时间管理(余世维).ppt

时间管理 Time Management,2006年3月25日,两个人到非洲的一个原始森林里面去考察，突然间他们迷了路，正当他们不知道该怎么办的时候，一头凶恶的狮子向他们走过来，其中一个赶紧从旅行袋里面掏出运动鞋穿上，另一个人说：“没用的，我们怎么能比狮子跑得快呢”那个穿运动鞋的人说：“嗨！在这个紧要关头，我只要跑得比你快就够了”时间管理明确时间管理的五个步骤 了解时间管理中，“价值”和“目标”的含义 确认和区分不同类型的任务 制订有效的日程表,任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤： 1 明确你的价值观 2 确定你的目标 3 对你的目标按优先级排序 4 明确你的任务 5 对任务按优先级排序,价值观是我们想和做的基本原则，不同人的价值标准不同，形成不同的个人特性，是我们进行时间管理的基础你首先要明确自己需要的是什么，然后才能朝那个方向走健康——看牙医，洗澡，等等家庭——给家里打，等等友谊——买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋 友，等等爱情——准备烛光晚餐，等等工作——简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等 金钱——夜间兼职的面试，等等 兴趣——看演唱会，等等,1. 我觉得我可以工作得更努力？我总是觉得我可以做得更好一些 2.我可以告诉你上个星期工作了多少个小时？ 3.我常常把事情留到最后一分钟才做 4.对我来说，开始一项工作很难哪怕订好了计划 5.我对下一步要做什么不很确定 6.我要开始做某件事之前，要拖延很长时间 7.我不知道我做的是否足够多,8.我在不同的任务之间频繁地换来换去 9.我在某些地方的工作效率比在其他地方的高我在某些时间的工作效率比在其他时间的高 10.我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理 11.我不可能完成我想做的所有事情 12.我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情 13、我工作时没有任何计划,请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。

你所做的一切应源于你的价值观，它是树根你的目标支撑着各种各样的任务，它们都是为实现你的目标服务的树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来，同样，你通过主要任务来实现你的目标树叶为树的生长提供养份，你通过完成各种次要任务，保持你现有的生活拿出一张白纸，画出一棵树，如下：在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任务，完成这幅图重要,紧急,优先矩阵,,,,,Do it later,,Do it now,重要,紧急,M1,M2,M3,M4,Delete,Delegate,,优先矩阵,发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类发展任务指：如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善 维持任务指：完成这些任务可维持你现在的情况Work smarter, Not harder.,,在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局帕雷托原则 （Pareto Principle）,关键点,20,80,问题,被阅读,使用率,销售额,原因,书架的书籍,指令,顾客,Pareto 原则应用,集中精力在能获得最大回报的事情上，而不要在琐事上花过多的时间。

高效管理时间的方法1．积极 2．通盘考虑 3．按顺序做事 4．提前准备,,,,,重要，非紧急,,重要，紧急,重要,紧急,M1,M3,M4,非重要，非紧急,非重要，紧急,,准备 预防 理清价值观 计划 建立人际关系能力充实……,投资你的第二象限,No wind favors him who has no destined port. 风不会偏爱没有目的港的人,你的角色应是平衡的,个人 丈夫/父亲 新产品经理 人事经理 行政经理,有任何角色是自己觉得花时间太多或太少的？ 有任何角色是自己感到不舒服的？ 有哪些未来的角色是我现在可以开始努力的？,,一周行事历,周计划表,确定角色,设定目标,,制定计划,,逐日调整,,评估总结,,时间没有具体确定的待处理事项 时间已具体确定的事件 、记录等信息,每日计划表,,客户访谈,整理资料 2,设计调查表格 1,部门例会,整理资料,客户访谈,部门例会,设计调查表格,,,,,确定事件,突发事件,琐碎事件,浪费,时间管理 Time Management,突发情况处理,客户投诉,审核报销单,突发情况发生怎么办？,经理小王,一位善聊客户的,内部人员的咨询,打印机坏了,突发情况有哪些？,职责内,紧急程度、重要程度,职责外,马上处理,暂缓处理,,,,,,,突发事件,计划事件,,减少突发情况发生,努力使工作系统从一开始就正确无误 对被打扰情况进行分析（Who\When\Why），建立一种工作模式,减少计划外事件数量 累计计划外事件，创建自由时间块 缩短每个计划外事件的时间长度,缩短计划外时间,时间管理 Time Management,根除拖延,你属于哪种行为模式？,狮子型,考拉型,紧迫感 喜竞争 走路、动作较快 进餐迅速 讨厌耽搁 不耐心,放松 作决定需要一定时间 走路、动作较缓 若有所思 乐于倾听 耐心,拖延者的借口,强调时机不对 逃避不愉快的生活 敷衍搪塞 不愿承担责任 不适当的目标 为了轻松混日子,拖延的代价,浪费了今天 一时工作拖延，三倍时间偿还 逃避积极的人生 健康不良 待处理问题的不断增多 长期在压力下工作的忧虑,动手去做你能做或梦想要做的事， 勇气包含了天分、能力与奇迹， 只有动手，心灵才会启动； 开始做，工作才会完成。

解决拖延的秘诀,---唯一的办法就是去做它,与拖延决战,承认：拖延是一种无益的生活方式 把大工作分解 当机立断，直接面对不愉快的工作 平衡表法 给自己设定最后时限 奖励自己,时间管理 Time Management,桌面整洁,管理好书桌才能管理好时间,请说出它们的用途,打孔文件夹 强力文件夹 双页文件夹 插袋文件夹 插边文件夹 公文袋 文件架 文件筐,笔盒 笔筒 便签纸 告示贴 空名片盒,废纸篓,计算机,日历,文件架,,文具盒,便签纸,文件筐,,,,,,计算机,文具盒,,文件架,文件筐,便签纸,日历,常用,周计划,,周计划,常用,剪刀、尺子,计算器,曲别针等,名片夹,工作台,储藏地,想一想：你每年、每周、每日都要用什么东西？ 容易取得 去除造成分心的因素,建立有效的办公环境,尽量保持桌面整洁，只留正在做的事情 工作中经常要用到的用品应容易取得 每一件物品应摆放在固定的位置 每天下班前将办公桌整理就绪 把不再需要的东西坚决扔掉,活动,文件的处理,信息,资料存档,待送出文件,待办文件,备忘档案夹,分级 处理,A B C,,,文件处理原则,每次只处理一份文件，一份文件只处理一次 每天排出固定的时间批量、集中处理邮件、、信件一项工作完成后文件就应马上离开桌面，归入适当的档案 坚决扔掉不必要的文件,确定事件,突发事件,琐碎事件,浪费,时间管理 Time Management,锦囊妙计,充分利用记事本,待办琐事物品清单,让脑子空下来，装更有创造性的事情,善用零星时间,通勤时间旅途时间等候时间,不要随便打发你的零星时间,背包原则,将同类的事情尽可能成批量处理,琐事也有琐事的处理方式,逆势操作,当别人不去做的时候我就去做, 每天读一点没有人读的东西  每天想一些没有人想的事情,给您的建议,休息——高效率的原动力,种下思想， 收获行动 种下行动， 收获习惯 种下习惯， 收获品格 种下品格， 收获命运,我们先养成习惯，然后习惯造就我们,昨天是一张作废的支票，明天是一张未兑现的期票，而今天是你唯一拥有的现金——所以应当聪明把握。

有个老木匠准备退休，他告诉老板，老板舍不得他走，问他能否帮忙再建一座房子，老木匠说可以但是大家后来都看的出来，他的心已不在工作上，他用的是软料，出的是粗活房子建好的时候，老板把钥匙递给他：“这是你的房子，我送给你的礼物”老木匠震惊得目瞪口呆，羞愧得无地自容如果他早知道是在给自己建房子，他怎么会这样呢？现在他得住在一所粗制滥造的房子里！我们又何尝不是这样呢！我们漫不经心地“建造”自己的生活，不是积极行动，而是消极应付，凡事不肯精益求精，在关键时刻不能尽最大努力等我们惊觉自己的处境，早已深困在自己建造的“房子”里了把你自己当成那个木匠吧，想想你的房子，每天你敲进去一颗钉，加上去一块板，或者竖起一面墙，用你的智慧好好建造吧！你的生活是你一生唯一的创造，不能抹平重建，即使只有一天可活，那一天也要活得优美、可贵，墙上的铭牌上写着：“生活是自己创造的”建 造 自 己 的 房 子,早晨离开家时从容自在 微笑着开始新的一天的工作 享受悠闲的午餐时间 充满信心地应对新挑战 下班时准时离开公司，并对当天的成就感到满意 回家与朋友家人相处 保持健康的身体、理想的体重 暂停一下，深呼吸；集中思绪；补充精神,活在真实的时间里,。