文件归档整理方法操作流程图.doc

单份文件归档整理方法操作简图（流程一）收集应归档的文件材料 齐 全 完 整 收 集归档判断判 断 文 件 是 否 归 档依照归档范围，慎重决定文件去留准 确 客 观 确定归档文件的保管期限确定期限分 类年 度 —机 构 ( 问题 或 文号) —期限分类方法科学、适用，保持相对稳定只编没有页码 的部分 不空号、不漏号 编制页码装 订装订用不锈钢钉或线单“件”装订便于保管利用排 序按期限 —机构 —时间三个层次排列顺序相对固定盖档号章在每一 “件”的上方空白处盖档号章清晰、端正，件号不重、不空电脑著录有关的信息录入专用的档案管理软件录入的内容尽可能详细、准确装盒排架按件号顺序装盒、上架不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒打印目录归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录编制检索工具写归档说明、装订成档案目录目录封面、背脊上的项目要填写完整单份文件归档整理方法操作简图（流程二）归档判断处理完毕的文件逐件判断是否归档依照归档范围，慎重决定文件去留确定期限 准 确 客 观确定归档文件的保管期限编制页码 不空号、不漏号 只编没有页码的部分电脑著录有关的信息录入专用的档案管理软件录入的内容尽可能详细、准确盖档号章在每一 “件”的上方空白处盖档号章清晰、端正，件号不重、不空装 订用不锈钢钉或线单“件”装订便于保管利用装 盒分保管期限、按件号顺序装盒不同保管期限的文件不要装入同一盒中打印目录归档文件目录一式两份分保管期限按件号顺序打印归档文件目录档案实体与目录， 移 交同时移交相关文件、目录的于次年上半年移交档案室 电子版本检查验收档案室检查验收实体与目录检查实体整理与目录是否规范 按相对固定的机构顺序排列将档案实体装入档案柜中排 架编制检索工具写归档说明、装订成档案目录目录封面、背脊上的项目要填写完整－1－流程（一）：各部门年终移交由档案室统一整理归档流 程 操 作 步 骤 控制措施与质量标准1、每年的 1-2 月份，由档案室通 1、收集的范围： 领导和各部门上年度知各部门做好上年度文件材料的收集 处理完毕的文件材料；工作， 提出具体要求， 并附上 《文件材2、收集的时间： 每年的 1-2 月份， 由料归档范围及保管期限表》 ； 档案室提出要求；1、收集 2、档案室应做好接收的登记汇总 3 收集的要求：工作，对各部门移交文件材料的种类、 ①应归档材料须齐全、完整；数量、时间、存在问题进行登记； ②注意收集在电脑上起草文件的电子版3、档案室依据归档范围，参考本本。

单位收发文登记本和印章登记本等， 检查各部门移交的文件材料是否齐全， 并办理交接手续2、归档判确定文件是否归档 依据归档范围，需归档的转入下一流断 程；不需归档的剔除3、确定保对照保管期限表确定每份文件的 归档文件保管期限的判定必须准确、管期限 保管期限 客观1、分年度：把文件材料按形成年文件的“形成年度”是指文件的成文度分开 日期2、分机构（问题）或文号：在同 1、按文件的形成或承办部门来确定4、分类一年度内按机构（问题）或文号分开 归入的机构2、综合性的文件材料放入“办公室”或相应的综合办文部门3、分保管期限： 同一机构 （问题）分类方法应保持相对稳定或文号内按不同的保管期限分开在文件 （有有效字符页面） 正面的 无论是正本、 定稿， 还是正文、 附件、5、编制页右下角、背面的左下角编上页码 多页的文件处理单，凡没有页码（单页的码 除外）的，均须编制页码各部分已有独立页码的，只需合并计算页数1、一般应去掉文件上原有的易生 1、要求： 装订方法应尽量不破坏档案锈的金属物； 原貌，有利于保管利用2、推荐使用的装订方法有： 不锈钢钉、6、装订线装白乳胶粘贴、 缝纫机车缝等方法不再使用）2、将文件的订口对齐，用不锈钢 3、有电子版本的可用袋装， 不另装订。

钉或线在文件的左上角或左侧装订4、短期的可不拆钉－2－流 程 操 作 步 骤 控制措施与质量标准1、先把同一保管期限的文件排在 1、可按每个机构永久、 长期、 短期三一起 条流水号排列归档文件； 2、也可按整个单位每年只编永久、 长2、在同一保管期限内，把同一机7、排序构（或问题、文号）的文件排在一起 期、短期三大流水号但同一保管期限内3、最后在同一保管期限、同一机各机构（问题、文号）的排列顺序应保持相对固定； 构、问题或文号内按成文时间的先后排3、尽可能将有内在联系的 （如同一次 列活动、同一项工作、同一个会议的）文件材料排列在一起 1、档号章必须清晰、 端正 左侧装订在文件上方空白处盖上档号章 时最好盖在左上方； 2、把其中的全宗号、类别号、期限、8、盖档号年度、机构（每年归档文件只编永、长、章 短三条流水号者可不填机构代号） 、件号 （件号必须做到不重号、不空号）填好；3、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章，其中的项目可一次完成1、著录的项目必须准确、 齐全， 以便于检索；把所有应著录的项目录入专用的2、必须著录的项目有： 文件题名、 责档案管理系统任者、文号、成文日期、全宗号（没有的可暂空）、页数、归档年度、保管期限、机 构名称或代码（不分机构排列的单位不9、电脑著 著）、件号；录3、题名中的关键词不能准确反映文件内容时，应将主题词录入；4、文件题名一般要求照实抄录， 不得随意改动。

如文件没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写将重拟的题名附于原题名后，外加“ [ ] ”；5、有副题名的应录入；6、“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，著录时可在题名之后，加上该文任免的本单位有关人员的名字，并外加“ [ ] ”；7、有附件的应将附件的题名完整录入如几份文件合在一起算作一件的，应将除首件外的其他文件作为附件来处理，题名在“附件”栏内标识清楚；8、页数：“一件”归档文件中有有效字符的页面总数－3－流 程 操 作 步 骤 控制措施与质量标准1、将整理好的归档文件装入档案 1、不同保管期限的文件不能装在同一盒内 盒内；2、分机构编流水号的， 不同机构的文件不要装在同一盒内2、填写档案盒背上的项目 完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号10、装盒排3、填写备考表中的项目 包括盒内文件材料情况说明、 整理人、架检查人、整理时间4、排架 1、将装盒后的档案实体按编号顺序放入档案柜内；2、只编三条大流水号的， 按永久、 长期、短期的顺序排列；3、每个机构编三条流水号的， 在同一保管期限内按机构顺序排列11、打印目 打印归档文件目录一式两份 1、用红、 黄、绿三色目录纸分别打印录 永久、长期、短期目录；2、归档文件目录的件号按顺序排列，打印的字迹要求清晰。

1、拟写“归档说明” 内容包括：本年度立档单位主要工作概况；本年度内设机构、职能及党政主要领导变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织情况、 文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷） 2、装订成规范的档案目录 1、把各部门移交的归档文件目录， 按与实体对应的顺序，相同期限排在一起，12、编检用档案目录夹装订；索工具 2、目录内一般按归档说明、 永久、 长期、短期的顺序排列，可一年一本、几年一本或一年几本，也可将永久、长期、短期分别装订；或永久、长期合订，短期单独装订，多年合编3、填写“目录夹封面”上的项目 包括全宗名称、类别、年度、保管期限4、填写“目录夹背脊”上的项目 包括全宗号、类别、年度、期限－4－流程（二）：部门整理或实行即时归档流 程 操 作 步 骤 控制措施与质量标准1、归档判确定文件是否归 处理完毕的文件， 依据归档范围， 需归档的转入下一流 档 程；不需归档的文件剔除断2、确定保确定每份归档文 由各部门对照本单位《文件材料归档范围及保管期限 件的保管期限 表》确定每份文件的保管期限，经档案室检查合格后，方可管期限转入下一流程3、编制页在 （有有效字符 无论是正本、定稿，还是正文、附件、多页的文件外理 页面）正面的右下角、 单，凡没有页码（单页除外）的，均须编制页码。

码背面的左下角编上页码1、著录的项目必须准确、齐全，以便于检索；2、必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文把所有应著录的项目录入专用的档案管理系统日期、 全宗号 （没有的可暂空） 、页数、 归档年度、 保管期限、机构名称或代码（不分机构排列的不著） 、件号；3、题名中的关键词不能准确反映文件内容时， 应将主题词录入；4 、文件题名一般要求照实抄录，不得随意改动如文件4、电脑著没有题名或虽有题名但无法揭示出文件的实际内容和成份，应重新拟写将重拟的题名附于原题名后，外加“ [ ] ”；录5、有副题名的应录入；6、“任免通知”等公文的标题通常只标注一个或部分人名，著录时可在题名之后，加上该文任免的本单位其他有关人员的名字，并外加“ [ ] ”；7、有附件的应将附件的题名完整录入 如几份文件合在一起算作一件的， 应将除首件外的其他文件作为附件来处理，题名在“附件”栏内标识清楚；8、页数：“一件”归档文件中有有效字符的页面总数1、档号章必须端正、清晰；左侧装订时最好是盖在归档文件的左上方；在文件上方空白2 、填写档号章中的项目： 全宗号、 类别号、 期限、 年度、处盖上档号章机构、件号；5、盖档号3、件号按文件处理时间的先后， 分三种保管期限分别编制流水号。

件号必须做到不重号、不空号；章 4、使用与单份文件归档方法相配套的新型档号章， 可将其中的项目一次完成 1、要求：装订方法应尽量不破坏档案原貌，有利于保管1 、一般应去掉文6、装订利用件上 易生锈 的 金属 2、推荐使用的装订方法有：不锈钢钉、线装 （白乳胶粘贴、缝纫机车缝等方法不再使用） 3、有电子版本的可用袋装，不另装订物；2 、将文件的订口对齐，用不锈钢钉或4、短期的 （可） 不拆钉线在文件的左侧或左上角装订－5－流 程 操 作 步 骤 控制措施与质量标准1、将完成上述流分三种保管期限按件号顺序装盒程的文件分保管期限放入盒暂存7、装盒 2、填写脊背上的完整填写档案盒背上的项目：全宗名称、全宗号、类别 号、年度、期限、机构、起止件号项目3、填写备考表 项目包括： 盒内文件材料情况说明、 整理人、 检查人（由档案室填写） 、整理时间 1、每年初打印上年度归档文件目录；8、打印目分三种。