采购申请用户手册.docx

User ManualFor CEIBSPurchase OrderCEIBS IS2013-09-071 使用手册Manual1.1 登录平台请见公共说明部分1.2 流程说明1.2.1 流程图图-采购申请流程图1.3 发起流程l 流程办公主要包括：流程办公主要针对用户在工作业务方面的需求而发起的流程，出差申请流程、出差费用报销申请流程、采购申请流程等，流程发起成功后，对应的部门领导根据申请人填写的申请信息，给出对应的审批信息1.3.1 发起采购申请流程l 打开IE浏览器，输入BPM平台网址，点击回车进入平台系统，在系统菜单-->流程办公-->发起新流程，如下图所示：图-发起流程l 点击弹出申请页面，申请页面如下图所示：图-申请窗口点击图标所示的绿色加号，可以将流程添加到主页的快捷方式中，如下图：申请单详细信息为：Ø 申请人基本资料：申请人：显示当前申请人的名称信息，可以通过选人控件选择所在部门：申请人所在部门，如果申请人存在多部门，可通过下拉选择所在地:申请人所在地Ø 采购类别：采购类别：点击下拉框，选择采购类别（办公及教学用品、数据库、图书、课本、宣传册、广告、IT、维修、其他）Ø 采购物品信息：采购理由：多行文本框，填写采购的理由。

物品描述：对所采购的物品的描述Ø 供应商信息：供应商名称：文本框，手动输入供应商名称币种：下拉框，带出所有币种报价：文本框，手动输入价格选择理由：多行文本框采购金额：供应商中的币种和金额总金额（RMB）：供应商中的报价注：1.最多只能添加三条供应商信息2.如果采购类别选择（办公及教学用品、数据库、图书、课本、广告、IT），流程提交后，采购部门报价处理节点中的供应商名称则为下拉框，可以手动填写供应商名称，也可以通过下拉框选择供应商名称Ø 结算方式：此费用是否全部由中欧承担：单选按钮，默认为是如果选择否，则显示学员支付、外部公司支付、公司名等信息如下图：学院支付：文本框，只能输入1-100的数字，否则提示输入的比例不正确输入比例后自动带出外部公司支付的比例外部公司支付：同学员支付公司名：手动输入，填写外部公司支付的公司名称Ø 维修信息：维修描述：多行文本框，填写维修描述信息承包商：手动添加信息，同工程信息，有添加和删除按钮承包商：文本框，点击输入承包商的名称维修费用：文本框，点击输入维修需要的金额选择理由：多行文本框，填写选择此承包商的理由金额（预估）：文本框，等于维修费用结算方式同供应商信息。

Ø 说明：注：如果采购类别选择了宣传册和其他是需要填写费用来源信息的Ø 采购信息确认：已经确认：按钮，点击后可以编辑费用来源信息，同时采购物品信息等不可编辑继续修改：按钮，点击后费用来源信息不可编辑，可以继续修改采购物品信息等Ø 费用是否由采购部门承担？选择费用是否由采购部门承担Ø 费用来源：此费用是否涉及多方分摊？：默认为否模块信息如下图：课程部门：选择课程部门单选按钮，点击弹出选择窗体，如下图：注：单选按钮非选中状态，则后面对应的信息无法编辑选择一条数据点击确定，选中的数据信息赋值到申请页面，如下图：类别：选择部门后带出的数据行政部门：操作同课程部门专项：操作同课程部门教授研究经费：操作同课程部门研究中心：点击下拉框，自动带出所有的中心名学术部门：点击下拉框，自动带出所有的部门名当此费用是否涉及多方分摊？选择是，则费用来源模块切换成分摊模块，如下图：复选框没有选中，不可编辑分摊信息课程部门：选中课程部门前的复选框，添加课程部门的分摊信息，如下图：部门名：点击部门名，弹出部门选择窗体，图下图：操作步骤同上面的课程部门注：部门信息只能选择和申请人所在地相同，否则给出提示（不支持多地和多币种分摊）。

类别：带出数据分摊比例：输入分摊的金额的比例币种：输入分摊比例后自动带出金额：根据输入的比例，自动计算出金额行政部门：操作同课程部门专项：操作同课程部门教授研究经费：操作同课程部门研究中心：操作同课程部门学术部门：操作同课程部门注：如果采购类别选择（办公及教学用品、数据库、图书、课本、广告、IT），流程提交后，需要在采购部门报价处理节点填写供应商信息1.3.1.1 提交在页面内容确认无误后，点击“提交”按钮，弹出如下图：图-提交申请确认无误后,点击“yes”按钮，流程发起，页面关闭1.3.1.2 保存点击“保存”按钮，保存到草稿箱1.3.2 采购部门报价处理l 采购申请流程发起成功后，流程进入审批状态，采购部门报价处理登录系统平台，在系统菜单-->流程办公-->待处理任务中查看需要处理的采购申请流程任务信息，双击打开申请单，处理审批流程任务信息，如下图所示：图-采购部门报价处理Ø 采购部门报价处理：审批时需要填写供应商信息；l 如果是采购部门承担，则有采购报价员报价并选择审批路径；l 如果不是采购部门承担，则采购部门报价员报价处理，但审批路径已由申请人选择图-采购部门报价处理（费用由采购部门承担）图-采购部门报价处理（费用非采购部门承担）Ø 按钮控件确认：点击“确认”，确认后，流程转至下一审批节点。

宣传册采购部门报价处理 图-采购部门报价处理（宣传册） 采购部门报价处理（宣传册）页面信息：Ø 采购申请单：申请单号：采购申请单申请提交后，申请单号为（“FCPR”，4位）+年月日（8位）+4位流水号（每天0点流水号归零），共16位的组合申请日期:创建时间,只读Ø 申请主体信息：申请主体信息包括申请信息、申请人基本资料、采购类别、采购物品信息、供应商信息、结算方式、费用来源、附件上传、说明，在审批页面中，申请主体信息不允许编辑修改，领导根据申请主体信息，给出对应的审批操作审批人进入审批页面可看见本人对应的评审内容Ø 预算审核：该笔费用在预算内：复选框，勾选后确认按钮可点击转办：复选框，勾选后，显示转办人的下拉列表和转办按钮Ø 审批历史记录信息：显示流程的审批历史记录信息，如审批时间、审批人、审批意见等备注：审批人根据申请单的主体信息给出对应的审批意见，当审批人同意审批该申请时，备注允许为空，当流程退回时，必须输入备注Ø 按钮控件：同意：点击“同意”，流程转至下一审批节点。

拒绝：点击“拒绝”申请单退回至申请人转办：点击“转办”流程进入转办人的审批节点1.3.3 发起人提供设计稿l 采购申请流程发起成功后，流程进入审批状态，审批人登录系统平台，在系统菜单-->流程办公-->待处理任务中查看需要处理的采购申请流程任务信息，审批人双击打开申请单，处理审批流程任务信息，如下图所示：图-发起人提供设计稿发起人提供设计稿页面信息：Ø 采购申请单：申请单号：采购申请单申请提交后，申请单号为（“FCPR”，4位）+年月日（8位）+4位流水号（每天0点流水号归零），共16位的组合申请日期:创建时间,只读Ø 申请主体信息：申请主体信息包括申请信息、申请人基本资料、采购类别、采购物品信息、供应商信息、结算方式、费用来源、附件上传、说明，在审批页面中，申请主体信息不允许编辑修改，领导根据申请主体信息，给出对应的审批操作审批人进入审批页面可看见本人对应的评审内容Ø 设计递交情况：设计稿已提交：复选框，勾选后确认按钮可点击Ø 审批历史记录信息：显示流程的审批历史记录信息，如审批时间、审批人、审批意见等备注：审批人根据申请单的主体信息给出对应的审批意见，当审批人同意审批该申请时，备注允许为空，当流程退回时，必须输入备注。

Ø 按钮控件：确认：点击“同意”，流程转至下一审批节点1.3.4 MARCOM审查设计l 采购申请流程发起成功后，流程进入审批状态，审批人登录系统平台，在系统菜单-->流程办公-->待处理任务中查看需要处理的采购申请流程任务信息，审批人双击打开申请单，处理审批流程任务信息，如下图所示：图-MARCOM审查设计MARCOM审查设计页面信息：Ø 采购申请单：申请单号：采购申请单申请提交后，申请单号为（“FCPR”，4位）+年月日（8位）+4位流水号（每天0点流水号归零），共16位的组合申请日期:创建时间,只读Ø 申请主体信息：申请主体信息包括申请信息、申请人基本资料、采购类别、采购物品信息、供应商信息、结算方式、费用来源、附件上传、说明，在审批页面中，申请主体信息不允许编辑修改，领导根据申请主体信息，给出对应的审批操作审批人进入审批页面可看见本人对应的评审内容Ø 设计审核情况：设计稿已确认：复选框，勾选后确认按钮可点击Ø 审批历史记录信息：显示流程的审批历史记录信息，如审批时间、审批人、审批意见等备注：审批人根据申请单的主体信息给出对应的审批意见，当审批人同意审批该申请时，备注允许为空，当流程退回时，必须输入备注。

Ø 按钮控件：确认：点击“同意”，流程转至下一审批节点退回：点击“退回”，流程退回至申请人1.3.5 审批采购申请流程l 采购申请流程发起成功后，流程进入审批状态，审批人登录系统平台，在系统菜单-->流程办公-->待处理任务中查看需要处理的采购申请流程任务信息，审批人双击打开申请单，处理审批流程任务信息，如下图所示：图-审批页面采购申请审批页面信息：Ø 采购申请单：申请单号：采购申请单申请提交后，申请单号为（“FCPR”，4位）+年月日（8位）+4位流水号（每天0点流水号归零），共16位的组合申请日期:创建时间,只读Ø 申请主体信息：申请主体信息包括申请信息、申请人基本资料、采购类别、采购物品信息、供应商信息、说明，在审批页面中，申请主体信息不允许编辑修改，领导根据申请主体信息，给出对应的审批操作审批人进入审批页面可看见本人对应的评审内容Ø 审批历史记录信息：显示流程的审批历史记录信息，如审批时间、审批人、审批意见等备注：审批人根据申请单的主体信息给出对应的审批意见，当审批人同意审批该申请时，备注允许为空，当流程退回时，必须输入备注Ø 按钮控件：同意：点击“同意”，流程转至下一审批节点。

拒绝：点击“拒绝”申请单退回至申请人1.3.5.1 同意点击“同意”按钮页面关闭，流程流转至下一节点审批1.3.5.2 拒绝点击“拒绝”按钮，审批意见必填，页面关闭，流程退回至申请人等待申请人重新发起1.3.6 采购申请—打印流程发起成功后，在流程办公—>我发起的流程中打开的采购申请页面均会出现“打印”按钮，此按钮可以打印申请单如下图：图-采购打印页面。