将需要处理的任务进行分类记录，防止遗漏某项任务；当同时面临多种问题要解决时，要有轻重缓急之分，要以企业的发展为重，用大局观来看待事情，不能因为个人的兴趣爱好而去工作通过这种计划性的工作不仅能够提高文秘人员的办事能力，也能够提高办事效率其次，要与领导及时沟通文秘人员遇到问题要及时向相关领导汇报，及时准确的落实领导的相关指示；同时文秘人员也需要具有活跃的思维，遇到事情要有主见，对职责所在的事情要全盘接受，对于模糊的事情要及时与相关领导进行沟通，毕竟人无完人，领导也不是十全十美的，这样才能够有效的避免决策的失误2.提高办事效能办事效率仅仅是速度上的要求，评估一个人的办事能力主要是通过办事效能来实现的如果一天的工作量相当大，每件事情都做了一点但是每件事情都没有做好，这就相当于效能为零要提高办事效能，首先要不断更新知识，拓宽解决问题的思路文秘人员要随时注意自身素质的学习，要随时接受新鲜的思想，跟紧时代步伐，时刻注意社会上各行各业的发展动向和新政策。

与此同时相关部门要设立专业的文秘培训机构，定期的对文秘人员进行最新的文秘技能培训文秘人员也要学习当前常用的一些软件信息的储量越大，解决问题的思路就越广，这样解决问题才能合理有效其次，要保持工作热情与积极性，凡事求质量当文秘人员的情绪高涨时就会积极开展工作，但是如果做事不尽力，在质量上就会出现问题，所以文秘人员一定要注意工作质量，接到任务时要事先做好准备工作3.严格遵守公司规章制度遵守公司的规章制度是每位员工最基本的职业道德，文秘人员的工作量相对较大，在公司一定要做到不迟到不早退，对自己的工作有一定了解，如果在工作过程中匆匆忙忙，很可能会因为一时混乱而导致工作上的错误，这样会给公司带来一定的麻烦4.凡事以大局为重，不能贪图小便宜文秘人员在工作过程中要时刻以公司的整体利益为基本出发点，一切工作要围绕这以点出发，为了公司的整体利益不仅要承受的住工作上的压力，还要经得起挫折，不能够假公济私5.兼具服务意识与奉献精神文秘人员不仅为领导工作还要为基层的职工服务，根据公司的具体情况向领导和职工及时反映情况这两方面的工作量是相当大的，所以文秘人员要有任劳任怨的精神，服务于公司，提高自身的责任感二)领导人员应采取的策略1.组织文秘人员加强理论学习。

理论对实践具有指导性作用，所以加强文秘人员的学习是有必要的首先，相关领导要定期组织文秘人员学习国家的一些新政策，了解国家的最新发展动态，对价值观有一定的了解；其次，组织文秘人员学习企业文化和企业的新政策，尤其是文化政策，对企业公司的核心价值观和精神理念有一定的了解，并且作为资深的精神向导２.对文秘人员进行技能培训定期对文秘人员的专业技能进行培训，提高文秘人员的办事效率，文秘人员的专业知识一定要扎实当前无论是理论知识还是科技知识都在快速的发展中，为了能够跟上时代步伐，文秘人员的思想和技能要不断更新，提高工作效率和质量3.调整文秘人员的数量，使文秘人员人尽其才，不紧张也不浪费，避免人满为患由于文秘人员的工作量相对较大，在工作过程中担负着公司大大小小的事情，如果文秘人员较少，这些工作就不能准时完成，如果人数太多，就会降低工作效率，文秘人员的能力也不能激发，还会给公司造成一定的压力，所以在人员的使用上要进行合理的评估，将文秘人员控制在适当的数量以上这些策略仅仅是对提高文秘工作质量和水平有一定的借鉴作用，具体的实施还需根据企业的具体特点而定Reference：〔1〕吴祖麒,沈群芳.管理咨询公司的隐性知识管理[J].商业研究，2004，（16）.〔2〕司训练,陈金贤.基于知识流的产业结构进化模型[J].当代经济科学，2003，（06）.〔3〕金新政.基于灰关联分析的聚类方法及其应用[J].系统工程，1993，（06）.〔4〕卢兵，岳亮，廖貅武.组织间隐性知识转移的微分动力学模型[J].系统工程，2005，（11）.〔5〕胡汉辉，潘安成.组织知识转移与学习能力的系统研究[J].管理科学学报，2006，（03）.（ 徐阳）  -全文完-。