第1章 WORD 高级应用.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,办公自动化：,通过先进技术的应用，将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备，并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的,人机信息系统,办公自动化还可以形象地理解为，办公人员运用现代科学技术，如通过局域网或远程网络，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸办公办公软件高级应用主要学习,Office 2003,版本主要包括,4,大项：,文字处理软件,Word,电子表格软件,Excel,幻灯片制作软件,PowerPoint,数据库软件,Access,第,1,章,Word,高级应用,Microsoft Office,概述,Microsoft Office,是一套由微软公司开发的办公软件，它为,Microsoft Windows,和,Apple Macintosh,操作系统而开发与办公室应用程序一样，它包括联合的服务器和基于互联网的服务Office,最初出现于九十年代早期，最初是一个推广名称，指一些以前曾单独发售的软件的合集1)Word,Microsoft Word,是文字处理软件它被认为是,Office,的主要程序。

它在文字处理软件市场上拥有统治份额它私有的,DOC,格式被尊为一个行业的标准本章主要内容：,1.1,格式设置,1.2,版面设计,1.3,域,1.4,文档修订,1.5,邮件合并,1.1,格式设置,1.1.1,样式,1.1.2,模板,1.1.3,脚注和尾注,1.1.4,题注和交叉引用,1.1.1,样式,样式：,应用于文档中的文本、表格和列表的格式设置特性的组合，并将这一组合作为集合加以命名和存储样式类型：,1),段落样式,2),字符样式,3),表格样式,4),列表样式,1.1.1,样式,1.,应用样式,1),选中文字，或将插入点定位到目标文字所在行2),单击“,格式,”菜单的“,样式和格式,”命令，窗口右侧出现的“,样式和格式,”窗格3),在要应用的格式栏中单击一种样式，该文字即应用了选中的样式1.1.1,样式,2.,修改样式,1),在“,样式和格式,”窗格中右击某样式2),在快捷菜单中单击,“修改,”,命令，出现“修改样式”对话框3)“,修改样式,”对话框中，可以设置字体、字号和对齐方式等单击“,格式,”按钮，可以展开更多的设置项进行设置修改4),单击“修改样式”对话框中的“,确定,”按钮完成样式的修改。

1.1.1,样式,3.,新建样式,1),在“,样式和格式,”任务窗格中，单击“,新样式,”2),在“,名称,”框中键入样式的名称3),在“,样式类型,”框中，单击“,段落,”、“,字符,”、“,表格,”或“,列表,”指定所创建的样式类型4),选择所需的选项，或者单击“,格式,”按钮以便看到更多的选项5),单击“,确定,”按钮删除样式,在“样式和格式”工具栏中，右击要,删除的样式，单击“删除”命令注意：,删除样式后，,WORD,对具有此样式的,段落应用“正文”样式，然后从任务窗,格中删除此样式注意：选择输入法,1,）使用,Ctrl+Shift,组合键在,英文和各种中文,输入法之间进行切换2,）用,Ctrl+,空格键在,英文和系统首选中文输入法,之间进行切换1.1.2,模板,模板,是一种带有特定格式的、扩展,名为,.dot,的文件包含了,文件的样式,和,页面布局,等元素任何,Microsoft Word,文档都是以,模,板,为基础的模板决定文档的,基本结构,和,文档设,置,1.,应用模板创建文档,1,）应用模板创建文档单击“,文件,”菜单的“,新建,”命令，出现“,新建文档,”任务窗格2,）在“,模板,”选项中单击“,本机上的模板,”链接打开模板对话框。

3,）在该对话框中选择需要的模板类型，然后单击“,确定,”按钮1.1.2,模板,2.,加载共用模板,（,1,）单击“,工具,”菜单，选择“,模板和加载项,”菜单命令，出现“,模板和加载项,”对话框2,）选择“,模板,”选项卡，在“,共用模板及加载项,”项目中单击“,添加,”按钮，弹出“,添加模板,”对话框3,）选择需要的模板文件，单击“,确定,”按钮4,）单击“,确定,”按钮，一个共用模板即加载成功3.,修改模板,1,）单击“,文件,”菜单上的“,打开,”命令，然后找到并打开要修改的模板如果“打开”对话框中没有列出任何模板，单击“,文件类型,”列表框旁边的下箭头按钮，选择“,文档模板,”2,）更改模板中的文本和图形、样式、格式、宏、自动图文集词条、工具栏、菜单设置和快捷键3,）在“,常用,”工具栏，单击“,保存,”按钮,1.1.2,模板,4.,创建模板,1,）根据已有文档创建模板,在“,文件,”菜单上，单击“,打开,”,命令，打开需要,作为模板的文档,单击“,文件,”菜单上的“,另存为”,命令，打开“另存为”对话框在“,保存类型,”下拉列表框中选择,“,文档模板,”，在“,文件名,”框中输入,新模板的名称。

然后单击“,保存,”按钮模板位置,1,）若要检查模板文件位置的设置，请单击“,工具,”菜单上的“,选项,”，再单击“,文件位置,”选项卡2,）将自定义模板保存在“,Templates,”文件夹中保存在“,Templates,”文件夹中的模板文件显示在“,模板,”对话框中3,）保存在“,Templates,”,文件夹中的模板显示在“模板”对话框的“常规”选项卡上文档模板保存默认路径：,“,C:Documents and Settingswitren,（用户名）,Application DataMicrosoftTemplates”,1.1.2,模板,2,）根据已有模板创建新模板,单击“,文件,”菜单中的“,新建,”命令，出现“,新建文档,”任务窗格在“,模板,”项目中，单击“,本机上的模板,”文字链接，打开“,模板,”对话框选择需要的模板，再单击“,新建,”下的“,模板,”单选按钮，然后单击“,确定,”按钮单击“,文件,”菜单中的“,另存为,”命令保存模板1.1.3,脚注和尾注,脚注和尾注,用于文档和书籍中，以显示引用资料的来源或者输入说明性或补充性的信息1,）,脚注,对文档内容进行,注释说明。

2,）,尾注,说明引用的文献3,）,脚注,位于页面的底部4,）,尾注,则位于文档的结尾处脚注或尾注由相互链接的两部分组成,:,1,）注释引用标记2),注释文本在注释中可以使用任意长度的文本，并像处理其他文本域一样设置注释文本格式，可以自定义注释分隔线1.1.3,脚注和尾注,1,创建脚注和尾注,1,）打开“,插入,”菜单，单击“,引用,”,下的“,脚注和尾注,”命令，打开“,脚注,和尾注,”对话框2,）单击“,脚注,”或“,尾注,”，再单击,该对话框底部的“,插入,”按钮1.1.3,脚注和尾注,2.,修改或删除,脚注或尾注分隔符,1,）,切换至,普通视图,单击“,视图,”菜,单中的“,脚注,”命令2,）在注释窗格中，单击“,脚注,”或,“,尾注,”下拉列表框中选择要更改或删,除的,分隔符类型,并作出修改3.,脚注和尾注之间的转换,1,）,一个或多个,脚注或尾注的转换,选择“,视图,”,“,脚注,”命令，右击要转换的注释2,）,所有,尾注或脚注的转换,选择“,插入,”,“,引用,”,“,脚注和尾注,”命令，单击“,转换,”按钮,4.,删除脚注和尾注,删除文档窗口中的,注释引用标记,，删除后自动对注释进行重新编号。

1.1.4,题注和交叉引用,题注,是可以添加到,表格,、,图表,、,公式,或,其他项目,上的编号标签1),自动添加题注,2),手动添加题注,交叉引用,是对文档中其他位置的内容的引用例如,:,“请参阅图表,1”,，“如表,1-1,所示”等不同类型的项目可以设置不同的标签和编号格式题注功能可以保证长文档中图片、表格或图表等项目能够顺 序地自动编号如果移动、插入或删除带题注的项目时，,Word,可以,自动更新题注,的编号而且一旦某一项目带有题注，还可以对其,进 行交叉引用,1.1.4,题注和交叉引用,1.,手动添加题注,选择要为其添加题注的项目，打开“,插入,”菜单，单击“,引用,”下的“,题注,”命令，显示“题注”对话框在“,标签,”列表中，选择最能准确描述对象的标签，如“图表”、“公式”等也可以单击“,新建标签,”按钮自定义新的标签单击“,编号,”按钮，显示“,题注编号,”对话框，设置编号格式单击“,确定,”按钮，返回“题注”对话框单击“,确定,”按钮2.,自动添加题注,在文档中插入图片、公式或图表等项目时，可以设定,Word,自动 给插入的项目加上题注按照下述步骤进行：,（,1,）打开,【,题注,】,对话框，单击,【,自动插入题 注,】,按钮。

弹出,【,自动插入题注,】,对话框2,）在,【,插入时添加题注,】,列表框中选择要添加题注的,项目,3,）在,【,使用标签,】,列表框中,选择需要的标签,4,）在,【,位置,】,列表框中,选择题注出现的位置,5,）如果要修改用于题注的编号格式，请选择,【,编号,】,按钮，再选择需要的编号格式6,）如果没有合适的标签选择，可以单击,【,新建标签,】,创建新 的标签3.,更新题注,选择要更新的一个或多个题注请执行下列操作之一：,1,）若要更新特定题注，请选定它2,）若要更新所有题注，请在文档任意处单击再按,Crtl+A,以选择整篇文档单击右键，再单击快捷菜单 上的“更新域”4.,修改所有同类题注中的标签,1,）选择带有要更改标签的题注例如，选择标题“图,1”,2,）在“插入”菜单上，指向“引用”，然后单击“题注”3,）在“标签”框中，单击所需标签例如，可单击“表格”注释：下次为同一类型的项目插入标签时，题注将使用新的标签5.,修改题注的编号格式,1,）选定包含要修改的编号格式的题注2,）在“,插入,”菜单上，指向“,引用,”，然后单击“,题注,”3,）单击“,编号,”按钮4,）在“,格式,”框中，单击所需的编号格式。

6.,修改单个题注的标签,选择要更改的题注标签删除现有的标签并键入新的标签1.1.4,题注和交叉引用,1.,交叉引用,交叉引用是对,Microsoft Word,文档中其他位置的内容的引用，可为,标题、脚注,、,书签,、,题注,、,编号段落,等创建交叉引用2.,创建交叉引用,创建的交叉引用仅可以引用同一文档的项目，交叉引用的项目必须已经存在创建交叉引用的操作步骤：,在文档中，输入交叉引用开头的介绍文字，,如“相关信息，请参阅”、“如,交叉引用,所示”等打开“,插入,”菜单，单击“,引用,”下的“,交叉引用,”命令，显示“,交叉引用,”对话框1,）在“,引用类型,”下拉列表框右侧的下拉按钮，在打开的下拉列表中看到，,Word,可以对编号项、标题、书签、脚注、尾注、表格、公式和图表等内容进行引用2,）在“,引用内容,”下拉列表框中，选择要在文档中插入的信息，如“整项题注”、“只有标签和标号”等,3,）在“,引用哪一个题注,”列表框中，选择要引用的特定项目4,）若选中“,插入为超链接,”复选框，可以通过交叉引用直接跳转到所引用的项目5,）“包括见上方,/,见下方”复选框用于,包含引用项目的相对位置信息,。

1.1.4,题注和交叉引用,3.,更新交叉引用,若要更新特定的交叉引用，选定,该引用,；要更新所有的交叉引用，则需选定,整篇文档,右击所选项，然后单击快捷菜单中的“,更新域,”；或者按,F9,来更新交叉引用1.2,版面设计,1.2.1,视图方式,1.2.2,页面设置,1.2.3。