邮件合并常见问题的解决方法.doc

引言：在使用邮件合并功能时，常会有很多的地方不尽如人意，所以使用邮件合并时最好配合word 强大的域功能，才能发挥邮件合并的最大功效一、导入数据后小数点长度不正常解决方法：方法 1、选中这个小数点后面变长了的地方用鼠标右键点击出现的“切换域代码”，在已经存在的域代码后面的反括号内输入\#"0.00”（注意是在英文输入格式下）后右击鼠标选 “更新域代码”就可以了如果只想保留一位小数点就只输入\#"0.0”但这种方法就是在需要变更的数据很多时候比较麻烦，所以合并前最好就将代码输入方法 2：在数据的 excel 表的第二行（标题行的下一行）插入一行，内容输入 a 或者任何字符的内容（英文输入法下），保存数据表格后再进入邮件合并这种办法比较简单方法 3：在进行邮件合并前，对 excel 数据表执行“工具”---“选项”---“重新计算”---勾选“ 以显示精度为准”后点确定，保存表格再进入邮件合并方法 4：在 excel2007 中点选数据列转换将数据格式转为文本格式保存，再进行邮件合并此方法仅适用 office2007 及 2010，在 office2003 中不可以方法 5：打开 word 主文档，点击“工具”—“选项”---“常规”--- 勾选 “打开时确认转换”---“确认”。

再点“工具” —“信函与邮件 ”—“邮件合并”和“显示邮件合并工具栏”---下一步：正在启动文档----下一步选取收件人---浏览----选择数据源文件----在确认数据源窗口中选择“MSExcel 工作簿通过DDE（*.xls）”确定----“整张电子表格”确定---- 出现“邮件合并收件人” 对话框点确定方法 6：将数据 excel 表格转换成 word 表格后再进行邮件合并操作excel 表格转换成 word 表格的方法 ①：首先打开 excel 数据表，将其“ 另存为网页”选“ 重新发布.工作表”保存为 htm 格式然后将保存的 htm 格式表用 word 打开方式打开，选默认“HTML 文档”点确定将表头上的换行符号用删除键退到表的最左边再将其保存为 word 文档（*.doc），再按邮件合并办法进行，在选取数据源文件时就先已经转换后的 word 文档的数据文件excel 表格转换成 word 表格的方法 ②：在 Word 中执行“工具→选项”命令，在弹出的对话框中切换到“常规” 标签，勾选“ 打开时确认转换 ”选项，最后按下“确定” 按钮，点击“邮件合并” 工具栏中左侧第二个“打开数据源”按钮，在“选取数据源”对话框中选择要导入的 Excel 表格文件，在弹出的“确认数据源”对话框中选择“MS Excel 工作簿通过 DDE(*.xls)”，在随后出现的对话框中确定“整张电子表格”，然后再一一执行“插入域”命令就可以确保 Word 文档在邮件合并后不出现过长的小数位了。

二、导入日期后格式不正确方法 1：插入好合并域以后,选中有日期的合并域，右击，选择“ 编辑域”，从打开的对话框中的左边选择“Date” 域，在右边的列表中选择一个现有的日期格式，当然，如果没有找到你需要的格式，可以在对话框中输入 方法 2：右击有日期的合并域，选择“编辑域代码”可以在现有的代码后面输入“\@"YYYY 年M 月 D 日"” 以上格式开关中， "YYYY 年 M 月 D 日"表示日期格式，可以此灵活类推如\@ EEEE 年 O 月 A 日 ,表示大写日期注：输入的字母最好为大写，另外如 M 和 D 输入为MM、DD，则显示为 2 位数的日期 )方法 3：将数据源中日期列的单元格格式设为文本，在数据源中输入什么样的内容，合并邮件中就可得到同样的内容三、合并照片使用"INCLUDEPICTURE"的 Word 域插入合并图像INCLUDEPICTURE 域用法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] } "FileName" ：图形文件的名称和位置如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住指定路径（路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如 C:\House finances\March.doc。

时，请以双反斜杠替代单反斜杠例如： “C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif” Switches 开关，如下： \c：Converter 指定要使用的图形筛选图形筛选的文件名不带有 .flt 扩展名，例如，输入 pictim32 表示筛选文件 Pictim32.flt\d：图形数据不随文档保存以减小文件长度 注：插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的应该使用 Ctrl+F9 来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码 假设在 C:\有一个图片文件 test.jpg，那么，在 Word 里按 Ctrl+F9 插入域，并填写代码 “INCLUDEPICTURE "C:\\test.jpg"”，注意 C:后面是“\\”而不是“\”现在保持光标在域中，按Shift+F9 将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来这时候如果什么也没显示，则按 F9刷新一下域就行了其实，在按 Shift+F9 之前直接按 F9 刷新域也可以显示出来图片在“FileName”参数中插入包含图片地址的合并域，比如：{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" } 这里，用到的数据表格是：…… 图片地址 …… C:\\photo\\001.jpg …… C:\\photo\\002.jpg …… C:\\photo\\003.jpg …… …… 注：合并照片一定要做好素材的准备，这里的素材主要是每个要插入的图片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。

然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“E：\职工信息”建立职工信息数据库，使用 Excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“E:\职工信息\001.jpg” ，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图所示如果所有的图片都是显示的同一个人全选这个 Word 文档，然后按 F9 对所有域进行刷新这时候图片应该都换成了正确的图片，如果没有――也许 Word 有这么个 BUG――那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9 刷新 图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了也就是说，我们插入 INCLUDEPICTURE 域之后所做的调整，全都失效查查 Word 的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改： \* MERGEFORMAT（注意前面的 \*是必须的）所以，将上面的 INCLUDEPICTURE 域代码修改为{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片地址" }" \* MERGEFORMAT } 在邮件合并模板中 F9 刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域 ――OK，这次全都是调整后的格式了。

最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入 INCLUDEPICTURE 域代码，调文本框的位置即可这里偷个懒，直接将小鸟的图拿来了，这样更直观一些）。