Outlook数据文件的多种操作.docx
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Outlook 数据文件的多种操作介绍了对 Outlook 数据文件的一系列操作，如 Outlook 的数据存放以及调度等方面的内容，以及从软件和硬件设备方面如何备份和恢复 Outlook 数据等一、Outlook 数据文件之保存在哪?Outlook 是 office 97/2000 捆绑的个人信息治理程序，也是企业内部使用最广的电子邮件程序但是，由于它安装后就直接运行，没有打开、关闭、备份文件的操作，所以，很多人对于 Outlook 文件保存在什么地方，根本不清楚因此，在系统崩溃或更换系统时，很简洁丢失在 Outlook 中保存的信件、联系人信息，造成不必要的损失那么，Outlook 在哪里保存数据文件呢?一般来说，Outlook 97 在Windows 9x 中安装时，默认安装在Windows9x 的系统名目中，在 Outlook.pst 文件中保存数据;而在Windows nt 中，是在每个用户自己的文件夹中保存，文件名也是 Outlook.pstOutlook 2000 保存文件的位置也是在每个用户自己的文件夹中保存在使用 Exchage Server 的企业网中， Outlook 保存本地数据的文件也可能是 outlook.pst。
总之，在缺省状况下，Outlook 总是把数据保存在Outlook.pst 文件中可以通过“工具→服务→个人文件夹”选项，在“个人文件夹配置”中的“路径”选项中，看到Outlook 数据文件的保存位置(见图 1)图 1 Outlook 数据文件保存位置假如用户曾经自行设置过文件名和保存位置，在系统崩溃并遗忘文件位置的状况下，可以在计算机中查找文件名为 Outlook 或者扩展名为 pst 或 ost 的文件，从而找回遗失的数据文件二、Outlook 数据文件之备份与恢复了解了 Outlook 数据文件的保存位置后，就可以便利地进行备份和恢复了除了接受拷贝文件的方法进行备份外，Outlook 本身也供应了文件备份和恢复的方法1. 文件备份Outlook 的文件备份是通过“导出”来进行的操作如下：(1)单击“文件→引入和导出”选单，启动“引入和导出向导”选项2)选择“导出至个人文件夹文件(.pst)”，如图 2 所示图 2 通过“导出”功能备份文件(3) 选择要导出的文件夹在这里，可以选择只导出某个文件夹，也可以设定筛选条件，只把选定的数据导出假如要备份全部数据，可选中最顶端的“个人文件夹”，然后选中下面的“包括子文件夹”(见图 3)，这样保证把全部的数据都导出。
图 3 备份全部数据的设置方法(4) 指定导出文件的保存名目和文件名我们可以不断地把数据导出到同一个文件中(见图 4)在导出对话框中，有三个选项，缺省是“用导出的项目替换重复的项目”，这样可以保证在导出文件中不会有重复的项目一般我们使用第一项图 4 设定导出文件的保存地址2. 恢复数据Outlook 的数据恢复也是通过“导入和导出向导”选项在其中选择“从个人文件夹(.pst)引入”，然后，指定以前做的备份文件的位置和文件名，选择是否掩盖重复文件，选择要引入哪个文件夹基本上是导出操作的逆操作， 界面也是导出操作过程的逆过程三、Outlook 数据文件之存档与备份的区分很多用过“存档”操作的朋友们苦痛地发觉，存档过后，很多数据不见了这是为什么?按我们以往的思路，存档与备份相同但在 Outlook 中，存档的含义更为精确：存档是把旧的数据从当前文件中清除，保存到存档文件中，从而削减当前文件的大小因此，就发生了在存档之后，数据找不到的现象厌烦的是，outlook 的存档是按项目创建的时间先后来推断，而不是按使用它的最终时间来推断所以，有可能你每天都要查看的一些联系人条目，由于建立时间较早， 却被清除掉了。
图 5 设置自动存档界面存档文件的名目是由用户指定的，自动存档文件的名目是在“工具→选项→自动存档”中指定的缺省名目和文件名是“c：\mydocuments\archive.pst”(见图 5)假如在存档操作后，发觉有些数据被清除，可以使用“导入文件”操作把数据从存档文件中恢复回来四、Outlook 数据文件之数据交换利用“导出”向导中的“导出至文件”选项，Outlook 还可以把数据保存成其它文件格式，这样数据就能被其它软件或其它用户所利用，这是一些其它个人信息助理软件所不具备的Outlook 可以导出的文件格式很多，因此可以被其它程序充分利用笔者的一位客户，把保存在 Outlook 中的数千条厂家联系人数据转换到进销存系统中，假如没有这项功能，这些数据重新录入到另外的系统中，那可太费劲了另外，Outlook 还可以从其它类型的数据文件中导入数据只是，导入数据的格式需要符合 Outlook 的要求， 因此在导出前要按 Outlook 要求的格式进行些加工和处理Outlook 需要的格式如何，只要按导入文件的类型导出一套 Outlook 数据就知道了五、Outlook 数据文件之口令爱护很多人在使用 Outlook 时，都是直接进入。
假如是在 Windows nt 系统中，由于有系统口令爱护，每个人只能进入自己的 Outlook但是，在Windows 9x 中，即使设置了Windows 口令或者使用域模式验证，其他人仍能进入Windows 9x 系统，也能打开 Outlook 查看你的私人信件和联系人这简直是太危急了所以，我们要给 Outlook 文件加上口令，每次打开都需要口令加上口令爱护的Outlook 文件，即使被别人拷贝去，也无法打开它要设置 Outlook 文件的口令，可在“工具→服务”选单中选择“个人文件夹”，在个人文件夹配置中，使用“更改口令”更改访问个人文件夹的口令以后，再进入 Outlook，就必需输入正确的口令，从而保证了个人隐私的平安。
