ORACLEERP采购管理模块操作手册.doc

AIMTR.010 User Manual 用户手册中国联通ERP核心系统工程《物流管理之采购用户手册》文档作者： 顾问组创建日期： 2010-4-26更新日期： 2010-7-20 目录岗位职责规划 3供应商输入与维护 4供应商新增 4使用EXCEL模板导入供应商地点 12供应商合并 15供应商查询 18标准采购订单输入与维护 20手工创建采购订单 20采购订单的审批 33采购订单的控制 34供应商前移物资管理 38建立一揽子采购协议 38定义批准的供应商列表 41创建向供应商补货的采购订单 44采购关账 49采购关账 49岗位职责规划ERP岗位职责规划序号ERP岗位业务岗位所属部门ERP岗位职责描述ERP系统职责名称系统操作内容备注1供应商维护岗物资采购与管理部、财务部负责供应商信息的维护、供应商地点分配等<公司段>PO[运营公司]供应商维护录入、维护供应商信息和地点信息，分配地点2采购管理岗物资采购与管理部等采购业务执行部门负责采购订单的录入、维护及其他采购员相关业务<公司段>PO[运营公司]采购订单用户录入采购订单3采购管理岗物资采购与管理部等采购业务执行部门负责采购订单的录入、维护及其他采购员相关业务-VMI业务组织<公司段>PO[运营公司]采购订单用户_前移物资录入一揽子采购协议，供应商前移物资要货单等4采购订单授权审批层物资采购与管理部等采购业务执行部门负责采购需求、采购订单等采购业务的审批<公司段>PO[运营公司]采购审批根据授权的审批层次，在系统内审批采购订单5采购订单授权审批层物资采购与管理部、市场部、综合部等采购业务执行部门负责采购需求、采购订单等采购业务的审批-VMI业务组织<公司段>PO[运营公司]采购审批_前移物资根据授权的审批层次，在系统内审批采购订单6采购查询岗采购业务查询用户，可查询采购订单等采购业务的汇总信息及各类报表<公司段>PO[运营公司]采购查询查询相关采购业务信息。

7采购关键用户物资采购与管理部按帐套设置的PO模块关帐用户<公司段>PO[帐套名] 采购关帐用户关帐检查；采购会计期间打开、关闭供应商输入与维护供应商新增适用范围在ERP系统内录入采购类供应商的信息操作说明步骤处理步骤输入输出说明1登陆ERP系统2供应商头信息3地址信息4供应商地点5联系人目录6会计7采购8付款明细9发票管理操作过程步骤1：登陆ERP系统【路径】：供应来源->供应商【界面说明】点击桌面的IE图标,在地址栏输入ERP环境的网址,如下：回车,出现如下界面， 输入用户名和口令,点击登录按钮: 鼠标左键单击选择左侧相应的供应商维护职责，点击右侧的供应商菜单； 或者如下图点击供应来源下的供应商：鼠标左键双击 步骤2：供应商头信息【路径】：供应来源->供应商【界面说明】打开供应商搜索界面，输入供应商名称或者供应商编号、纳税人标识、纳税登记编号等条件，点击“查找”按钮查找按钮【界面说明】点击供应商界面左侧的“组织”页签，录入供应商别名（一揽子采购协议中用到的供应商，“供应商别名”不能为空），点击 “保存”按钮，如下图：保存按钮步骤3：地址信息【路径】：供应来源->供应商【界面说明】点击供应商界面左边的“地址薄”页签，进入供应商地址薄界面，如果此界面没有地址信息，点击“创建”按钮：创建按钮进入地址详细信息界面，输入地址名称、国家、地址行1、省、城市、是否关联交易方等信息；在地址用途选择用于采购及付款；地址层不分OU；继续按钮点击“继续“按钮，维护供应商地点信息。

步骤4：供应商地点【路径】：供应来源->供应商【界面说明】在地址详细信息界面点击“继续”按钮进入地点信息维护界面：选定“设备物料-非工程”地点前的复选框，以新建本OU的地点；地点名称自动默认为地址名称，可修改为需要的名称，如：工程劳务、通信终端等点击”应用”按钮保存地点信息注意：前移物资地点一定要在VMIOU下维护修改地点名称应用按钮如果该供应商已有地址信息，点击地址行的“显示隐藏按钮”，查看使用此地址的地点信息如需要新增地点，直接点击地址行的“管理地点”按钮管理地点按钮显示隐藏按钮步骤5：联系人目录【路径】：供应来源->供应商【界面说明】联系人目录页签为可选项，可不维护点击供应商界面左边的“联系人目录”页签，打开“联系人目录”界面，点击“创建“按钮：创建按钮输入该供应商联系人信息：添加另一行并通过“添加另一行”按钮维护联系人地址信息快速选择点击“快速选择”按钮，添加供应商地址：点击“应用”按钮，保存信息步骤6：会计【路径】：供应来源->供应商【界面说明】点击供应商界面左边的“会计”页签根据财务部门要求维护地点名称对应的负债、预付款等信息：负债、预付款选项步骤7：采购【路径】：供应来源->供应商【界面说明】点击供应商界面左边的“采购”页签。

打开采购界面，在“采购”页签输入该供应商地点对应的收货地点（即送货地点）、收单地点(即供应商发票送达地点)；点击保存按钮 　　　　　（如果使用“CUC 供应商地点信息导入”功能导入供应商地点，收货地点，收单地点为空步骤8：付款明细【路径】：供应来源->供应商【界面说明】点击供应商界面左边的“付款明细”页签打开付款明细界面，选择该供应商地点的付款方法信息，点击“保存”步骤9：发票管理【路径】：供应来源->供应商【界面说明】点击供应商界面左侧的“发票管理”页签打开发票管理界面，输入发票币种、发票匹配选项：采购订单、付款条件：立即付款、付款币种、支付组：供应商支付组等信息； 点击“保存“按钮，保存供应商信息使用EXCEL模板导入供应商地点适用范围用户可以通过“CUC 供应商地点信息导入”功能导入供应商地点信息操作说明步骤处理步骤输入输出说明1下载、填写导入模板2上传导入模板3检验导入模板4导入模板数据操作过程步骤1：下载、填写导入模板【路径】：供应来源->CUC 供应商地点信息导入【界面说明】双击“CUC 供应商地点信息导入”，进入“供应商导入程序”界面； 点击“下载导入模板”按钮，下载EXCEL模板；步骤2：上传导入模板填写好后，通过“浏览”按钮，选择需要上传的文件，点击“上传”按钮，上载供应商地点信息；“确认导入此文件？”，选择是；步骤3：检验导入模板点击“校验”按钮，验证数据的准确性。

如有报错，可点“查看错误”按钮，查看出错信息，并对EXCEL模板修改后重新提交；也可以直接在供应商导入程序界面修改、保存、校验；步骤4：导入模板数据校验通过后，点击“导入”按钮，供应商地点信息导入ERP系统，系统提示导入成功供应商合并适用范围用户利用此功能对相同或重复的供应商信息进行合并建议此操作首先由财务部门来确认相关财务信息是否正确，然后在系统中执行操作说明步骤处理步骤输入输出说明1合并供应商2查看请求操作过程步骤1：合并供应商【路径】：供应来源->供应商合并【界面说明】首先双击供应来源－供应商合并，如下图：进入供应商合并界面，在传送发票栏内选择需要合并的发票类型（如全部或未付），在原供应商名称及地点栏内选择将被合并的供应商信息，在目标供应商名称及地点栏内选择目标供应商信息点击合并，系统自动进行供应商所选信息的合并，并给出一个请求编号确定按钮步骤2：查看请求【路径】：供应来源->供应商合并【界面说明】点击查找，查找请求供应商查询适用范围在ERP系统内查询已录入的采购类供应商信息操作说明步骤处理步骤输入输出说明1输入查询条件进行查询操作过程步骤1：输入查询条件进行查询【路径】：供应来源->供应商【界面说明】首先点击供应来源－>供应商，如下图：进入供应商查询界面，输入供应商名称、供应商编号或其他条件进行查找，可查询已录入的供应商信息。

标准采购订单输入与维护手工创建采购订单适用范围根据各种物资的管理方式和系统操作方式的不同，在ERP系统内维护库存物资类和费用类的采购订单操作说明步骤处理步骤输入输出说明1采购订单题头2采购订单行3采购订单发运4采购订单分配工程专项（含零购）物资采购订单步骤1：采购订单题头【路径】：采购订单 -> 采购订单【界面说明】标准采购订单窗口由[题头]、[条款]、[行]、[发运]和[分配]组成每一行连接发运和分配每一行可以有多过一个发运和分配，但发运和分配的总数量必须等于行的数量题头行条款发运输入采购订单题头信息：供应商名称、供应商地点、收货方、收单方、摘要，在采购订单题头说明性弹性域中输入合同编号和发货类型信息[业务实体] –由系统默认[PO] – 采购订单的编号将在保存所做的工作时由系统自动生成[版本] – 此采购单的更新版本顺序编号[类型] - 在值列表选择 “标准采购订单”[已创建] –创建采购单的创建日期，由系统默认[供应商] -在值列表选择这张采购单的供应商[地点] - 在值列表选择供应商的地点如果该供应商只有一个地点则系统会默认，工程专项采购地点选择：设备物料-工程[联系人] - 供应商方面的联络人在值列表选择供应商方面的联络人。

可以为空[收货方] – 供应商交货地点可在值列表选择“1213××A_IO_运营河北省×××_库存物资”[收单方] – 供应商交发票地点可在值列表选择“1213××A_IO_运营河北省×××_库存物资”[币种] – 采购单的货币单位代码默认值是 CNY (人民币) 可单击 币种按钮更变[采购员] - “应用用户”窗口中的员工姓名由系统默认[状态] – 有关此订单的状态情况由系统默认[合计] - 此采购订单中所有行的币种代码的总额由系统自动生成[说明] – 可输入此采购订单的说明作为内部参考[合同编号] – 采购订单说明性弹性域信息，手工输入采购订单对应的合同号，要求必须填写[发货类型] –采购订单说明性弹性域信息，在值列表选择发货类型，直发现场的物料采购选择接收直发；需入库的物料采购选择接收入库。