2022年档案管理员工作计划.doc

2022年档案管理员工作计划一、面临问题：(一)档案管理在公司实属空白1、档案不集中，分散在各部门手里，无法保证其整体性、安全性、延续性和可追溯性2、无正式下发的管理办法、细则，难以界定管理者的权限、责任和义务，以至于即使档案丢失也无人知晓，无法问则二)不受重视档案属企业的隐形资产，见利不直接，因此容易被忽视，甚至在企业改革中出现被挤脱现象三)固有模式业已形成，难以改变二、解决办法：(一)建立健全档案管理制度，切实做好执行工作1、界定档案范围公司档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和详见附《各专业档案分类及管理要求》)2、建立与档案管理相适应的组织结构和管理制度使档案管理有章可循，落实责任人和责任，界定档案管理权限二)高管重视及各部门密切配合将档案管理工作同企业现代化发展同步考虑，列入企业发展和年公司档案管理工作计划度工作计划，纳入领导议事日程增强各部门助理、秘书责任感，促进文件资料、会议纪要等进行收集、整理、送交行政部存档三)抓住时机，实现双轨双套在OA正式启用之时，将档案管理纳入OA系统中，使档案管理工作实现数字化、网络化、档案信息共享，达到方便检索和利用的目的，进一步提高档案管理现代化水平。

四)加强硬件建设设立专门档案保存区域，添置档案柜等相关设备，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防尘、防虫等安全措施三、执行档案管理工作的计划：(一)做好档案收集工作详见附《档案管理目录体系》)1、为防止文件传阅过程中遗失，当文件送达承办人时，承办人须签字，共同承担文件及时、完整归档的责任2、定期收集各部门档案，部门助理、秘书，负责收集部门档案对一些重要文件采取先复印，再把复印件送交承办人的方法3、在交接过程中全面清理资料，对散落在个人手头上的资料，由各部门档案责任人负责，追缴资料，确保档案收集即齐全又完整，避免资料遗失二)制定合理的分类方案1、将档案分为文书档案、音像档案、实物档案等类型2、将文书档案按年度—类目—级别—保管期限进行分类3、音像、实物档案以不同期限按行政事务类、经营项目类、技术研发类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作三)认真做好日常档案管理各类档案、资料按类别存放在不同档案箱内按要求建立健全宗卷、档案交接登记簿、档案利用效果登记簿、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案移交统计等多种台帐详见附《档案管理台账表》)(四)加强档案管理工作的学习恪守档案管理员职业道德，做好保密工作，平时工作要有计划、有措施、有成效，熟练自身业务。

保证档案完整，提高档案利用效率公司档案管理工作计划注】规范档案管理即可以保证企业的商业机密、法律权益不受侵害，又可以提高各方工作效率，是实现企业现代化管理的必经之路，此项工作的开展首先需要确立观念，正确执行;其次需要各级领导的大力支持和各部门的密切配合附：《各专业档案分类及管理要求》《档案管理目录体系》《档案管理台账表》各专业档案分类及管理要求一、行政文书档案分类1、集团有关行政工作的红头文件、年度经济方针目标和重大问题的临时通知2、本公司行政颁发的各项制度、规定、决定、通报等3、会议纪要、收文和发文登记薄公司档案管理工作计划4、领导或中层干部代表本公司在各种表决会议上的重要发言材料5、公司大事记、史志6、公司组织机构增减更改名称、启用印章等文件资料7、集团有关劳动工资管理工作的指示、规定、通知8、本公司劳动调配、人员使用、调动、工资福利等的请示、批复9、集团公司有关干部人事工作的指示、规定、主要干部任免____10、公司内一切重要活动的录音、录像、照片、底片、荣誉、证书等管理要求归档时间要求，对于独立项目的声像材料，在项目结束后，随时整理归档零星项目声像材料可在每年的十二月底至次年一季度前，整理好总经办归档。

2022年档案管理员工作计划（二）一、档案管理员职责负责集团、业务部门档案的收集、整理、保管、鉴定、统计1、负责集团档案的收集、鉴定、整理、归档和保管工作使档案管理标准化、系统化、规范化，做到科学整理立卷2、负责对各类档案的接收，分类，编目，编制，立卷、归档等检索工具进行科学的系统管理借出的档案要进行登记，并负责当日追还归档，确保档案齐全，完整3、严格遵守《档案保密制度》，做好档案的保密工作，不得将档案内容外泄，未经集团领导批准，任何人不得私自调档，更不得有外来人员进入档案室4、对一级档案外的文件材料包括(图片、照片、录音、光盘)等均应立卷归档5、文件、档案、资料要专人、专柜保管、离开档案室要随手关灯、关窗、关门、钥匙随身携带，安全意识强6，树立和加强保密观念，做好文件，资料，档案的保密，保管工作二、归档范围和要求1、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书、与业务单位签订的借款合同、担保合同协议书等文件材料，要求收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷2.各部门必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

4.档案室接收案卷时，分为一级档案和基础档案，各部门必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误;验收案卷质量符合要求后，标明归档类别及存档时间，交接双方在移交目录上签字后方可建立档案编号三、档案借阅制度1.档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传外单位人员未经公司领导批准不得借阅2.绝密级档案禁止调阅，业务档案只能在档案室阅览，不准外借，但借阅时间为当天归还借出档案业务员要及时做好归还工作，如当天借出为予归还，档案管理员必须做好催还工作需要长期借出的，须经总裁批准3.借阅档案，必须履行OA系统流程4.借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅部门或借阅人，以便查阅和催还6.借阅档案人员不可走出档案室，要在档案员的监督下完成借阅过程，如特别需要摘录和复制，必须部门经理批准方可摘录和复制，由档案管理员陪同进行拍照或复印7.借阅的档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、拍照、抄录、转借借出档案材料，因保管不慎丢失时，将追究当事人责任四、档案的销毁1、经过鉴定确需销毁的档案，必须列出档案销毁清册2、档案销毁，必须严格执行审批制度，各类档案必须经部门经理、总经理、总裁审批同意后销毁。

3、批准销毁的档案，要有两人鉴销;销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”五、档案转移封存1、经过鉴定确需转移封存的档案，必须列出此类档案清册2、档案封存转移，必须严格执行审批制度，各类档案必须经总经理、董事长审批同意后在进行封存转移第6页共6页。